Порядок управления внешней документацией
Ответственность за определение потребности в приобретении внешних ТНПА несут руководители структурных подразделений и специалисты, за формирование и ведение фонда внешних ТНПА несет начальник ОТК, за управление внешними ТНПА несет начальник ОТК.
Управление внешними ТНПА включает:
- определение потребности и приобретение;
- введение в действие;
- учет и выдача;
- внесение изменений;
- хранение и ревизия фонда;
- изъятие и архивирование.
На предприятии применяются внешние ТНПА на бумажных носителях следующих категорий:
- государственные стандарты Республики Беларусь (СТБ);
- межгосударственные стандарты (ГОСТ);
- технические кодексы установившейся практики (ТКП);
- методические рекомендации, разработанные национальным техническим комитетом по стандартизации «Управление качеством» (ТК);
- санитарные правила и нормы (СанПиН).
Приобретение внешних ТНПА и получение информационных материалов производится в БелГИСС или в организациях, которым предоставлено право распространения ТНПА.
Начальник ОТК знакомит руководителей структурных подразделений и специалистов с вводимые ТНПА, которые свою очередь определяют потребность в ТНПА, на основании чего формируется письмо-заказ организациям, которым предоставлено право распространения ТНПА. Копии оформленныхразовых писем-заказовхранятся в ОТК.
Учет всех поступающих внешних ТНПА, а также их выдачу осуществляет инженер по стандартизации, который в свою очередь носят информацию в «Журнале учета контрольных экземпляров внешних ТНПА» и «Журнале учета и выдачи рабочих экземпляров внешних ТНПА». На титульном листе каждого ТНПА инженер по стандартизации ставит оттиск штампа о принадлежности документа ОАО «Красный Октябрь», а также оттиск штампа, определяющий статус экземпляра «Контрольный экземпляр», «Рабочий №__ ».В качестве контрольного назначают только один официально приобретенный экземпляр ТНПА с соответствующим штампом.
|
|
|
Контрольные экземпляры служат для справок и сверки рабочих экземпляров ТНПА.Рабочие экземпляры предназначены для непосредственного использования специалистами. Рабочие экземпляры ТНПА изготавливают путем ксерокопирования.
Новые ТНПА вводятся в действие приказом по предприятию. Проект приказа готовит начальник ОТК. Приказ устанавливает дату введения ТНПА в действие.
Внесение изменений в ТНПА, отмена/замена ТНПА осуществляется на основе информации, публикуемой в информационном указателе ТНПА.Инженером по стандартизации вносятся изменения в ТНПА и информация об изменении, замене, отмене ТНПА в «Журнал учета контрольных экземпляров внешних ТНПА».
|
|
|
Внесение изменений в ТНПА, а также сведений о замене или отмене осуществляется в срок не более месяца со дня получения информационного указателя ТНПА или самого текста изменения.
Изменения (поправки) вносят во все учтенные экземпляры ТНПА. Текст изменения подклеивается к корешку первого листа ТНПА. На обложке ТНПА инженер по стандартизации делает пометку об изменении «Изм. №…. ИУ ТНПА №…» или поправке «Поправка ИУ ТНПА №…».Текст изменений ТНПА размножается любым способом копирования.
Контрольные экземпляры внешних ТНПА хранятся на полках, в специальных папках. Ответственным за хранение контрольных экземпляров ТНПА является начальник ОТК.
Рабочие экземпляры ТНПА хранятся у пользователей. Ответственными за хранение рабочих экземпляров ТНПА являются начальники подразделений.
Республиканское унитарное предприятие «Витебский центр стандартизации, метрологии и сертификации» в соответствии с договором на информационное обслуживание проводит ревизию контрольных экземпляров ТНПА один раз в год.
Инженер по стандартизации с целью контроля за состоянием рабочих экземпляров ТНПА проводит ревизию ТНПА один раз в год, которая включает:
|
|
|
- сверку ТНПА с «Журналом учета и выдачи рабочих экземпляров внешних ТНПА»;
- проверку физического состояния и наличие ТНПА;
- проверку наличия всех внесенных изменений.
Результаты ревизии фонда ТНПА отражаются в «Журнале учета и выдачи рабочих экземпляров внешних ТНПА» с отметкой даты и подписи проводившего ревизию.
Отмененные и замененные внешние ТНПА изымаются из мест, где они хранились. Контрольные экземпляры хранятся начальником ОТК в отдельной папке с надписью «Отмененные» в течении 3 лет. По истечении 3-х лет ТНПА (контрольные экземпляры) хранятся в качестве архивного и на нем делается надпись «Архивный экземпляр».
Изъятие отмененных и замененных ТНПА производится инженером по стандартизации, с занесением сведений об отмене (замене) ТНПАв «Журнал учета контрольных экземпляров внешних ТНПА» и «Журнал учета и выдачи рабочих экземпляров внешних ТНПА».
Рабочие экземпляры ТНПА, изъятых из обращения вследствие отмены, физически уничтожаются инженером по стандартизации и начальниками подразделений.
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 544; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!