Унификация и стандартизация управленческих документов
Организация и управление деятельностью характеризуются повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда возникает возможность и необходимость унификации и стандартизации управленческих документов.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения неоправданного многообразия документов, количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).
Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст с 01.07.2007 г. утвержден и введен в действие национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие положения» (ISO 15489-1:2001 «Information and documentation - Records management - General»).
|
|
|
Указанный стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.
Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
|
|
|
Необходимо отметить, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендательными, т. е. осуществляемыми на основе принципов добровольного применения. Основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.
Контрольные вопросы:
1. Что такое документ?
2. Каковы основные признаки и свойства документа?
3. В чем заключаются функции документа?
4. По каким признакам классифицируются документы?
5. Что понимается под юридической силой документа?
6. В чем смысл стандартизации и унификации документа?
Дата добавления: 2015-12-20; просмотров: 25; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!