ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ 2 страница
Приложение 14 (обязательное) Форма карточки постеллажного топографического
указателя............................................................................................................... 188
Приложение 15 (обязательное) Форма топографического указателя описей структурных подразделений...................................................................................................... 189
Приложение 16 (обязательное) Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов 190
Приложение 17 (обязательное) Форма акта о выдаче дел во временное пользование работникам ПАО «Транснефть».............................................................................................. 192
Приложение 18 (обязательное) Форма журнала регистрации актов выдачи дел во
временное пользование ...................................................................................... 194
Приложение 19 (обязательное) Форма акта о выдаче дел во временное пользование ОСТ. 195
Приложение 20 (обязательное) Форма листа использования документов.............................. 197
Приложение 21 (обязательное) Форма карты-заместителя дела............................................... 198
Приложение 22 (обязательное) Форма журнала регистрации описей, учета поступления
и выбытия дел...................................................................................................... 199
Приложение 23 (обязательное) Форма сводной описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу.......................................................... 200
Приложение 24 (обязательное) Форма журнала регистрации актов о выделении к уничтожению 202
|
|
|
Приложение 25 (справочное) Примерный перечень документов, на которых ставится
печать ПАО «Транснефть»................................................................................. 203
Библиография................................................................................................................................. 205
1 Область применения
1.1 Инструкция по делопроизводству в ПАО «Транснефть» (далее – Инструкция) устанавливает общие требования к организации делопроизводства, в том числе конфиденциального, за исключением специального делопроизводства, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ПАО «Транснефть», определяет порядок приема, учета, регистрации, передачи, подготовки, оформления, тиражирования, контроля исполнения, хранения и использования документов, а также взаимодействия ПАО «Транснефть» с Организациями системы «Транснефть». Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в ПАО «Транснефть» и организациях системы «Транснефть» регламентирован приказом ПАО «Транснефть» от 15.09.2016 № 176 «Об утверждении Порядка обращения с информацией ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования» и Перечня информации ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования» в ПАО «Транснефть» и организациях системы «Транснефть».
|
|
|
1.2 Положения Инструкции распространяются на организацию работы как с документами общего доступа, так и с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, в том числе и коммерческую тайну, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, на протяжении всего жизненного цикла независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, передачу и хранение, осуществляемые в том числе с помощью системы электронного документооборота (далее – СЭД), включая передачу их на архивное хранение или уничтожение.
Предусмотренные локальными нормативными актами Компании правила работы с документами действуют на протяжении всего жизненного цикла документов в части, не противоречащей Инструкции.
Правила обработки документов (запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), удаление, уничтожение) в корпоративной компьютерной сети, применяемые в ПАО «Транснефть», должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
|
|
|
2 Нормативные ссылки
В настоящем документе использованы нормативные ссылки на следующие документы:
ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческий документации (ОКУД), принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299
ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст
ГОСТ 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст
ОР-01.120.00-КТН-101-08 Порядок учетной регистрации и кодирования нормативных документов в системе магистрального трубопроводного транспорта нефти и нефтепродуктов ОАО «АК «Транснефть»
ОР-01.120.00-КТН-007-15 Магистральный трубопроводный транспорт нефти и нефтепродуктов. Порядок разработки, введения в действие и организации контроля за исполнением нормативных документов ОАО «АК «Транснефть»
|
|
|
ОР-03.100.00-КТН-061-15 Положение о коммерческой тайне ОАО «Транснефть», утвержденное приказом ПАО «Транснефть» от 21.04.2015 № 64-к
ОР-03.100-60-КТН-201-07 Порядок формирования, оформления и приема-передачи документов, образующихся в ООО «Транснефть Финанс»
ОР-35.240.00-КТН-117-16 Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ПАО «Транснефть», и иных конфиденциальных сведений в новой редакции», утвержденный приказом ПАО «Транснефть» от 14.07.2016 № 135
Примечание - При пользовании настоящим нормативным документом целесообразно проверить действие ссылочных документов в соответствии с действующим «Перечнем законодательных актов и основных нормативных и распорядительных документов, действующих в сфере магистрального трубопроводного транспорта нефти и нефтепродуктов». Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим нормативным документом следует руководствоваться заменяющим (измененным) документом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
3 Термины и определения
В настоящем документе применены следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 автор документа: Организация, должностное лицо или физическое лицо, создавшие документ.
3.2 акт:Документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события.
3.3 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
3.4 архивный документ:Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
3.5 архивный фонд:Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
3.6 бланк документа:Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
3.7 вид документа:Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
3.8 виза:Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие лица с содержанием документа, включает в себя подпись и дату.
3.9 визирование (согласование):Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, лицами, специалистами.
3.10 включение документа в СЭД:Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
3.11 внутренний документ:Документ, подготовленный в ПАО «Транснефть» и предназначенный для использования в его самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях).
3.12 внутренняя опись:Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
3.13 временное хранение документов:Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
3.14 входящий документ:Документ, поступивший в ПАО «Транснефть».
3.15 выписка из документа:Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
3.16 государственная тайна:Защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
3.17 гриф ограничения доступа к документу (ограничительный гриф, гриф конфиденциальности):Реквизит документа, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
3.18 гриф согласования: Реквизит документа, выражающий согласие организации или лица, не являющихся автором документа, с его содержанием.
3.19 гриф утверждения:Реквизит, свидетельствующий о правовом статусе документа.
3.20 дата документа: Реквизит, обозначающий дату подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
3.21 дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
3.22 деловое письмо:Обобщенное наименование группы информационно-справочных документов, оформляемых на специальном бланке (бланке письма) и используемых для обмена информацией между организациями и гражданами.
3.23 делопроизводство:Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
3.24 для служебного пользования (ДСП): – Пометка, проставляемая на документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения.
3.25 доверенность: Письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.
3.26 договор:Соглашение двух или нескольких лиц (юридических, физических) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
3.27 докладная записка:Информационно-справочный документ, адресованный руководителю ПАО «Транснефть» и содержащий информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения.
3.28 документ:Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
3.29 документы ДСП:Документы с пометкой «Для служебного пользования», содержащие служебную информацию ограниченного распространения.
3.30 документы К, КТ:Документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, и иную информацию, правовой режим охраны которой установлен федеральным законодательством и/или локальными нормативными актами ПАО «Транснефть» в области государственной, коммерческой, промышленной и другой деятельности, сведения о деятельности ПАО «Транснефть», организаций системы «Транснефть», их контрагентов, подразделений и отдельных работников, другая информация, в отношении которой ее обладателем принимаются меры по соблюдению ее конфиденциальности.
3.31 документооборот:Движение документов в ПАО «Транснефть» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
3.32 документы по личному составу:Документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
3.33 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
3.34 заголовок дела:Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
3.35 заголовок документа:Реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
3.36 запрос: Письмо, докладная, служебная записка, содержащие просьбу о предоставлении официальной информации (документов).
3.37 единица хранения архивных документов:Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
3.38 индекс дела:Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел ПАО «Транснефть».
3.39 инструкция:Нормативный акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности Компании, ее самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений).
3.40 информационно-справочный документ:Тип документа, предназначенный для фиксации и передачи оперативной информации в ПАО «Транснефть».
3.41 информация (сведения) К, КТ:Информация, составляющая коммерческую тайну, и иная информация, правовой режим охраны которой установлен федеральным законодательством и/или локальными нормативными актами ПАО «Транснефть» в области государственной, коммерческой, промышленной и другой деятельности, сведения о деятельности ПАО «Транснефть», организаций системы «Транснефть», их контрагентов, подразделений и отдельных работников, другая информация, в отношении которой ее обладателем принимаются меры по соблюдению ее конфиденциальности.
3.42 исполнитель:Работник самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения), ответственный за подготовку документа;
3.43 исходящий документ:Документ, созданный в ПАО «Транснефть» и отправляемый в другие организации или гражданам.
3.44 коммерческая тайна:Режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить коммерческую выгоду.
3.45 контроль исполнения документов:Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
3.46 копия документа:Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
3.47 корпоративная компьютерная сеть ПАО «Транснефть»: Корпоративная информационно-телекоммуникационная сеть, объединяющая локальные вычислительные сети организаций системы «Транснефть» и обеспечивающая передачу информации между ними по защищенным линиям связи.
3.48 лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
3.49 машинный носитель информации: Магнитные ленты, магнитные диски, гибкие магнитные диски, USB флэш-, смарт-, ZIV-, ZIP-, JAZZ-, CD-ROМ, CDRW-диски, магнитооптические, переносные и встроенные жесткие диски, другие носители, информация в которых после выключения питания сохраняется, а также запоминающие устройства со встроенными источниками электропитания, в том числе мобильные устройства, голографические и другие устройства, предназначенные для записи и хранения информации с использованием средств вычислительной техники и других технических средств обработки информации.
3.50 метаданные:Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
3.51 номенклатура дел:Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
3.52 носитель информации:Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
3.53 обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, обладатель коммерческой тайны: Лицо, которое, владея конфиденциальной информацией на законном основании, ограничило доступ к этой информации и установило в отношении нее режим коммерческой тайны.
3.54 обработка сведений (информации): Получение, хранение, преобразование, передача или любое другое использование сведений (информации).
3.55 обращение: Деловое письмо, направленное гражданином в адрес организации и содержащее предложение, заявление, ходатайство или жалобу.
3.56 опись дел:Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
3.57 организации системы «Транснефть»:Организации, доля участия Компании (прямая и (или) косвенная) в уставных капиталах которых составляет более 20 процентов.
3.58 организационно-распорядительный документ:Документ, в котором фиксируются решения по административным и организационным вопросам, а также вопросам, связанным с управлением, взаимодействием, обеспечением и регулированием деятельности ПАО «Транснефть».
3.59 организация документов в делопроизводстве: Совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве и их передачу на архивное хранение.
3.60 официальный документ:Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
3.61 оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
3.62 оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
3.63 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
3.64 подпись:Реквизит, содержащий собственноручную подпись должностного или физического лица.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 516; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!