Проходження, опрацювання та відправлення ділової кореспонденції

Після отримання вхідної кореспонденції перед працівником служби діловодства постає питання про подальший рух документу. Для правильного вирішення даного питання необхідно запам’ятати низку правил.

На розгляд першого керівника установи чи її власника переда­ються:

♦ закони України;

♦ постанови Верховної Ради України;

♦ укази та розпорядження Президента України, доручення Адміністрації Президента України;

♦ постанови, розпорядження, рішення, протоколи засідань та доручення Кабінету Міністрів України,

♦ накази, розпорядження, рішення колегій міністерств та ві­домств;

♦ запити та звернення депутатів України;

♦ листи, що надходять від структурних підрозділів за підписом їх перших керівників;

♦ кореспонденція міністерств і відомств України, а також ор­ганів місцевої влади за підписом перших керівників;

♦ звернення громадян відповідно до ст. 14, 15 Закону України «Про звернення громадян».

На розгляд заступників керівника за напрямами подаються:

♦ доручення органів державного управління вищого рівня, до­повіді, інформація, листи, телеграми та інші документи;

♦ документація діяльності міністерств і відомств, а також ор­ганів місцевої влади (за підписом заступників, керівників, але тих, що не виконують обов'язки перших осіб).

Якщо в документах порушуються питання, що мають вирішу­ватися керівником, заступник доповідає йому про це, подає не­обхідні матеріали і вносить свої пропозиції.

Під час перебування керівника у відрядженні або відпустці всі документи розглядає перший його заступник.

Кореспонденція, що передається керівникові, попередньо розглядається канцелярією чи секретарем-референтом, які виз­начають, кого треба ознайомити з документом.

У резолюціях повинні даватися ясні та вичерпні вказівки про порядок та характер виконання документа. Обов'язкові елементи резолюцій розглянуті в модулі 2.

Після розгляду отриманої документації керівником установи секретар-референт ще раз переглядає документи, за потреби уточнює виконавців, зміст доручення та строк виконання, що вказано в резолюції.

Діловоди підрозділів, одержавши кореспонденцію від секретаря-референта, повинні перевірити правильність її надходження і зразу ж передати її на розгляд своєму керівникові. Вони ж мусять забезпечувати збереження, облік, оперативне проходження та опрацювання документації виконавцями.

Опрацьовані керівництвом підрозділів документи діловоди повертають секретареві-референтові, про що робиться відповід­на відмітка в журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

При одержанні від керівника підрозділу незареєстрованих до­кументів їх також заносять до журналу реєстрації вхідної корес­понденції. При цьому зазначаються кореспондент, номер листа, дата відправлення, короткий зміст і дата одержання.

Приймаючи документи для підпису в керівника, секретар-референт перевіряє правильність їх оформлення: адресу, короткий зміст, прізвище виконавця, номер його службового телефону, на­явність необхідних віз. Неправильно оформлені документи по­вертаються виконавцеві.

Підписані керівництвом документи реєструються у журналі реєстрації вихідної кореспонденції безпосередньо в підрозділі.

Доповідні записки керівників структурних підрозділів секретар-референт реєструє у журналі реєстрації вхідної кореспонден­ції і після розгляду керівником передає безпосередньо виконав­цеві під розписку в цьому самому журналі.

Робота над документами в підрозділах

Діловодство в структурних підрозділах покладається керівни­ком на одного з працівників. Його завданням є приймання, реєс­трація, пошук, оформлення, зберігання, відправлення та кон­троль за виконанням документів у підрозділі.

В установах, де опрацьовуються документи з паперовими носія­ми, відповідальний за роботу з документацією в підрозділі (діло­вод) щодня у встановлений час одержує документацію від секретаря-референта чи в канцелярії. На кожному зареєстрованому документі у журналі вхідної кореспонденції діловод на звороті останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс свого підрозділу, порядковий номер та дату одержання документа.

Подання документів на розгляд заступників керівника під­приємства за напрямами здійснюється відповідно до розподілу обов'язків. Термінова кореспонденція і документи з доручення­ми керівництва розглядаються негайно.

Керівник підрозділу, розглянувши отриманий документ з ре­золюцією вищого керівника, визначає безпосередньо виконавця і за потреби дає йому додаткові вказівки. Після розгляду доку­ментів керівництвом підрозділу діловод передає їх виконавцям згідно з резолюцією.

Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради Укра­їни, укази та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази міністерств чи інших вищих органів діловод підрозділу без зат­римки передає на розгляд керівництву, а після повернення — ви­конавцям. При цьому він постійно контролює проходження до­кументів і забезпечує їх повернення секретареві-референтові.

Під час приймання від виконавців вихідних документів з папе­ровими носіями перевіряються:

♦ правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

♦ правильність зазначення адреси кореспондента;

♦ наявність необхідних підписів на документі та додатках до нього;

♦ наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах;

♦ наявність на документі позначки про додатки;

♦ відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному й тому самомуадресатові, вкладаються в один конверт, на якому проставляють­ся реєстраційні номери всіх документів, які там знаходяться.

Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на вер­хньому березі першого аркуша проставляється штамп ПІДЛЯГАЄ ПОВЕРНЕННЮ

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно зали­шати в установах — авторах цих документів. Підрозділам надси­лаються їх другі примірники.

Документи, які адресують постійним кореспондентам, реко­мендується відправляти в конвертах з адресою одержувача та від­правника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

У випадку надсилання кореспонденції до інших міст країни на конверті, крім найменування установи, посади та прізвища адре­сата, слід зазначати поштову адресу.

Неоформлені або належним чином не оформлені документи повертаються виконавцеві на доопрацювання.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати секретареві-референтові до встановленої години.

Секретар-референт реєструє вихідні документи в журналі ре­єстрації вихідних документів

Кожному вихідному документу присвоюється номер, який складається з літер імені та прізвища документа, індексу струк­турного підрозділу та порядкового номера документа з початку року.

Позначку про вихідні документи-відповіді робить секре­тар-референт у журналах реєстрації вхідних документів, де прос­тавляються номер і дата вихідного документа, вказується прізви­ще керівника, шо підписав документ.

Документи, що надсилаються одночасно одному адресатові, вкладаються в один конверт. Законвертована кореспонденція маркірується і доставляється у поштове відділення.

Виконання вимог щодо раціональної організації як традицій­ного, так і електронного документообігу можливе лише за умови ретельно продуманої технології оброблення документів, дотри­мання послідовності операцій, що виконуються. Для цього слід розробити схеми документообігу маршрутні й технологічні карти на службову документацію.

 

Строки виконання документів

Обов'язковими засобами ефективної організації роботи в уп­равлінському апараті є досконале налагодження контролю за ви­конанням розпорядчих документів та використанням у роботі наявної інформації.

Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних ус­тановою документів чи від дати надходження (для вхідних). Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними.

Типові строки виконання встановлюються для окремих, най­більш масових, категорій документів відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках строки виконання документів не повинні пе­ревищувати 10 днів. Триваліші строки виконання встановлюють­ся для документів, більш складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найваж­ливіших документів керівником установи. Кінцева дата виконан­ня документа фіксується в резолюції керівником.

Якщо документ надійшов до установи із затримкою і терміни виконання доручень минули або явно недостатні для виконання, то керівник служби, на яку покладається організація виконання документа, забезпечує домовленість з контрольними підрозділа­ми вищої організації, яка його надіслала, про зміну терміну вико­нання документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого перед­бачається одержати відповідь, його потрібно дотримуватися. Змі­на строку виконання проводиться лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки — прийняттям нового акта, інди­відуальні — керівником, який призначив строк.

Якщо в резолюції на документі є слово «терміново», термін ви­конання встановлюється не більше трьох діб.

За відсутності в резолюції керівника дати виконання документ виконується в термін, зазначений безпосередньо в ньому. В ін­ших випадках документ повинен бути виконаний не пізніше як у місячний термін.

Продовження строку виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж за два-три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з'ясу­валося, що вкластися у встановлений термін неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк.

Припинити виконання документів, що надійшли від держав­ної установи, або відмінити їх виконання має право лише вища в порядку підпорядкування організація — автор документа.

Термін виконання відраховується з часу надходження доку­мента до установи. У випадках, коли термін виконання докумен­та закінчується в неробочий день, закінченням терміну виконан­ня вважається наступний робочий день.

Строки підготовки (оформлення), подання (відправлення) і ти­пові строки виконання документів закріплюються інструкцією з ді­ловодства.

Здійснення контролю за виконанням документів

 

---

Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 280; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!