Информационно-справочные документы
Информационно-справочные документы сообщают сведения, необходимые для принятия управленческого решения. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
К информационно-справочным документам относятся: протоколы, акты, справки, сводки, докладные и объяснительные записки и т.д.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, конференциях, различных деловых встречах и т. д.
Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
Существует два вида протоколов: полные и краткие. В полных протоколах содержание доклада и выступлений, включая вопросы к докладчику, приводятся полностью (если доклад представлен в письменном виде, то текст доклада прилагается). В кратких протоколах содержание доклада формулируется тезисно, указываются только фамилии выступивших. Возможен также вариант краткой формы, включающий в себя только сведения о председателе и секретаре, количество участников, перечень рассмотренных вопросов и формулировку принятых решений.
|
|
|
Протокол оформляется на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.
Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». Печатается полностью строчными буквами.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются: фамилии председателя и секретаря, присутствующие и повестка дня.
Порядок оформления присутствующих. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например: Присутствовали: 43 чел. (список прилагается). На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117.
|
|
|
Вводная часть заканчивается повесткой дня, которая содержит выносимые на обсуждение вопросы, расположенные по степени сложности и важности. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»). Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие - таким образом они зрительно разбивают текст.
В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).
|
|
|
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Должно содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Постановляющая часть может подразделяться на пункты.
При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем.
Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
Акт - это документ, составляемый несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия.
Акты весьма разнообразны по содержанию и назначению: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей); обследования (состояния техники безопасности, условий труда); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д. Составление некоторых видов актов требует заполнения особых унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России.
|
|
|
Акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) руководителя. Необходимые требования к составлению акта:
1) члены комиссии должны знать существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос;
2) в акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы.
Важнейшей задачей при составлении акта является правильное отражение фактического состояния дел. Основой акта могут служить черновые записи, которые члены комиссии ведут во время работы, фиксируя количественные показатели и другие основные сведения.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института, Акт списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события (проверка, обследования, экспертизы).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии (могут быть указаны и присутствующие лица). В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы. При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
Докладная записка - это документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.
Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.
Докладные записки бывают внутренними (адресуемые должностным лицам предприятия) и внешние (адресуемые руководству вышестоящих органов). Внутренние оформляются на простом листе бумаги, подписываются составителем. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.
Обязательными реквизитами внутренней докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Заголовок к тексту начинается с предлога «О» («Об»). Текст докладной записки делится на две части: в первой, констатирующей, излагаются имевшие место факты или описывается ситуация («В связи с...»), во второй излагаются предложения, просьбы («прошу...», «прошу рассмотреть вопрос о...», «считаю целесообразным...» и т. п.).
Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.
Предложение - это служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Служебная записка - это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка подписывается составителем.
Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.
Справки второго вида составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отдела кадров и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.
Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т.д.).
Заключение - это документ, содержащий мнение, выводы организации комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Дата добавления: 2015-12-20; просмотров: 19; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!