ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ 11 страница
· своевременно представлять в ОКД служебные записки с резолюциями Руководства Компании о продлении срока исполнения документа.
8.7 Порядок снятия документов с контроля
Документ считается исполненным и снимается с контроля только после полного решения всех поставленных в нем вопросов и уведомлении об этом заинтересованных организаций или лиц.
Промежуточные ответы, как и запросы по исполняемому документу, не являются основанием для снятия поручения с контроля и признания его исполненным.
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование со всеми соисполнителями, представление на подпись, регистрацию и подготовку документа к пересылке адресату.
В Компании устанавливается следующий порядок снятия документов (поручений) с контроля:
· оформление докладной записки на имя первого вице-президента, вице-президента, заместителя вице-президента, выдавшего резолюцию, или к направлению деятельности которого относится документ, о снятии его с контроля.
· проставление в СЭД связки с зарегистрированным исходящим документом, соответствующим образом оформленным (с необходимым количеством виз) и подписанным Руководством Компании, а также имеющим ссылку в СЭД, в тексте и на специально предусмотренном на бланке поле на исходящий номер письма-запроса.
Пункты приказов и распоряжений Компании, требующие подготовки документов к определенному сроку, снимаются с контроля после принятия работником ОКД отчета исполнителя, содержащего связку с отчетным документом или скан-образ отчетного документа (в случае если документ подготовлен не в СЭД), или по согласованию с руководителем, на которого в соответствии с текстом приказа (распоряжения) возложен контроль за его исполнением, на основании резолюции на докладную записку-разрешение, выданной начальнику ОКД.
|
|
|
Ответственные исполнители контрольных решений, принятых коллегиальными органами управления, оформляют служебные записки-разрешения на имя председателя совещательного органа на продление или снятие с контроля соответствующего поручения.
Снятие с контроля решений общего собрания акционеров, Совета директоров и Правления осуществляется решениями данных органов на основании информации об их выполнении, составляемой секретарями данных органов.
Снятие с контроля проектов договоров осуществляется в СЭД автоматически после подписания или утверждения работниками ОКД по резолюции курирующего первого вице-президента, вице-президента, заместителя вице-президента по докладной записке.
|
|
|
9 Организация хранения, комплектования, учета
и использования документального фонда Компании
9.1Документальный и архивный фонды Компании
Документы, образующиеся в результате деятельности Компании, составляют документальный фонд.
Создание документального фонда Компании осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, отраслевых регламентов и т.д.
Часть документального фонда, включенная в учетные документы архива СЕАЦ, составляет архивный фонд Компании, который подлежит хранению в архиве Компании.
Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве Компании является совокупность архивных документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу деятельности Компании (далее – единица хранения).
Единицы хранения должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.
9.2 Организация формирования, хранения и учета документов в самостоятельных структурных подразделениях Компании
|
|
|
9.2.1 Цифровой классификатор самостоятельных структурных подразделений Компании
Для унификации системы индексирования самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) Компании создается цифровой классификатор. Цифровой классификатор самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) Компании составляется в соответствии с организационной структурой Компании и утверждается приказом.
Цифровое обозначение самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения, в состав которого входят структурные подразделения (подразделения), формируется из двузначного числа, начиная с «02» (индекс «01» присваивается разделу «Руководство») и суффикса «-00».
Пример –
| 02-00 |
Если в составе самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения нет структурных подразделений (подразделений), то суффикс «-00» не добавляется.
Пример –
| 02 |
Цифровое обозначение структурного подразделения (в состав которого входят подразделения) формируется путем прибавления к индексу структурного подразделения номера интегрированного структурного подразделения по порядку через точку начиная с «1» и суффикса «-00».
|
|
|
Пример –
| 02.1-00 |
Цифровое обозначение подразделения (входящего в состав структурного подразделения) формируется путем замещения в индексе структурного подразделения двух последних цифр номером подразделения по порядку начиная с «01».
Пример –
| 02.1-01 |
Цифровое обозначение подразделения, входящего в состав самостоятельного структурного подразделения, формируется путем прибавления к индексу самостоятельного структурного подразделения номера подразделения через знак дефиса начиная с «01».
Пример –
| 02-01 |
При упразднении самостоятельного структурного подразделения его цифровое обозначение можно использовать при составлении цифрового классификатора не ранее чем через 5 лет (например, если структурное подразделение было упразднено в 2016 году, повторно его цифровое обозначение можно будет использовать не ранее 2022 года).
В дополнение к цифровому обозначению по согласованию с СЕАЦ могут быть утверждены буквенные коды (сокращенные названия) самостоятельны структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений). Буквенный код структурного подразделения не является обязательным для всех структурных и интегрированных подразделений.
9.2.2 Номенклатура дел Компании
Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Компании составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Компании.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, долговременных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Номенклатура дел Компании разрабатывается на основании Устава
Компании, положений о самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях) Компании, организационных структур, планов и отчетов о работе, перечней типовых документов с указанием сроков хранения[1], отраслевых регламентов, цифрового классификатора структурных подразделений, номенклатур дел за предшествующие годы.
Самостоятельные структурные подразделения, структурные подразделения (подразделения) обязаны предоставлять положения о структурных подразделениях, планы и отчеты о работе по запросам СЕАЦ для использования при проверке номенклатур дел.
Структура номенклатуры дел определяется исходя из утвержденного приказом Компании цифрового классификатора структурных подразделений Компании, составленного в соответствии с организационной структурой Компании.
В Компании составляются сводная номенклатура дел Компании и номенклатуры дел самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений)
(в соответствии с приложениями Щ и Э).
Наименованиями разделов номенклатуры дел являются названия самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений). Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Компании и цифровым классификатором.
Если в самостоятельном структурном подразделении, структурном подразделении (подразделении) не образуются дела, то в его номенклатуре дел указывается резервное дело.
Дела, которые относятся к деятельности самостоятельного структурного подразделения в целом и могут вестись работниками как самостоятельного структурного подразделения, так и структурных подразделений (подразделений), вносятся в раздел самостоятельного структурного подразделения.
При согласовании номенклатур дел самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) работники СЕАЦ проверяют корректность их составления и могут вносить необходимые дополнения и уточнения.
9.2.3 Составление номенклатуры дел
9.2.3.1 Заполнение граф номенклатуры дел
Графы номенклатуры дел (в соответствии с приложениями Щ и Э) заполняются следующим образом.
В графе 1 «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из утвержденного цифрового обозначения самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) в соответствии с цифровым классификатором и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах раздела номенклатуры, начиная с номера «01». Части номенклатурного индекса указываются через дефис. В отдельных случаях, по согласованию с СЕАЦ, в состав индекса могут входить иные элементы (например, коды ОСТ).
Если дело содержит документы К, КТ, ДСП, то к индексу добавляются соответствующие обозначения («КТ» – гриф «Коммерческая тайна», «К» – «Конфиденциально», «ДСП» – пометка «Для служебного пользования»).
В графу 2 «Заголовок дела (тома)» номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее – заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д. в порядке расположения статей в перечнях.
Если дело состоит из нескольких томов, то они указываются отдельно, при этом индексы томам не присваиваются. Тома в деле выделяются при возможности определения тематики или корреспондентов по каждому (например, при ведении переписки с разными ОСТ по одному вопросу тома формируются отдельно по каждой организации).
Графа 3 «Количество дел (томов)» заполняется по окончании календарного года путем внесения сведений о количестве фактически заведенных дел (томов). Если дело по итогам года оказалось переходящим, то в графе 3 делается отметка: «Переходящее на следующий год».
В графе 4 «Срок хранения дела (тома) и № статей по перечню» указывается срок хранения и номер статьи по перечням.
В графе 5 «Примечание» во время составления номенклатуры дел проставляются следующие отметки:
· при указании на копийность документов – о месте хранения подлинников документов:
– если подлинники находятся в конкретном самостоятельном структурном подразделении, структурном подразделении (подразделении) Компании, то указывается индекс дела согласно номенклатуре (отметка «Подлинник в деле ________»);
– если подлинники находятся в нескольких самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях), то указывается их групповое наименование (например, отметка «Подлинники протоколов совещаний в структурных подразделениях по месту проведения»);
– если подлинники находятся в ОСТ или сторонних организациях, то указывается или конкретное наименование организации, или групповое наименование (например, отметки «Подлинники в ФАС России» или «Подлинники в ОСТ»);
· о переходящих делах (отметка «Переходящее с ____ года»), где указываются год заведения дела и индекс дела за предыдущий год, если он менялся;
· о нормативном документе, в соответствии с которым установлен срок хранения, если был использован не Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (например, отметка «Перечень НТД», если был использован Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
от 31.07.2007 № 1182.).
Если по окончании делопроизводственного года дело не было заведено, то проставляется соответствующая отметка (отметка «Дело не заведено»), и в следующем году дело в номенклатуру не вносится.
Также в данную графу переносятся отметки из графы «Примечание» перечней.
Если в перечнях указан временный срок хранения, а в графе «Примечание» имеется отметка, указывающая на то, что при отсутствии определенных документов срок хранения дела изменяется с временного на постоянный или долговременный, то в графе 5 «Примечание» необходимо указывать индекс дела, в котором находятся соответствующие документы постоянного или долговременного хранения (например, если при установлении срока хранения дела была использована статья, содержащая примечание «(1) При отсутствии годовых постоянно», то это примечание указывается в графе 5 «Примечание», а также делается отметка «Годовые в деле 00.0-00-00» (где 00.0-00-00 – индекс дела).
Если дело ведется только в СЭД, иных информационных системах или документы хранятся на FTP ресурсе, то в данной графе делается соответствующая отметка (например, «Дело ведется в АСКИД», «Дело ведется в СЭД»). Если дело ведется одновременно в электронном виде и на бумажных носителях, то отметка не проставляется.
9.2.3.2 Составление заголовков дел
В номенклатуры дел самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) Компании включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки их работы, в том числе переходящие дела, а также дела К, КТ, ДСП.
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных и реферативных изданий, справочников, бюллетеней, поздравлений и других подобных материалов.
При формулировании заголовка дела необходимо придерживаться следующих требований.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные документы», «справочные материалы», «общая, оперативная переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел К, КТ, ДСП составляются так же, как и для дел, содержащих документы общего доступа.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
· наименование вида документов (переписка, протоколы, приказы, планы и т.д.) или, если в деле содержится несколько видов документов, указывается слово «Документы» и в скобках перечисляются основные виды;
· наименование самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения);
· наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
· краткое содержание документов дела;
· даты (период), к которым относятся документы;
· указание на копийность документов.
Полный набор элементов используется не всегда, состав элементов заголовка дела определяется характером документов, помещенных в дело.
В заголовках дел, содержащих несколько видов документов по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а после слова «документы» в скобках указываются основные виды документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Пример –
| Документы (планы, списки, характеристики экспонатов) о проведении международных выставок |
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу.
Пример –
| Документы (докладные записки, служебные записки и т.п.) к протоколам заседаний Тендерного комитета ПАО «Транснефть» |
Наименование организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое наименование.
Пример –
| Протоколы заседаний Тендерного комитета ПАО «Транснефть». |
В заголовке, который начинается со слова «Переписка», обязательно уточняется, с кем она ведется и по какому вопросу.
Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, они в заголовке дела не перечисляются, а указывается их общее видовое наименование.
Пример –
| Переписка с ОСТ по вопросам поставки оборудования |
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Пример –
| Переписка с ООО «Транснефть Финанс» по вопросам заключения договоров |
Если дело сформировано из копий документов, в заголовках дел указывается их копийность.
Пример –
| Положение о департаменте управления делами, должностные инструкции работников департамента. Копии |
Указаний на подлинность документов в заголовке не требуется, при отсутствии слова «Копия» («Копии») в заголовке документ по умолчанию считается подлинным.
Если в рамках номенклатуры дел самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) образуются дела, которые ведутся ОСТ, то они выделяются в отдельный подраздел. Индексы для данных дел формируются путем прибавления к цифровому обозначению структурного самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) кода ОСТ в соответствии с утвержденным приказом перечнем.
Пример –
| 17.2-01-ТНФ |
Информационные базы и программные комплексы, эксплуатация которых осуществляется в Компании, необходимо вносить в номенклатуру дел отдельными позициями в разделы самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений), обеспечивающих работу систем. Срок хранения баз и систем не может быть меньше, чем срок хранения документов и сведений, содержащихся в них. В графе 5 «Примечание» у данных видов дел указывается, что они являются переходящими, годом заведения дела считается год ввода базы или комплекса в эксплуатацию.
При формулировке заголовков дел рекомендуется придерживаться заголовков, применяемых в перечнях типовых архивных документов.
9.2.3.3 Порядок согласования и утверждения номенклатур дел самостоятельных структурных подразделений
Ответственность за организацию своевременного составления номенклатур дел самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) и представления их в СЕАЦ возлагается на руководителей самостоятельных структурных подразделений, а также на секретарей экспертных комиссий самостоятельных структурных подразделений.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 293; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!