ГЛАВА3. Нормативные требования к составу основных реквизитов документов и их оформление ….…..13
Л.М Базавлуцкая
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
СМИК
ЧЕЛЯБИНСК
УДК 651(075.8)
ББК 65.050.2я73
Б 17
Базавлуцкая Л.М. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие для студ. высш. учеб. заведений / Л.М. Базавлуцкая. – Челябинск, СМИК, 2015– 66 с.
ISBN 978-601-303-675-5
Б17 В учебном пособии рассмотрены основные виды организационно-распорядительной документации, а также требования к их составлению и организации документооборота.
Методический материал подготовлен в строгом соответствии с действующим в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятия.
Данное учебное пособие предназначено для студентов экономических специальностей, изучающих документоведение управленческой деятельности.
Рецензенты:
Гнатышина Е.А., доктор педагогических наук, профессор, директор Профессионально-педагогического института Челябинского государственного педагогического университета
Симонян Л.Я. кандидат педагогических наук, доцент кафедры Экономика, управления и право Профессионально-педагогического института Челябинского государственного педагогического университета
ISBN 978-601-303-675-5
© Л.М. Базавлуцкая, 2015
© "СМИК", Челябинск,2015
|
|
|
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………3
ГЛАВА1. Основные понятия документирования управленческой деятельности………………………………………………………………………8
ГЛАВА 2. Классификация документов……………………………………..10
ГЛАВА3. Нормативные требования к составу основных реквизитов документов и их оформление ………….……………………………………..13
ГЛАВА4. Особенности оформления в документах реквизита-«текст» ……28
ГЛАВА5. Бланки документов………………………………..……………….. 32
ГЛАВА6. Правила подготовки и оформления отдельных видов документов………………………………………………………………………35
ГЛАВА7. Организация документооборота и его составные части ……………………………………………………………………….…………..46
ГЛАВА8. Компьютерные технологии в делопроизводстве ………………51
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ …………………………..59
ПРИЛОЖЕНИЕ… ……………………………………………………………..60
ВВЕДЕНИЕ
В современных высокоразвитых странах огромную роль играет информация. Кто владеет информацией, тот правит миром (тот и имеет успех - будь-то в производстве, науке, обучении и т.д.)
Документ является важнейшей составляющей жизни человека, деятельности любой организации, работы любого предприятия. Вот почему большое внимание уделяется в развитых гражданских обществах, с высокой правовой культурой, правильности и точности оформления документов, их соответствия принятым специальным стандартам, которые и изучает такая дисциплина, как делопроизводство.
|
|
|
Любое отклонение, всякая малейшая неточность в оформлении документа превращают его из подлинного, являющегося основой правовых действий, в подложный, не имеющий права на существование, потенциальную основу мошенничества или, как метко говорили на Руси, - "филькину грамоту".
Внимательное и обстоятельное изучение делопроизводства - вот гарантия от ошибок для любого гражданина, сотрудника, руководителя. Знание делопроизводства не только избавит от простых проблем, связанных с неумением оформить документы в соответствии с требованиями, но и от самых серьезных потрясений - судебных разбирательств. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности.
|
|
|
Изучение истории делопроизводства в нашей стране позволит будущим юристам, экономистам, менеджерам лучше разобраться в истории госучреждений, принципах и основах ведения документированиям.
В конце XV в. появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказное делопроизводство - работа с документами, проводившаяся в приказах (Поместный приказ, Разрядный приказ и т.д.)
В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей, прекрасно знающих свое дело и со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов.
Схема организации приказного делопроизводства - от подьячего "средней руки", составляющего «черное письмо», через исправление самим дьяком к чистовому варианту.
|
|
|
Указы, жалованные грамоты, акты это документы, издаваемые царем в период приказного делопроизводства.
Приговоры - документы, издаваемые Боярской Думой.
Памяти, грамоты, отписки - входящие и исходящие документы в приказах. Приказ приказу писал памяти, из приказа в приказные избы писались грамоты, а из приказных изб в вышестоящие инстанции писались отписки. Видимо, не случайно в настоящее время это название стало синонимом бездушного, не дающего ответа по существу дела документа. Простые люди обращались в различные инстанции с челобитными и прошениями.
Характерная особенность документов этого периода - безмерное возвеличивание власть имущих путем перечислений всевозможных титулов, званий и полномочий.
В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово "волокита". Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м, документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса.
В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Еще не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов; их хранение; контроль за исполнением. И все же именно на этом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их на Руси.
27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности в России.
Коллежское делопроизводство - организация работы с документами в коллегиях (с 1717 г.). Этот способ организации работы с документами был более прогрессивным по сравнению с предыдущим. Появилась упорядоченная система регистрации, которая велась в специальных журнала.
В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив».
На рубеже XVIII - XIX вв. делопроизводство в России пережило новые значительные изменения. В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами, что опять же было в русле общеевропейских преобразований.
Указом "Общее учреждение министерств" предусматривалось единообразие изложения по приведенным образцам. Документы сложного содержания состояли из трех частей: введение, с изложением дела; обоснование со ссылками на законодательство и "соображение, и заключение" с выводами - распоряжениями или предложениями, ходатайствами или просьбами.
Дела и документы поступали в соответствии с их значимостью или в канцелярию министра, или в департаменты.
Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом, который требовал: "...чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах." В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах.
Итак, исполнительное делопроизводство есть организация работы с документами в министерствах в период с 1811 по 1918 гг. включительно.
В результате Октябрьской революции 1917 г, в России прекратил существование старый государственный аппарат, шло конструирование нового. Уже в 1917 г. был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства" и сокращении переписки, а в 1918 г. - постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты".
В 1921 г. состоялась 1-я Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами, а также о создании в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.
В 1923 г. было создано бюро "Стандартизация", которое занималось вопросами документационного обеспечения управления.
В 1925 г. секретарей включили в канцелярско-техническую группу специалистов и уравняли их с машинистками, рассыльными, конторщиками и архивариусами.
В 1926 г. был создан Государственный институт техники управления, который стал заниматься совершенствованием государственного аппарата.
Однако скоро все эти начинания были завершены. В 1926 г. коллегия Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции пыталась навести порядок в секретарских должностях, предложив считать секретарей помощниками руководителей. Однако эти предложения остались на бумаге, а в жизнь вошло принятое в 1932 г. волевое решение, разделившее всех секретарей на две неравноценные группы. Первые стали называться помощниками и референтами, а вторые - машинистками-секретарями 1 -ой и 2-ой категорий. На вторых были возложены чисто механические функции: печатание, простые канцелярские работы, оформление и хранение документов.
Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Многие работники аппарата ушли на фронт, разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены. Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению и перестройке работы аппарата. Несмотря на объективные трудности, вызванные последствиями войны, продолжалось совершенствование работы аппарата.
В начале 1960-х годов секретари получили новые должности - секретарь -машинистка и секретарь-стенографистка, и им были переданы все административные и технические функции, которые раньше выполняли помощники и референты.
25 июля 1963 г. было принято постановление Совета Министров СССР № 829 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР”. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений.
В 1964 г. в Московском государственном историко-архивном институте был открыт факультет государственного делопроизводства.
В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был образован Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Одной из основных задач, которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
В 1969 -1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, однако после их пересмотра и доработки были утверждены только два: ГОСТ 6.38-72 "Требования к оформлению документов" и ГОСТ 6.39-72 "Формуляр - образец".
С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.
Постановлением от 04.09.73 № 435 Госкомитет СССР по науке и техники ввел в действие основные положения ЕГСД.
В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 "Унифицированные системы документации. Система организационно распорядительной документации. Основные положения".
В это время большинство авторов считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Публикации шли под девизом «к безбумажной технологии».
В 1984 -1986 гг. ВНИИДАД разработал стройную систему документационного обеспечения управления, получившую название "Единая государственная система документационного обеспечения управления" (ЕГ СДОУ).
В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросли, роль и значение документационного обеспечения управления, которое постепенно переходит на машинную основу, а далее в электронный вид документа. Однако, несмотря на обилие компьютеров, «бумажный» поток увеличивается, поэтому существование традиционного делопроизводства с обработкой на ЭВМ будет весьма продолжительным.
В настоящее время совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим в любой организации для использования в своей деятельности. Важность документа в организации управленческого труда уже была оценена в древнем мире, когда появились первые документы, содержащие информацию о законах Шумера и о коммерческих сделках. Это является доказательством существования делопроизводства и практики управления.
Основное внимание в данном пособии уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации управленческих функций. Кроме того, рассматриваются вопросы по организации работы с документами: учет, регистрация контроль исполнения, хранение.
В пособии также рассмотрены некоторые проблемы, связанные с защитой информации. Исходя из анализа многолетней практики, приведены общие рекомендации, которые могут быть полезны любому предприятию, которое решает проблему засекречивания своей коммерческой информации, в том числе с применением грифов конфиденциальности.
Дата добавления: 2016-01-03; просмотров: 23; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!