Классификация документов
Все документы, обращающиеся в организации, классифицируют по следующим признакам:
- по видам деятельности выделяют две группы 1) документы по общим и административным вопросам 2) документы по функциям управления. Первая группа относится к вопросам общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторую группу документов составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта и др.
- по наименованию: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.
- по способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на компьютере), графические и фото-кинодокументы.
- по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данной организации) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц).
- по степени сложности: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов).
- по степени гласности: открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом.
- по срокам хранения: документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы по срокам хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
|
|
|
- по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица;
- по степени обязательности: информационные и директивные (обязательные для исполнения документы, носящие характер юридической или технической нормы).
- по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), типовые (документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений), трафаретные (имеют заранее отпечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении).
- по характеру содержания: первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.
- по виду оформления: подлинники, копии, выписки, дубликаты.
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Копия – это идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выпискаиз того или иного его раздела. Выписка из документа – это заверенная часть текста подлинника. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
|
|
|
Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. Дубликат – нотариально заверенная копия подлинника в связи с его утратой.
Дата добавления: 2015-12-20; просмотров: 22; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!