Документооборот в организации
Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом. Основные принципы организации документооборота:
- прохождение документов должно быть оперативным;
- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Таким образом, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки:
В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения (схемы).
Маршрут прохождения внутренних документов на этапах подготовки и оформления тот же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадает с маршрутом входящих документов. Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты.
Регистрация документов заключается в фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в учетной форме с целью обеспечения сохранности и поиска необходимой информации.
|
|
|
Регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций, заявления и жалобы граждан, корреспонденция из других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения, приказы, протоколы, доклады, ценная и заказная корреспонденция.
На документы, не подлежащие регистрации, должен быть составлен специальный перечень, который утверждается руководителем организации.
Контроль за исполнением документов - важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля - содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.
Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает:
- постановку документа на контроль;
- проверку своевременности доведения документа до исполнителя;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
|
|
|
Уровни контроля за документацией:
- формализованный контроль своевременности исполнения документов (делопроизводственная служба);
- контроль по существу поставленных вопросов (руководители всех рангов).
Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных в отдельную папку с соответствующим заголовком (например, «Переписка с предприятиями о поставке комплектующих», «Приказы ректора за 2010 г.»).
В дела помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела. В дела группируют документы одного делопроизводственного года (исключение - судебные дела, личные дела, учебная документация).
Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности. В переписке документ-ответ подшивается вслед за инициативным документом. Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности (анкеты).
Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.
|
|
|
Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел печатается на общем бланке организации формата А4 и утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность.
Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года. Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет.
Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.
С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков их хранения. Различают три группы документов:
- основная документация, отражающая деятельность организации по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;
|
|
|
- оперативная документация - содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;
- документы по личному составу (приказы, личные карточки, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим). Для дел по личному составу срок хранения 75 лет.
Дата добавления: 2015-12-20; просмотров: 21; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!