Завершение сеанса работы с Access 97
Завершается это приложение так же любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows.
Для выполнения этой операции вы можете выполнить щелчок на кнопке, предназначенной для закрытия Access-окна (на таких кнопках принято изображать крестик).
Окно программы Microsoft Access 97
После запуска программы на экране появляются окно приложения, а также диалоговое окно, в котором пользователь должен выбрать один из следующих вариантов продолжения работы (рис. 1):
- самостоятельное создание базы данных (переключательНовая база данных);
Рис.1. Диалоговое окно создания или открытия базы данных
- создание базы данных с помощью мастера (переключательЗапуск мастера);
- открытие одной из существующих баз данных (переключатель Открыть базу данных).
В результате выбора переключателяНовая база данных образуется пустая база данных, в которую впоследствии можно поместить таблицы, формы, отчеты, запросы и т.д. При использовании этого способа вы имеете полный контроль над процессом создания базы данных, но здесь требуются дополнительные затраты времени.
Если же вы остановите свой выбор на переключателеЗапуск мастера, то после нажатия кнопкиОК начнется процесс создания новой базы данных на основе какой-либо базы из коллекции Access 97 (в Access имеется 22 мастера баз данных). Этот способ создания базы данных намного проще в исполнении, более удобен и весьма эффективен. Мастер по мере своей работы автоматически вставляет необходимые объекты в соответствии с вашими указаниями.
|
|
|
Мастер базы данных позволяет задать:
- общий заголовок базы данных;
- таблицы и поля, которые можно включить;
- общий фон для формы;
- стили отчетов.
Хотя с помощью мастеров нельзя создать такие сложные базы данных, как при использовании «ручного» способа, но зато они позволяют настраивать создаваемые базы данных с учетом ваших требований. С их помощью базы данных создаются легко и просто.
В случае необходимости открыть существующую базу данных следует установить переключательОткрыть базу данных. В результате нажатия кнопкиОК появится список для выбора базы, которую надо открыть. Если необходимая база данных не указана в этом списке, ее можно отыскать в окне Открытие базы данных, которое открывается вследствие щелчка на строке Другие файлы и нажатия кнопкиОК.
Вы можете отказаться от выбора базы данных при запуске программы Access 97, нажав кнопкуОтмена в окне создания и открытия базы данных.
Планирование базы данных
Перед тем, как приступить к созданию базы данных, желательно иметь соответствующий план. Это поможет вам сэкономить время и силы. Ниже даны советы, которыми вы можете для этого воспользоваться:
|
|
|
- если вы будете создавать новую базу данных на основе существующей (созданной «вручную» или с помощью мастера), то изучите способ организации данных в имеющейся базе. Это поможет вам, когда вы приступите к созданию таблиц и запросов Access;
- если вы будете создавать базы данных «вручную», то тщательно продумайте, на какие логические категории могут быть разделены данные;
- заранее спланируйте поля, которые будут содержаться в таблицах базы данных;
- определите, какие поля внутри отдельных таблиц могут служить «ключевыми».
Ключевое поле - это поле, имеющееся в каждой записи и идентифицирующее ее как уникальную. Ключевые поля используются Access также для определения порядка сортировки записей и для ускорения обработки запросов.
Создание базы данных при запуске Access. Окно базы данных
Задание 1.
Создать базу данных, в которой бы хранилась информация об учениках какого-либо класса.
Будем создавать эту базу данных «вручную».
1) Установим переключательНовая база данных и щелкнем на кнопкеОК;
2) откроется окноФайл новой базы данных, в котором необходимо указать имя новой базы данных и указать, на каком диске и в какой папке он будет храниться. Имя файла указывается в поле вводаИмя файла. По умолчанию Access 97 присваивает новой базе данных имя dbl, а если база данных с таким именем уже существует, то db2 и т.д. Имя базы данных не должно содержать больше 255 символов и может содержать пробелы.
Введем имя файла базы данных, которое отражает ее содержание, например, КЛАСС;
|
|
|
3) для закрытия диалогового окна выполним щелчок на кнопкеСоздать. В результате будет создана новая база данных, а на экране появится пустое окно, в которое можно поместить ее объекты.
Окно базы данных
В окне базы данных систематизированы объекты базы данных - таблицы. запросы, формы, отчеты, макросы и модули, каждый из которых располагается на одноименной вкладке.
Рис. 2. Окно базы данных
Окно базы данных имеет свою строку заголовка, в которой отображается ее имя.
Изначально окно базы данных является пустым.
Объекты базы данных
Таблицы
Таблица - это основной объект базы данных. База данных может включать несколько таблиц. Так, в нашем случае, например, в одной таблице будут храниться анкетные данные об учениках (таблица Сведения об учениках), в другой - данные об их годовой успеваемости (таблица Годовая успеваемость класса), а в третьей - сведения о родителях (таблица Сведения о родителях).
|
|
|
В Access 97 таблицей является совокупность данных, объединенных общей темой. Для каждой темы отводится отдельная таблица, что позволяет избежать повторений сохраняемых данных. Это положительно сказывается на эффективности работы с базой данных и уменьшает вероятность возникновения ошибок ввода.
Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец – поле. Запись содержит набор данных об одном объекте (например, фамилию ученика, его адрес и домашний телефон), а поле - однородные данные обо всех объектах (например, список учеников).
Запросы
Запросам присущ обширный круг функций. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из одной и даже нескольких таблиц. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.
Но в первую очередь запросы предназначены для отбора данных на основании критериев.
Формы
Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Форма-бланк позволяет упростить процесс заполнения базы, что дает возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. С помощью формы-маски можно ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе.
Отчеты
Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации данных (в основном - таблиц и запросов) при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. В Access 97 существуют разнообразные способы оформления отчетов.
Макросы
Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который откроет отчет.
В состав базы данных целесообразно включить макросы, автоматизирующие процессы заполнения, отбора информации и т.д.
Модули
Выполнять операции, которые невозможно реализовать с помощью команд или макрокоманд Access 97, позволяют дополнительные средства-процедуры обработки событий или выполнения вычислений, написанные на языке Visual Basic for Applications (VBA). Такие процедуры оформляются в виде модулей.
Отметим, что с каждым объектом базы данных мы можем работать в двух режимах:
- в оперативном режиме - когда мы просматриваем, изменяем или выбираем информацию;
- в режиме конструктора - когда мы создаем или изменяем макет, структуру объекта (например, структуру таблицы или макет отчета, запроса и т.д.).
Для перехода в режим конструктора макета необходимо маркировать имя объекта и нажать кнопкуКонструктор, расположенную на вкладке справа.
Отметим также, что любой объект базы данных можно создавать либо «вручную», либо с помощью Мастера.
Типы данных
| Текстовый | Используется для текста и чисел, не участвующих в вычислениях (например, номера телефонов). Поля этого типа содержат текст, объем которого не должен превышать 255 символов. |
| Числовой | Поля этого типа содержат числовые значения, диапазон которых определяется параметромРазмер поля. |
| Дата/время | Используется для хранения дат (в диапазоне лет от I00 до 9999) и времени суток. |
| Денежный | Используется для хранения чисел, содержащих 15 разрядов слева от десятичной точки и 4 разряда справа от нее. |
| Счетчик | Поле Счетчик заполняется автоматически. Access 97 самостоятельно увеличивает значение переменной в этом поле, присваивая каждой записи новый номер. |
| Логический | В таких полях сохраняются значения Да или Нет. |
| Поле МЕМО | В таких полях хранятся текстовые и числовые данные объемом не более 64000 символов. |
| Поле объекта ОLE | В поля данного типа помещают объекты, обработанные графическими программами. |
Таблицы
Как и любой объект базы данных, таблицу можно создать «вручную» или с помощью мастера таблиц.
| Режим таблицы | Создание таблицы в режиме таблицы. Access создает абстрактную, но готовую к использованию таблицу. Совершенствуя ее, пользователь определяет необходимые свойства и заполняет таблицу информацией. |
| Конструктор | Создание таблицы с помощью конструктора таблиц. В этом режиме программа по умолчанию не создает никаких полей. Пользователь сам определяет структуру таблицы. |
| Мастер таблиц | Создание таблицы с помощью мастера таблиц. |
| Импорт таблиц | Создание таблицы путем импортирования данных из внешнего файла или другой базы данных. |
| Связь с таблицами | Присоединение внешнего файла или таблицы другой базы данных. |
Каждый из подходов имеет свои преимущества. «Ручной» способ дает большую точность: вы создаете пустую таблицу и далее включаете в нее поля по своему усмотрению. При этом методе вы получаете полный контроль над всем процессом создания таблицы, но при этом затраты времени могут быть значительными.
Использование мастера намного проще. Вы можете:
- выбрать тип таблицы;
- выбрать структуру таблицы;
- ввести данные непосредственно в таблицу.
Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 193; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!