ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ 6 страница



в) с проставлением этапов согласования проекта документа в СЭД;

г) при оформлении документов, направляемых в не подключенные к СЭД ОСТ, с внесением в поле «Содержание» надписи «Подпись только в СЭД», в случае если руководитель лично подписывает письмо в СЭД (в этом случае распечатка письма на бумажный носитель не требуется);

- согласование проекта документа в СЭД (при наличии заинтересованных самостоятельных структурных подразделений);

- распечатку проекта документа для согласования с Руководством Компании, не работающим в СЭД (если основное рабочее место исполнителя располагается в административном здании Компании, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Полянка, д. 57), за исключением случаев направления писем, лично подписанных руководителем в СЭД, в ОСТ;

- внесение в проект документа изменений в соответствии с замечаниями согласующих его лиц;

- распечатку финальной версии проекта документа на бумажный носитель с листом согласования, распечатанным из СЭД, с обязательным приложением листа учета разногласий (при наличии), в котором представлены замечания, не включенные в подписной экземпляр проекта документа (если основное рабочее место исполнителя располагается в административном здании Компании, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Полянка, д. 57).

Исходящие документы, направляемые в Правительство Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, судебные органы, министерства и федеральные органы государственной власти, руководителям нефтяных компаний подписываются Президентом Компании или по его поручению первым вице-президентом, вице-президентами в соответствии с распределением обязанностей между Президентом, первым вице-президентом, вице-президентами.

Документы, направляемые в ОСТ и другие сторонние организации, гражданам, подписываются Президентом Компании, первым вице-президентом, вице-президентами и заместителями вице-президентов в соответствии с распределением обязанностей между Президентом, первым вице-президентом, вице-президентами. Руководителями самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) указанные документы подписываются в соответствии с их компетенцией на основании выданных доверенностей от лица Компании.

В случае необходимости срочной регистрации письма исполнитель после фиксации факта подписания документа в СЭД в обязательном порядке информирует работника ОКД об этом.

Исходящие письма Компании, содержащие сведения К, КТ, подлежат обязательному согласованию в УИБ до их направления на подписание. 

Исходящие письма Компании готовятся:

·  во исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (в том числе по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Компании);

· как ответы Компании на запросы министерств, федеральных агентств, федеральных служб, членов Федерального собрания Российской Федерации;

·  как сопроводительные письма к документам или их проектам, направляемым в различные организации;

·  как ответы на запросы ОСТ, иных организаций и предприятий, а также граждан;

·  как инициативные письма;

·  как информационные и методические письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Руководства Компании, а также ОКД на основании имеющихся сроков исполнения поручений, указанных в письмах федеральных органов исполнительной власти и запросах, или в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и с настоящей Инструкцией.

Исходящие письма печатаются на стандартных номерных бланках исходящих писем Компании, изготовленных в типографии. Использование бланков, изготовленных средствами электронно-вычислительной техники, запрещается, за исключением случаев направления служебных писем по факсу, по электронной почте или при направлении писем в ОСТ, в том числе не подключенные к СЭД.

При оформлении исходящих писем, содержащих сведения К или КТ, ограничительный гриф сопроводительного письма должен соответствовать ограничительному грифу приложения. При наличии нескольких приложений с разными грифами конфиденциальности, на сопроводительном письме проставляется гриф «Коммерческая тайна».

Если сопроводительное письмо без приложения, на котором проставлен гриф «Коммерческая тайна», не содержит сведения К, КТ, то под грифом ограничения доступа к документу указывается без кавычек – (Без приложения – не конфиденциально).

Если сопроводительное письмо без приложения не содержит сведения КТ, но содержит конфиденциальные сведения, то под грифом ограничения доступа к документу указывается без кавычек – (Без приложения – конфиденциально).

Под грифом ограничения доступа проставляется номер экземпляра документа:

Пример –

Конфиденциально Экз. № ___

При подготовке писем с приложениями КТ, на сопроводительном письме и на каждом документе-приложении указывается обладатель информации КТ, в соответствии с требованиями пункта 4 приложения К к настоящей Инструкции, за исключением случаев, когда документы оформляются на бланках, на которых указан обладатель информации КТ.

Примеры

Коммерческая тайна Экз. №___  (Публичное акционерное общество «Транснефть», 119180, г. Москва, ул. Б. Полянка, 57) (без приложения 1 - конфиденциально)

1

 

 

Приложение 1 Коммерческая тайна Экз. № ___ (Публичное акционерное общество «Транснефть», 119180, г. Москва, ул. Б. Полянка, 57)

2

 

 

В письмах-ответах в установленном месте бланка письма необходимо ссылаться на номер и дату документа, на который дается ответ.

Пример –

На № 03-01/123 от 31.12.2016 (точка или «г.» после даты не ставится).

При этом ссылка должна проставляться на исходящий номер и дату документа, присвоенные отправителем, а не на входящий номер Компании.

Письма Компании должны иметь заголовки к тексту, составленные и оформленные в соответствии с пунктом 14 приложения К к настоящей Инструкции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя Компании. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями самостоятельных структурных подразделений.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций (обществ), оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании организации (общества) включаются в наименование должности в реквизите «Подпись».

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Исходящие письма Компании, направляемые внутри страны, составляются на русском языке. Исходящие письма, отправляемые за рубеж, печатаются на русском и английском языках. Письмо с текстом на русском языке направляется адресату с приложением к нему перевода на английский язык, также перевод письма на английский язык прикрепляется к карточке письма в СЭД исполнителем письма.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. В письме, составленном во исполнение поручения Правительства Российской Федерации, Минэнерго России дается ссылка на его дату и номер. Во второй части, начинающейся с красной строки, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В зависимости от назначения письма изложение содержания может начинаться со второй части.

В письмах должны употребляться только официально принятые в Российской Федерации сокращения, обозначения и термины.

Перед представлением на подпись проекта письма исполнитель обязан проверить наличие указанных приложений к письму, необходимых виз и количество экземпляров.

При необходимости приложения к письмам подписываются ответственными за их подготовку лицами.

Пример –

Начальник отдела контроля и делопроизводства протокольно- организационного управления департамента управления делами ПАО «Транснефть»       (личная подпись)   (инициалы, фамилия) ДД.ММ.ГГГГ

Письмо, подготовленное в Компании и направляемое в один адрес, оформляется в одном экземпляре на бланке. После прохождения согласования в СЭД и подписания письма на бумажном носителе исполнитель представляет его на регистрацию в ОКД. Оригинал письма направляется адресату, скан-образ письма с подписью, номером и датой прикрепляются работником ОКД к карточке письма в СЭД. При личном подписании письма Руководством Компании с использованием СЭД (при переписке с ОСТ) исполнитель дополняет поле «Содержание» РК документа в СЭД надписью «Подпись только в СЭД». ОКД обеспечивает регистрацию подписанных в СЭД руководителем или представителем Компании исходящих документов, адресованных в ОСТ, без ожидания собственноручной подписи, с проставлением на бумажных экземплярах исходящих документов штампа, подтверждающего наличие подписи в СЭД, в соответствии с приложением Н.

Письма проходят согласование в СЭД в соответствии с требованиями пункта 6 приложения К к настоящей Инструкции. Письма, адресованные в правоохранительные органы (прокуратура, МВД России, ФСБ России и др.), должны иметь обязательные визы руководства ДБ и ПД. Письма, содержащие информацию К, КТ, визируются руководством УИБ и в случае обнаружения нарушений требований настоящей Инструкции, в том числе при отсутствии установленных Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», требований об обладателе информации, возвращаются исполнителю на доработку для их устранения.

Проекты документов, представляемых на подпись Президенту Компании, должны иметь визы исполнителя, руководителя самостоятельного структурного подразделения, подготовившего документ, а в случае его отсутствия – заместителя руководителя, исполняющего его обязанности, руководителей заинтересованных самостоятельных структурных подразделений, а также должны быть завизированы первым вице-президентом, вице-президентами и заместителями вице-президентов Компании, курирующими соответствующее направление деятельности в Компании.

Ответственность за соблюдение порядка очередности согласования в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией, несут руководители самостоятельных структурных подразделений исполнителей.

Проект письма представляется на подпись Руководству Компании с листом согласования, распечатанным из СЭД, материалами, на основании которых оно составлялось, и письмом-основанием (при наличии).

Не допускается передача на подпись Руководству Компании проектов писем, не прошедших согласование в СЭД.

Передача проектов писем на подпись Президенту Компании производится только через референта Президента, который обязан проверять соответствие оформления проекта письма требованиям настоящей Инструкции.

При необходимости подписания письма на бумажном носителе у руководителя, не работающего в СЭД, передача проектов писем на подпись производится через референтов (секретарей), которые обязаны проверять соответствие оформления проекта письма требованиям настоящей Инструкции.

6.4.5 Телеграммы (телетайпограммы)

Телеграммы (телетайпограммы) – обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста. Телеграммы, телетайпограммы (далее – телеграмма) составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения срочных вопросов.

Передача телеграмм Компании осуществляется через телетайпную
АО «Связьтранснефть».

Телеграммы, составляемые в Компании, визируются, подписываются, датируются и регистрируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к исходящим письмам Компании.

Обязательными реквизитами телеграммы являются:

· гриф срочности документа («СРОЧНО», «ВЕСЬМА СРОЧНО», «ВРУЧИТЬ НЕМЕДЛЕННО» и т.п.)

· гриф ограничения доступа к документу («КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА», «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО»)

· адресат;

· текст;

· подпись;

· исходящий номер;

· дата регистрации;

· фамилия исполнителя;

· номер телефона исполнителя.

Телеграмма печатается в одном экземпляре.

Текст телеграммы пишется как можно более кратко и ясно, печатается на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4 прописными буквами через полуторный - двойной междустрочный интервал без абзацев, предлогов и союзов, исправления и переносы слов не допускаются. Текст не должен превышать двух машинописных страниц. Подготовка приложений к телеграммам не допускается. Знаки препинания ставятся лишь в том случае, если от них зависит смысл текста:

точка - тчк запятая – зпт двоеточие – двтч
тире – тире кавычки – квч   скобки  – скб

Текст телеграммы должен заканчиваться точкой «тчк» и никогда цифрой. Все цифровые данные пишутся в телеграмме словами.

Телеграмма, оформленная таблично, не принимается, ее необходимо печатать построчным текстом.

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов «номер НР», «Ваш» или «на Ваш».

В верхней части телеграммы от границы левого поля пишется наименование пункта назначения, телеграфный индекс (номер доставочного отделения связи), наименование получателя (организация в именительном падеже, фамилия в дательном падеже).

Оформление адресата для телеграмм, направляемых в дочерние общества, производится по упрощенной схеме.

В верхней части телеграммы от границы левого поля пишется наименование пункта назначения, сокращенное название организации в именительном падеже и фамилию получателя в дательном падеже.

Пример –

УФА                           ТРАНСНЕФТЬ-УРАЛ            (ФАМИЛИЯ)

Телеграммы, направляемые в несколько адресов с одним и тем же текстом и подписью, подписываются на первом экземпляре. На телеграмме указываются все адреса одновременно.

Пример –

УФА                           ТРАНСНЕФТЬ-УРАЛ                      (ФАМИЛИЯ) ОМСК                        ТРАНСНЕФТЬ-ЗАПАДНАЯ СИБИРЬ (ФАМИЛИЯ) НОВОРОССИЙСК      ЧЕРНОМОРТРАНСНЕФТЬ            (ФАМИЛИЯ)

При необходимости к телеграмме оформляется список рассылки на отдельном листе, который подписывается лицом, подписавшим телеграмму.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой на два интервала ниже текста. В реквизите «Подпись» телеграммы указывается должность, сокращенное наименование
ПАО «Транснефть», собственноручная подпись (за исключением телеграмм, подписанных только в СЭД) и фамилия подписавшего телеграмму.

Пример –

ПЕРВЫЙ ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТ ПАО «ТРАНСНЕФТЬ»           (ПОДПИСЬ)     (ИНИЦИАЛЫ, ФАМИЛИЯ)

ОКД обеспечивает регистрацию подписанных в СЭД Руководством Компании или представителем Компании телеграмм, адресованных в ОСТ, без ожидания собственноручной подписи, с проставлением на бумажных экземплярах исходящих документов штампа, подтверждающего наличие подписи в СЭД, в соответствии с приложением Н.

Телетайпограммы, содержащие сведения об остановках и работе МН, МНПП сниженным режимом, с грифом «коммерческая тайна» оформляются в соответствии с приложением П.

Согласование, подписание и хранение телетайпограмм осуществляется в СЭД.

Направление телетайпограмм, содержащих сведения об остановках и работе МН, МНПП сниженным режимом, с грифом «Коммерческая тайна» в ОСТ осуществляется через телетайпную АО «Связьтранснефть» в те ОСТ, где отсутствуют узлы связи
АО «Связьтранснефть», по каналам ФГУП «Почта России».

Согласование с УИБ в СЭД указанных выше телетайпограмм, оформленных в соответствии с приложением П к настоящей Инструкции, не требуется.

После успешной передачи текста телетайпограммы по каналам связи бумажный носитель телетайпограммы подлежит возврату исполнителю телетайпограммы дежурным специалистом телетайпной АО «Связьтранснефть», при этом телетайпограммы, подписанные Руководством Компании в СЭД, на которых работники ОКД проставили соответствующий штамп (в соответствии с приложением Н) уничтожаются исполнителем с проставлением отметки на вкладке «Комментарий» карточки телетайпограммы в СЭД, а телетайпограммы, подписанные собственноручной подписью Руководства Компании, не работающего в СЭД, подлежат хранению в самостоятельном структурном подразделении, структурном подразделении (подразделении) согласно утвержденной номенклатуре дел.

6.4.6 Телефонограммы

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Текст телефонограммы не должен превышать 10 строк (30-50 слов). В тексте следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

В телефонограмме должны быть указаны:

· наименование организации, передавшей телефонограмму;

· исходящий регистрационный номер телефонограммы;

· фамилия лица, которому адресована телефонограмма;

· номер телефона для передачи;

· текст;

· подпись;

· время и дата передачи;

· фамилия и номера телефонов лиц, передавших и принявших телефонограмму.

Телефонограммы на имя Президента, первых вице-президентов, вице-президентов и заместителей вице-президентов принимаются и печатаются референтами (секретарями) соответствующих руководителей и передаются в ОКД на регистрацию, а затем для доклада Руководству Компании в установленном порядке.

6.4.7 Акты

Акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей), в которой излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Все экземпляры акта и приложений к нему (если они имеются) подписываются председателем и членами комиссии.

Акты, на которых необходимо проставление печати Компании, подлежат утверждению Руководством Компании.

Требования к оформлению акта, содержащего сведения К, КТ, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению входящих/исходящих документов К, КТ.

6.4.8  Докладные (служебные) записки

Докладная (служебная) записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственно-финансовую деятельность Компании. Докладная (служебная) записка готовится на общем бланке Компании, подлежит согласованию и подписанию в СЭД и содержит следующие реквизиты:


Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 293; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:






Мы поможем в написании ваших работ!