Подготовка и передача документов в архив
7.2.1. В архив ООО «Телебалт» передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив ООО «Телебалт» после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив ООО «Телебалт» не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4. Передача дел в архив ООО «Телебалт» осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и секретарем ООО «Телебалт».
7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив ООО «Телебалт» сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел предприятия. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
7.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архива ООО «Телебалт» в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
|
|
|
7.2.7. Вместе с делами в архив ООО «Телебалт» передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
7.2.8. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ООО «Телебалт» лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив предприятия, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 143; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!