ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ 10 страница
Тираж учитывается поэкземплярно, на каждой копии документа исполнителем проставляется свой номер экземпляра в соответствии с указателем рассылки, который проставляется в правом верхнем углу после грифов конфиденциальности.
Для отдельных документов К, КТ по решению Руководства Компании или руководителя самостоятельного структурного подразделения, подготовившего документ, может устанавливаться запрет на снятие с них копий, сканирование, размещение в СЭД, а также на дальнейшее распространение документа в бумажном и/или электронном виде. Ограничения на снятие копий должно быть явно указано в тексте соответствующего документа и/или в регистрационной карточке СЭД. Снятие копий с таких документов производится по письменному разрешению Руководства Компании или руководителя самостоятельного структурного подразделения, подготовившего документ.
Снятие копий с документов К, КТ для сторонних организаций производится на основании письменных запросов и разрешения Руководства Компании. При этом исполнителем, осуществлявшим снятие копий путем ксерокопирования, печати на принтере или иным способом на обороте последнего листа подлинника документа или экземпляра, с которого снималась копия, делается заверительная надпись.
Пример –
| Дополнительно снято_2_ экземпляра копий. Экз.№ 1 - в ФАС РФ; Экз.№ 2 - в ФСТ РФ Наименование должности (Подпись) (Расшифровка подписи) ДД.ММ.ГГГГ |
В карточке документа в СЭД (если документ заведен в СЭД) или в части «б» журнала учета документов К, КТ (если документ создан вне СЭД) также делается отметка о снятии дополнительной копии.
|
|
|
На первом листе копий, в правом верхнем углу первого листа проставляется запись «КОПИЯ Экз.№ ___».
При копировании сведений К, КТ на МНИ для передачи в организации, не входящие в организации системы «Транснефть», должны использоваться машинные носители (в основном, компакт-диски с логотипом Компании), которые ранее не применялись для записи и хранения иной информации К, КТ. Копирование информации на МНИ производится согласно ОР-03.100.00-КТН-061-15 работниками департамента информационных технологий, либо лицами, допущенными к записи информации на МНИ (в удаленных подразделениях).
8 Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов – систематическое отслеживание срока исполнения и фиксация фактического исполнения документов, поставленных на контроль, направленное на своевременное исполнение документов.
Ответственность за организацию контроля за своевременным исполнением поручений и документов возлагается на ОКД. Ответственность за своевременное исполнение поручений и документов возлагается на Руководство Компании, руководителей самостоятельных структурных подразделений. Постановка документов на контроль осуществляется ОКД в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
|
|
|
Руководители самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) могут осуществлять контроль исполнения документов внутри самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения), при этом срок исполнения резолюции руководителя самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) не может превышать срок исполнения резолюции Руководства Компании.
ОКД вправе осуществлять постановку на контроль исполнение документов, поступивших от правоохранительных и налоговых органов, Правительства Российской Федерации и Администрации Президента Российской Федерации, министерств и ведомств, запросов граждан, членов Федерального Собрания Российской Федерации, а также иных обращений, требующих ответа.
Контроль за исполнением исходящих и внутренних инициативных документов осуществляется исполнителем.
|
|
|
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, выданных Руководством Компании или зафиксированных в документах, а также укрепление исполнительской дисциплины и повышение ответственности работников Компании.
В ходе организации и проведения контроля за исполнением документов и резолюций Руководства Компании ОКД уполномочен осуществлять следующие функции:
· постановку на контроль документов (резолюций);
· установление срока исполнения резолюции, исходя из текста документа, резолюции Руководства Компании и руководствуясь положениями настоящей Инструкции;
· Проверку отчетов по исполнению поручений, поступающих от исполнителей, направление исполнителям на доработку некорректно сформированных отчетов по исполнению документов (резолюций);
· подготовку и доведение до сведения секретарей (референтов) Руководства Компании по направлениям деятельности предупредительной сводки по просроченным контрольным документам;
· подготовку и доклад Руководству Компании сводок по просроченным контрольным документам;
· учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов, поступающих из службы секретариата.
|
|
|
Контроль исполнения документов осуществляется с использованием СЭД.
Контроль за исполнением документов осуществляется с момента рассмотрения их Руководством Компании.
На всех поручениях по документам, поставленных на контроль Руководством Компании, проставляется штамп «Контроль» или «К», в СЭД также делается отметка о контроле путем заполнения поля «Контролер». Срок исполнения по документу указывается в карточке поручения в СЭД.
Контролю подлежат:
· указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации;
· постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;
· поручения Председателя Правительства Российской Федерации и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации;
· протоколы заседаний Правительства Российской Федерации у Председателя Правительства Российской Федерации и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации;
· протоколы заседаний комиссий при Президенте Российской Федерации;
· протоколы заседаний комиссий при Правительстве Российской Федерации;
· документы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
· письма из Администрации Президента Российской Федерации;
· письма из Аппарата Правительства Российской Федерации;
· письма и документы, поступившие из других федеральных органов государственной власти на имя Руководства Компании и требующие ответа;
· пункты приказов и распоряжений Компании, требующие подготовки документов к определенному сроку;
· протоколы совещаний у Руководства Компании;
· протоколы заседаний (решения) общего собрания акционеров, Совета директоров и Правления ПАО «Транснефть»;
· протоколы заседаний (решения) совещательных органов
ПАО «Транснефть» (Технический совет, Совет главных инженеров и т.п.);
· запросы и обращения граждан;
· запросы и обращения членов Федерального собрания Российской Федерации;
· письма-запросы ОСТ;
· письма-запросы нефтяных компаний;
· поручения Руководства Компании;
· сроки согласования проектов договоров.
Руководители самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) Компании несут личную ответственность за своевременное и качественное исполнение документов и содержащихся в них поручений, поступивших в самостоятельное структурное подразделение, структурное подразделение (подразделение) Компании.
8.1 Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях (за исключением требований, уведомлений, сообщений налогового органа):
- Сроки исполнения требований (уведомлений, сообщений) налогового органа исчисляются в рабочих днях. Исчисление срока начинается со дня следующего за днем поступления документа;
- со дня подписания или утверждения документа (приказы, распоряжения);
- с даты проведения заседания, совещания (протоколы (решения) общего собрания акционеров, совета директоров, правления, протоколы совещаний у Руководства Компании, в том числе протоколы (решения) совещательных органов);
- со дня регистрации в СЭД (документы, поступившие из других организаций и обращения граждан).
В случае если в тексте поручения вместо даты исполнения или периода времени имеется указание «Срочно» – поручение исполняется в 3-дневный срок, если «оперативно» поручение исполняется в 5-дневный срок.
Документы, подлежащие контролю, исполняются в следующие сроки:
· нормативные акты законодательных и исполнительных органов власти Российской Федерации – согласно указанному сроку или до 10 дней;
· поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, а также поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума – в указанные в них сроки; с пометкой в тексте «срочно» – в 3-дневный срок или в указанный срок; если срок не указан, то в срок до 10 дней;
· поручение Правительства Российской Федерации по доработке проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации – в указанные в них сроки или до 10 дней;
· запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы – в течение 30 дней со дня получения;
· поручения, содержащиеся в приказах, распоряжениях, протоколах заседаний и решениях Общего собрания акционеров, Совета директоров и Правления ПАО «Транснефть» – в указанные в них сроки;
· поручения Руководства Компании – в указанные в них сроки или в течение 10 дней; с пометкой в резолюции «срочно» – в 3-х дневный срок;
· письма-поручения и письма-запросы федеральных органов исполнительной власти – в указанные в них сроки или в течение 10 дней;
· письма-запросы ОСТ – в течение 14 дней;
· письма-запросы нефтяных компаний и иных предприятий, организаций и учреждений – в указанные в них сроки или в течение 14 дней;
· Требования (уведомления, сообщения) налогового органа – в течение срока, указанного в документе;
· запросы общественных организаций – до 30 дней;
· обращения граждан, которые можно разрешить непосредственно
в Компании, направив разъяснения, отказав или удовлетворив просьбу заявителя – в течение 30 дней;
Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются Руководством Компании в резолюциях или указываются в тексте документа. Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от срока, установленного настоящей Инструкцией, сроком исполнения считается индивидуальный срок.
8.2 Порядок продления срока исполнения поручения
В тех случаях, когда в процессе исполнения выясняется необходимость получения дополнительных материалов, проведения расчетов и другой работы, срок исполнения документа может быть продлен по указанию Президента, первого вице-президента, вице-президента, заместителя вице-президента, выдавшего резолюцию или к направлению деятельности которого относится документ (если срок установлен не им). Продление срока исполнения должно быть оформлено письменно исполнителем за один-два дня до истечения установленного срока исполнения документа на имя руководителя, установившего контрольный срок.
Продление контрольного срока исполнения поручений Администрации Президента России, Правительства Российской Федерации, министерств и ведомств осуществляется на основе письменного обращения в названные органы с обоснованием причин продления контрольного срока и получения положительного решения.
ОКД осуществляет продление срока исполнения документов на основании резолюции в СЭД, выданной первым вице-президентом, вице-президентом, заместителем вице-президента, выдавшим резолюцию, срок которой необходимо продлить, или к направлению деятельности которого относится документ, начальнику ОКД по докладной записке. Работник ОКД вносит изменения в СЭД в соответствии с указанием руководителя, проставляя в регистрационно-контрольной карточке документа новый контрольный срок и ссылку на докладную записку – основание изменения контрольного срока исполнения.
Отсутствие своевременной информации о необходимости переноса срока исполнения понимается как подтверждение нормального хода исполнения, обеспечивающего выполнение задания в установленный срок.
8.3 Организация контроля за исполнением документов в установленные сроки
Функции контроля за исполнением документов в установленные сроки возложены на ОКД.
При организации контроля ОКД осуществляются:
· формирование с использованием СЭД данных о контрольных документах, сроки исполнения которых истекают на текущей неделе;
· направление секретарям (референтам) первого вице-президента, вице-президентов по направлениям деятельности предупредительных сводок по документам (входящие письма, приказы, распоряжения, договоры), стоящим на контроле и требующим исполнения на текущей неделе;
· получение информации о ходе и результатах исполнения;
· регулярное информирование Руководства Компании о состоянии и результатах исполнения;
· продление срока контроля по документу на основании резолюции Руководства Компании по докладной записке, снятие документа с контроля в связи с исполнением поручения Руководства Компании или по резолюции Руководства Компании по докладной записке.
Реализуя свои функции, ОКД осуществляет предупредительный контроль – еженедельно (по понедельникам), формируя и направляя по электронной почте секретарям (референтам) первого вице-президента, вице-президентов, заместителям вице-президентов по направлениям деятельности, а также в самостоятельные структурные подразделения предупредительных сводок по документам (входящие письма, приказы, распоряжения, договоры), стоящим на контроле и требующих исполнения на текущей неделе.
В предупредительную сводку включаются документы, сроки исполнения (согласования) которых заканчиваются на текущей неделе:
· входящие письма, поручения по входящим письмам Руководства Компании;
· пункты приказов и распоряжений;
· проекты договоров, находящихся на согласовании в Компании.
Руководители самостоятельных структурных подразделений обязаны лично рассматривать указанные перечни документов и принимать необходимые меры для своевременного исполнения документов.
ОКД вправе требовать представления еженедельной информации от референтов (секретарей) и ответственных за делопроизводство в самостоятельных структурных подразделениях о ходе выполнения контрольных документов, пунктов приказов (распоряжений), а также о согласовании проектов договоров.
Еженедельно (по пятницам) ОКД формирует с использованием СЭД сводку об исполнительской дисциплине с приложением перечней документов, не выполненных в установленный срок, для доклада Руководству Компании и направляет ее по электронной почте секретарям (референтам) для доклада Руководству Компании (формирование сводки об исполнительской дисциплине начинается в 16-00, отчеты исполнителей и докладные записки, поступившие в пятницу после этого времени при формировании сводки не учитываются).
8.4 Организация контроля исполнения приказов, распоряжений, протоколов различных совещаний, протоколов заседаний (решений) Совета директоров и Правления Компании
Контроль за соблюдением сроков исполнения пунктов приказов и распоряжений, содержащих поручения, подразумевающие подготовку документов к определенному сроку, возложен на ОКД.
Контроль за сроками исполнения протоколов собраний акционеров, решений Совета директоров и Правления осуществляет отдел обеспечения работы коллегиальных органов управления.
Контроль за сроками исполнения протоколов заседаний (решений) совещательных органов Компании (Технический совет, Совет главных инженеров) осуществляют ответственные секретари этих органов.
Контроль за сроками исполнения протоколов еженедельных оперативных технических совещаний у первого вице-президента Компании по аппарату Компании осуществляет работник, ответственный за формирование ежемесячных плановых заданий для организаций системы «Транснефть».
Ответственность за выполнение организационно-распорядительных документов Компании по существу поставленных в них вопросов возлагается на вице-президентов и заместителей вице-президентов, о чем делается запись в тексте соответствующего документа (приказа, распоряжения, протокола заседания).
Оперативный контроль за соблюдением сроков исполнения конкретных порученческих пунктов распорядительных документов возлагается на руководителей самостоятельных структурных подразделений, указанных в качестве ответственных исполнителей в приказе или распоряжении, в случае если круг ответственных лиц не определен, то за контроль исполнения персональную ответственность несет исполнитель указанного организационно-распорядительного документа.
В случаях когда в организационно-распорядительных документах даются поручения руководителям организаций системы «Транснефть», контроль за их исполнением возлагается на исполнителя соответствующего организационно-распорядительного документа.
Контроль за соблюдением сроков исполнения пунктов приказов и распоряжений, содержащих поручения, подразумевающие подготовку документов к определенному сроку, осуществляется в соответствии с пунктом 8.3 настоящей Инструкции.
8.5 Организация контроля согласования проектов договоров
На ОКД возложена функция контроля за соблюдением сроков согласования проектов договоров. Контроль соблюдения сроков согласования проектов договоров осуществляется по схеме, изложенной в пункте 8.3.
8.6 Контроль за исполнением документов в самостоятельных структурных подразделениях Компании
Руководитель самостоятельного структурного подразделения обязан систематически рассматривать на оперативных совещаниях состояние исполнительской дисциплины в самостоятельном структурном подразделении, структурных подразделениях (подразделениях), анализировать причины нарушений установленных сроков и принимать меры по своевременному и качественному исполнению директивных документов, поручений федеральных органов государственной власти, решений Общего собрания акционеров, Совета директоров, Правления, совещательных органов, приказов, распоряжений и поручений Руководства Компании.
При рассмотрении документов руководитель самостоятельного структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного рассмотрения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.
Исполнитель по документу обязан:
· систематически контролировать ход исполнения поручений (резолюций);
· заблаговременно до истечения срока докладывать руководителю самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) состояние хода исполнения контролируемого документа и о приближающемся сроке для принятия соответствующих мер;
· направлять в СЭД отчеты об исполнении документов с обязательным проставлением связки с карточкой отчетного документа (исходящего письма), а также указанием в тексте отчета подробной информации об исполнении документа, включая дату и номер отчетного документа;
Примеры
| В ответ на письмо Минэнерго России от 04.05.2016 № 08-428 направлен ответ от 10.05.2016 № АК-07-01/12345 |
1
| В соответствии с резолюцией М.С. Гришанина по докладной записке от 10.05.2016 № 16-05/12345 ответ на письмо Минэнерго России от 04.05.2016 № 08-428 не требуется |
2
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 461; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!