Бланки и форматы документов
Документы оформляются на бланках, которые изготавливаются либо типографским способом, либо моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.
Бланк – это лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
При продольном расположении реквизиты адресанта – автора документа – располагают по центру вдоль верхней части листа, а информацию об адресате – в правом углу ниже реквизитов автора документа.
При угловом варианте на бланке создаются две зоны: левую отводят для реквизитов адресанта, а правую – для реквизитов адресата. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, докладных, пояснительных записок, справок и т.д.). Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции; располагают их в правом верхнем углу.
|
|
|
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты
01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
08 - наименование организации;
11 – дата документа (отметка для проставления)
14 - место составления или издания документа.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты
01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 - наименование организации;
|
|
|
09 - справочные данные об организации,
а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:
15 – адресат;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа.
Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Бланк конкретного вида документа в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
08 - наименование организации;
10 - наименование вида документа;
14 - место составления или издания документа,
а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа.
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле.
Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Продольные бланки на практике используют преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.
|
|
|
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового и продольного бланка, а также варианты бланков представлены в Приложении.
Контрольные вопросы:
1. Что такое реквизит документа?
2. Какой нормативный документ устанавливает состав реквизитов для управленческих документов?
3. Какие виды бланков используются в организации?
4. Какие требования установлены к бланкам документов?
Дата добавления: 2015-12-20; просмотров: 20; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!