Документы по личному составу

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Прием на работу нового сотрудника сопровождается оформлением следующих документов:

Резюме – краткая профессиональная характеристика претендента на ту или иную должность в социальном аспекте. В настоящее время резюме является одним из самых распространенных документов при приеме на работу, так как сведения, отраженные в нем, помогают руководителю очень быстро найти подходящую кандидатуру на вакантную должность.

Составление резюме полностью возлагается на самого работника. В резюме должен быть отражен четкий перечень следующих сведений:

- фамилия, имя, отчество;

- домашний адрес и контактный телефон;

- должность, на которую претендует кандидат;

- уровень образования (здесь можно указать знание языков);

- квалификация по должности, на которую он претендует;

- список предыдущих мест работы;

- патенты; публикации; общественная деятельность;

- военная служба;

- личные данные (гражданство, семейное положение, состояние здоровья и т. д.).

Кроме того, в резюме может быть отражена информация о складе ума, о предрасположенности к данной профессии, могут быть определены уровень заработной платы и желаемый распорядок дня. Такие отступления объясняются тем, что резюме не является документом, несущим правовую нагрузку.

Особенностью резюме является то, что сведения об образовании и список прежних мест работы располагаются в обратном хронологическом порядке. Резюме лиц, не принятых на работу, хранятся 1 год; резюме работающих сотрудников хранятся в личных делах либо в отдельной папке, где такие документы располагаются по алфавиту.

В состав данных обязательно включается информация, которая может повлиять на решение о приеме на данную должность.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом. Для заявления характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место проживания автора; наименование вида документа (заявление); текст; подпись составителя; дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (весьма убедительно, заранее вам признателен, прошу не отказать и т. п.).

Заявления о приеме на работу, как правило, адресуют на имя руководителя учреждения. В заявлении должно быть указано полностью имя и отчество заявителя.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу.

Личный листок по учету кадров (анкета) представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Все пункты заполняются четко и разборчиво, сокращения и перечеркивания не допускаются.

Наряду с заполнением указанных документов поступающий на работу в некоторых случаях пишет Автобиографию. Написание автобиографии является неотъемлемой частью процесса трудоустройства и позволяет потенциальному работодателю иметь более полное представление о принимаемом на работу сотруднике.

Автобиография - документ, составленный в произвольной форме кандидатом на должность и содержащий изложенные в определенной последовательности сведения об основных этапах его жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть указаны фамилия, имя, отчество, год и место рождения, образование (какие учебные заведения были окончены, по какой специальности), трудовая деятельность, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках и др.

Автобиография отличается от анкеты тем, что в ней данные отражаются более полно, т.е., например, могут быть указаны причины увольнения с предыдущего места работы, обосновано желание работать именно в этой организации и т. п. Автобиография подписывается и датируется составителем, хранится в личном деле сотрудника.

Трудовой договор (контракт) – соглашение между работодателем (физическим либо юридическим лицом) и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными актами, коллективным договором, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку.

Трудовой договор заключается в письменной форме в двух подлинных экземплярах. Подписывается руководителем организации и работником. Подпись руководителя заверяется гербовой печатью организации. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя.

Существенными условиями трудового договора являются:

- место работы (с указанием структурного подразделения);

- дата начала работы;

- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием или конкретная трудовая функция;

- права и обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

- характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных, опасных условиях;

- режим труда и отдыха;

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- виды и условия социального страхования, непосредственно связанного с трудовой деятельностью.

Если работник впервые заключает трудовой договор и устраивается на работу, то работодатель обязан оформить работнику трудовую книжку и страховое свидетельство.

Трудовой договор может быть:

1) срочным, т. е. заключенным на определенный срок (как правило, не более пяти лет) в связи со спецификой трудовой деятельности;

2) заключенным на неопределенный срок.

Существует много разновидностей трудовых договоров, особенности которых определяются спецификой различных должностей.

Трудовой договор включается в состав личного дела, либо всё трудовые договора формируются в отдельное дело, в котором договора располагаются в алфавитном порядке (по фамилиям работников).

Издание приказа о приеме на работу представляет собой заключительную процедуру документирования заключения трудового договора. Приказ издается в 3-дневный срок.

Независимо от того, издается ли простой приказ или пункт о приеме на работу включается в раздел сложного приказа по личному составу, он должен включать в себя:

- обозначение распорядительного действия - принять, назначить, зачислить;

- фамилию, имя, отчество гражданина;

- профессию (специальность) или должность, соответствующие по названию нормативным документам и штатному расписанию;

- наименование структурного подразделения;

- дату начала трудового договора или его срок;

- условия оплаты труда (оклад по штатному расписанию, тарифная ставка);

- испытательный срок.

Ниже указывается основание - наименование документа (контракт, заявление), в соответствии с которым данный пункт включен в приказ, его дата, автор резолюции. В приказах по личному составу обязательна роспись работника, подтверждающая факт его ознакомления с приказом.

В случае неявки работника без уважительной причины на работу в установленный день приказ может быть признан недействительным.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней не зависимо от условий приема.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

- сведения о награждениях и поощрениях. Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Все записи вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

Личная карточка – основной документ по учету персонала предприятия, который отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Личные карточки образуют картотеку личного состава и располагаются в ней, в зависимости от количества работающих, либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. Карточка состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы заполняются при поступлении на работу и содержат общие сведения о работнике; третья и четвертая заполняются в процессе работы. Личную карточку работника (форма № Т-2) заполняет работник кадровой службы на основании:

- приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а);

- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.

При изменении сведений о работнике после его назначения или перемещения по работе (изменение фамилии, семейного положения, образования и т. д.) в его личную карточку вносят на основании соответствующих документов (паспорт, трудовая книжка, военный билет и т. д.) соответствующие данные, которые работник кадровой службы заверяет своей подписью.

При увольнении (освобождении) работника в его личной карточке проставляют дату, номер приказа и причину увольнения (освобождения), после чего карточку сдают в архив. Срок хранения составляет, как правило, 75 лет.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов.

В состав личного дела входят следующие документы:

- Внутренняя опись документов дела

- Личный листок по учету кадров (анкета)

- Автобиография или резюме

- Копии документов об образовании

- Копии документов об утверждении в должности

- Характеристики

- Трудовой договор

- Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении

- Справки и другие документы, относящиеся к работнику

При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:

Заявление обычно составляется при переводе по инициативе самого работника. Заявление о переводе содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, заявитель с указанием занимаемой им должности (домашний адрес не указыва­ется i. наименование вида документа (заявление): текст; подпись составителя с расшифровкой; дата составления.

Докладная записка, как правило, сопровождает перевод работника по инициативе руководства организации- Содержит основные анкетные данные сотрудника, указание места его работы и должности, опенку деловых и моральных качеств, профессиональных способностей, указание вида перевода, объективных обосновании для перевоза на другую должность. Составляется руководителем структурного подразделения, где работает сотрудник.

Заявление и докладная записка согласовываются с руководителем структурного подразделения, в которое переводится работник, а также с планово-финансовым подразделением, кадровой службой и др. При положительном решении руководителя о переводе согласовывается, оформляется и подписывается новый трудовой договор

Приказ о переводе работника включает:

- обозначение распорядительного действия - перевести;

- фамилию, имя. отчество работника;

- наименование должности (профессии, специальности) и места работы сотрудника до перевода, фразу «с его согласия», вид перевода, наименование должности (профессии, специальности) и места работы посте перевода:

- дату перевода:

- размер заработной платы и другие существенные условия труда.

Основанием к пункту приказа о переводе являются: изменение к трудовому договору, заявление с резолюцией, докладная записка с указанием даты и автора.

На основании приказа делаются отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. Копия приказа отправляется в личное делю и в бухгалтерию (изменение в лицевом счете по зарплате).

Увольнение работника сопровождается оформлением следующих документов. Заявление составляется при увольнении по инициативе самого работники. Заявление об увольнении работник пишет за две велели до предполагаемого срока увольнения с работы. По составу реквизитов и их оформлению сходны с заявлениями о переводе на другую работу. В заявлении указывается причина увольнения и конкретная дата окончания работы. Желательно, чтобы причина «по собственному желанию» была раскрыта (неудовлетворенность работой, конфликт с руководством, территориальная отдаленность места работы от места жительства).

Исходными документами для рассмотрения вопроса о прекращении трудового договора по инициативе работодателя являются докладная (служебная) записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершении иного дисциплинарного поступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника. В укачанных случаях до издания приказа о прекращении трудового договора с работником должно быть получено согласие профсоюзного органа на увольнение работника. Далее следует прием от работника числящихся за ним материальных ценностей документов, дел (в необходимых случаях составляется акт приема).

Приказ об увольнении включает:

- обозначение распорядительного действия - освободить, уволить;

- фамилию, имя, отчество работника;

- должность (профессия, специальность), место работы;

- дата увольнения, причина и номер статьи по Трудовому кодексу.

В основании указываются: вид инициативного документа и его дата и даты других документов, сопровождавших процедуру увольнения (заявление, контракт, решение профсоюзного органа и т.д.).

В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке. Копия приказа поступает в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником. Копия приказа вносится в личное дело работника, которое сдается в архив.

Характеристика – официальный документ, в котором содержится оценка деловых и личных качеств сотрудника. В характеристике указываются анкетные данные сотрудника, его должность, время работы в данной организации (на данном предприятии), квалификация, сведения об его отношении к работе, профессиональном росте, моральных качествах, чертах характера и т. д.

Характеристика составляется представителем администрации и подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью. Лицо, подписавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность.

В зависимости от цели составления и использования характеристика подразделяется на следующие виды:

- характеристика работника, предназначенная для использования в организации (внутренняя характеристика);

- характеристика работника, составляемая по запросам сторонних (относительно организации) субъектов и предназначенные для применения за пределами организации (внешняя характеристика).

Внешняя характеристика работника составляется по просьбе самого работника (для представления по месту запроса), требованиям государственных и иных органов, сторонних организаций.

Случаи и основания составления внутренних характеристик должны быть определены в локальных нормативных актах. Преимущественно потребность в них возникает при решении вопросов о переводах на вакантные должности, о применении мер поощрения или дисциплинарного воздействия, об определении соответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе (в ходе аттестации), о поручении работнику новых обязанностей, о направлении в длительную и ответственную служебную командировку и т.д.

Содержание характеристики условно можно разбить на две части – заголовочную и основную. В первой указываются: заголовок документа - «Характеристика», фамилия, имя и отчество сотрудника. В зависимости от цели составления характеристики в ней помимо качеств работника могут приводиться оценка творческого потенциала работника, выводы о его стремлениях, ожиданиях и притязаниях (например, на карьерный рост), рекомендации по использованию его качеств и т.д.

Деловая переписка

Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факс, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. В управленческой деятельности наиболее широко используются служебные (деловые) письма.

Письма служат средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяют сообщать различные сведения, уведомлять о событиях и т.д. Умение грамотно написать деловое письмо, которое может произвести необходимое воздействие на адресата, - это мастерство, которым должен владеть каждый управленец.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только тогда, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.), а также в тех случаях, когда письмо выступает юридически значимым элементом делового общения, содержит обязательство, гарантию, подтверждение и т.п.

В организациях используются бланки писем двух форматов – А4 или А5, в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе. В сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах, письмах, финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения – печать

Текст письма должен быть логичным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

Текст письма, как правила, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся, выводы, просьбы, предложение, замечание т.п.

Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, представляем...) или от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, сообщаю...). Форма обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев предпочтительней формы первого лица единственного числа, поскольку письмо, как правило, выражает мнение коллективного субъекта – организации, учреждения, предприятия, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем.

Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внима­ния, могут содержать вступительное обращение – формулу уважительного обращения к адресату: «Уважаемый Павел Николаевич!». В этом случае в конце письма, под текстом, используется: «С уважением, «, после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица. Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Заголовок к письму может не составляться, если текст письма небольшого объема. В письмах сложного содержания заголовок к тексту обязателен.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

К основным видам служебных писем относят следующие.

Информационное письмо - письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма нередко носят типовой характер. В них могут приводиться отдельные положения законодательных и нормативно-правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими. Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить Вас в известность о…

Извещаем Вас о…

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы. Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом. Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще. Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Письмо-предложение - письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос. Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом. Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Могут использоваться следующие обороты:

Мы рады предложить Вам...

Предлагаем Вам...

Мы можем рекомендовать...

Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Просьба излагается с помощью следующих оборотов:

Просим Вас провести…

Просим Вас предоставить...

Просим Вас сообщить...

Надеемся на положительное решение вопроса...

Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение

Пожалуйста, сообщите...

Мы будем благодарны, если Вы...

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести …)…

Одновременно просим Вас…

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов, участия в мероприятиях, получения услуг, предоставляемых другой организацией. Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые и иные документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:

Просим Вас включить в состав группы для участия в…

Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…

Просим Вас зарегистрировать в качестве участников… и т.п.

В целом, письма-запросы составляются также как письма-просьбы и также требуют письма-ответа.

Письмо-ответ деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). По своему содержанию носит зависимый характер от писем-просьб. Ответ должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки.

В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:

Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о нашем согласии…

Принимаем ваше предложение на…

Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…

Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...

К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за…

Благодарим Вас за предложение на…, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара.

Сопроводительное письмо - деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части. Текст сопроводительного письма начинается словами:

Представляем Вам… (в вышестоящую организацию)

Направляем Вам… (в подведомственную организацию)

Высылаем Вам… (в стороннюю организацию).

Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.

Гарантийное письмо - письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. Такое письмо может быть лаконичным и содержать одну заключительную часть. Ключевыми фразами этих писем являются:

Напоминаем Вам, что...

Обращаем Ваше внимание на то, что...

Ставим Вас в известность, что...

Несмотря на неоднократные напоминания…

Письмо-напоминание может содержать указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия:

В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства. Письмо-требование составляется тогда, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия принятых ранее договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств, а также содержатся угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут им выполнены. Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства…

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…

Требуем незамедлительно выполнить…

В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд…

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...

В противном случае мы не несем ответственности за последствия…

Письмо-подтверждение - письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением. Ключевыми языковыми формулами этой разновидности писем являются:

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность...)…

Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…

Подтверждаем намерение…

С благодарностью подтверждаем получение материалов…

Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора. Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Фактически это разновидность коммерческого письма. Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

- полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;

- основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);

- предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);

- доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);

- конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

При составлении текста претензии используются следующие фразы:

Направляем Вам претензию на…

Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…

Заявляем Вам претензию в отношении…

Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…

Заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…

В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…

При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…, была установлена недостача… и т.п.

В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму ____; компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).

Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___.

Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Оно может адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату Уважаемый…! (Уважаемые…!). Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Просим принять участие в...

Приглашаем Вас...

Мы рады пригласить Вас...

Примите наше приглашение…

В письме раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия.

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Благодарим за оказанную помощь в…

Выражаем Вам свою благодарность за…

Позвольте Вас поблагодарить за…

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Письма- поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

Поздравляем Вас в связи с…

Искренне поздравляем Вас с…

Примите наши искренние поздравления в связи с…

Сердечно поздравляем Вас с…

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

В последнее время заметно возрос объем международной переписки предприятий и организаций. Несмотря на то, что в каждой стране существуют определенные особенности оформления писем, установленные соответствующими правилами, письмо международного образца имеет очень четкую структуру со строгим расположением реквизитов.

Письмо международного образца содержит следующие реквизиты:

1) сведения об отправителе (наименование организации-автора, ее почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты). Эти сведения печатают в верхней части листа — в левом углу или в центре. Наряду с наименованием фирмы, как правило, указывается характер ее деятельности или организационно-правовая форма (Limited (Ltd.) - общество с ограниченной ответственностью, Inc. (Incorporated) - корпорация и др.), а также логотип организации (товарный знак или знак обслуживания).

2) ссылки на документы отправителя и получателя. Указываются следующим образом:

Your reference: OR/75 Ваша ссылка: OR/75

Our reference: PL/112 Наша ссылка: PL/112

Этот реквизит соответствует реквизитам нашего письма - «регистрационный номер документа» и «ссылка на дату и номер поступившего документа». В ссылках могут быть указаны порядковый номер документа, краткое обозначение вида документа (например, OR-order), инициалы составителя, индекс подразделения и т.д.

3) дата. Указывается в верхнем правом углу буквенно-цифровым способом. Существует два способа указания даты - британский (европейский) и американский.

Британский способ: 20 May 2010 или: 20 May, 2010

Американский способ: May 20 2010 или: May 20, 2010

В связи с различными традициями написания даты в европейских странах и США не рекомендуется использовать цифровой способ указания даты из-за возможности разного прочтения даты.

4) адрес получателя письма. В адресе указывается, кому направляется письмо и по какому почтовому адресу. Адресатом письма может быть физическое или юридическое лицо. Следует помнить, что почтовый адрес всегда пишут с использованием открытой пунктуации (т. е. без запятых и точек), а его элементы располагают в определенной последовательности: номер здания, улица, название города, страна. Этот реквизит указывают всегда слева, обязательно с учетом традиций отдельных стран: в США после названия города необходимо указать штат, в Великобритании – графство, в Германии – землю, в Швейцарии – кантон. Если письмо направляют организации, то ее наименование указывают перед адресом.

Continental Company

номер дома или здания, название улицы; 516 Sixth Avenue

название города; New York, N.Y. 11011

страна USA

Письмо может быть адресовано должностному лицу, в этом случае перед названием фирмы указывают фамилию и должность работника:

Mr. D. Hopkins, President

Interbook, Inc.

Если фамилия лица неизвестна, может быть указана только должность.

5) вступительное обращение;

Если имя адресата неизвестно, то лучше всего начать письмо: Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam (как для замужней, так и незамужней женщины). В том случае, когда вы не знаете пола адресата, лучше употребить обращение Dear Sir. Формы обращения Sir и Madam (без dear) более официальны и злоупотреблять ими не стоит. Можно также обращаться к адреса­ту по его должности: Dear Professor, Dear Mr. President.

Если адресат вам знаком, гораздо предпочтительнее обращаться к нему по фамилии: Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Miss Smith.

Приветствие всегда отделяется запятой, но в американской деловой корреспонденции часто можно встретить двоеточие: Dear Mr.Smith:

6) заголовок (необязательный элемент). Этот реквизит располагают после вступительного обращения и обозначают или подчеркиванием, или следующими способами:

Subject: - предмет вопроса;

Re: - сокращение от слова «regarding» (относительно);

In re: - сокращение от «in regard to» (касательно).

7) текст письма;

Как правило, каждое предложение текста выделяется в самостоятельный абзац, что облегчает восприятие содержания. Текст письма состоит из двух-трех самостоятельных смысловых частей. В зарубежной практике широко распространен так называемый блочный стиль оформления письма, в этом случае реквизиты письма и текст письма выравниваются по левому краю без абзацев. Между абзацами текста делается дополнительный пробел, чтобы облегчить восприятие письма.

8) заключительная формула вежливости;

Форма завершения письма, следующая за текстом. Оформляется по левому краю без абзаца. Выражение Sincerely yours (Искренне Ваш) является самым распространенным, наиболее приемлемым и уместным в письмах разной степени формальности. Возможное соотношение между обращением и дополнительными заключительными фразами: Dear Sir обычно сочетаются с Yours truly (Искренне Ваш), a Dear Madam с Faithfully yours (Преданный Вам) в официальных письмах.

9) подпись;

В подписи указываются: название фирмы так, как оно дано в бланке письма, на следующей строке - подпись лица, затем - инициалы, фамилия и должность, ниже отдельной строкой может указываться наименование подразделения (отдела, департамента).

10) приложения. Их обозначают следующим образом: вначале пишут слово Enclosure (Приложение), а затем после двоеточия – название документа и его номер, например:

Enclosure: Order № 67;

11) сведения о наличии копий. Этот реквизит используют по мере необходимости и оформляют так: вначале - Сс (carbon сору), т. е. «копия», затем после двоеточия - фамилия и должность того лица, которому она предназначена, например:

сс: Mr. Alex Smrth, Advocacy.

Иногда вместо имени и фамилии лиц указывают название организации, в которую направляют копии.

 

Контрольные вопросы:

1. Назовите основные виды организационных документов.

2. В чем состоит назначение распорядительных документов?

3. Какие документы относятся к информационно-справочным?

4. Какие виды деловых писем используются в практике управления?

 

---

Дата добавления: 2015-12-20; просмотров: 33; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!