Распорядительные документы
Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения. К данному виду документов относятся приказы, указания, распоряжения, решения.
Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач. Приказы разрабатываются по поручению руководителя учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений. Приказы издаются: 1) по основной деятельности (организация работы предприятия, финансирование, планирование, снабжение и др.); 2) по личному составу (увольнение, перевод работников и др.).
Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, различных инструкций и др. Они могут быть изданы заместителями руководителя организации в пределах их компетенции, руководителями самостоятельных структурных подразделений, а также главными специалистами организации, что закрепляется в учредительных документах предприятия, организации. Распоряжение подписывает руководитель или по его поручению заместитель руководителя предприятия. Распоряжения должны иметь порядковые номера в пределах календарного года.
|
|
|
Решение – документ коллегиального органа (совета, собрания и т.п.), составляемый по организационным и производственным вопросам. Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков имеют постоянный срок хранения.
Указание - распорядительный документ, составляемый в целях разрешения вопросов, связанных с использованием приказов, поручений, инструкций и т.п. Издается преимущественно по вопросам информационно-методического характера. Указание подписывает руководитель предприятия либо его заместитель в пределах компетенции. Указаниям присваивают порядковые номера в пределах календарно
Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа:
1) изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;
2) обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений);
3) согласование документа и его подписание.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. Собрав и изучив необходимые материалы (отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку), получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта.
|
|
|
Распорядительные документы оформляются на общем бланке и содержат следующие реквизиты: 01, 02, 08, 10, 11,12,14, 18, 20, 22, 23 (24).
Заголовок является обязательным реквизитом распорядительного документа. Он должен быть сформулирован четко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?», например:
О проведении аттестации персонала организации
Об увеличении уставного капитала
Текст распорядительного документа состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, в ней дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный правовой акт - внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить.
|
|
|
В распорядительной части содержатся поручения. В зависимости от вида документа она начинается словом, которое печатается прописными буквами, без разрядки, с абзаца:
- Приказываю – в приказе;
- решает (решил) – в решении;
- предлагаю (обязываю) - в распоряжении;
- предлагаю - в указании.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: «подготовить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т. д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.
Формулировки постановляющей части должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.
|
|
|
В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.
Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря коллегиального органа. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.
Установлены следующие сроки хранения приказов по основной деятельности и распоряжений:
- по деятельности предприятия в целом - от 10 лет до ликвидации предприятия (в случае, если предприятие является источником комплектования госархива, - постоянно);
- по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет.
Дата добавления: 2015-12-20; просмотров: 24; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!