Документ «Создание базы данных»
Ниже приведены советы, которые помогут вам создать удобную для работы базу данных сотрудников:
При вводе табельного номера (или другого набора цифр), который начинается с нуля, помните, что Excel может воспринять как число и отбросить этот нуль. Чтобы этого не произошло, следует указать перед нулем префикс «» либо задать для ячейки текстовый формат. Для выбора формата откройте диалоговое окно Формат ячеек на вкладке Число и отметьте в списке Числовые форматы элемент Текстовый.
Для фамилии, имени и отчества выделяйте отдельные ячейки, а не вносите все эти данные в одно поле, где обрабатывать их довольно сложно. При необходимости содержимое ячеек можно объединить.
Наименование отдела и должность сотрудника также заносите в отдельные поля. Это позволит быстро определить, например, количество сотрудников в данном подразделении, текучесть кадров по указанной должности в течение определенного времени и многое другое. Представленные таким образом данные легко обрабатывать автоматически.
Указывайте дату приема и увольнения сотрудника, что позволит определить, скажем, стаж его работы в подразделении или среднее время работы на данной должности. Указание даты, с которой начинается отсчет непрерывного производственного стажа, даст возможность автоматически определить непрерывный стаж, произвести автоматическое начисление премии за выслугу лет и за дни временной нетрудоспособности.
|
|
|
Если в таблице имеется столбец с таким заголовком, как улица, не заносите в него сокращение. Номера телефонов в табличной базе данных старайтесь записывать в одном стиле. Нарушение этих принципов значительно усложняет поиск и сортировку данных.
Не забывайте вносить в базу данных даты рождения сотрудников. Используя дополнительную сервисную функцию ( она описана ниже), вы сможете определить, у кого из работников в ближайшее время день рождения, и поздравить этого человека.
Создайте справочные поля. Такие поля обеспечивают удобную сортировку данных по каким-то заданным критериям. Если человек уволился, можно поставить в поле соответствующий флажок, например, в виде цифры 1, и тогда, воспользовавшись фильтром, отображать в списке либо только работающих на предприятии, либо только уволенных.
Форматирование табличной базы данных.
После внесения в список данных о нескольких сотрудниках можно приступать к форматированию таблицы. Вы увидите, что ширину одних столбцов нужно увеличить, а в других, наоборот, уменьшить. Если текст не помещается в заголовке или поле, то к этому диапазону ячеек необходимо применить автоматический перенос текста с выравниванием по центру или по краям, отметив опцию, переносит, по словам на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек.
|
|
|
Просмотр табличной базы данных.
Итак, база данных сотрудников создана. Ее файлу мы присвоили имя База. Если вы хотите вывести на экран всю табличную базу данных, попробуйте уменьшить масштаб представления листа. Однако если база данных велика, то масштаб придется уменьшить до такой степени, что трудно будет разобрать, какие данные в ней содержатся. Вы можете убедиться в этом, выделив диапазон ячеек, в котором расположена таблица, и выбрав в раскрывающемся списке Масштаб элемент По выделению. Если использовать нормальной масштаб, например, 100%, то при просмотре левой части списка не будет видна его крайняя правая часть и наоборот. Если в списке несколько сотен записей, то при просмотре нижней его части не видна строка заголовков.
Чтобы работать с этим списком было удобно, нам необходимо видеть строку заголовков и три левых столбца, содержащих номер по порядку, табельный номер и фамилию работника. Существует несколько методов, позволяющих установить необходимый режим просмотра данных:
- открытие нескольких окон;
|
|
|
- разделение таблицы на области;
- закрепление областей таблицы.
Работа с окнами.
В Excel существует возможность открыть для одного и того же рабочего листа два окна. Данная операция выполняется при помощи команды Окно/Новое. После этого в списке открытых книг меню Окно вы видите некоторые изменения. Если ранее здесь было указано имя только одной книги ( База), то теперь в списке появятся два имени: База: 1 и База: 2. Теперь после вызова команды Окно/Расположить на экране появится диалоговое окно Расположение окон. В области Расположить окна этого окна выберите, например, переключатель сверху вниз. В результате на экране появятся два окна с одним и тем же листом книги. Одно из окон является активным, на что указывает более яркий цвет его заголовка.
Перейти к другому окну можно, воспользовавшись одним из следующих методов:
- щелкнув указателем мыши в этом окне;
- с помощью комбинации клавиш Ctrl+Tab;
- с использованием меню Окно ( имя нужного окна будет указано в списке, находящемся в нижней части меню).
Первый метод можно применить только в случае, когда окно, к которому нужно перейти, отображено на экране. Вторым и третьим методами можно вызывать невидимое окно открытой книги, если таковая имеется. Однако для нашего случая такой способ просмотра таблицы является не самым удобным. Поэтому давайте вернем таблицу в исходное положение ( когда на экране отображено только одно окно). При этом будет восстановлено и прежнее имя книги – База. Это можно сделать двумя способами:
|
|
|
- нажав кнопку Развернуть в правом верхнем углу любого окна;
- воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl+F10.
Закрыть одно из окон можно одним из следующих методов:
- нажав кнопку Закрыть окно ( с крестиком) в правом верхнем углу окна;
- нажав комбинацию клавиш Ctrl+F5.
А чтобы свернуть окно, необходимо выполнить одно из таких действий:
- нажать кнопку Свернуть окно в правом верхнем углу сворачиваемого окна;
- применить комбинацию клавиш Ctrl+F9.
Скрыть одно окно можно, выполнив команду Окно/Скрыть. В этом случае окно не закрывается. Для его восстановления нужно задать команду Окно/Отобразить и, когда появится диалоговое окно Вывод на экран скрытого окна книги, в области Показать скрытое окно книги выбрать его имя и нажать кнопку ОК.
Разделение таблицы на области.
Удобный метод просмотра данных можно обеспечить, разделив таблицу на две или четыре области.
Поместите табличный курсор в ту ячейку рабочего листа, где должна появиться граница раздела, и вызовите команду Окно/Разделить. Выполнив разделение, вы сможете просматривать в одном окне различные области таблицы при этом:
Две области, расположенные в столбце одна под другой, будут иметь один и тот же заголовок;
Две области, расположенные рядом по горизонтали, будут иметь одинаковые номера строк.
Если таблица разделена на четыре области, то каждая область имеет независимые полосы прокрутки, что позволяет выводить на экран несмежные вертикальные и горизонтальные области таблицы. Линии, разделяющие таблицу на области, можно легко перемещать мышью.
При необходимости убрать разделение таблицы на области воспользуйтесь одним из следующих способов:
выполните команду Окно/Снять разделение;
подведите указатель мыши к полосе разделения и дважды щелкните на ней;
перетащите полосу разделения к краю окна.
Закрепление областей.
Очень неудобно работать с таблицей, если не видны заголовки строк и столбцов. Для устранения этого недостатка области таблицы следует закрепить, что позволяет при просмотре областей списка одновременно видеть на экране часть его заголовка и расположенные слева столбцы. С целью закрепления областей в нашей таблице выделите ячейку D2 и вызовите команду Окно/Закрепить области. В этом случае в просматриваемой строке всегда будут видны порядковые и табельные номера, также фамилии сотрудников. Для отмены закрепления областей следует выполнить команду Окно/Снять закрепление областей.
Фильтрация списка.
Выбрать из списка нужные данные можно при помощи фильтрации, то есть путем сокрытия всех строк списка, кроме тех, которые удовлетворяют, заданы критериям. Чтобы воспользоваться функцией фильтрации, необходимо установить табличный курсор на одну из ячеек заголовка списка и вызвать команду Данные/Фильтр/Авто фильтр. После ее активизации в правом нижнем углу каждой ячейки заголовка появится маленький квадратик со стрелкой раскрывающегося списка.
Рассмотрим приемы работы с авто фильтром на следующем примере. Давайте, определим, сколько представителей сильного пола работает на предприятии. Нажмите кнопку фильтрации, расположенную в ячейке с заголовком Пол, и в открывшемся списке выберите букву М (мужчина). В строке состояния появится сообщение Фильтр: отбор. Все строки, которые не удовлетворяют заданному критерию, будут скрыты. Стрелка на кнопке списка окрасится в синий цвет, указывая на то, что для данного поля включен Автофильтр.
Если же требуется уточнить, сколько среди этих мужчин начальников, нажмите также кнопку автофильтра а ячейке Должность и выберите и выберите в соответствующем ей списке слово Начальник. В строке состояния появится сообщение о том, сколько строк удовлетворяют заданному критерию: Найдено записей 2 из 10 (то есть ответ будет дан сразу же).Чтобы отменить фильтрацию по определенному столбцу, достаточно открыть список автофильтра в этом столбце и выбрать пункт Все. Однако если функция фильтрации задана для нескольких столбцов, вам придется повторить эту операцию несколько раз. В этом случае лучше воспользоваться командой Данные/Фильтр/Отобразить все.
Функция фильтрации будет работать, как следует, если вы будете внимательными при занесении данных. В частности, нужно следить за тем, чтобы в начале и в конце текстовых данных не было лишних пробелов. На экране они не заметны, но могут привести к ошибочным результатам, а на их выявление тратится иного времени.
При фильтрации выполняется отбор данных, точно отвечающих заданному критерию. Поэтому, если вместо слова «Начальник» в столбце встречается слово «Начальник», то есть с пробелом в конце,Excel воспринимает эти значения как разные. Чтобы избавиться от несоответствий
такого рода, скопируйте в буфер обмена ячейку со словом «Начальник», активизируйте фильтр для выборки по признаку «Начальник» и замените неправильные значения содержимым буфера.
Поиск данных в списке.
Поиск необходимых данных в списке можно осуществлять также при помощи команды Найти. Эта команда позволяет быстро отыскать любое сочетание символов, слов и цифр. Предположим, нам нужно найти номера телефонов, которые начинаются цифрами 234. Активизируйте команду Правка/Найти, внесите символы 234- в поле Что диалогового окна Найти, а затем нажмите кнопку Найти далее. Вызвать это диалоговое окно можно также посредством комбинации клавиш Ctrl+F.
После ввода в поле, Что значения 234- вам поочередно будут предложены к рассмотрению все телефоны, которые начинаются этими цифрами. Если же в данное поле ввести слово «Иван», то будут найдены все Иваны, Ивановы и Ивановичи.
Чтобы заменить найденные значения, нужно нажать кнопку Заменить диалогового окна Найти. После этого название диалогового окна изменится с Найти на это поле фрагмент данных которыми следует заменить фрагмент, указанный в поле Что. Замену найденного фрагмента можно произвести, нажав кнопку Заменить. Если же все элементы в списке можно заменить без предварительной проверки, воспользуйтесь кнопкой Заменить все.
Постановка задач
Используя возможности Excel для анализируемых таблиц «Активы и пассивы легкой промышленности в 2005г. и в 2006г., на конец периода, млрд руб», «Динамика дебиторской и кредиторской задолженности (млрд руб)», «Малые предприятия в легкой промышленности в 2006 г. на конец» построение диаграмм
Таблица № 1
| Активы и пассивы легкой промышленности в 2005г. и в 2006г., на конец периода, млрд руб
 Мы поможем в написании ваших работ! | |||||||||||