Состав и расположение реквизитов документов
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги. Всего стандартом установлено 30 реквизитов. Их количество, состав определяются видом документа и его назначением.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации.
Помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации (первого реквизита) является обязательным: на бланках и печатях: Президента Российской Федерации; палат Федерального собрания; Правительства Российской Федерации; Конституционного суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; Прокураторы Российской Федерации; Центрального банка Российской Федерации; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей; на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти; на бланках иных органов государственной власти.
|
|
|
02 - герб субъекта Российской Федерации.
Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использованием герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) субъектов Федерации. Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города или района в соответствии с использованием герба города, района Российской Федерации установленными нормативными актами городов, районов России.
|
|
|
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на документе в соответствии с уставом (положением) организации. Нецелесообразно помещать эмблему предприятия на внутренних документах. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб, субъекта Российской Федерации.
04 - код организации
Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код организации — автора документа (автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
|
|
|
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами
07 - код формы документа.
Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
08 - наименование организации.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Наименование организации должно включать:
- сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации, если она имеется;
- указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (ОАО, благотворительный фонд, государственное учреждение, муниципальное унитарное предприятие и т. д.);
|
|
|
- собственное индивидуальное название организации;
- сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации (сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного);
- наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.
09 - справочные данные об организации.
Этот реквизит указывается в служебных письмах. Сюда могут входить: почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса, адрес электронной почты, наименование сайта в интернете и т.д. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, по усмотрению организации могут быть указаны банковские реквизиты. Информация об авторе документа в любом случае должна быть исчерпывающей и обязательно достоверной, чтобы адресату не приходилось запрашивать дополнительные сведения.
10 - наименование вида документа.
Присутствует в бланках конкретных видов документов. Наименование вида документа печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и др. В письме наименование вида документа не указывают. Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста.
11 - дата документа
Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа может быть дата:
- подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);
- утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях и др.);
- заседания (в протоколах), события (в актах).
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два способа оформления даты:
- цифровым способом в последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например, дату 5 апреля 2010 года следует оформить следующим образом: 05.04.2004.
- словесно-цифровым способом. Этот способ допускается в текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера. Например, 05 апреля 2010 г.
Допускается оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день: 2010.04.05, что соответствует международному стандарту.
В факсах, телеграммах, и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.
В бланках документов, как правило, содержатся специальные отметки, указывающие место расположения этих реквизитов __________№___.
12 - регистрационный номер документа.
Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска. Регистрационный номер проставляется одновременно с датой документа. Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и частных лиц (кроме документов, не подлежащих регистрации, в соответствии с перечнем документов, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству). Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Используется только в бланках писем в виде отметки, указывающей место расположения реквизита:
На №_____от__________.
14 - место составления или издания документ.
Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
15 - адресат;
Этот реквизит проставляется на исходящих документах и на всех видах внутренней переписки (заявления, докладные, служебные и объяснительные записки). В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
| ООО «Тема» Отдел рекламы |
Должность лица, которому адресован документ, и фамилию указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
| Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В.А. Петрову | |
| Или | ОАО «Проспект» Главному бухгалтеру В.М. Кочетову |
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
| Образцову О.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 |
16 - гриф утверждения документа.
Отдельные документы получают юридическую силу после утверждения. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (постановлением, приказом, распоряжением).
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
| УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Темп» Личная подпись _______В.А.Степанов Дата |
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Все слова в грифе согласуются вроде, числе и падеже. Например:
| (Положение) | Утверждено решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 N 14 |
17 – резолюция.
В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. В резолюции определяются организации, подразделения или работники, ответственные за выполнение документа, характер и сроки исполнения документа. Резолюция может оформляться на свободном месте в заголовочной части документа или специальном бланке для резолюций. Резолюция пишется собственноручно руководителем и содержит следующие элементы: фамилию (фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
| Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003 Личная подпись Дата |
При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым.
18 - заголовок к тексту.
Заголовок необходим для всех видов документов. Он может отсутствовать лишь на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные письма), и должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2010 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета»; должностная инструкция (кого?) менеджера по рекламе.
19 - отметка о контроле.
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. Отметка о контроле обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Располагается в верхнем правом углу над зоной адресата.
20 - текст документа.
Текст документа - основная содержа тельная часть документа. Текст документа может быть представлен в виде грамматически связного текста, текста-трафарета, анкеты или таблицы.
Тексты организационно-правовых документов состоят из разделов и подразделов, пунктов и подпунктов. Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки.
Тексты распорядительных документов, как правило, состоят из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа, во второй части - распорядительной - формулируются поручения.
Тексты информационно-справочных документов состоят из двух-трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, в заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
B распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «Совет директоров решил»).
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «главное управление считает возможным»).
21 - отметка о наличии приложения.
Если к основному документу прилагаются дополнительные документы, то обязательно делается ссылка о приложении. Как правило, данный реквизит используется в сопроводительных письмах. Если документ, являющийся приложением, назван в тексте, отметку о приложении оформляют следующим образом:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут:
| Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319 |
22 – подпись.
В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
| Вице-президент Ассоциации региональных предприятий | Личная подпись | А.А. Борисов |
| или на бланке: | ||
| Вице-президент | Личная подпись | А.А. Борисов |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
| Директор института | Личная подпись | М.В. Ларин |
| Главный бухгалтер | Личная подпись | З.В. Марьяш |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
| Заместитель директора по научной работе | Заместитель директора по учебной работе | ||
| Личная подпись | Ю.Г. Демидов | Личная подпись | К.И. Игнатьев |
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
| Председатель комиссии | Личная подпись | В.Д. Банасюкевич |
| Члены комиссии | Личная подпись | А.Н. Сокова |
| Личная подпись | А.С. Красавин | |
| Личная подпись | О.И. Рысков |
23 - гриф согласования документа.
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним и внутренним.
Внешнее согласование оформляется грифом - реквизитом, свидетельствующим об экспертизе документа в другой организации и ее согласии с содержанием документа. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязноваъ
Дата
24 - визы согласования документа.
Реквизит, свидетельствующий о согласовании документа внутри организации. Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого затрагивает содержание документа. Виза включает: должность визирующего, его подпись, инициалы и фамилию, дату:
Начальник юридического отдела Подпись В.А. Сидоров
19.09.2004
При наличии замечаний по проекту документа визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела Подпись В. А. Сидоров
19.09.2004
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Для документа, подлинник которого остается в организации визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе. Допускается по усмотрению организации поместное визирование документа и его приложения.
25 - оттиск печати.
Печати проставляются на наиболее важных документах для удостоверения прав лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, гарантиями услуг и т.д. Печати подтверждают подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и, по возможности, захватывать часть наименования должности.
26 - отметка о заверении копии.
Для придания юридической силы копии она должна быть соответствующим образом заверена. Заверения требуют также выписки из документов. Копии документов заверяются специально уполномоченным для этого работником. Отметка включает: надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения, печать:
| Верно | ||
| Инспектор службы кадров | Личная подпись | Т.С.Левченко |
| Дата |
27 - отметка об исполнителе.
Исполнителем документа является работник, который составлял текст документа. Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ и владеет информацией для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка включает: инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу
В.А. Аксенов
22-50-32
Для более эффективного общения можно указать имя, отчество полностью. Для получателя будет удобнее, если эта отметка будет расположена на лицевой стороне первого листа документа.
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Этот реквизит проставляется на первой странице внизу на исполненных документах, подлежащих описанию в дело для последующего хранения и использования в информационно-справочных целях. Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отправлено письмо-предложение по факсу 01.04.2004 № 131/01-17
В дело №01-17 за 2004г.
Подпись 01.04.2004
29 - отметка о поступлении документа в организацию
Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30 - идентификатор электронной копии документа; отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Завершая обзор реквизитов документов, можно отметить, что в практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «01 –Государственный герб». Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право. Это правило относится и к реквизиту 02.
Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, гриф утверждения, печать, которые придают документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на три основные части: заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста), основную (реквизиты «текст» и «приложение») и оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).
Дата добавления: 2015-12-20; просмотров: 25; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!