Реквизит 26 – «Отметка о заверении копии».
При заверении соответствия копий документа (включая ксерокопию) ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
ВЕРНО
Инспектор отдела кадров ______________ Т.С. Левченко
Дата
При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).
Реквизит 27 – «Отметка об исполнителе » включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Рекомендуется указывать также код города для убыстрения и упрощения связи.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
224 45 67 — 095
Реквизит 28 – «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Отметка об исполнении документа включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении: слово «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
|
|
|
Например:
| Отправлен факс от 01. 07. 2004 № 127 В дело №01-1 5 __________ Т.И. Ткачева Дата |
Или
| Издан приказ от 01. 06. 2004 № 12 «О создании экспертной комиссии» В дело №01-02 _____________Т.И. Ткачева Дата |
Реквизит 29 – «Отметка о поступлении документа в организацию» содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.
| Название организации 00.00.0000 №________ 00 ч 00 мин |
Реквизит 30 – «Идентификатор электронной копии документа» представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в момент подготовки документа.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
|
|
|
1. Что такое реквизит?
2. Сколько всего установлено реквизитов?
3. ОТ чего зависит конкретный набор реквизитов?
4. Что вы можете рассказать о реквизите № 08?
5. Что вы можете рассказать о реквизите № 10?
6. Расскажите о реквизите № 15 «Адресат»?
7. Опишите подробнее реквизит № 18 «Заголовок к тексту»?
ГЛАВА 4. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ В ДОКУМЕНТАХ РЕКВИЗИТА – «ТЕКСТ»
Текст - главный реквизит документа (20)
Текст документа отражает основное смысловое содержание документа — управленческое действие, решение. Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту — национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляются на государственном (русском) языке. Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке.
|
|
|
В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.
Документ призван побудить к какому-либо действию, убедить.
Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.
Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.
Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Например:
Дата добавления: 2016-01-03; просмотров: 20; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!