ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ 9 страница
7.2.2 Отправка исходящей корреспонденции
ОКД централизованно осуществляет отправку исходящих документов Компании следующими способами:
• почтовой связью через ФГУП «Почта России» в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234 (документы, предназначенные для отправки, принимаются ОКД полностью оформленными и подписанными с указанием почтового индекса, населенного пункта, адреса и адресата, номера факса);
• по каналам факсимильной связи через телетайпную АО «Связьтранснефть»;
• по каналам телеграфной связи через телетайпную АО «Связьтранснефть»;
• экспресс-почтой (работы по оформлению исходящей корреспонденции Компании, предназначенной для отправки службой экспресс-почты, осуществляются исполнителем документа, а по отправке и учету – ОКД).
• нарочным в Минэнерго России (письма, адресованные в Минэнерго России, заносятся в самостоятельный реестр и доставляются в экспедицию министерства нарочным работником ОКД ежедневно по рабочим дням не позднее 12:00).
Исполнители писем осуществляют самостоятельную отправку исходящих документов Компании следующими способами:
• нарочным;
• по каналам электронной связи.
Отправка (пересылка) документов К, КТ осуществляется ОКД, как правило, заказными почтовыми отправлениями, а также нарочным (работником самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) Компании).
|
|
|
При отправке документов К, КТ, ДСП на конверте указываются адрес, наименование получателя и отправителя с добавлением пометки «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» или «Для служебного пользования». При отправке документов К, КТ, ДСП с нарочным дополнительно указываются номера вложенных документов.
Пакеты передаются по реестру передачи документов или по разовой расписке, в которой кроме подписи о получении пакетов, проставляется печать или штамп организации-получателя. Реестры и полученные разовые расписки ограничительного грифа не имеют.
Отправка документов, в том числе содержащих сведения К, КТ, в подключенные к СЭД ОСТ осуществляется автоматически при условии проставления исполнителем в карточке документа способа доставки «СЭД».
Отправка документов, лично подписанных в СЭД Руководством Компании, в не подключенные к СЭД ОСТ осуществляется работниками ОКД или исполнителем (в зависимости от способа отправки) при условии внесения исполнителем в поле «Содержание» карточки документа надписи «Подпись только в СЭД», при этом на бумажных экземплярах документов проставляется штамп, подтверждающий наличие подписи в СЭД.
|
|
|
Самостоятельными структурными подразделениями, структурными подразделениями (подразделениями) самостоятельно осуществляется срочная отправка корреспонденции при помощи службы экспресс-почты (DHL), по каналам факсимильной связи или нарочным.
Документы, подлежащие отправке, должны быть подготовлены к отправке в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
7.2.2.1 Почтовая отправка (ФГУП «Почта России»)
Работник ОКД, получив подготовленные к почтовой отправке письма, обязан:
· проверить наличие подписи, адреса, исходящего номера, даты и приложений;
· осуществить обработку отправляемой корреспонденции, включая ее сортировку по видам отправки (почта: простая, заказная, заказная с уведомлением), вложение в конверты, написание адресов на конвертах по информации, представленной исполнителем письма, их заклеивание, взвешивание, определение и проставление стоимости отправления, запись в реестры простой и заказной почты Компании;
· внести соответствующую запись в Журнал учета введенных денежных сумм и показаний счетчиков с количеством письменной корреспонденции, принятой за текущий день.
|
|
|
Почтовая отправка корреспонденции в Компании осуществляется в 09:15 по рабочим дням.
7.2.2.2 Отправка по каналам факсимильной связи через телетайпную АО «Связьтранснефть»
Отправку исходящих документов по факсу осуществляет телетайпная
АО «Связьтранснефть». Работник ОКД доставляет полностью оформленные исходящие документы Компании в телетайпную для отправки их факсимильной связью и передает документы под подпись работнику телетайпной АО «Связьтранснефть» по реестру (в соответствии с приложением Ф).
Документы К, КТ, ДСП факсимильной связью не отправляются.
7.2.2.3 Отправка по каналам телеграфной связи через телетайпную
АО «Связьтранснефть» (телетайпограммы);
Отправку исходящих телетайпограмм осуществляет телетайпная
АО «Связьтранснефть». Работник ОКД доставляет полностью оформленные телетайпограммы Компании в телетайпную для отправки и передает документы под подпись работнику телетайпной АО «Связьтранснефть» по реестру (в соответствии с
приложением Ф).
Передача телетайпограмм в телетайпную осуществляется ОКД в течение рабочего дня по рабочим дням с 09:00 до 19:50 , в пятницу – с 09: 00 до 18:50.
Срочные телетайпограммы доставляются в телетайпную незамедлительно.
|
|
|
Документы К, КТ, ДСП через телетайпную не отправляются (за исключением телетайпограмм, содержащих сведения об остановках и работе МН, МНПП сниженным режимом с грифом «коммерческая тайна»).
По требованию исполнителя зарегистрированная телетайпограмма может быть выдана исполнителю на руки для передачи ее посредством факсимильной связи с соответствующей отметкой в СЭД.
7.2.2.4 Оформление и учет исходящей корреспонденции, отправляемой
экспресс-почтой (DHL)
Работник ОКД осуществляет централизованный прием от работников самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) Компании исходящей корреспонденции, оформленной для отправки экспресс-почтой (DHL), и обеспечивает вызов курьера экспресс-почты (DHL) один раз в день к 16:00 часам.
Прием оформленной исходящей корреспонденции, подлежащей отправке
экспресс-почтой (DHL) в течение текущего рабочего дня, осуществляется до 15:00 текущего рабочего дня.
Исходящая корреспонденция, переданная на отправку после 15:00, отправляется на следующий рабочий день.
Оформление исходящей корреспонденции осуществляется исполнителем, который помещает корреспонденцию, предназначенную для отправки в специальный конверт экспресс-почты (DHL), заполняет бланки накладных и реестр (в соответствии с
приложением Х). При отправке нескольких документов в один адрес, они упаковываются в один конверт. Документы, оформленные с нарушением требований, к отправке не принимаются.
Исполнителем заполняется:
· накладная (состоящая из 3-х экземпляров) установленного образца для экспресс-почты (DHL) по следующим графам:
в графе «2» – фамилия, инициалы грузоотправителя (исполнителя документа);
в графе «3» – наименование грузополучателя (организации, предприятия, компании и др.), почтовый адрес доставки, почтовый индекс, страна, фамилия контактного лица и его телефон;
в графе «5» – наименование документа, при наличии его регистрационный номер, количество документов, вложенных в один конверт;
в графе «7» – подпись отправителя и дата передачи отправления курьеру службы экспресс-почты (DHL);
· реестр на корреспонденцию, отправляемую службой экспресс-почты (DHL), с обязательным указанием наименований и номеров передаваемых документов.
Реестр составляется в двух экземплярах. Один экземпляр реестра с приложением конверта с корреспонденцией и накладной передается работнику ОКД, второй остается у исполнителя.
Для организации учета исходящей корреспонденции, отправляемой службой экспресс-почты (DHL), работником ОКД ведется дело с реестрами и квитанциями на данную корреспонденцию, которое формируется по хронологическому принципу.
К каждому реестру прикрепляется 3-й экземпляр накладной, который остается в Компании после приема корреспонденции курьером службы
экспресс-почты (DHL).
При необходимости исполнитель прикладывает к конверту уведомление о вручении корреспонденции адресату, тогда контроль доставки осуществляется через получение от службы экспресс-почты (DHL) уведомления о вручении корреспонденции адресату. Факт получения уведомления отмечается в графе № 7 реестра работником ОКД. Уведомления передаются отправителю под подпись.
Вызов курьера службы экспресс-почты (DHL) производится работником ОКД по телефону с указанием номера договора и перечислением городов отправок.
Работник ОКД передает курьеру службы экспресс-почты (DHL) упакованную в конверты корреспонденцию с накладными.
День приема документов службой экспресс-почты (DHL) и выходные дни не считаются днем отправки документов. Отправка документов осуществляется службой экспресс-почты (DHL) только на следующий рабочий день после приема документов Компании.
7.3 Особенности обработки документов К, КТ
7.3.1 Регистрация документов К, КТ, не подлежащих размещению в СЭД, а также машинных носителей информации.
В случае если документ не подлежит регистрации в СЭД, он регистрируется без заведения регистрационной карточки в СЭД, в журнале учета (в соответствии с приложением Ц), ведущемся в самостоятельном структурном подразделении Компании. Таким же образом ведется регистрация внешних машинных носителей информации для записи информации К, КТ и внутреннего использования.
Регистрация документов на машинных носителях, создаваемых и распространяемых вместе с сопровождающих их внутренним или внешним входящим, исходящим документом, производится в СЭД или в журнале учета (в соответствии с приложением Ц), одновременно с сопровождающим его документом. При этом на машинном носителе указывают гриф конфиденциальности и регистрационные данные сопровождающего документа.
Пример –
| «Коммерческая тайна, Экз.№___, Публичное акционерное общество «Транснефть», 119180, г. Москва, ул. Б. Полянка, д. 57, к исх.№ 00-00-00/XXXX-КТ от ДД.ММ.ГГГГ» |
Порядковый регистрационный номер, присваиваемый при регистрации документа по журналу учета (в соответствии с приложением Ц), должен иметь отличительный признак (суффикс регистрационного номера), позволяющий однозначно идентифицировать зарегистрированный по данному журналу документ и исключить возможность дублирования регистрационных номеров с номерами документов, зарегистрированных в СЭД и журналах других самостоятельных структурных подразделений.
Учет движения документов К, КТ, зарегистрированных в СЭД, производится средствами СЭД.
Учет движения документов, зарегистрированных в журнале учета, осуществляется в том же журнале путем внесения соответствующих записей о движении документа в журналах самостоятельных структурных подразделений.
Документы К, КТ, поступившие в самостоятельное структурное подразделение, структурное подразделение (подразделение) через СЭД, по электронной почте и иным информационным системам и обрабатываемые в электронном виде (без вывода на бумажные или машинные носители), регистрации и учету в журнале учета не подлежат.
В случае необходимости, если зарегистрированный и размещенный в СЭД документ К, КТ распечатывается на бумажном носителе для последующего неавтоматизированного использования (вне СЭД), и при необходимости документального оформления его дальнейшего использования, он подлежит учету в журнале учета с имеющимся регистрационным номером в СЭД. При этом на документе в правом верхнем углу указывается номер экземпляра (в рамках каждого самостоятельного структурного подразделения с № 1), а в правом нижнем углу должен указываться номенклатурный номер журнала и порядковой номер учетной записи по журналу учета. Аналогичный порядок устанавливается для учета исходящих из самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) (поступивших в самостоятельные структурные подразделения, структурные подразделения (подразделения) вне СЭД документов К, КТ. При возврате, уничтожении, отправке или подшивке в дело в журнале учета делается соответствующая пометка.
Журнал учета документов разбивается на две части и используется:
а) в целях регистрации создаваемых в самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях) Компании документов К, КТ, не подлежащих регистрации в СЭД, а также регистрации МНИ, используемых для записи информации К, КТ и внутреннего использования в самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях) Компании;
б) для целей документального учета и фиксации поступления в самостоятельные структурные подразделения, структурные подразделения (подразделения) Компании документов К, КТ на материальных, в том числе машинных, носителях информации вне СЭД, их передачи в другие самостоятельные структурные подразделения, структурные подразделения (подразделения) и исполнителям, отправки и уничтожения.
Обе части журнала ведутся по одной и той же форме, в соответствии с приложением Ц, в зависимости от целей его использования, может не содержать одну из указанных выше частей («а» или «б»). При этом часть «б» журнала используется для учета документов, имеющих регистрационный номер, полученный из СЭД, или номер, присвоенный документу при регистрации в части «а» журналов учета самостоятельных структурных подразделений Компании (в соответствии с приложением Ц).
Ведение журнала учета в самостоятельных структурных подразделениях Компании осуществляется работником, ответственным за делопроизводство в самостоятельном структурном подразделении, при этом в номенклатуру дел самостоятельного структурного подразделения в обязательном порядке вносятся соответствующие дела, в примечании к которым делается отметка о том, какая часть журнала (а, б) ведется в самостоятельном структурном подразделении.
Листы журналов учета в самостоятельных структурных подразделениях нумеруются, прошиваются и опечатываются печатью ОКД.
Пример –
| В данном журнале прошито и пронумеровано _____________________________________ листов (кол-во цифрами и прописью) наименование должности (подпись) расшифровка подписи ДД.ММ.ГГГГ печать |
Регистрационный номер внутреннего документа, содержащего гриф конфиденциальности, включает в себя следующие элементы:
- индекс дела по номенклатуре дел самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения), где хх-хх – код самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) в соответствии с цифровым классификатором, а уу – порядковый номер дела в соответствии с номенклатурой дел (хх-хх-yy);
- порядковый номер документа в пределах года (1234);
- аббревиатура самостоятельного структурного подразделения;
- краткое обозначение грифа конфиденциальности документа: коммерческая тайна – КТ, конфиденциально – К через дефис;
- дата регистрации (ДД.ММ.ГГГГ).
Пример регистрационного номера: № 29-01-01/1234кад-КТ от ДД.ММ.ГГГГ,
№ 22.1-01-01/567дб-КТ от ДД.ММ.ГГГГ.
Журнал учета в самостоятельном структурном подразделении, заводимый лишь для справочного учета документов в самостоятельном структурном подразделении, структурном подразделении (подразделении) (только часть «б»), без цели регистрации создаваемых в самостоятельном структурном подразделении, структурном подразделении (подразделении) документов К, КТ и машинных носителей, а также без цели ведения документального (под подпись в журнале) учета оформления передачи и иного обращения с документами между исполнителями, по решению руководителя самостоятельного структурного подразделения может вестись в электронном виде с обязательным распечатыванием и оформлением (как указано выше) в конце календарного года (периода проверки).
Документы, зарегистрированные и/или учтенные в журнале (в соответствии с приложением Ц), подлежат контролю их наличия в самостоятельном структурном подразделении, структурном подразделении (подразделении) ответственным за делопроизводство в самостоятельном структурном подразделении не реже одного раза в квартал.
7.3.2 Регистрация отдельных видов документов К, КТ в СЭД
Обязательному учету в СЭД подлежат следующие документы:
- оперативные сводки о движении нефти в системе МН;
- оперативные сводки о движении нефтепродуктов в системе МНПП;
- текущий план приема нефтепродуктов на магистральные нефтепродуктопроводы;
- предложения корректировки плана приема нефтепродуктов на магистральные нефтепродуктопроводы на месяц;
- графики транспортировки нефти на месяц;
- планы остановок магистральных нефте- и нефтепродуктопроводов и др.
При направлении указанных документов в самостоятельные структурные подразделения исполнителем создается карточка служебной записки, а при направлении в ОСТ исполнителем создается карточка исходящего письма, при этом учетным номером документа является номер служебной записки или исходящего письма Компании соответственно.
При подготовке документа К, КТ, адресованного в ОСТ, как подключенные к СЭД, так и не подключенные, исполнитель составляет лист рассылки с указанием номеров экземпляров для каждого ОСТ. При этом те ОСТ, которые получили документ по СЭД, при необходимости распечатки его на бумажный носитель в обязательном порядке проставляют на нем номер экземпляра в соответствии с указателем рассылки, а для ОСТ, не подключенных к СЭД, распечатывает и проставляет экземпляры в соответствии с указателем рассылки исполнитель письма. При этом на документе в правом нижнем углу должен указываться номенклатурный номер журнала и порядковой номер учетной записи по журналу учета.
7.3.3 Регистрация, учет и оформление машинных носителей информации, предназначенных для записи информации К, КТ
Учет внешних машинных носителей информации (например, USB флеш-носители, внешние HDD диски и др.), предназначенных для записи информации К, КТ и внутреннего использования в производственных целях (без передачи в другие организации), осуществляется в соответствии с пунктом 10.3.6 ОР-03.100.00-КТН-061-15. МНИ выдаются во временное пользование работникам под подпись в реестре на выдачу МНИ либо в журнале учета МНИ (при длительном использовании).
Гриф конфиденциальности, регистрационный номер (для МНИ, направляемых в другие организации) либо учетный номер (для внутренних МНИ) и номер экземпляра МНИ могут быть отпечатаны (написаны от руки) и указываться на ярлыках (наклейках, бирках), прикрепленных (наклеенных) на корпус МНИ, или проставляться ручным способом несмывающимся фломастером на корпусе МНИ.
В другие организации МНИ могут направляться только с сопроводительным письмом. Учетным номером МНИ является номер исходящего письма Компании. Как правило, для отправки используются компакт-диски (CD, DVD) с нанесенным логотипом Компании, соответствующим грифом конфиденциальности и пометкой «к исх. №___».
При отправке такого носителя, исполнителем на МНИ проставляется соответствующий гриф, пометка «к исх. №___» (указывается номер и дата сопроводительного письма) и, при необходимости, краткое содержание записанной информации.
МНИ с нанесенными на них указанными реквизитами и логотипом Компании работники получают в УИБ.
Внешние МНИ (кроме направляемых в другие организации), полученные для выполнения служебных задач в УИБ, по миновании надобности, при выполнении служебного задания, увольнении, переводе и т.п., сдаются под подпись ответственному работнику УИБ.
7.3.4 Копирование документов К, КТ, не подлежащих заведению в СЭД
Копирование документов К, КТ, не подлежащих заведению в СЭД, на бумажные носители осуществляется централизованно в ОКД в соответствии с оформленным заказом, подписанным руководителем самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения), подготовившим документы (в соответствии с приложением Ш).
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 300; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!