Оформление реквизитов документов
ИНСТРУКЦИЯ
По делопроизводству в Правительстве Вологодской области
I. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в Правительстве Вологодской области (далее соответственно – Инструкция, Правительство области) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами и автоматизированными информационными ресурсами в Правительстве области, структурных подразделениях Правительства области (далее также – Правительство области и его структурные подразделения).
1.2. Документы и автоматизированные информационные ресурсы Правительства области и его структурных подразделений являются областной собственностью, имуществом Правительства области.
1.3. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013), Регламентом Правительства области.
|
|
|
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя документа. Автоматизированные технологии обработки документированной информации, применяемые в Правительстве области и его структурных подразделениях, должны отвечать требованиям Инструкции.
1.5. Требования, установленные Инструкцией к подготовке, оформлению, прохождению и контролю исполнения документов, применяются при работе с документами с пометкой «Для служебного пользования» с учетом особенностей, установленных Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве области, утвержденной постановлением Губернатора области от 16 мая 2012 года № 256.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную охраняемую законом тайну, персональные данные), в Правительстве области и его структурных подразделениях регулируются специальными нормативными правовыми актами.
|
|
|
1.6. Организация ведения и совершенствование делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Правительстве области и его структурных подразделениях осуществляются управлением документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области (далее также - Управление).
Организация ведения и совершенствование делопроизводства в работе с обращениями граждан, объединениями граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращения), запросами государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц о предоставлении документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращений (далее – запросы), методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с обращениями и запросами в Правительстве области осуществляются управлением по работе с обращениями граждан и организаций Департамента внутренней политики Правительства области (далее - Управление по работе с обращениями граждан и организаций).
|
|
|
1.7. Основные потоки документов в Правительстве области делятся на:
документы, поступившие от иных организаций, органов исполнительной государственной власти области, обладающих статусом юридического лица, а также физических лиц;
документы, направляемые в иные организации, документы, направляемые в органы исполнительной государственной власти области, обладающие статусом юридического лица, а также физическим лицам;
документы, созданные в Правительстве области, его структурных подразделениях и не предназначенные для направления в иные организации, органы исполнительной государственной власти области, обладающие статусом юридического лица (далее также – внутренняя корреспонденция, входящая внутренняя корреспонденция, исходящая внутренняя корреспонденция).
1.8. Организация работы с документами, поступившими от иных организаций, и с документами, направляемыми в иные организации, осуществляется отделом документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области (далее также – отдел документооборота) в автоматизированной системе электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области (далее - АСЭД).
|
|
|
Организация работы с обращениями, запросами осуществляется Управлением по работе с обращениями граждан и организаций в автоматизированной системе «Обращения граждан» (далее – АС «Обращения граждан») в рамках межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО) и на бумажных носителях.
Организация работы с документами, связанными с проведением личных приемов граждан руководителями Администрации Президента Российской Федерации, Северо-Западного федерального округа Российской Федерации, Губернатором области, первыми заместителями Губернатора области, заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений Правительства области осуществляется в АС «Обращения граждан», в рамках МЭДО и на бумажных носителях.
1.9. Организация работы с внутренней корреспонденцией, документами, поступившими от органов исполнительной государственной власти области, обладающих статусом юридического лица, и документами, направляемыми в органы исполнительной государственной власти области, обладающие статусом юридического лица, осуществляется специалистами Управления делами Губернатора области Правительства области, обеспечивающими деятельность Губернатора области, специалистами управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области, обеспечивающими деятельность первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, специалистами, обеспечивающими деятельность руководителей структурных подразделений Правительства области (далее – Специалисты) в АСЭД.
1.10. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Правительства области возлагается на руководителей структурных подразделений Правительства области.
1.11. Передача документов (копий документов) для официального опубликования представителям средств массовой информации осуществляется управлением информационной политики Правительства области.
1.12. При работе с подлинниками документов в Правительстве области и его структурных подразделениях не разрешается вносить в них исправления и делать пометки, искажающие смысл и содержание документа.
1.13. Требования к работе с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех должностных лиц Правительства области и его структурных подразделений. Должностные лица несут ответственность за соблюдение требований Инструкции и сохранность служебных документов.
1.14. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе должностные лица обязаны передать все находящиеся у них документы должностному лицу, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Правительства области, или иному должностному лицу по указанию руководителя структурного подразделения Правительства области. При увольнении должностного лица или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
1.15. Делопроизводство в Правительстве области ведется с использованием АСЭД в соответствии с Положением об автоматизированной системе электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области, утвержденным постановлением Правительства области от 26 августа 2013 года № 862, за исключением делопроизводства по обращениям, запросам в Правительстве области, которое ведется на бумажных носителях и в АС «Обращения граждан».
1.16. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции:
документирование– запись информации на носителе по установленным правилам;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ– зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;
электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;
реквизит документа– элемент оформления документа;
подлинник документа– первый или единственный экземпляр документа;
копия документа– экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
регистрация документа– присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
номенклатура дел– систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;
входящие документы – документы, поступившие от иных организаций, органов исполнительной государственной власти области, обладающих статусом юридического лица, а также входящая внутренняя корреспонденция;
исходящие документы - документы, направляемые в иные организации, документы, направляемые в органы исполнительной государственной власти области, обладающие статусом юридического лица, а также исходящая внутренняя корреспонденция;
дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
II. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ОБЛАСТИ
Бланки документов
2.1.1. Документы, создаваемые в Правительстве области, оформляются на бланках (черно-белых) и бланках с цветным изображением герба (далее - цветные бланки), стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210) либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов, порядок их расположения и оформления.
2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа. Устанавливаются два основных формата бланков документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
При подготовке документов в Правительстве области используются электронные шаблоны бланков документов.
2.1.3. В Правительстве области применяются следующие виды бланков:
бланк постановления Губернатора области;
бланк распоряжения Губернатора области;
бланк постановления Правительства области;
бланк письма должностного лица (Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителя Губернатора области, заместителя Губернатора области, начальника Департамента финансов области);
бланк письма Правительства области;
бланк протокола заседания Правительства области;
бланк структурного подразделения Правительства области.
Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте – посередине листа вдоль верхнего поля.
На продольных бланках помещается изображение герба Вологодской области. Размер изображения герба Вологодский области должен быть не более 20 мм.
Угловые бланки используются для оформления документов, направляемых в пределах границ территории области. Продольные бланки используются для оформления документов, направляемых за пределы границ территории области.
Для каждого вида бланков устанавливается свой состав реквизитов:
для бланков постановления, распоряжения Губернатора области (продольные черно-белые бланки):
- герб Вологодской области;
- вид документа;
- наименование должности высшего должностного лица области (Губернатор Вологодской области);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
- место составления (издания) документа (г. Вологда);
для бланка постановления Правительства области (продольный черно-белый бланк):
- герб Вологодской области;
- наименование высшего органа исполнительной государственной власти области (Правительство Вологодской области);
- вид документа;
- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
- место составления (издания) документа;
для бланков письма должностного лица (Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителя Губернатора области, заместителя Губернатора области, начальника Департамента финансов области):
для бланка письма Губернатора области (продольный цветной бланк):
- герб Вологодской области;
- должность лица, подписавшего документ (Губернатор Вологодской области);
- справочные данные о Правительстве области (почтовый адрес, номера телефона, телетайпа, телефона-факса, адрес электронной почты);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;
для бланков письма должностного лица (первый заместитель Губернатора области, заместитель Губернатора области, заместитель Губернатора области, начальник Департамента финансов области):
- продольный бланк:
- герб Вологодской области;
- должность лица, подписавшего документ (первый заместитель Губернатора Вологодской области, заместитель Губернатора Вологодской области, заместитель Губернатора области, начальник Департамента финансов области);
- справочные данные о Правительстве области (почтовый адрес, номера телефона, телетайпа (на продольном бланке), телефона-факса, адрес электронной почты);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;
угловой бланк:
- должность лица, подписавшего документ (первый заместитель Губернатора Вологодской области, заместитель Губернатора Вологодской области, заместитель Губернатора области, начальник Департамента финансов области);
- фамилия, имя, отчество первого заместителя Губернатора области, заместителя Губернатора области, заместителя Губернатора области, начальника Департамента финансов области;
- справочные данные о Правительстве области (почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;
для бланка письма Правительства области (продольный цветной бланк):
- герб Вологодской области;
- наименование высшего исполнительного органа государственной власти области (Правительство Вологодской области);
- справочные данные о Правительстве области (почтовый адрес, номера телефона, телетайпа, телефона-факса, адрес электронной почты);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;
для бланка протокола заседания Правительства области (продольный черно-белый бланк):
- герб Вологодской области;
- вид документа (протокол заседания Правительства Вологодской области);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
- место составления (издания) документа;
для бланка структурного подразделения Правительства области (угловой черно-белый бланк):
- наименование высшего исполнительного органа государственной власти области (Правительство Вологодской области);
- наименование структурного подразделения Правительства области;
- справочные данные о структурном подразделении Правительства области (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое,
10 мм – правое,
20 мм – верхнее,
20 мм – нижнее.
Образцы бланков, используемых в Правительстве области и его структурных подразделениях, приведены в приложении 1 к Инструкции.
Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые в процессе деятельности Правительства области и его структурных подразделений, имеют установленный состав реквизитов, а также порядок их расположения и оформления.
На основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, настоящей Инструкцией устанавливается следующий состав реквизитов документов Правительства области:
герб Вологодской области;
наименование высшего органа исполнительной государственной власти области (Правительство Вологодской области); наименование структурного подразделения Правительства области; фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего документ;
должность лица, подписавшего документ;
подпись должностного лица;
вид документа;
место составления (издания) документа;
справочные данные о высшем органе исполнительной государственном власти области – Правительстве области;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа;
текст документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
гриф утверждения;
виза;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Правила оформления реквизитов документов представлены в приложении 2 к Инструкции.
Дата добавления: 2016-01-05; просмотров: 21; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!