Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
| № п/п | Наименование реквизита | Описание реквизита | ||||||||||||||
| 1. | Наименование организации (ее самостоятельного структурного подразделения) | Уставом ПАО «Транснефть» установлено: полное наименование – Публичное акционерное общество «Транснефть»; сокращенное наименование – ПАО «Транснефть». В правовых и нормативно-методических документах Компании и при переписке с внешними организациями используется: сокращенное наименование – ПАО «Транснефть»; полное наименование самостоятельного структурного подразделения, например, департамент управления делами. Наименование ПАО «Транснефть» в рамках одного документа при первом упоминании пишется «ПАО «Транснефть» (далее – Компания)». При переписке между самостоятельными структурными подразделениями в тексте документов допускается написание слова «Компания» (с прописной буквы без кавычек, в соответствующем падеже) и сокращенное наименование структурного подразделения. Наименование самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) пишется со строчной буквы. | ||||||||||||||
| 2. | Справочные данные об организации | Справочные данные о Компании указываются на бланках установленной формы в границах, отведенных для реквизита. | ||||||||||||||
| 3. | Гриф ограничения доступа к документу | Проставляется при оформлении документов К, КТ в правом верхнем углу на первом листе документа, на обложке и на титульном листе издания, на первом листе сопроводительного письма к этим документам без кавычек – «Коммерческая тайна» (КТ), «Конфиденциально» (К).
Примеры
1
2 Гриф ограничения доступа к МНИ определяется исходя из наивысшей степени записываемых на них сведений, при этом в случае если на МНИ записываются документы К, КТ, устанавливается гриф «Коммерческая тайна». В случае если документ состоит из нескольких частей (основной документ и приложения к нему, сопроводительное письмо и приложения и т.п.), каждая из которых содержит сведения различной степени конфиденциальности, гриф конфиденциальности документа определяется по наивысшему грифу любой из составляющих его частей. При этом при необходимости «без приложения – не конфиденциально».
Пример –
Указанные составные части (приложения) могут учитываться отдельно или как приложение к основному документу (сопроводительному письму). Необходимость проставления грифа ограничения доступа на документе К, КТ определяется исполнителем документа, а также лицом, подписавшим или утвердившим документ, в соответствии со степенью конфиденциальности сведений, содержащихся в документе, и требованиями пункта 6.4 настоящей Инструкции.
Номер экземпляра (Экз. № ___) проставляется без кавычек на каждом экземпляре документа. Если документ подготовлен и будет использоваться в одном экземпляре, то проставляется: Экз. единственный. Гриф конфиденциальности при невозможности его автоматического проставления в момент создания документа, может проставляться вручную или с помощью штампа. Штамп с грифом «Коммерческая тайна» в своем оттиске должен иметь указание на полное наименование ПАО «Транснефть» и почтовый адрес. Гриф конфиденциальности документов, распространяемых в электронном виде, подлежит проставлению автоматически средствами СЭД или иной информационной системы, в которой он создается, а при невозможности автоматического проставления – проставляются исполнителем вручную или автоматизировано, средствами редактирования документа. В этом случае гриф проставляется в правом верхнем углу первой страницы экранной формы документа, а список рассылки документа отражается исполнителем на вкладке «Рассылка» или в поле «Адресат». Также исполнителем составляется список рассылки с обязательным проставлением номеров экземпляров, направляемых каждому адресату, который прикрепляется к карточке документа в СЭД. Перед регистрацией исполнитель копирует документ для организаций, в которые документ должен быть направлен на бумажном носителе в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и проставляет номер экземпляра согласно списку рассылки, а работник ОКД проставляет регистрационный номер и дату на указанные экземпляры. Также исполнитель документа отмечает на вкладке «Документ» в свойствах каждого файла адресатов, которым указанные файлы должны быть направлены по СЭД. При необходимости распечатки экземпляров конфиденциальных писем в ОСТ, подключенных к СЭД, работник ОСТ в обязательном порядке проставляет на бумажном носителе номер экземпляра согласно указателю рассылки.
Гриф конфиденциальности и номер экземпляра на другие виды носителей конфиденциальных документов и информации, в том числе на машинные носители, наносится с помощью штампа, наклеиванием этикетки/бирки, типографским, ручным либо иным способом, определенном настоящей Инструкцией, другими локальным нормативными актами ПАО «Транснефть», которые согласованы с УИБ, ДБ и ОКД, а на машинных носителях – также с ДИТ.
| ||||||||||||||
| 4. | Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну (обладатель коммерческой тайны) | Проставляется на первом листе документа, содержащего сведения К, КТ в правом верхнем углу ниже ограничительного грифа «Коммерческая тайна» под указателем номера экземпляра.
Пример –
Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, может не указываться в случае использования для оформления документа бланка Компании с указанием адреса. Если у отдельных составных частей документа (приложений) обладатель коммерческой тайны не соответствует обладателю коммерческой тайны в основном документе, то на данных приложениях ограничительные грифы должны быть проставлены c соответствующими обладателями коммерческой тайны.
| ||||||||||||||
| 5. | Гриф утверждения документа | Реквизит проставляется на документе, утверждаемом лицом (лицами), организационно-распорядительным документом (приказ, распоряжение) или решением коллегиального органа управления Компании. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
При утверждении документа лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (печатается прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения
Пример –
При утверждении документа несколькими лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа приказом, протоколом собрания акционеров, совета директоров, правления гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименование утверждающего документа пишется в творительном падеже, указывается также его дата и номер. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа Пример –
При этом утверждаемый документ или его копия в обязательном порядке прилагается к утверждающему документу (если прикладывается копия, то об этом должна быть сделана отметка в утверждающем документе).
| ||||||||||||||
| 6. | Визы согласования проекта документа | Согласование проекта документа с Руководством Компании и руководителями самостоятельных структурных подразделений Компании, а также с ОСТ, подключенными к СЭД, оформляется электронной визой в СЭД. Если Руководство Компании не работает в СЭД, то исполнитель или назначенный работник ОКД распечатывает проект документа с листом согласования из СЭД для доклада Руководству Компании. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату согласования (арабскими цифрами), а также наименование должности лица, визирующего документ. Виза проставляется на листе согласования, распечатанном из СЭД, и оформляется в карточке документа путем нажатия кнопки «Согласовано» в СЭД. Если в процессе согласования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись Руководству Компании документы визируются в обязательном порядке: исполнителем, руководителем самостоятельного структурного подразделения, где готовился проект документа, а также иными руководителями, чьи интересы затронуты в проекте документа. При отсутствии на проекте документа, представляемого на подпись или рассмотрение Руководству Компании референт (секретарь) готовит для руководителя справку с указанием отсутствующих виз и при необходимости, по решению Руководства Компании, отклоняет документ на доработку исполнителю или направляет его на дополнительное согласование. Замечания, особые мнения или дополнения к проекту документа должны быть точно сформулированы и мотивированы (исправления по тексту вносятся в проект документа в режиме «Исправления», предложения по тексту вносятся с помощью функционала «Примечания»). В зависимости от принципиального согласия/несогласия согласующего лица документ может быть согласован с замечаниями либо отклонен. Отказ от визирования документа не допускается. В случае если согласующее лицо отсутствует (отпуск, болезнь, командировка и т.п.), исполнитель вправе пропустить очередь согласования и перенаправить документ на согласование лицу, замещающему отсутствующего. При наличии разногласий исполнитель готовит протокол разногласий, собирает рабочее совещание по обсуждению проекта документа. В совещании принимают участие: – исполнитель; – согласующие лица или представители самостоятельных структурных подразделений, уполномоченные принимать решения по данному документу; – представитель ПД (в случае необходимости). Согласующие лица, не имеющие возражений, в совещании могут не участвовать. После снятия замечаний доработанный по результатам совещания проект документа подлежит обязательному согласованию в СЭД всеми согласующими лицами, участвовавшими в совещании, с последующим подписанием. | ||||||||||||||
| 7. | Гриф согласования документа | Согласование документа с вышестоящей, сторонней организацией или с ОСТ, не подключенной к СЭД, оформляется грифом согласования. Гриф согласования документа выравнивается по левой границе текстового поля, печатается через одинарный междустрочный интервал, включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), а также наименование должности лица, с которым согласовывается документ (с включением наименования организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования документа или наименование документа, подтверждающего согласование, его дату, если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма
Примеры
1
2
При наличии нескольких грифов согласования их располагают двумя вертикальными рядами. Пример –
Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа. Гриф согласования может оформляться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается» (в соответствии с приложением Л) | ||||||||||||||
| 8. | Наименование вида документа | Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме письма. Оформляется на бланках установленной формы в границах, отведенных для реквизита, или печатается на стандартных листах бумаги прописными буквами через три интервала от границы верхнего поля листа документа или от грифа утверждения (при его наличии). Наименование вида документа, создаваемого ПАО «Транснефть», должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93 (Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299). | ||||||||||||||
| 9. | Дата документа | Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо) или дата заседания (протокол) или дата события, зафиксированного в документе (акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет и др.) – дата утверждения.
Проставляется на бланках установленной формы или на стандартных листах бумаги лицом, подписывающим документ, регистратором документа или автоматически с использованием СЭД. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться, а при согласовании документа в СЭД датируются автоматически.
Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
Дата документа оформляется цифровым способом в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате ДД месяц ГГГГ г. При использовании цифрового способа оформления даты сокращение «г.» не проставляется.
Пример –
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Пример –
Словесно-цифровой способ используется при датировании организационно-распорядительных документов, протоколов, нормативно-методических, финансовых и других документов. Цифровой способ используется при оформлении писем, докладных, служебных записок, виз, резолюций, отметок об исполнении документов и в иных случаях. На документах, оформленных на бланках установленной формы, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписывающего документ, и отделяется от наименования должности дополнительным интервалом.
| ||||||||||||||
| 10. | Регистрационный номер документа | Регистрационный номер документа формируется в соответствии с системой регистрации, принятой в Компании. Регистрации подлежат все документы, которые создаются в Компании и которые поступают от других организаций и физических лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд Компании. Регистрационный номер присваивается документу, созданному в Компании, после его подписания (утверждения), состоит из порядкового номера в пределах вида документа, который при необходимости может дополняться сокращенным обозначением ПАО «Транснефть» (далее – код Компании), индексом дела по номенклатуре дел, например для исходящих писем, докладных и служебных записок. Порядок построения регистрационных номеров в ПАО «Транснефть» определен в соответствующих разделах настоящей Инструкции. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. | ||||||||||||||
| 11. | Ссылка на регистрационный номер документа и дату документа | Ссылка на регистрационный номер и дату документа в обязательном порядке проставляется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (преимущественно в ответных письмах, докладных, служебных записках, заключениях по поручениям и т.п.). Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа.
Включает в себя регистрационный исходящий номер и дату документа, на который дается ответ. На документах, оформленных на бланках установленной формы, ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита и в тексте документа.
Если ссылка дается на документ, зарегистрированный в СЭД, то исполнитель должен в обязательном порядке осуществить связку карточки проекта документа с документом, на который готовится ответ или на основании которого готовится проект документа.
При оформлении документа для внутренней переписки реквизит располагается над текстом документа и печатается от левой границы текстового поля без подчеркиваний.
Пример –
Указанный реквизит печатается шрифтом Franklin Gothic Book № 12. | ||||||||||||||
| 12. | Адресат | Оформляется на бланке установленной формы или размещается в правом верхнем углу первого листа документа, оформленного на стандартных листах бумаги, на три интервала ниже грифа (пометки) об ограничении доступа (при его наличии) в границах, отведенных для реквизита. Длина строк адресной части не может превышать 8 см. В адресной части перенос слов не делается.
Строки реквизита выравниваются по левому краю в границах, отведенных для реквизита, и печатаются через один междустрочный интервал, составные части реквизита отделяются друг от друга двумя интервалами.
Документы адресуют в органы государственной власти, организации, структурные подразделения, конкретным должностным лицам, физическим лицам. При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или структурное подразделение (без указания конкретного лица), их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Пример –
При направлении документа конкретному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должности и фамилия – в дательном. Пример –
При адресовании документа руководителю или заместителю руководителя организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата в дательном падеже. Пример –
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234. При адресовании письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, и при необходимости отправки письма по факсу указывается номер факса с кодом города (при этом в зависимости от способа отправки может быть указан только почтовый адрес или только номер факса). Пример –
При адресовании документа физическому лицу, указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Пример –
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее. В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, организаций. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Примеры
1
2
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса рекомендуется составлять список рассылки документа. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации и другим постоянным корреспондентам.
| ||||||||||||||
| 13. | Резолюция | Резолюция оформляется соответствующим лицом и содержит указание по исполнению документа. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, собственноручная подпись (при подготовке резолюции в СЭД собственноручная подпись отсутствует), расшифровка подписи, дата. При наличии нескольких исполнителей ответственным за своевременное представление доклада об исполнении поручения считается указанный первым в резолюции или тот исполнитель, напротив фамилии которого стоит отметка «Отв.», указание в резолюции остальных исполнителей выражает требование автора резолюции привлечь их к исполнению документа. Ответственный исполнитель имеет право созыва соисполнителей и координации их работы. Ответственный исполнитель и соисполнители вправе выдавать в СЭД резолюции на исполнение работникам, непосредственно им подчиненным, а на ознакомление – всем работникам Компании. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются только исполнитель, подпись автора резолюции и дата. Резолюции по документам в ПАО «Транснефть» выдаются руководителями в СЭД. Если Руководство Компании не работает в СЭД, то резолюция оформляется на отдельном листе размером А5 с указанием регистрационного номера, к которому резолюция относится, подписывается Руководством Компании и заводится в СЭД по входящим документам работниками ОКД, а по другим документам работниками службы секретариата и аппарата при руководстве. Резолюции, оформленные Руководством Компании на бумажном носителе, должны быть внесены в СЭД секретарем (референтом) – по внутренним документам, работником ОКД – по входящим документам. К РК документа в СЭД секретарем (референтом) – по внутренним документам, работником ОКД – по входящим документам прикрепляется скан-образ резолюции Руководства Компании, а также собственноручных замечаний Руководства Компании по тексту (при наличии). Дальнейшее исполнение поручения по документу осуществляется в СЭД, а оригинал резолюции на бумажном носителе подлежит хранению в ОКД (по входящим) или в службе секретариата (по внутренним) не менее 3 месяцев, а затем уничтожается в установленном порядке. Скан-образы резолюций, прикрепленные к карточке документа в СЭД, в ПАО «Транснефть» равнозначны подлинникам резолюций, подписанным на бумажном носителе собственноручной подписью. | ||||||||||||||
| 14. | Заголовок к тексту документа | Заголовок является структурной частью текста, отражающей тематику, содержание и основную идею документа. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа: приказ (о чем?) об утверждении положения о защите персональных данных работников ПАО «Транснефть»; письмо (о чем?) об оказании консультативной помощи; правила (чего?) внутреннего распорядка; должностная инструкция (кого?) ведущего специалиста .... Заголовок располагается над текстом документа, печатается от левого поля с прописной буквы, оформляется на бланке установленной формы в границах, отведенных для реквизита (не более 7 см.), или на стандартных листах бумаги. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк (до пяти строк), печатается с одинарным междустрочным интервалом. В заголовке переносы слов не делаются. В организационно-распорядительных документах заголовок к тексту печатается с прописной буквы с использованием шрифта Franklin Gothic Book размером 12 с одинарным междустрочным интервалом с применением полужирного начертания и выравнивается по центру бланка Заголовок составляется исполнителем документа. | ||||||||||||||
| 15. | Отметка о контроле | Отметка о контроле исполнения документа на бумажном носителе обозначается штампом «КОНТРОЛЬ», который проставляется в правом верхнем углу документа или резолюции по документу или буквой «К» на резолюции к документу. Отметка о контроле исполнения документа в СЭД проставляется на карточке поручения с указанием контролера по поручению. | ||||||||||||||
| 16. | Текст документа | Отражает основное смысловое содержание документа. Текст документа выравнивается по левой и правой границам поля. Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля документа. Текст документа излагается с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования. Текст документа, как правило, состоит из вводной части (преамбулы), которая содержит обоснования, причины и цели его составления, и из основной, в которой излагаются выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения. Текст большого объема делится на части, разделы, подразделы, главы, пункты и подпункты, которые нумеруются, а также на абзацы, которые не нумеруются. Если основанием составления документа является другой документ, то на него в тексте дается ссылка с указанием вида документа, его заголовка, даты и номера. Текст документа может быть оформлен в виде таблицы, анкеты (опросный лист для получения определенных сведений, кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет) или быть комбинированным. В приказах, распоряжениях текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «обязываю»). Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»). В письмах используются следующие формы изложения: · от первого лица единственного числа («прошу рассмотреть вопрос об ... ... для формирования согласованной позиции ...»); · от первого лица множественного числа («просим предоставить…», «направляем в Ваш адрес …»); · от третьего лица единственного числа (ПАО «Транснефть» не возражает …»). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (например: имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. | ||||||||||||||
| 17. | Отметка о наличии приложений | Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа, печатается от левого поля с прописной буквы через один междустрочный интервал и может быть оформлена двумя способами.
Если приложение названо в тексте документа, то отметка о наличии приложения имеет следующий вид.
Примеры
1
2 Количество экземпляров приложения указывается только в том случае, если экземпляров больше одного, и в случае, если в соответствии с нормативными требованиями для какого-либо вида прилагаемых документов установлена необходимость поэкземплярного учета, то в отметке о наличии приложения указывается номер (номера) экземпляров этих приложений, а также адресаты, которым они направляются. Если приложение не названо в тексте документа, дается его наименование с указанием количества листов (экземпляров); при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №) в последовательном (возрастающем) порядке по мере ссылки на них в тексте документа. Пример –
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом. Пример –
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение – только в один адрес, отметка о его наличии оформляется следующим образом. Пример –
Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте документа или нет.
Примеры
1
2
При оформлении приложений, содержащих информацию К, КТ исполнителем обязательно дополнительно указывается гриф конфиденциальности и номер экземпляра приложения. Примеры
1
2
Отметка о наличии приложения к приказу (распоряжению) оформляется следующим образом: – если в тексте приказа (распоряжения) дается ссылка «согласно приложению к настоящему приказу (распоряжению)» или «прилагается»
Пример –
- если в тексте приказа содержится формулировка «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, план, программу и т.д.), на приложении в правом верхнем углу первого листа проставляется гриф утверждения со ссылкой на распорядительный документ, его дату и номер. Пример –
Наименование приложения печатается с одинарным междустрочным интервалом и по центру. Первое слово в наименовании приложения выделяется прописными буквами, отделяется от грифа утверждения полуторным междустрочным интервалом, текст приложения от наименования – дополнительным интервалом. Точка в конце не ставится.
Пример –
Если приказом Компании принимаются к исполнению документы (правила, положения и др.), утвержденные высшими органами государственной власти Российской Федерации, а также другими министерствами и ведомствами, то в тексте приказа дается ссылка на этот документ, а на первом листе прилагаемого документа в правом верхнем углу отметку «Приложение» (без кавычек) оформляют следующим образом. Пример –
Если приложение к приказу (распоряжению) – это приложение к предыдущему приказу (распоряжению) в новой редакции, то отметка о приложении имеет следующий вид: Пример –
Приложение к организационно-распорядительному документу (приказу, распоряжению) должно обязательно упоминаться в тексте документа. Отметка о наличии приложения к приказу (распоряжению) ниже текста документа не проставляется.
| ||||||||||||||
| 18. | Подпись | В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и инициалы и фамилия.
Если лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ (в том числе в СЭД) подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом исполнитель обязательно меняет подписанта в СЭД и оформляет проект письма, где указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Пример –
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагаются на одном уровне. Первой проставляется подпись руководителя, являющегося инициатором составления документа. Пример –
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Пример –
При оформлении документа без использования бланка установленной формы в реквизите «Подпись» указывается полное наименование должности лица, подписывающего документ, с указанием наименования организации. | ||||||||||||||
| 19. | Оттиск печати | ПАО «Транснефть» в соответствии с Уставом имеет круглую печать со своим полным фирменным наименованием и эмблемой Компании. Оттиск печати с изображением эмблемы Компании ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень документов, на которые ставится печать Компании, перечислен в приложении 24. Круглой печатью Компании удостоверяются личные подписи президента, первого вице-президента, вице-президентов, заместителей вице-президентов, работников, имеющих соответствующие доверенности, материально-ответственных лиц (копии указанных доверенностей должны своевременно направляться в ОКД для использования в работе). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и часть подписи лица, подписавшего документ, и должен быть хорошо читаемым. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.». | ||||||||||||||
| 20. | Отметка о заверении копии документа | Реквизит проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
Компания может выдавать заверенные копии только тех документов, которые созданы в Компании.
Реквизит включает в себя надпись «Верно» (без кавычек), наименование должности работника, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату заверения. Отметка о заверении проставляется ниже реквизита «подпись».
Пример –
Заверение документа, состоящего из нескольких листов, осуществляется путем прошивки документа толстой нитью, концы которой с оборотной стороны документа закрепляются в узел, на который наклеивается заверительная надпись Пример –
При направлении копии документа в другие организации подпись лица, заверившего копию, скрепляется печатью. Копия документа при необходимости может быть заверена оттиском печати Компании. В этом случае отметка о заверении копии документа, требующей проставления оттиска печати Компании, ставится руководителем самостоятельного структурного подразделения - исполнителя этого документа или руководителем самостоятельного структурного подразделения, в деятельности которого возникла необходимость в заверении копии документа, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации и правовыми актами Компании. В зависимости от вида документов их копии полномочно заверять лицо (руководитель) того самостоятельного структурного подразделения Компании, в котором они составлены или хранятся в соответствии с установленным порядком. Лицо, заверяющее копию документа, должно визуально убедиться в полном соответствии информации на копии документа сведениям, данным и внешним признакам, содержащимся в документе-оригинале.
| ||||||||||||||
| 21. | Отметка об исполнителе документа | Составитель документа несет ответственность за своевременность, полноту, достоверность информации, содержание и грамотное изложение текста документа.
Каждый документ должен содержать отметку о его непосредственном исполнителе.
Отметка располагается в левом нижнем углу (в колонтитуле) лицевой стороны первого листа подлинника документа и включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона с обязательным указанием кода города.
Пример –
При направлении документа в ОСТ допускается указывать телефоны по МАТС. На документе, подготовленном по поручению Руководства Компании группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя – фамилия, стоящая первой по резолюции Руководства. | ||||||||||||||
| 22. | Отметка об исполнении и списании документа в дело | При исполнении документа (поручения по документу), размещенного в СЭД, отметка о списании в дело проставляется в карточке документа (поле «Номер дела») в СЭД, а информация об исполнении документа, фиксируется в отчете об исполнении документа с осуществлением связки с РК отчетного документа в СЭД или с приложением к отчету скан-образа документа (в случае если такой документ не имеет отдельной РК в СЭД).
В случае если документ не подлежит размещению в СЭД, то в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа, оформленного на стандартных листах бумаги, на свободном от текста месте (на листе с резолюцией по исполнению документа или при необходимости на оборотной стороне первого листа документа) и включает в себя слова «В дело» (без кавычек), ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа включает в себя краткие сведения об исполнении, подпись исполнителя или руководителя самостоятельного структурного подразделения, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату оформления отметки (арабскими цифрами). Реквизит может вноситься от руки.
Пример –
|
Приложение Л
(обязательное)
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 526; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!