Прием и первичная обработка поступающих документов
3.2.1. Доставка документов в Правительство области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной и электросвязи, а также нарочными, курьерами, гражданами.
3.2.2. Специалисты отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области принимают документы, доставленные посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, под подпись.
Поступившие обращения, запросы передаются специалистами отдела документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области в Управление по работе с обращениями граждан и организаций. Конверты с обращениями не вскрываются.
3.2.3. При приеме документов проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, при вскрытии конверта - наличие в нем документов, а также всех названных в документах приложений.
3.2.4. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений,
несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении
документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в
отделе документооборота управления документационного обеспечения
Департамента управления делами Правительства области или соответственно в Управлении по работе с обращениями граждан и организаций, второй - приобщается к
поступившему документу, третий - отсылается адресанту. В акте обязательно
указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица, вскрывшего
конверт, дата вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер,
дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт
подписывают должностное лицо, вскрывшее конверт, и его непосредственный руководитель. Акт утверждает руководитель соответствующего структурного подразделения Правительства области.
|
|
|
Форма акта, составляемого при отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов, представлена в приложении 8 к Инструкции.
Документы с некомплектными приложениями, а также ошибочно доставленные документы возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом.
3.2.5. Конверты от поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
поступают обращения;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
Если на конверте или поступившем документе имеются грифы «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», на данном документе отмечается точные дата и время его получения, например: 05.12.2011 10.35.
|
|
|
Поступившие конверты (пакеты) с грифом «Лично» не вскрываются, на таком конверте (пакете) проставляется штамп «Правительство Вологодской области», указывается дата поступления, и он передается адресату.
3.2.6. Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются специалистами управления специальной документальной связи и защиты государственной тайны Правительства области. Указанные документы передаются в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области не позднее 9 часов следующего рабочего дня и регистрируются как поступившие в день передачи в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.
О документах, требующих срочного исполнения, специалистами управления специальной документальной связи и защиты государственной тайны Правительства области оперативно докладывается Губернатору области.
3.2.7. Первичная обработка поступивших документов включает распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении 9 к Инструкции.
3.2.8. По каналам электросвязи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
3.2.9. Прием (передача) телефонограмм, адресованных Губернатору области, первым заместителям Губернатора области, заместителям Губернатора области и руководителям структурных подразделений Правительства области, осуществляется Специалистами.
Дата добавления: 2016-01-05; просмотров: 19; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!