Глава 2. Классификация документов
Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы. У объектов одной группы эти признаки, получившие название «основания классификации», совпадают.
Документы можно классифицировать по различным признакам:
• по происхождению: служебные, личные;
• по сложности: простые, сложные;
• по срочности: весьма срочные, срочные, несрочные;
• по гласности: секретные, для служебного пользования,
несекретные;
• по форме: типовые, индивидуальные;
• по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.
Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификаций.
1. Классификация документов по характеру информационных связей предприятия выделяет внешние и внутренние документы.
К внешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.
Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.
2. Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.
|
|
|
Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.
3. Классификация управленческих документов по функциональному назначению выделяет организационные, распорядительные, информационно-справочные и документы по личному составу.
К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.
К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняются только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю», «Обязываю», «Решил»),
К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.
|
|
|
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.
4. Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию. Данная классификация выделяет первичные и сводные документы.
Первичные - это документы, в которых зафиксированы исходные данные. Сводные - документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.
5. С развитием компьютерном техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов но типу носителей: бумажные и электронные документы.
Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:
• простота внесения изменений;
• использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;
|
|
|
• экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;
• оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;
• возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;
• возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.
До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде: как письма, брошюры и пр. Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что вело к огромным материальным затратам в масштабе государства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте. В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала. Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь – машинистка занимается набором и распечаткой тексту, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль правильности их оформления и регистрация.
|
|
|
Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. По каким признакам классифицируются документы?
2. Какие документы относятся к внешним документам?
3. Какие документы относятся к внутренними документами?
4. Какие документы относятся к организационным документам?
5. Перечислите, какие документы можно отнести к распорядительным документам?
Дата добавления: 2016-01-03; просмотров: 18; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!