Реєстрація документів, формування та зберігання справ
Реєстрація документів
Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи. Вони обліковуються зі кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників.
Облік документів та видань ведеться у журналах або на картках окремо від обліку іншої несекретної документації.
Облік магнітних носіїв інформації ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах або на картках.
Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником підрозділу конфіденційного діловодства та завіряється печаткою.
Якщо обсяг конфіденційних документів незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом із іншою несекретною документацією, при цьому у реєстраційних формах (журналі, картці) до реєстраційного номера документа додається позначка про конфіденційність.
На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання проставляється штамп, у якому зазначаються найменування установи, реєстраційний номер та дата його надходження.
Тираж видання з грифом КД одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань. Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.
|
|
|
Формування та зберігання справ
Формування справ включає групування документів по справам відповідно до номенклатури справ та систематизацію документів всередині справ. Справи формуються на протязі року по мірі надходження документів.
Формування конфіденційних справ повинно здійснюватися в підрозділі конфіденційного діловодства.
У справи розміщуються документи (оригінали або завірені копії), оформлені в установленому порядку. Другі примірники можуть розміщуватися у справі лише у тих випадках, коли на них маються резолюції, відмітки, які доповнюють зміст основного примірника. При виробничій необхідності дозволяється розміщувати у справи тимчасового зберігання (до 10 років) проекти документів. У виключних випадках з дозволу керівника конфіденційного підрозділу допускається розміщувати у конфіденційних справах деякі відкриті документи, які мають пряму відношення до змісту конфіденційних документів справи. У справі не повинні бути розміщені документи, які підлягають поверненню.
|
|
|
Перед розміщенням документа у справі працівник підрозділу конфіденційного діловодства зобов’язаний перевірити наявність відмітки про виконання документа, відповідність виду та змісту документа заголовку справи, наявність відмітки про переведення додатку на облік конфіденційних документів визначеного зберігання, якщо воно не підшивається до справи.
У справі, як правило, групуються документи одного календарного року.
Ведення перехідних справ допускається в окремих випадках, головним чином по плануванню, проектуванню, а також розробці наукових тем та лише для документів тимчасового зберігання.
Залежно від виду та змісту документи систематизуються всередині справи у логічній, хронологічній послідовності або їх єднанні.
Видані підприємством розпорядчі документи, протоколи, акти систематизуються у справах у хронологічній послідовності у порядку зросту номерів.
У справах з перепискою отримані документи розміщуються, як правило, разом з копіями відправлених документів, якими вони виконані. Копії виданих ініціативних документів, що направлені до інших установ, з метою забезпечення їх схоронності підшиваються до справи відразу до отримання відповідей на них.
|
|
|
Розпорядчі документи вище стоячих організацій, видані в поточному році, але отримані на початку наступного року, розміщуються у справу поточного року.
Плани та звіти розміщуються в справи року, до якого вони відносяться незалежно від часу їх складання.
Кожна справа повинна містити не більше 250 аркушів. При більшій кількості аркушів заводиться наступний том справи, який повинен мати один і той же індекс та заголовок даної справи.
Формування справ здійснюється шляхом підшивки документів в обкладинки. Справи постійного та довготривалого термінів зберігання повинні мати тверді обкладинки.
Вилучення документів із справ дозволяється керівником підрозділу конфіденційного діловодства, а при направлені їх на інші підприємства – керівником підприємства. Замість вилучених документів до справи вкладається довідка-замісник наступної форми:
ДОВІДКА-ЗМІСНИК
Документ № ____ від __________ на ___________ арк. з справи вилучено та ________________________________________________________
__________________________________________________________________
(вказується нове місце знаходження документа)
Підстава: __________________________________________________________
_____________________________________
|
|
|
(Підпис, І.П.П. особи, яка вилучала документ, дата)
Оформлення конфіденційних справ
Оформлення конфіденційний справ включає опис справи на обкладинці, проставлення на внутрішній стороні обкладинки ініціалів та прізвища осіб, допущених до справи, заведення картки обліку видачі справи, заповнення опису документів справи, нумерацію аркушів, складання запису завірення, прошивку та опечатування справи.
Обкладинка справи має наступну форму:
___________________________
(гриф конфіденційності)
________________________________________________________________
(назва підприємства)
(назва структурного підрозділу)
СПРАВА №
ТОМ №
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(заголовок справи)
„___”____________________20__рік
„___”____________________20__рік
(крайні дати документа)
На _________________ аркушах
Зберігати __________ ст.. Переліку
При заведенні справи на обкладинці вказуються:
- гриф конфіденційності;
- назва підприємства;
- назва структурного підрозділу;
- індекс (номер) справи;
- заголовок справи;
- рік початку справи на обкладинках справ з планами та звітами (замість крайніх дат документів у справі);
- термін зберігання та номера статей відповідно до переліку документів із зазначенням термінів зберігання.
Ці записи проставляються на обкладинках облікових журналів, крім того проставляються дані щодо кількості аркушів у журналі.
При закритті справи на обкладинці проставляються:
- крайні дати документів в справі, які повинні відповідати датам видання (підписання, затвердження) або надходження самого раннього та самого пізнього документів, не залежно від розташування цих документів у справі;
- кількість аркушів (без листів опису документів справи)ю
Крім того, при закритті справи уточнюються заголовок та термін зберігання справи із занесенням змін на обкладинку справи та до номенклатури справ.
Написи на обкладинках повинні бути чіткими.
Перед заведенням кожної конфіденційної справи будь-якого терміну зберігання до нього підшивається приблизна необхідна кількість аркушів опису документів справи, який має наступну форму:
ОПИС ДОКУМЕТІВ
СПРАВА № _____ ТОМ № ______
За 20____ рік
| № п/п | Дата документа | Номер та гриф конфіденційності отриманого документа | Номер та гриф конфіденційності виданого документа | Звідки надійшов або куди адресований документ та його найменування | № № аркушів справи | Відмітка про місцезнаходження вилученого із справи документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
_____ _______________________________
(підпис І.П.П. особи, що склала опис, дата)
Дані про документ заносяться до опису в момент підшивки документів. При заведенні справи на внутрішню сторону обкладинці переносяться з номенклатури ініціали та прізвища осіб, яким надано право користуватися справою. Список завіряється підпису працівника підрозділу конфіденційного діловодства. Одночасно заводиться картка обліку видачі справи, яка має наступну форму:
КАРТКА ОБЛІКУ ВИДАЧІ СПРАВИ
(індекс та гриф конфіденційності справи, номер тому, заголовок справи)
_____________________________________________________________________________
| Дата видачі | Кількість аркушів | Кому видано | Підпис за отримання | Підпис за повернення |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Картка розміщується в паперовому кармані, який приклеєний до внутрішньої обкладинки справи.
Аркуші справи нумеруються. Листи опису документів справи нумеруються окремо наявності заповнення кожного аркушу, чисті аркуші не нумеруються. Нумерація аркушів справи здійснюється при підшивці документів арабськими цифрами у правому верхньому кутку аркушу. Якщо справа має кілька томів, нумерація здійснюється по кожному тому окремо.
При вилученні документів із справ стара нумерація аркушів зберігається.
При нумерації аркушів необхідно слідкувати за її правильністю. Але якщо аркуш не був пронумерований або один номер повторюється на декількох листах, то дозволяється проставляти літерні номери, наприклад 12, 12а, 12б тощо, які оговорюються у запису завірення.
При закритті справи на окремому чистому аркуші складається запис завірення за наступною формою:
ЗАПИС ЗАВІРЕННЯ СПРАВИ № _______ ТОМ № ______________
В справі підшито та опечатано печаткою № ____________ __________
аркушів + ___________ аркушів опису документів справ
Аркуші № № _______________ літерні
На аркушах № № ___________ наклеєно _______________________________
Документів за уч. № № _____________________________________________
___________________________________________________
(підпис, І.П.П. особи, що оформив завірену підпис, дата)
При незаповненні яких-небудь позицій завіреного надпису у них робиться прочерк. Незаповнені листи опису документів справи не враховуються.
Листи кожного тому при закритті тому перевіряються, прошиваються товстою ниткою в 4 проколи та опечатуються або пломбуються таким чином, щоб захватити два кінця нитки. Справи можуть переплетатися, в цьому випадку їх опечатування не здійснюється.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 23; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!