ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ 8 страница
В случае необходимости проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов исполнитель сообщает об этом автору обращения гражданина, члена Федерального Собрания Российской Федерации (в таком случае в 3-дневный срок со дня получения вышеуказанного обращения исполнитель готовит проект ответа для представления его на подпись уполномоченному лицу). Окончательный ответ представляется не позднее чем через 30 дней со дня поступления обращения.
Запрещается помещать в СЭД поступившие в Компанию документы К, КТ, в тексте которых имеются явные указания об установлении запрета на снятие с них копий, сканирование, размещение в СЭД, а также на дальнейшее распространение документа в бумажном и/или электронном виде.
Поступившие документы с пометкой «Для служебного пользования» или «ДСП», а также содержащие персональные данные специальных категорий (персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни субъектов персональных данных), а также с вышеупомянутыми ограничениями на обращение с ними, после регистрации в СЭД передаются руководителям и работникам Компании на бумажном носителе под подпись в сформированной в СЭД и распечатанной карточке передачи, которые формируются в дела ОКД или ответственным за делопроизводство в самостоятельном структурном подразделении, при этом скан-образ таких документов в СЭД не размещается.
|
|
|
7.1.3 Рассмотрение документов, поступивших в адрес Компании
Документы, адресованные Руководству Компании, предварительно рассматриваются в ОКД и после регистрации (если документ адресован Руководству Компании) направляются на рассмотрение Руководству Компании или делегируются соответствующим работникам, имеющим соответствующие технологические учетные записи в соответствующем самостоятельном структурном подразделении, для регистрации (если документ адресован в самостоятельное структурное подразделение, структурное подразделение (подразделение).
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения Руководством Компании. Такие документы направляются непосредственно в самостоятельные структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Компании распределением обязанностей между Президентом, первым вице-президентом, вице-президентами.
|
|
|
При предварительном рассмотрении входящих документов из органов государственной власти, в том числе из Федеральной антимонопольной службы, Федеральной службы судебных приставов, Центрального Банка Российской Федерации, органов судебной системы и прокуратуры (предписания, исполнительные листы и документы, в тексте которых устанавливаются сроки их исполнения, требования об уплате штрафов Центрального Банка Российской Федерации), проверяются сроки исполнения, указанные в данных документах. В случае если на момент поступления в Компанию срок исполнения, указанный в перечисленных документах, составляет менее 5 рабочих дней, документ незамедлительно передается на рассмотрение руководству Компании в соответствии с утвержденным распределением обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению для последующей регистрации ответственными за делопроизводство в самостоятельном структурном подразделении, документы, адресованные непосредственно самостоятельным структурным подразделениям, структурным подразделениям (подразделениям) или лицам в самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях).
|
|
|
Документы, адресованные Президенту Компании, а также без указания конкретного лица или самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) регистрируются специально назначенными работниками ОКД по принципу «Одного окна», и передаются на рассмотрение вице-президентам по направлениям деятельности, при этом по каждому документу проводится углубленная аналитическая работа с целью наиболее точного определения направлений деятельности, затрагиваемых в документе. При регистрации по документу пишется емкий автореферат, позволяющий четко и быстро определить его содержание и по итогам каждого рабочего дня формируется итоговая таблица для Президента Компании с перечнем всех поступивших на его имя документов, и указанием Ф.И.О. руководителей, на рассмотрение которым документы переданы в соответствии с направлениями их деятельности.
Аналогичная схема используется при обработке документов, адресованных вице-президенту по вопросам социальной и кадровой политики, при этом указанные документы по заранее согласованной схеме передаются на рассмотрение напрямую руководителям самостоятельных структурных подразделений, курируемых вице-президентом по вопросам социальной и кадровой политики.
|
|
|
При наличии в документе, подлежащем докладу Президенту Компании, ссылки на предыдущий документ работник ОКД, осуществляющий регистрацию документа, обязан указать его регистрационный номер и Ф.И.О. исполнителя, а также связать в СЭД регистрационные карточки документов между собой. Информация размещается на нижнем поле документа.
Поступившие телеграммы и телетайпограммы принимаются под подпись с проставлением даты и времени приема, регистрируются в СЭД, а затем передаются на рассмотрение Руководству Компании.
Поступившие в ОКД факсограммы также проходят предварительное рассмотрение в ОКД. Факсограммы, адресованные Руководству Компании, регистрируются в СЭД и передаются на рассмотрение Руководству Компании или по принадлежности в самостоятельное структурное подразделение. Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее самостоятельное структурное подразделение, а в СЭД проставляется соответствующая отметка о дате и способе поступления подлинника документа.
Документы, адресованные Руководству Компании, поступающие
в Компанию на электронный адрес, регистрируются в ОКД, а адресованные в самостоятельные структурные подразделения, структурные подразделения (подразделения) – ответственными за делопроизводство в соответствующих самостоятельных структурных подразделениях, при условии наличия подписи на документе.
Поступающие на имя Руководства Компании документы, которые по своему характеру не требуют указаний Руководства Компании, после регистрации в СЭД передаются на исполнение непосредственно в самостоятельные структурные подразделения Компании (руководителю самостоятельного структурного подразделения). В самостоятельные структурные подразделения направляются документы-ответы, поступившие в соответствии с запросами самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) Компании и имеющие отсылку к исходящему документу Компании. Документы, адресованные конкретным лицам, направляются непосредственно им.
Ответственность за доклад Руководству Компании документов, поступивших напрямую в самостоятельные структурные подразделения, структурные подразделения (подразделения), возлагается на руководителей соответствующих самостоятельных структурных подразделений.
Обработанные письма и телеграммы передаются по назначению по мере их поступления в течение всего рабочего дня.
Передача документов на доклад Руководству Компании осуществляется в день их поступления. Срочная корреспонденция передается на рассмотрение незамедлительно.
Передача зарегистрированных документов в приемную Президента Компании осуществляется работниками ОКД. Документы передаются референту.
Секретари вице-президентов и заместителей вице-президентов забирают документы в ОКД не менее 4-х раз в день и передают их на рассмотрение руководителям, а также возвращают документы с резолюциями для внесения их в СЭД.
Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание конкретным исполнителям о порядке и характере исполнения документов, а в необходимых случаях – о сроках исполнения.
Указание об исполнении документа дается, как правило, одному лицу. Если поручение дается нескольким исполнителям, то ответственным за исполнение документа является исполнитель, который в резолюции указан первым или тот исполнитель, на которого возложено обобщение (свод).
Ответственному исполнителю предоставляется право созывать соисполнителей и координировать их работу по выработке согласованного решения и подготовке итогового документа (определять порядок подготовки и согласования итогового документа в установленном порядке), а также докладывать автору резолюции обобщенный ответ.
Соисполнители отвечают за своевременное и качественное исполнение резолюции по документу и должны представлять материалы ответственному исполнителю не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения резолюции или в другой согласованный с ответственным исполнителем срок, а в случаях когда срок исполнения составляет менее трех дней – в течение одного дня. В случае несвоевременного представления соисполнителями материалов по исполнению резолюции, ответственный исполнитель готовит проект документа без учета позиции соисполнителей и докладывает автору резолюции о факте непредставления материалов соисполнителями.
Резолюция на бумажном носителе пишется на самом документе или на специальном именном бланке для резолюций (в соответствии с приложениями Т и У).
Резолюция должна включать:
· регистрационный номер и дату документа (если пишется на специальном именном бланке);
· фамилию исполнителя (исполнителей);
· содержание поручения;
· срок исполнения;
· подпись и дату рассмотрения.
Пример –
| Сидорову А.С. Подготовить план мероприятий к 01.02.2010. Личная подпись дата ДД.ММ.ГГГГ |
Руководство Компании в своих резолюциях в качестве ответственных исполнителей указывают руководителей самостоятельных структурных подразделений, деятельностью которых они руководят в соответствии с распределением обязанностей между Президентом, первым вице-президентом, вице-президентами.
После рассмотрения Руководством Компании входящие документы через референта Президента Компании, референтов (секретарей) первого вице-президента, вице-президентов, которые не работают в СЭД, возвращаются в ОКД для постановки документов на контроль, занесения резолюции по их исполнению в СЭД и доведения их до исполнителей.
Работники ОКД проводят ежедневный мониторинг резолюций первого вице-президента, вице-президентов, работающих в СЭД, с целью постановки на контроль резолюций и документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Секретари заместителей вице-президентов осуществляют занесение резолюций по документам в СЭД и доведение документов до исполнителей, в том числе не подключенных к СЭД, самостоятельно.
Подлинники обработанных документов на бумажных носителях работник ОКД раскладывает по ячейкам, закрепленным за каждым самостоятельным структурным подразделением Компании.
Руководители и работники самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) обязаны осуществлять постоянный мониторинг задач, поступающих в СЭД.
Работники самостоятельных структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны не реже двух раз в течение рабочего дня забирать почту из своих ячеек, а срочные документы – немедленно после поступления сообщения об их наличии.
Документы, адресованные по резолюции Руководства Компании в ОСТ, как правило, направляются по факсимильной связи через телетайпную АО «Связьтранснефть» или по СЭД в подключенные ОСТ, а также через соответствующие ячейки ОКД (при наличии).
Документы ДСП, а также подлинники документов К, КТ выдаются исполнителям ответственным работником ОКД по карточке учета выдачи документов К, КТ, ДСП, распечатанной из СЭД, под подпись, карточка учета подшивается в дело ОКД.
7.1.4 Работа с документами в самостоятельных структурных подразделениях Компании
Повторная регистрация зарегистрированных документов с резолюциями Руководства Компании в самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях) не производится. Учет прохождения этих документов и контроль за исполнением осуществляется с использованием СЭД.
Работник, ответственный за делопроизводство в самостоятельном структурном подразделении, передает рассмотренные в СЭД руководителем самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) подлинники документов, поступивших на бумажном носителе исполнителю для приобщения в дело согласно утвержденной номенклатуре дел самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения).
Руководители самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) или, в случае временного отсутствия руководителя, заместители руководителей самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений), или иные работники соответствующих самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) по указанию вышеназванных руководителей обязаны рассматривать корреспонденцию в день ее получения, а также доводить ее до исполнителей в день рассмотрения, контролировать качественное исполнение документов по существу вопросов в установленные сроки.
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование (визирование), представление на подпись Руководству Компании или руководителю самостоятельного структурного подразделения.
Соисполнители документа обязаны представить ответственному исполнителю в установленный срок все материалы для обобщения и подготовки проекта документа. Они в равной мере с основными исполнителями несут ответственность за своевременную и качественную подготовку документа.
Исполнитель подготавливает документ к пересылке адресату, определяет необходимое количество экземпляров, передает документ на тиражирование, готовит список рассылки, определяет форму доставки документа. Проекты служебных писем передаются после согласования в СЭД исполнителем или назначенным работником ОКД на подпись:
· Президенту Компании – через референта Президента;
· первому вице-президенту, вице-президентам и заместителям вице-президентов – через референтов (секретарей).
Референт Президента, референты (секретари) вице-президентов и заместителей вице-президентов обязаны проверить правильность оформления реквизитов документа, соответствие их требованиям настоящей Инструкции и наличие необходимых виз на листе согласования, распечатанном исполнителем или назначенным работником ОКД из СЭД.
Проекты исходящих документов, представляемые на подпись Президенту Компании, визируются в СЭД первым вице-президентом, вице-президентами (персональный круг согласующих зависит от резолюции Президента на документе-основании или компетенции вице-президентов, определенной распределением обязанностей между Президентом, первым вице-президентом, вице-президентами) и исполнителями. К проекту письма-ответа должен быть приложен документ-основание.
Подписанный Руководством Компании исходящий документ передается исполнителем в ОКД для регистрации и отправки или, в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, после регистрации письма в ОКД отправляется исполнителем.
7.2 Порядок подготовки, регистрации и отправки исходящих документов Компании
7.2.1 Регистрация исходящих документов
Исходящая корреспонденция (в том числе телетайпограммы) за подписью Руководства Компании централизованно регистрируется в СЭД работниками ОКД.
Работник ОКД, получив от исполнителя подготовленную к регистрации корреспонденцию, обязан:
· проверить соответствие бланка письма, наличие подписи, адресата, почтового адреса, заголовка письма, количество приложений по тексту письма, сведения об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, а также наличие кода Компании, индекса самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) и номера дела по номенклатуре;
· проверить наличие пометки на карточке письма в СЭД о способе доставки: почтовое (Почта России (заказное письмо, заказное письмо с уведомлением, простое письмо, ценное письмо и т.п.), экспресс-почта (DHL), нарочным, факс, факс с досылкой почтой, электронная почта, СЭД, экспедиция Минэнерго России, телеграмма, телетайпограмма);
· при наличии конфиденциальных приложений сверить сведения о грифе конфиденциальности, их соответствии сопроводительному письму, регистрационном учетном номере документа и конфиденциальных приложений к нему, количестве отпечатанных экземпляров с расчетом-рассылкой, учетные номера приложений, об обладателе коммерческой тайны для документов КТ;
· проставить на документе и его копиях порядковый исходящий номер и дату.
Пример –
| 27.03.2010 № АК-13-01-08/2736 где: 27.03.2010 – дата; АК – код Компании; 13-01 – индекс структурного подразделения; 08 – номер дела по номенклатуре; 2736 – порядковый исходящий номер. |
Учетный номер исходящего документа К, КТ дополняется суффиксом – «-КТ», «-К».
Пример –
| № АК-01-01/10000-КТ |
· проверить правильность заполнения исполнителем регистрационной карточки исходящего документа в СЭД;
· проверить связку с документом-основанием;
· прикрепить к карточке зарегистрированного исходящего письма
его скан-образ с подписью руководителя, номером и датой, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией;
· проверить наличие в РК исходящего документа приложений, указанных в письме, прикрепленных исполнителем.
Выдача подписанных документов на руки исполнителю допускается в тех случаях, когда исполнитель передает документ по электронной почте или адресату лично (нарочным).
Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
Передача документов с грифами «Конфиденциально», «Коммерческая Тайна» за пределы Компании оформляется сопроводительным письмом за подписью Президента Компании, первого вице-президента Компании, вице-президента Компании или лиц, уполномоченных в установленным порядке на ведение внешней переписки по направлению их деятельности (по доверенности от лица Президента Компании). При оформлении и регистрации документа вне СЭД в журналах учета документов делается отметка о месте нахождения данного экземпляра со ссылкой на исходящий номер сопроводительного письма, номера экземпляра и адресата. При регистрации документа с сопроводительным письмом такие отметки выполняются в СЭД согласно соответствующему регламенту СЭД.
Документы (приложения) К, КТ, подготовленные для отправки на МНИ, перед сдачей в ОКД, предварительно, вместе с проектом сопроводительного письма (поступлении его на согласование в СЭД), представляются на согласование в УИБ для контроля соответствия информации, указанной в письме, и реально записанной на машинном носителе информации.
После регистрации исходящего письма, содержащего сведения К, КТ, в СЭД регистратор ОКД прикрепляет к карточке исходящего письма скан-образ документа с подписью руководителя, исключение составляют исходящие письма, которые адресованы в ОСТ, подключенные к СЭД (в том числе через МВО), в этом случае прикрепление скан-образа не требуется.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 325; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!