ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Движение документов в ООО «Телебалт» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
4.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в ООО «Телебалт», регламентируются настоящим Стандартом, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников предприятия.
4.3. Доставка документов в структурные подразделения ООО «Телебалт» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в ООО «Телебалт» доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
4.4. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
При отправке внутренних документов на бумажных носителях допускается приложения к этим документам передавать по электронной почте. При этом в документе на бумажном носителе ставится соответствующая ссылка.
4.5. Документы, поступающие в ООО «Телебалт» на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
4.6. Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарями ООО «Телебалт».
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
|
|
|
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
4.7. Документы без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются секретарем, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:
- требующие обязательного рассмотрения руководством (директором ООО «Телебалт» или Советом директоров) ;
- направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
4.8. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей между директором ООО «Телебалт» и членами Совета директоров.
4.9. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
4.10. Рассмотренные руководством документы возвращаются секретарю, который в регистрационно-контрольную форму (далее именуется - РКФ) вносит содержание резолюции (приложение 13), а документ передает на исполнение.
|
|
|
4.11. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
4.12. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
4.13. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.
4.14. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
4.15. Документы, отправляемые из ООО «Телебалт», передаются почтовой и электрической связью.
4.16. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется секретарями директора ООО «Телебалт» в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 г. N 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 40, ст.4602).
|
|
|
4.17. Документы для отправки передаются секретарям полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
4.18. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
4.19. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или директора ООО «Телебалт».
4.20. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
4.21. При отправке документов по каналам электрической связи необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется с учетом использования адресантом и адресатом технических и программных средств.
4.22. Телеграммы, составляемые в ООО «Телебалт», принимаются секретарями завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 г. N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст.4299).
|
|
|
4.23. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
4.24. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
4.25. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридический отдел для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в приемную директора, где секретари осуществляют контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
4.26. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
4.27. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей директора ООО «Телебалт» или работников этих подразделений, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
4.28. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри ООО «Телебалт», так и с организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
4.29. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
4.30. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
4.31. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
4.32. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
4.33. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «Подтвердить получение сообщения» и «Подтвердить прочтение сообщения».
4.34. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
4.34.1. Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов.
4.34.2. Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения – автора (отправителя) документа. Заявки хранятся в течении одного года.
4.34.3. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
4.34.4. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
4.34.5. Запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".
4.34.6. Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
4.34.7. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
4.34.8. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
4.34.9. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется руководителями этих подразделений.
4.35. Руководители структурных подразделений ООО «Телебалт» обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
4.36. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются немедленно.
При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.
4.37. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Совету директоров, директору ООО «Телебалт», или руководителю структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование.
На документ, рассылаемый более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
4.38. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:
- о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю);
- о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.);
- о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
4.39. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 223; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!