ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ 14 страница
Дела передаются на архивное хранение в соответствии с порядком передачи дел, установленным пунктом 9.4.7 настоящей Инструкции.
В конце описи дел оформляется итоговая запись, в которой указываются количество (цифрами и прописью) дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел в описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи, в том числе литерные и пропущенные номера дел.
Описи самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) служат основой для составления годового раздела сводной описи дел Компании, подготовка которого возлагается непосредственно на СЕАЦ.
9.4.5 Составление актов о выделении к уничтожению
В целях учета и контроля над уничтожением документов с истекшими сроками хранения и не обладающих практической значимостью и научной ценностью они подлежат включению в акты о выделении к уничтожению.
Акты о выделении к уничтожению составляются отдельно на документы общего доступа (в соответствии с приложением 8) и на документы К, КТ, ДСП (в соответствии с приложением 9).
Включению в акты о выделении к уничтожению подлежат только документы, прошедшие экспертизу ценности.
Акты о выделении к уничтожению документов и дел, не переданных на хранение в СЕАЦ, подготавливаются самостоятельными структурными подразделениями, структурными подразделениями (подразделениями) Компании. Акты о выделении к уничтожению документов и дел, переданных на хранение в архив, составляется работниками СЕАЦ.
|
|
|
Акты о выделении к уничтожению документов и дел, не переданных на хранение в СЕАЦ, должны быть подготовлены одновременно с описями в сроки, определенные графиком проведения экспертизы ценности. Акты о выделении к уничтожению документов и дел, переданных на хранение в СЕАЦ, составляются ежегодно не позже 1 марта.
В преамбуле акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, указываются перечни типовых архивных документов, прочие нормативные документы, на основании которых были определены сроки хранения, наименование самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения), чьи документы включены в акт, а также хронологический период включенных в акт документов.
Если в акт включены документы нескольких структурных подразделений (подразделений), то в преамбуле указывается наименование самостоятельного структурного подразделения, а в таблице отдельными строками указываются названия структурных подразделений (подразделений). Если в акт включаются документы нескольких самостоятельных структурных подразделений или нескольких структурных подразделений (подразделений), входящих в состав разных самостоятельных структурных подразделений, то их наименования указываются не в преамбуле, а в таблице отдельными строками.
|
|
|
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, состоит из восьми граф.
В графе 1 «№ п/п» указывается порядковый номер позиции, включенной в акт, начиная с 1.
В графе 2 «Заголовок дела или групповой заголовок дел» указываются заголовки дел, выделяемых к уничтожению. Если в акт вносится большое количество однотипных дел, то допускается составление группового заголовка. При внесении в акт о выделении к уничтожению указываются только заголовки дел, заголовки томов не указываются.
В граф 3 «Дата дела или крайние даты дел» указывается год (ы), за который (ые) внесены дела в акт.
В графе 4 «Номера описей за год (ы)» указываются номера описей дел, в которые были включены дела. Если в акт включаются дела, которые не были включены в описи, то графа остается незаполненной.
В графе 5 «Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи» указываются номера выделенных к уничтожению дел по описям или, если дела не были включены в описи, то индексы за соответствующие годы по номенклатурам. Если был составлен групповой заголовок, то перечисляются все номенклатурные индексы дел, которые были в нем объединены. При выделении к уничтожению переходящего дела, в случае изменения его индекса в номенклатурах дел за разные годы, все индексы подлежат обязательному перечислению.
|
|
|
В графе 6 «Количество дел» указывается количество единиц хранения, выделенных к уничтожению. Если дела находятся в неподшитом или несброшюрованном виде, то количество дел рассчитывается исходя из количества листов, при этом одно дело не может превышать 500 листов при толщине 80 мм.
В графе 7 «Сроки хранения дела и номера статей по перечню» указывается срок хранения дела в соответствии с перечнем типовых архивных документов и номенклатурами дел за соответствующие годы. При проведении ЭЦД сроки хранения дел могут уточняться. Для дел, содержащих документы, образующиеся в управленческой деятельности, завершенных делопроизводством до 2000 года включительно, следует использовать статьи и сроки хранения в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Часть I» (утв. Главархивом СССР 15.08.1988); для дел, завершенных делопроизводством до 2010 включительно, – в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000); для дел, которые были завершены делопроизводством начиная с 2011 года, – в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558). Для дел, содержащих научно-техническую документацию, закрытых делопроизводством до 2007 года включительно, следует использовать статьи и сроки хранения в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Часть II» (утв. Главархивом СССР 15.08.1988); для дел, которые были завершены делопроизводством начиная с 2008 года, – в соответствии с «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).
|
|
|
В графе 8 «Примечание» указывается уточняющая информация о делах, выделенных к уничтожению, в том числе информация о месте хранения подлинников (в случае выделения к уничтожению копий). В случае если сроки хранения дел указаны в соответствии с перечнями, которые на момент согласования акта признаны не действующими для текущих документов, то указывается соответствующая статья и срок хранения из актуального перечня. Если срок хранения указан в соответствии с нормативными документами, отличными от перечней типовых архивных документов, то проставляется отметка об их использовании.
Если сроки хранения дел указаны по нескольким перечням типовых архивных документов, то они перечисляются после основной таблицы и указываются знаки «*», «**», «***» и т.д., позволяющие их идентифицировать. Соответственно, при упоминании статей проставляются отметки, показывающие, к какому перечню они относятся.
В конце акта указывается общее количество дел, выделенных к уничтожению, и их хронологические границы.
После подписей работников, составивших акт, членов ЭК или ЦЭК, проведших экспертизу ценности, и работников, согласующих акт, делается запись об уничтожении документов, при этом обязательно указывается способ, посредством которого были уничтожены документы (шредирование, сжигание и т.д.)
Если в акт о выделении к уничтожению вносятся документы, включенные в описи, то они прикладываются к актам. Если была уничтожена часть документов дела, то в графе внутренней описи «Примечание» делается отметка об уничтожении (отметка «Уничтожено по акту №___ от________» ), и к акту прикладывается копия описи.
Акт о выделении к уничтожению документов К, КТ, ДСП составляется аналогично акту о выделении к уничтожению документов общего доступа, за исключением того, что каждый документ указывается отдельно.
Если в акт вносится большое количество однотипных документов, то указывается групповой заголовок (объединяются графы 2 и 5 в пределах одной страницы).
Если к уничтожению выделены документы К, КТ, ДСП, на которые составлены внутренние описи, то допускается указывать не наименования документов, а заголовок дела, при этом в графе «Примечание» делается отметка «Внутренняя опись» и к акту прикладываются оригиналы внутренних описей. В «№ п/п» указывается через дефис диапазон уничтожаемых документов (например, «1-56»). При уничтожении документов, подшитых в переходящее дело, допускается прикладывать копии внутренних описей дел за соответствующий хронологический период.
9.4.6 Согласование описей дел и актов о выделении к уничтожению
На заседании ЭК самостоятельных структурных подразделений рассматриваются описи дел и акты о выделении к уничтожению документов самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения).
Исполнитель составляет описи и акты и направляет их в рабочем порядке в СЕАЦ. При необходимости после рассмотрения исполнитель исправляет отмеченные недостатки и передает документы секретарю ЭК самостоятельного структурного подразделения для рассмотрения на заседании ЭК.
Секретарь ЭК оформляет проект протокола заседания ЭК в СЭД. В число согласующих проект протокола помимо членов ЭК самостоятельного структурного подразделения необходимо включить работников ПОУ (работника, который непосредственно смотрел представленные документы, заместителя начальника ПОУ, начальника ОКД и начальника СЕАЦ). Акт о выделении к уничтожению документов К, КТ согласовывается с УИБ. Если для согласования документов на заседании ЭК требуется участие приглашенных лиц, то их включают в число присутствовавших на заседании, а сам протокол подлежит согласованию с ними (в СЭД или, при отсутствии технической возможности, путем подписания листа согласования, распечатанного из СЭД на бумажном носителе).
После того, как протокол ЭК согласован в СЭД:
· в описи дел на бумажном носителе (оформляются в двух экземплярах) необходимо проставить:
– подпись исполнителя;
– дату и № протокола ЭК (присваивается СЭД);
– подпись работников ПОУ, согласующих документ;
– подпись утверждающего опись руководителя самостоятельного структурного подразделения;
· в акте о выделении документов к уничтожению на бумажном носителе проставляются:
– подпись исполнителя;
– подписи работников самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения), проводивших экспертизу ценности документов (т.е. входящих в состав ЭК самостоятельного структурного подразделения);
– подпись работников ПОУ, согласующих документ;
– подписи согласующих акт работников УИБ (для актов о выделении к уничтожению документов К, КТ);
– подпись утверждающего акт курирующего вице-президента.
Секретарь ЭК сканирует в СЭД подписанный протокол и документы к нему.
После утверждения описи (экземпляры СЕАЦ) и акты передаются в СЕАЦ для регистрации и учета. Подлинники актов и описей подлежат постоянному хранению в СЕАЦ.
Сводные описи дел и сводные акты о выделении к уничтожению рассматриваются на заседании ЦЭК. Согласованные ЦЭК акты утверждаются руководством Компании, но не раньше утверждения ЭПК РГАЭ описей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в акты, могут быть уничтожены.
Документы, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранятся в специально отведенном для них месте. Физическое уничтожение документов осуществляет СЕАЦ с привлечением подрядных организаций. При уничтожении документов делается соответствующая отметка в акте о выделении к уничтожению.
9.4.7 Порядок передачи дел на архивное хранение
Сформированные и оформленные в соответствии с требованиями, изложенными в пунктах 9.4.2, 9.4.2, 9.4.2.1, 9.4.2.2, 9.4.3 настоящей Инструкции, дела передаются на архивное хранение по описям дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно) хранения в соответствии с утвержденным графиком проведения экспертизы ценности дел.
Передаче на архивное хранение подлежат все дела прошедшие экспертизу ценности и включенные в описи. Допускается, по согласованию с СЕАЦ, оставлять дела на временное хранение в структурных подразделениях Компании.
В период подготовки дел самостоятельными структурными подразделениями, структурными подразделениями (подразделениями) к передаче на архивное хранение членами ЭК самостоятельных структурных подразделений и работниками СЕАЦ предварительно проверяется правильность формирования и оформления дел, а также составления описей дел, по которым они передаются на архивное хранение.
Все выявленные при проверке недостатки по формированию и оформлению дел работники самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) обязаны устранить до передачи дел на архивное хранение.
В случае обнаружения работниками СЕАЦ нарушений установленных правил по формированию и оформлению дел в процессе их приема на архивное хранение или выявления несоответствий с описями дел самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) работники самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) составившие опись и сдающие дела, должны устранить выявленные нарушения в недельный срок. При невозможности внести исправления за указанный промежуток времени срок может быть продлен по согласованию с СЕАЦ.
Если по итогам проверки дел в процессе их приема на архивное хранение были выявлены несоответствия с описями, то в описи вносятся соответствующие дополнения и изменения. Измененные описи необходимо переподписать, при этом их повторное согласование ЭК самостоятельного структурного подразделения не требуется. Сканированные уточненные описи дополнительно прикрепляются работниками СЕАЦ к карточке протокола заседания ЭК самостоятельного структурного подразделения в СЭД.
Подготовка дел и доставка их в архивное хранилище Компании производится работниками самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений), передающими дела на архивное хранение.
Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) передающего дела на архивное хранение.
9.5 Организация хранения и обеспечение сохранности документов
9.5.1 Общие положения об организации хранения и обеспечении сохранности документов
Сохранность документов в архиве Компании обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание документов в нормальном физическом состоянии.
В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:
– предоставление помещения для размещения архивных документов;
– обеспечение нормативных условий хранения документов;
– выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;
– проверка наличия и состояния документов.
9.5.2 Обеспечение нормативных условий хранения документов
Обеспечение нормативных условий хранения документов включает в себя:
– оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
– оборудование помещения архива Компании средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
– соблюдение противопожарного режима;
– соблюдение охранного режима;
– создание нормативных температурно-влажностного и светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
9.5.3 Требования к помещению, оборудованию и содержанию архива
9.5.3.1 Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, отвечать современным требованиям компактности и экономичности.
Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками.
9.5.3.2 Все поступающие в архив Компании документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах или в металлических шкафах.
9.5.3.3 Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив Компании, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.
Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного в Компании.
В случае выдачи архивных документов во временное пользование ОСТ, вынос архивных документов из здания Компании разрешается только при оформлении «Материального пропуска на вынос (вывоз) из здания ПАО «Транснефть» хозинвентаря, оргтехники и другого имущества».
9.5.3.4 Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
Защита документов от действия света обеспечивается их хранением в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.
Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.
Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола – 20-50 люксов, на рабочих столах – 100 люксов.
9.5.3.5 В архивохранилище для хранения документов на бумажных носителях устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: температура – 17-19°С, относительная влажность воздуха – 50-55%.
Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности воздуха.
Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах; также фиксируются меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.
При наличии в здании архива централизованной системы обеспечения соблюдения температурно-влажностного режима в помещениях, где хранятся документы, контроль за его соблюдением осуществляется в автоматическом режиме.
9.5.3.6 Помещения архива Компании должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
В помещениях архивохранилищ необходимо:
– проводить систематическую влажную уборку;
– не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей;
– обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 351; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!