Материально-техническое обеспечение по проекту. Виды закупок
Обеспечение поставок оборудования и материалов, необходимых для реализации проекта, принято называть материально-техническим обеспечением (МТО). Оно осуществляется в основном двумя способами: прямые закупки и субподряд. Для конкретного проекта могут использоваться как оба этих способа, так и один из них.
Осуществление прямых закупокпредусматривает: планирование и организацию закупок; определение технических условий (ТУ) и выбор поставщиков; формирование заказов на поставку и контроль закупок (поставок).
Планирование и организация закупок обеспечивается с использованием предварительных данных и соответствующих смет. Сроки поставок и связанные с ними сроки заказа соответствующего оборудования и материалов определяются графиками завершения проектно-конструкторских работ.
ТУ на поставку оборудования и других материальных ресурсов, а также технические требования к ним разрабатываются в процессе проектирования основных объектов проекта и передаются в службу МТО в соответствии с согласованным графиком, который также должен быть разработан при организации закупок.
Выбор поставщиков является ответственным и во многих случаях определяющим элементом организации закупок (поставок) оборудования и материалов для реализации проекта. Потенциальный поставщик обычно оценивается предварительно с помощью квалификационной анкеты. Далее составляется список претендентов для заключения контрактов на поставку оборудования, материалов и других элементов МТО, который должен отражать все необходимые категории оборудования и материалов. Список согласуется заказчиком и используется для изучения возможных претендентов, которые будут предположительно участвовать в торгах. Окончательный выбор поставщиков оборудования и основных материальных ресурсов для реализации проекта определяется по результатам торгов.
|
|
|
Формирование заказов на поставку является продолжением планирования централизованных закупок и одновременно предусматривает принятие решения по организации субподрядных закупок. При закупке учитывается программа (требования) стандартизации материалов, оборудования и полуфабрикатов для реализации строительства объектов проекта. Заключение контрактов производится через торги или по контрактам без объявления торгов в соответствии с установленным (принятым для проекта) порядком.
Контроль поставок направлен на обеспечение соблюдения установленных сроков и организуется на основании контрактов и графиков закупок и поставок. В общем случае контролируются и реализуются два процесса: закупки технологического оборудования и промышленных изделий (прямые поставки), закупаемые для проекта централизовано, и субподрядные закупки.
|
|
|
Эксплуатационные (приемочные) испытания
Завершению работ по проекту подрядчиком должна предшествовать объективная оценка достигнутого результата при осуществлении проекта, оценка качества выполненных работ и их приемка. Для оценки результата и качества выполненных работ предусматривается обязательная процедура приемочных (эксплуатационных) испытаний проекта. Приемку законченных работ по проекту может производить заказчик или другое, уполномоченное им лицо. При приемке выполненных подрядчиком работ должны быть решены следующие задачи:
1. Получение объективных данных о достигнутых результатах по проекту.
2. Проведение оценки реальных эксплуатационных характеристик проекта.
3. Сопоставление измеренных (оцененных) характеристик с планируемыми показателями проекта и оценка достигнутого результата.
4. Анализ результатов и определение причин обнаруженных расхождений, места и времени их возникновения.
5. Разработка, согласование и утверждение заказчиком мероприятий по исправлению обнаруженных ошибок и расхождений.
|
|
|
6. Организация и контроль выполнения работ по исправлению подрядчиком недостатков, выявленных при испытаниях.
7. Приемка законченных работ по результатам эксплуатационных испытаний и проверки устранения выявленных недостатков.
Для реализации этих задач заказчик назначает приемочную комиссию. При приемке проектов, работы по которым велись за счет государственного бюджета или льготного кредитования, назначается государственная приемочная комиссия, приемочные комиссии соответствующих министерств, ведомств или других органов исполнительной власти в установленном законодательными актами порядке.
Объем и методики проведения конкретных проверок (оценок) достигнутых результатов проекта в процессе приемочных (эксплуатационных) испытаний определяются согласованной программой их проведения. Содержание программы эксплуатационных испытаний должно учитывать действующие стандарты, нормативные акты (международные, национальные, ведомственные) и другие регламентирующие документы. Правовые требования к проведению испытаний детализируются в документе, называемом обычно гарантийным соглашением. Соглашение устанавливает взаимоотношения и ответственность поставщика и заказчика в отношении эксплуатационных гарантий выполнения заданных требований. Такое соглашение гарантирует защиту прав обеих сторон путем включения в него ряда обязательных пунктов, в том числе:
|
|
|
- проверку соответствия характеристик проекта заданным требованиям;
- контроль ввода в эксплуатацию, начала работ и проведения испытаний;
- определение соответствия используемого сырья требованиям проекта;
- определение допустимого времени работы и условий проведения испытаний;
- проведение испытаний для демонстрации соответствия паспортной производительности оборудования и качества продукции;
- проверку устранения выявленных ошибок проекта и ликвидации повреждений;
- ограничение ответственности исполнителя и условий окончания действия соглашения.
В случае, когда проведение полномасштабных эксплуатационных испытаний оказывается невозможным по техническим или экономическим проблемам (возможностям), они могут быть заменены демонстрационными испытаниями. Демонстрационные испытания не регламентированы правовыми (нормативными) положениями. Условия проведения таких испытаний определяются согласованным решением заказчика и исполнителя и могут быть достаточно гибкими в практически любых условиях реализации конкретных проектов.
Организацию работы приемочной комиссии по проведению испытаний и подготовке отчета осуществляет председатель комиссии, назначенный заказчиком (ведомством заказчика). Менеджер проекта и исполнитель обеспечивают техническую реализацию проводимых работ комиссии.
Отчеты о проведении конкретных эксплуатационных испытаний оформляются как протоколы измеренных эксплуатационных результатов, которые должны включать также оценку полученных результатов комиссией. Совокупность конкретных результатов (протоколов) и оценка этих результатов комиссией представляют суть отчета о проведении эксплуатационных испытаний. Результат работы приемочной комиссии оформляется Актом, подписанным председателем комиссии Он служит основой для оценки работы предприятия, осуществляющего проект, и может действовать на весь срок его деятельности. Это положение распространяется и на демонстрационные испытания с учетом конкретной программы и согласованного объема таких испытаний. Отчет и рекомендации комиссии после их согласования заинтересованными сторонами утверждаются заказчиком.
Приемка завершенного проекта оформляется актом установленной формы с приложением обязательного перечня документов, особенно если это связано с завершением строительства промышленных объектов.
Завершение проекта
Завершение проекта предусматривает прекращение всех работ по нему, закрытие действующих контрактов с подрядчиками, поставщиками, другими исполнителями работ и менеджером проекта. Завершение проекта может быть связано с успешной реализацией всех действий и работ, предусмотренных планом и контрактом (нормальное завершение), или в результате принятия решения заказчиком о прекращении работ по незавершенному проекту (преждевременное завершение).
Причинами преждевременное завершения (закрытия) проекта могут быть:
1) изменения планов заказчика;
2) недостаток средств на оплату работ по проекту;
3) негативная переоценка проекта (результатов проекта) заказчиком;
4) ошибками в оценке стоимости проекта (занижение стоимости на этапе принятия инвестиционного решения);
5) появления иных возможностей для выполнения задач заказчика, решение которых связано с осуществлением проекта;
6) нарушение рабочих взаимоотношений между заказчиком и подрядчиком или другие причины, не позволяющие продолжать работу по проекту.
Когда проект пришел к нормальному или преждевременному завершению, проблему его закрытия следует рассматривать как особый проект, представляющий одноразовую уникальную задачу со специфическими ограничениями ресурсов.
При этом процедура закрытия контракта по проекту между заказчиком и исполнителем (исполнителями) содержит две специфические группы работ: договорные и организационные.
Договорные работы включают внутренние работы по реализации действующего контракта (контрактов) между заказчиком и подрядчиком, работы заказчика по осуществлению проекта, работы поставщиков и субподрядчиков, а также работы на месте их проведения (на участке или объекте строительства).
Внутренние работы по контракту предусматривают определение оставшихся элементов поставок по проекту и проверку финансовой отчетности о выполненных работах, определение потребности и обеспечение паспортизации выполненных работ и установленного оборудования. Невыполненные задачи должны быть рассмотрены заказчиком для определения необходимости их завершения. Все открытые наряды на выполнение работ должны быть закрыты (если иное не согласовано с заказчиком). Проводится контроль расходов по проекту и информирование всех заинтересованных лиц (юридических и физических) о закрытии работ по проекту. Организуется реализация программы гарантий и другой последующей деятельности, связанной с проектом.
Работы заказчика включают: урегулирование с поставщиком вопроса о том, что еще подлежит сдаче, обеспечение оговоренных характеристик или урегулирование расхождений путем переговоров, проведение переговоров по изменению условий контракта, получение и представление требуемых уведомлений, оформление счета для окончательного платежа по контракту. Окончательный финансовый расчет с исполнителем по завершенному проекту предусматривает проверку его финансовой отчетности, которая включает: проверку платежей поставщикам и субподрядчикам, наличие просроченных платежей поставщику, соответствие заказов закупкам по накладным поставщиков и подтверждение соответствующих удержаний.
Работы поставщиков и субподрядчиков предусматривают проведение переговоров по урегулированию изменений заказов для поставщиков и субподрядчиков, а также подтверждение неоплаченных обязательств поставщика (субподрядчика).
Работы на месте их проведения включают получение перечня претензий заказчика и внесение необходимых поправок по выполненным работам, а также подготовку чертежей по фактическому результату и итогового отчета о выполненных работах. При принятии решения о завершении проекта осуществляется демобилизация используемой в процессе работ по проекту материальной базы.
Закрытие договора по проекту сопровождается завершением окончательных финансовых расчетов.
После закрытия договоров осуществляется гарантийное обслуживание. При этом такое обслуживание, как правило, делается не командой управления проектом, а специальной группой, назначаемой заказчиком. Условия гарантийного обслуживания оговариваются отдельным договором (или соглашением) между заказчиком и исполнителем.
Организационные работы включают решение технических и административных вопросов. Технические вопросы предусматривают рецензирование эксплуатационных качеств системы или оборудования, а также сведение воедино и распространение технических данных по проекту. Решение административных вопросов связано с идентификацией и ликвидацией средств труда, перераспределением персонала, высвобождаемого от работ по проекту, ликвидацией материалов, не использованных в проекте, а также с обобщением и распределением финансовых данных по проекту.
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 870; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!