Забезпечення зберігання документів
Документи з часу заведення (надходження) їх у діловодстві i до передачі їх до відомчого архіву зберігаються за місцем формуванням у справи. Розміщуються справи у шафах відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за їх номенклатурою.
У структурних пiдроздiлах збереження документiв i справ забезпечують їх керівники i співробітники, відповідальні за документацію. Для забезпечення повного зберігання документiв відводяться спеціальні приміщення, де справи зберiгаються в шафах, столах, що замикаються.
Магнітні стрічки з фонограмами засiдань колегіального органу зберiгаються у відповідального секретаря, який несе відповідальність за їх зберiгання.
Видавати справи у тимчасове зберiгання можливо тільки з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замiсник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, дату повернення, графа «Кому видано» та підпис у одержанні, «Дата повернення», та підпис у прийманні документа чи справи. Вилучати документи зі справ постійного зберiгання забороняється.
Передача справ до відомчого архіву
Передача справ до архiву установи здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів i затвердженим керiвником установи. Якщо окремі справи необхідні для поточної роботи, архiв установи оформляє їх видачу у тимчасове користування.
|
|
|
Приймання i передавання кожної справи здійснює завідуючий (спеціальний співробітник) відомчого архiву в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-iсторичної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи постiйного i тривалого зберiгання передаються в архiв за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. У кінці кожного примірника опису завiдуючий архiвом або особа, відповідальна за архiв установи, розписується у прийнятті справ i зазначає цифрами i літерами кількість переданих до архiву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається в структурний підрозділ, а решта залишається в архіві.
Тема 9. Організація роботи з документами, що містять конфіденційну інформацію та комерційну таємницю
Поняття комерційної таємниці
Комерційна таємниця прямо пов′язана з комерційною діяльністю та є необхідною умовою її проведення (здійснення).
У сучасному розумінні комерційна діяльність не прив′язується до якої-небудь однієї сфери. Вона може бути однією із складових будь-якої діяльності: промислової, торгівельної, фінансової, науково-дослідницької тощо.
|
|
|
Комерційними підприємствами є ті підприємства, для котрих прибуток – це основна мета їх діяльності. Цими підприємствами можуть бути як приватні, так і державні підприємства, а також і муніципальні підприємства чи організації.
Захищаємі таємниці комерційної діяльності даних підприємств отримали назву „комерційної таємниці”. Виходячи з цього, можна надати наступне визначення: „Комерційна таємниця – це вид таємниці, що включає інформацію встановлену та захищаєму її власником у будь-якій сфері його комерційної діяльності, доступ до якої обмежується в інтересах власника інформації”.
Документи, що містять інформацію, яка є комерційною таємницею, прийнято називати конфіденційними, а процеси складання таких документів та організацію роботи з ними – конфіденційним діловодством.
Вимоги до організації діловодства з документами, які містять конфіденційну інформацію та комерційну таємницю
Конфіденційне діловодство необхідно розуміти як діяльність, що забезпечує документування конфіденційної інформації, організацію роботи з конфіденційними документами та захист інформації, що міститься в них. При цьому, під документуванням інформації розуміється процес підготовки та виготовлення документів. А під організацією роботи з документами – їх облік, проходження, виконання, відправлення, класифікація, систематизація, підготовка до архівного зберігання, знищення, режим зберігання та використання, перевірка наявності.
|
|
|
До конфіденційних документів відносяться документи з обмеженим доступом, тобто такі документи, до роботи з якими надається спеціальний допуск.
Конфіденційне діловодство в цілому базується на тих самих принципах, що і відкрите діловодство, але у той самий час має і відмінності (тобто свої особливості), обумовлені конфіденційністю документованої інформації. Ці відмінності стосуються сфери конфіденційного діловодства та обсягу його видів робіт з документами.
Конфіденційне діловодство розповсюджується як на управлінську, так і на різні види виробничої діяльності. Крім того, конфіденційне діловодство розповсюджується не лише на офіційні документи, але й на їх проекти, різні робочі записи, що не мають усіх необхідних реквізитів, але містять інформацію, що підлягає захисту.
За видами робіт конфіденційне діловодство відрізняється від відкритого, з одного боку, великою її кількістю, а с другого – змістом та технологією виконання багатьох видів. А третя складова конфіденційного діловодства – захист інформації, що знаходиться у конфіденційних документах – взагалі не передбачена у відкритому діловодстві. Конфіденційна інформація повинна захищатися і від втрати, і від витікання.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 18; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!