Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи
Телеграмма
2.5.9.1.1. Для оперативной передачи информации, решения срочных вопросов может использоваться передача документов при помощи услуг телеграфной связи (отправка телеграмм).
2.5.9.1.2. В Правительстве области отправка телеграмм осуществляется должностными лицами отдела документооборота. Виды, порядок и условия оказания услуг телеграфной связи установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи».
2.5.9.1.3. Телеграмма составляется и адресуется так же, как письмо. Отметка об особом виде телеграммы (правительственная, срочная, обыкновенная, на художественном бланке, схемная и др.) делается перед адресом.
К отправке не принимаются телеграммы, текст которых содержит исправления и пометки.
2.5.9.1.4. Телеграмма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, печатается размером шрифта № 14 и имеет следующие реквизиты:
отметка о категории телеграммы,
отметка о виде телеграммы,
наименование адресата (адресатов),
текст документа,
регистрационный номер документа и дата документа,
подпись отправителя (руководителя).
2.5.9.1.5. При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен представить в отдел документооборота список адресатов.
2.5.9.1.6. Адрес, текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами, а знаки препинания – строчными (тчк - точка, зпт - запятая, двтч - двоеточие, квч – кавычки), без предлогов, союзов и местоимений.
|
|
|
2.5.9.1.7. Числа и цифры рекомендуется писать прописью, многозначные числа можно писать цифрами. Исправления и переносы слов в тексте телеграммы не допускаются.
2.5.9.1.8. Основные реквизиты телеграммы отделяются от дополнительных (подпись должностного лица и ее расшифровка) сплошной чертой.
Под чертой печатаются строчными буквами от левого поля: наименование и адрес отправителя, подпись должностного лица и ее расшифровка, визы исполнителей.
В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ.
Факсограмма
2.5.9.2.1. Факсограмма – это документ, получаемый по каналам факсимильной связи. Факсимильная связь может использоваться для оперативной передачи текстов документов, направляемых в иные организации и органы. Посредством факсимильной связи передаются служебные письма, приглашения и информационные сообщения.
2.5.9.2.2. Факсограмма подлежит первичной обработке в случае наличия в ней следующих реквизитов:
адресант,
почтовый и электронный адрес адресанта,
регистрационный номер и дата,
текст,
должность и фамилия лица, подписавшего документ,
|
|
|
подпись.
2.5.9.2.3. При использовании данного вида связи необходимо соблюдать следующие требования:
запрещается передавать документы, содержащие секретные сведения и иную информацию ограниченного доступа, а также тексты документов с грифом «Для служебного пользования» и рукописные материалы;
документы на иностранных языках, направляемые посредством факсимильной связи, отправляются Специалистами в иные органы и организации при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ на иностранном языке, а иностранному адресату передаются без перевода;
ответственность за содержание информации в документе, направляемом посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и на должностное лицо, его подписавшее.
Телефонограмма
2.5.9.3.1. Телефонограмма – документ, в котором содержится дословное содержание сообщения (информации), переданного (принятого) посредством телефонной связи.
Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания, конкретные срочные поручения и другое).
|
|
|
2.5.9.3.2. Телефонограммы в структурных подразделениях Правительства области оформляются на бумаге в свободной форме.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть передана.
2.5.9.3.3. При оформлении телефонограммы могут использоваться следующие реквизиты:
наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА),
адресат, адресант,
текст передаваемого (принимаемого) сообщения,
дата и время передачи (получения) телефонограммы.
Дата добавления: 2016-01-05; просмотров: 110; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!