Організування раціонального документообігу
Документообіг, як складова діловодства — це рух документів у документаційній системі установи з моменту долучення до неї створених або надісланих службових документів до завершення виконання і відправлення одержувачеві чи передачі в архів установи.
Організація документообігу — це комплекс найефективніших засобів, форм і методів виконання робіт, пов'язаних із долученням, обробкою і рухом документів, включаючи отримання документів, що надійшли ззовні документаційної системи, їх розподіл, реєстрацію, доставку виконавцям, переміщення всередині установи, захист від несанкціонованого доступу, відправку чи передачу в архів.
Організування роботи з документами включає побудову системи документообігу, зберігання, пошук і використання документів у поточній діяльності установи, забезпечення їх раціонального руху в документаційній системі. В процесі роботи з документами мусить бути забезпечений обов'язковий контроль за їх виконанням і захист від несанкціонованого доступу.
Завданням раціональної побудови документообігу в установі є:
♦ встановлення оптимальної послідовності руху і обробки документованої інформації;
♦ досягнення оперативності проходження документа від моменту складання чи одержання до його виконання найбільш коротким шляхом із мінімальним витратами часу і зусиль;
♦ розробка раціональних схем проходження і обробки основних видів документів, отримання і опрацювання вхідних документів, а також проходження внутрішніх документів у процесі їх підготовки виконавцями;
|
|
♦ впровадження в документаційному забезпеченні управління (ДЗУ) новітніх інформаційних технологій.
Раціональна побудова документообігу в установі мусить передбачати:
♦ дотримання в установі основних принципів роботи з документами ;
♦ прямоточний рух документів (документи мають проходити найкорот-шим шляхом, без повторних переміщень);
♦ чітку регламентацію шляхів проходження документів, скорочення інстанцій, до яких мають потрапляти документи (наприклад, під час погодження);
♦ одноразовість операцій з оброблення документів, уникнення зайвого дублювання в роботі з ними;
♦ раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць виконавців;
♦ побудову цілісної документаційної системи, обмеження і прискорення операцій щодо оброблення документів;
♦ скорочення обсягу документообігу за рахунок застосування бездокументних зв'язків (телефон, факс, електронна пошта);
♦ чіткий розподіл функцій між структурними підрозділами і виконавцями, скорочення внутрішнього листування, перехід до оперативного управління;
|
|
♦ обмеження доступу до окремих службових документів, що значно впливає на проходження документів в установі і технологію роботи з ними.
♦ поступову автоматизацію документообігу й перехід на елек-троний документообіг, створення електронної канцелярії та архіву.
Сучасний темп суспільного життя практично визначив інтенсивність потоків документної інформації, її мобільність, надлишок і водночас недостатність.
Автоматизація документообігу дає змогу на 25-50% підвищити продуктивність праці службовців й на 75% зменшити час на оброблення одного документа
Вдосконаленню документообігу в установі сприяє розроблення раціональних схем проходження і обробки основних видів документів, маршрутів їх пересування.
Складання маршрутних схем з поділом на окремі потоки (групи документів,) допомагає з'ясувати такі питання:
♦ через які структурні підрозділи (яких виконавців) будуть проходити певні групи документів;
♦ у якій послідовності буде рухатися конкретний службовий документ;
♦ скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ чи до виконавця;
♦ які операції повинні здійснюватися виконавцями в підрозділах. Комплекс операцій, що виконуються з документами, можна подати також у вигляді оперограм.
|
|
Оперограма — організаційний документ, що регламентує процес оброблення вхідних або вихідних документів. Складається оперограма за допомогою таблиці, рядки якої відведено для позначення операцій обліку, реєстрації, погодження тощо, а колонки (графи) — для зазначення відповідальних виконавців.
Графічний спосіб складання оперограми дає можливість встановити логічний зв'язок між різними етапами роботи з певними видами документів в установі, простежити послідовність цієї роботи та її зміст.
Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 245; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!