Публичное выступление (тема 9)
Каждому деловому человеку приходится выступать перед какой-нибудь группой слушателей. Содержание выступления может быть разным: план работы коллектива на неделю или на год, отчет о работе, доклад и т.п. Разной может быть и аудитория слушателей: очередное собрание акционеров предприятия, научно-техническая конференция, расширенное заседание Совета директоров, заседание научно-экономического совета.
Чтобы убедительно и грамотно выступить перед аудиторией, надо тщательно подготовиться!
Подготовка к выступлению
Предварительный анализ будущей аудитории слушателей требует представить ее и ответить самому себе на ряд вопросов.
- Перед какой аудиторией нужно выступать (статус, возраст, пол и т.д.)?
2. Зачем нужно выступать? Какова конечная цель выступления (отчет, план, презентация)?
3. Кто и когда выступал перед данной аудиторией в последний раз, и что было достигнуто в конечном итоге?
4. Кто представит вас аудитории, как вы будете охарактеризованы?
5. Как готовить выступление, чтобы оно соответствовало особенностям данной аудитории?
6. Есть ли неформальные лидеры в данной аудитории, будут ли они присутствовать, надо ли устанавливать с ними контакт?
7. Ожидаются ли «каверзные вопросы»; если да, то какого рода?
8. Какой наглядный материал полезен для данной аудитории: графический, цифровой и т.д.?
9. Чем закончить предлагаемое выступление?
И только после такого мысленного анализа можно приступать к подготовке самого выступления. Она сугубо индивидуальна, так как зависит от уровня знаний и квалификации, но можно сформулировать и общие требования.
|
|
|
Структура выступления традиционно включает в себя три части:
1) Начало – стержневая идея: то, что послужило поводом для выступления. Задача – произвести приятное и яркое впечатление;
2) Основная часть:
- краткая история рассматриваемого вопроса;
- тенденции развития проблемы;
- накопленный опыт (положительный и отрицательный) решения рассматриваемых вопросов;
- предложения по решению проблемы (это главное содержание, а предыдущее только подводит к нему);
Задача – сохранить интерес аудитории к теме выступления.
3) Заключительная часть – довести до аудитории выводы выступления, т.е. те 25% информации, которые должны хорошо запомниться.
Направления подготовки
- Работа с исходным материалом:
А) Материалы должны содержать новые, наиболее интересные факты по актуальным для всех вопросам.
Б) Подготовка материалов ведется лично (с привлечением нужных отделов и служб).
2. Выбор темы выступления. Это могут быть:
А) План работы.
Б) Отчет о работе.
В) Потребность высказать собственное мнение по проблеме.
|
|
|
3. Продумывание главной идеи.
Нужно выделить стержневую идею выступления (хорошие результаты, повышение зарплаты, введение инноваций и т.п.).
4. Качество информации:
А) Объем данных должен быть больше, чем будет использовано в речи.
Б) Выступление должно содержать достоверные статистические данные.
5. Подготовительные материалы должны включать:
А) Готовое содержание со статистическими данными и фактами.
Б) Призыв к действию и конкретным делам.
В) Резюме (выводы) выступления.
6. Письменная запись выступления может быть в следующих формах:
А) Краткие тезисы выступления (на листе размера А5).
Б) Конспект доклада.
В) Подробный отчет (доклад) с выделенными маркером местами.
7. Репетиция выступления:
А) Выступление перед воображаемой аудиторией.
Б) Выступление перед «группой поддержки».
В) Запись на видео и анализ выступления.
Конкретные рекомендации оратору при подготовке выступления:
ü название выступления желательно обсудить с коллегами;
ü помните, слушателей интересуют лишь те аспекты работы, которые имеют отношение к их собственной деятельности;
ü продумайте форму речи: язык, стиль, подбор цитат. Старайтесь излагать свои мысли простым языком с минимумом иностранных терминов;
|
|
|
ü выберите тональность выступления: она может быть предостерегающей, торжественной, мрачной, беспечной, шутливой, счастливой и т.п. Овладейте несколькими вариантами тональности – возможна перестройка по ходу выступления;
ü используйте только культурную речь, избегайте штампов, нелитературных выражений, различных вульгаризмов, слов-паразитов, жаргонных слов вне зависимости от состава аудитории;
ü совершенствуйте технику произнесения речи, продумайте жесты, голосовую модуляцию, выражение лица;
ü учтите, что абсолютные цифровые показатели на слух воспринимаются тяжело. Их чрезмерное применение может снизить интерес аудитории. Поэтому в устной речи надо использовать только относительные числа (коэффициенты, индексы, проценты), а абсолютные показатели представлять в виде наглядных таблиц;
ü продумайте, как наиболее эффективно использовать наглядные пособия, но в любом случае готовьтесь сделать доклад устным, если техника выйдет из строя;
ü развивайте в себе чувство времени: из принятого регламента выходить нельзя. На всякий случай имейте сокращенный вариант выступления;
ü для выступления одевайтесь скромно (без эксцентричности в одежде) – вы и так будете в центре внимания; ведь одежда не должна отвлекать слушателей от целостного восприятия сообщения.
|
|
|
ü нужно провести генеральную репетицию выступления не позднее 1 дня до его даты;
ü начать подготовку нужно за 5-7 дней до выступления: подготовка текста выступления (1 день), наглядных пособий (1 день), коррекция текста (2 дня), подготовка технические средства (1 день), репетиция (1 день).
Технология выступления
Технология начала выступления
Настройтесь на аудиторию. В первые 10 сек обведите ее взглядом, как будто вы хотите убедиться, что она готова к восприятию ваших слов. Люди должны успокоиться (должна установиться тишина), а вы пока можете взглянуть в свои тезисы, что поможет обрести уверенность.
Перед выступлением встаньте поудобнее, в полупрофиль, не делайте никаких лишних движений. Манера поведения не должна отвлекать слушателей от сущности проблемы и вызывать ненужные ассоциации.
Ваш взгляд должен быть направлен на слушателей, но не в одну точку. Не избегайте взглядов, направленных на вас.
С первых же слов внимательно наблюдайте за реакцией аудитории.
Начало выступления должно быть кратким (1-2 предложения). Его главная задача – возбудить любопытство слушателей:
§ объявить необычную тему;
§ начать с конкретной иллюстрации или забавной истории;
§ использовать какой-либо предмет, имеющий отношение к теме;
§ задать вопрос, привести сразу потрясающий факт или цитату великого человека;
§ не следует начинать слишком формально или со слов извинения.
Нельзя начинать речь с таких предложений:
«Я хочу начать свое выступление…» Вы уже начали и говорите сразу по существу.
«Если вы позволите, я начну говорить»; «Если позволите, я приведу такой факт» Вы спрашиваете позволения, но, не дожидаясь реакции слушателей, продолжаете.
«Мне хочется сказать вам». Хочется – говорите, ведь вы уже начали это делать.
«Я очень волнуюсь, мне трудно говорить» Допустимо только, если к вам очень хорошо относятся.
«Вот здесь, как вы слышали, многие говорили, что…» Эти сорные слова говорят о неуверенности докладчика и расхолаживают слушателей.
«Почти все, что я хотел сказать, здесь уже сказал…, но если я вышел на трибуну…» Самый худший вариант: «Лучше бы вообще не выходил».
Технология основной части выступления
Ее элементы зависят от излагаемого вопроса. Главная психологическая задача – поддержать интерес аудитории.
Основная часть должна включать 7 ± 2 главных положения (это объем внимания, т.е. то количество информации, которое люди осознанно смогут удержать в голове).
Повторяя свою мысль, не употребляйте одних и тех же слов и фраз, потому что мозг отключается от обработки знакомой информации.
Выступая, не «гуляйте» около трибуны и по сцене: присутствующие перестанут вас слушать, а начнут разглядывать. «Гуляние» позволительно лишь сверхопытным ораторам, которые знакомы аудитории и уважаемы ею.
Следите за четкостью речи: не говорите быстро и монотонно. Не забывайте о микрофоне, но помните, что он хорошо подчеркивает дефекты речи. Если вы «проглатываете» согласные или «съедаете» окончания слов, текст становится неразборчивым, а голос – «лающим». Если вы громко произносите одни слова, а другие «глотаете», то аудитория слышит отдельные фразы, шумное дыхание, щелканье и причмокивания, которые раздражают слух.
Старайтесь неприятные для аудитории места выступления подкреплять очевидными примерами. Подчеркивайте в каждом отдельном случае, что лишь насущная необходимость и острота ситуации заставляют вас затрагивать подобные темы, а затем сглаживайте сказанное несколькими комплементами.
Приемы, которые помогут убедить слушателей в вашей правоте и удержать их внимание:
§ демонстрация: фотографии, диаграммы, модели, помогающие передать стержневую идею выступления;
§ сравнение – проведение аналогий предлагаемой идеи с ситуациями из повседневной жизни, использование пословиц и поговорок и т.д.;
§ негативный подход – описание драматической ситуации в случае действия каких-либо неправильных установок;
§ логический подход (индукция, дедукция, обобщение, систематизация и т.п.), например, продвижение от упрощенной версии к более сложной схеме, отражающий существо вопроса.
Эти приемы будут особенно эффективны, если вы сможете создать проблемную ситуацию, выдвинуть неожиданные гипотезы, включить юмор и т.д. Но использование этих средств требует опыта публичных выступлений и уверенности оратора в своих силах.
Технология заключительной части
Это важная часть выступления, так как лучше всего запоминается слушателями. Варианты концовок выступления:
§ заканчивайте свое выступление плавно; не оставляйте его незавершенным, неясным и размытым;
§ резюмируйте, повторив основное положение и главные предложения по решению проблемы, призовите к действию (выполнению плана, научным достижениям, экономическому росту);
§ выразите в 1-2 предложениях уверенность в правильности приведенной аргументации и надежду на то, что если этому следовать, то можно добиться желаемого результата.
Концовку речи необходимо подготовить заранее и прорепетировать ее. Закончив выступление, не забудьте поблагодарить присутствующих за внимание.
Не надо уклоняться от вопросов. Если не знаете ответа, то попросите время на обдумывание.
После выступления обязательно проанализируйте его (способ изложения и аргументацию), чтобы выявлять причины возможных неудач и внести коррективы в подготовку будущих выступлений. Этому могут помочь видиозапись или «доверенное лицо», находившееся в аудитории.
4.1.1. Как избавиться от боязни аудитории
Для начинающего оратора очень важно преодолеть психологический барьер. Плохая подготовка вместе с барьером могут привести к краху.
Однако даже при хорошей подготовке и правильном настрое волнение полезно. Выступающий должен находиться в особом умственном и эмоциональном состоянии. Даже тот, кто выступает часто и имеет большой опыт, испытывает волнение или смущение перед началом выступления, но затем оно быстро исчезает.
Некоторые советы для преодоления психологического барьера:
§ настройтесь на аудиторию, держитесь во время выступления уверенно, демонстрируйте твердую убежденность в своих словах. Помните, слушатели оценивают все: как вы одеты, как держитесь на трибуне, как говорите, понимаете ли то, о чем говорите;
§ если вы путаетесь в записях и судорожно подбираете нужные фразы, заполняя вынужденные паузы бесконечными «ну…», «значит…», то это, как град, бьет по слушателям;
§ если вы заметите, что часть аудитории менее внимательно слушает вас, обратите свой взгляд в ее сторону, будто вы обращаетесь именно к ней;
§ если вы заметили, что аудитория устала (в зале нарастает шум, некоторые смотрят уже не на вас), начните говорить тише, а затем резко повысьте голос, но не слишком сильно, чтобы аудитория не испугалась и не разгадала ваши намерения ее взбодрить;
§ если вас одобряет одна часть аудитории, а со стороны другой части вы слышите провокационные выкрики, не теряйте самоконтроль;
§ не вступайте во время выступления в дискуссии (в ответ на провоцирующие реплики), скажите, что после выступления вы охотно ответите на любые вопросы;
§ не делайте промежуточных обобщающих выводов, неоправданных с рациональной точки зрения, даже если вам показалось, что аудитория их от вас ждет;
§ ни в коем случае не подавайте виду, что речь дается вам с трудом, что вы устали или чувствуете себя неуверенно;
§ как можно меньше говорите о себе, своих заслугах;
§ не злоупотребляйте цифровым материалом, но имейте под рукой справочный материал для тех, кто захочет получить после доклада более подробное обоснование ваших высказываний;
§ не показывайте своего раздражения, если вам задают вопросы, на которые вы уже отвечали.
Деловая беседа (тема 10)
Деловая беседа является очень распространенной формой устного делового общения. Существует несколько виды беседы в зависимости от ее участников: беседа партнеров, беседа с клиентом, беседа руководителя с подчиненным. От вида беседы зависят психологические проблемы ее проведения и значимость различных ее этапов.
Характерной особенностью деловой беседы является наличие обратной связи. Стороны могут реагировать на высказывания собеседника в соответствии с учетом вербальных и невербальных сигналов. Осложняет проведение деловой беседы необходимость общаться с людьми, которые различаются по статусу, возрасту и психологическим характеристикам.
Залогом успешного проведения беседы являются: компетентность, тактичность, доброжелательность, стремление оперативно и эффективно решить проблему обеих сторон!
При внешней простоте деловая беседа является довольно сложной деятельностью. Она включает в себя следующие действия:
Ø подготовка к беседе,
Ø начало беседы,
Ø передача информации и аргументирование,
Ø обсуждение темы в форме вопросов и ответов,
Ø реакция на замечания,
Ø принятие решения,
Ø окончание беседы,
Ø анализ хода беседы и оценка ее результата.
Этап подготовки к беседе
Беседу переиграть очень трудно. Поэтому необходимо готовиться к ней, т.е. смоделировать ее ход, что особенно важно, если ваша цель беседы – изменить мнение собеседника.
В процессе подготовки к беседе необходимо:
1. Совершенно четко сформулировать цели беседы, тогда можно будет узнать, выполнены ли они. Установить степень жесткости собственной позиции, от чего зависит возможность компромисса.
Цели могут быть:
- информирование собеседника о происходящих событиях;
- установление истины;
- склонение другой стороны к собственной точки зрения любой ценой;
- принятие общий (компромиссный) вариант решения.
2. Собрать исходные данные и систематизировать их в соответствии с общим стержнем; продумать форму представления материала. Записать заранее все вопросы.
3. Продумать обстановку беседы:
- участники: допускается ли наличие дополнительных лиц; если они необходимы, то об этом нужно побеспокоиться предварительно;
- время и место: должны быть удобны обеим сторонам, чтобы ничего не мешало ходу беседы.
Продумать начало беседы.
4. Сформулировать свои аргументы, отработав их формулировки; продумать движение аргументов от менее значимых к более значимым.
5. Сформулировать возражения партнера, что позволяет проиграть различные варианты беседы.
6. Продумать свои контраргументы.
7. Продумать окончание беседы.
Только знание психологических особенностей партнера позволит поставить себя на его место, понять ход его мыслей, хотя и не обязательно принять. Такая подготовка позволит предвидеть возможные неожиданные моменты в ходе беседы и отработать реакцию на них.
Было замечено, что чем меньше опыт делового человека, тем скорее он отказывается от планирования деловой беседы! Для него это недопустимо!
4.2.2. Этап начала беседы
Цель данного этапа – оценить психологическое состояние партнера, выбрать правильный и корректный тон беседы.
Опыт показывает, что многие беседы заканчиваются, так и не начавшись. Чтобы этого не произошло, надо поработать над созданием благоприятного первого впечатления о себе. Первое впечатление формируется за 2-3 минуты, а влияет на весь процесс развития отношений.
Серьезные деловые вопросы решаются легче после создания атмосферы благожелательности и доверительности хотя бы одним из участников. Другой постепенно включится в эту атмосферу.
Когда человек начинает говорить, то становится понятным его состояние:
одни идут на прием уже в состоянии стресса;
другие слишком разговорчивы; стараются придать простой мысли запутанную форму, искажают факты в выгодном для себя свете;
третьи из-за неумения изложить вопрос и неуверенности в себе разговаривают бестактно, проявляют излишние эмоции, чрезмерно жестикулируют;
четвертые идут напролом, рассчитывая на уступчивость или недостаточную компетентность противоположной стороны.
Дата добавления: 2019-02-22; просмотров: 308; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!