Тема 10: Автоматизація розв’язання задачі “Облік касових операцій”.
Основні положення щодо розробки АРМБ з ОФРО. Задача “Облік касових операцій” є складовою частиною підсистеми БО й реалізується на АРМБ з ОФРО, яке є засобом автоматизації праці зайнятого обліком персоналу. Це функціональна спеціалізована людино-машинна система, що включає програмно-технічний комплекс, інформаційне та додаткове інструктивно-методичне й організаційно - технологічне забезпечення. Кінцевим користувачем його є бухгалтер зведеного сектора бухгалтерії. Який веде ОФРО.
Основна концепція побудови АРМБ полягає в децентралізованому обробленні інформації безпосередньо на робочому місці бухгалтера. Концепція децентралізації передбачає винесення обчислювальних потужностей із спеціалізованих ІОЦ і розміщення їх безпосередньо на місцях виникнення та використання інформації, в тому числі на робочих місцях бухгалтерів. Це приводить до створення АРМБ. В таких умовах бухгалтер виступає в ролі кінцевого користувача АРМу, стаючи активним споживачем обчислювальних потужностей, а також інформаційних ресурсів АРМу. Локальна комп”ютерна система підприємства дає змогу бухгалтеру взаємодіяти з іншими АРМами і бути споживачем єдиної БД, що забезпечує найефективнішу реалізацію концепції АРМу.
АРМБ з ОФРО виконує комплекс задач, інформаційно пов”язаних із задачами суміжних АРМБ, а також із задачами ІС підприємства загалом.
Схема інформаційних зв”язків АРМБ з ОФРО:
|
|
|
| АРМБ з обліку готової продукції, її відвантаження та реалізації | АРМБ з обліку праці та заробітної плати | АРМБ з обліку матеріальних цінностей | АРМБ з обліку витрат на виробництво |
| АРМБ з ОФРО | АРМБ зведеного обліку та складання звітів |
| ІС підприємства |
Використання АРМу як структурного елемента АІС обліку на підприємстві забезпечує:
- інформаційно-довідкове обслуговування користувачів- бухгалтерів;
- розвинений діалог між бухгалтером і ПЕОМ при розв”язуванні різних задач обліку й у процесі прийняття управлінських рішень;
- формування та ведення локальної БД і використання інформації спільної БД;
- надання різних сервісних послуг бухгалтеру на його робочому місці.
АРМБ з ОФРО має цільове призначення-автоматизація конкретних функцій з ОФРО, які виконуються бухгалтером. Тому на етапі його розроблення найголовнішим є максимальна орієнтація на кінцевого користувача- бухгалтера з ОФРО. Цей принцип тісно пов”язаний з принципом проблемної орієнтації АРМу на розв”язання конкретного класу задач, об”єднаних загальною технологією оброблення інформації.
Автоматизоване виконання функцій обліку, контролю та аудиту фінансово-розрахункових операцій включає такі задачі:
|
|
|
| Код задачі | Найменування задачі | Призначення задачі | Періодичність виконання | Синтетичні рахунки | Субрахунки | ||
| код | найменування | код | найменування | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Грошові кошти
| 0350 | Облік касових операцій | Для контролю наявності грошових коштів у касі | За запитом | 30 | каса | 301 302 | Каса в національній валюті Каса в іноземній валюті | ||
| 0351 | Облік грошових коштів на ПР у банках | Для контролю наявності грошових коштів на ПР | Те саме | 31 | Рахунки в банках | 311 312 | ПР в національній валюті ПР рахунки в іноземній валюті | ||
| 77 | Облік грошових коштів на інших рахунках у банках | Для контролю наявності та руху грошових коштів у банках на особових рахунках, в акредитивах, лімітованих чекових книжках | -“-“-“-“-“- | 31 | Те саме | 313 314 | Інші рахунки у банках в національній валюті Інші рахунки в банках в іноземній валюті | ||
| 0353 | Облік інших грошових коштів | Для контролю наявності та руху інших грошових коштів | -“-“-“-“-“- | 33 | Інші кошти | 331
332 | Грошові документи в національній валюті. Грошові документи в іноземній валюті.
| ||
|
|
|
|
| 33 |
| 333
334 | Грошові кошти в дорозі в національній валюті. Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті | ||
| Розрахунки | |||||||||
| 0354 | Облік розрахункових операцій | Для забезпечення розрахунків з постачальниками та підрядниками | -“-“-“-“- | 63 | Розрахунки з постачальниками та підрядниками | 631 632 | Розрахунки з вітчизняними постачальниками Розрахунки з іноземними постачальниками | ||
| 0356 | Облік розрахунків з різними дебіторами та кредиторами | Для виконання розрахунків | -“-“-“-“- | 36 | Розрахунки з покупцями та замовниками | 361 362 | Розрахунки з вітчизняними покупцями Розрахунки з іноземними покупцями. | ||
| 37 | Розрахунки з різними дебіторами | 371 373 374 375 376 377 | Розрахунки за виданими авансами Розрахунки за нарахованими прибутками Розрахунки за претензіями Розрахунки за відшкодуванням матеріальних збитків Розрахунки за позичками членам кредитних спілок Розрахунки з іншими дебіторами | ||||||
| 65 | Розрахунки із страхування | 651 652 653 654 655 | Розрахунки із пенсійного забезпечення Розрахунки із соціального страхування Розрахунки із страхування на випадок безробіття Розрахунки з індивідуального страхування Розрахунки із страхування майна | ||||||
| 66 | Розрахунки з оплати праці | 661 662 | Розрахунки за заробітною платою Розрахунки за депонентами | ||||||
| 67 | Розрахунки з учасниками | 671 672 | Розрахунки за нарахованими дивідендами Розрахунки за іншими виплатами | ||||||
| 68 | Розрахунки з інших операцій | 681 684 685 | Розрахунки за отриманими авансами Розрахунки за нарахованими відсотками Розрахунки з іншими кредиторами | ||||||
| 0357 | Облік розрахунків з підзвітними особами | Для контролю розрахунків х підзвітними особами | -“-“-“- | 37 | Розрахунки з іншими дебіторами | 372 | Розрахунки з підзвітними особами | ||
| 0358 | Облік розрахунків з бюджетом | Для розрахунків з бюджетом | -“-“-“- | 64 | Розрахунки за податками та платежами | 641 642 643 644 | Розрахунки за податками Розрахунки за обов”язковими платежами Податкові зобов”язання Податковий кредит | ||
| 0359 | Облік міжвідомчих розрахунків | Для контролю міжвідомчих розрахунків | -“-“-“- | 68 | Розрахунки за іншими операціями | 682 683 | Внутрішні розрахунки Внутрігосподарські розрахунки | ||
|
|
|
В систему автоматизованого оброблення комплексу задач з ЛФРО складають БД, мовні та програмні засоби, що реалізують доступ до даних й управління ними, а також ПЗ для розв”язання цих задач та засоби спілкування користувача з системою.
Для ефективної організації ОФРО в межах інформаційного забезпечення АРМу має бути створена БЗ, що містить простій елементарні висловлювання, думки, рекомендації, з яких в наслідок оброблення формується складне висловлювання. БЗ використовується у зв”язку з виконанням бухгалтерами своїх функцій з обліку, контролю й аналізу. При цьому система проводить аналіз причинних зв”язків помилок, визначає їхню залежність від інших чинників і виробляє рекомендації щодо їх усунення. У результаті для будь-якої ситуації така БЗ може видати набір альтернатив для її вирішення.
Такий варіант створення БЗ дає змогу одержати повну модель об”єкта управління, підвищити рівень професіоналізму осіб, які здійснюють БО.
Прикладом створення БЗ може бути класифікація касових операцій за їхньою економічною сутністю:
| № пор. | Найменування касової операції | Дебіт рахунки | Кредит рахунки |
| 1 | Надходження готівки в касу від реалізації продукції, матеріалів виконаних робіт і наданих послуг | 301 | 701 702 703 |
| 2 | Надходження грошових коштів у касу з відповідних рахунків | 301 | 311 312 331 |
| 3 | Надходження в касу раніше виданих авансів | 301 | 371 |
| 4 | Надходження в касу грошових коштів від покупців та замовників | 301 | 361 |
| 5 | Повернення від підзвітних осіб не витрачених ними раніше отриманих грошових коштів | 301 | 372 |
| 6 | Внесення засновниками на рахунок їхніх внесків у статутний фонд | 301 | 46 |
| 7 | Здача в банк грошових коштів | 311 | 301 |
| 8 | Придбання за готівку грошових документів | 331 | 301 |
| 9 | Видача заробітної плати, допомоги за тимчасовою непрацездатністю та ін. | 661 652 | 301 |
| 10 | Видача грошових коштів підзвітним особам на господарські витрати і відрядження | 372 | 301 |
| 11 | Видача дивідендів засновникам | 671 | 301 |
Предметною сферою АРМБ з ОФРО є інформаційні процеси, що стосуються обліку руху грошових коштів при виконанні фінансово-розрахункових операцій.
Метою створення АРМБ з ОФРО є забезпечення персоналу бухгалтерії підприємства новими засобами техніки та технології обліку, призначеними для автоматизованого виконання основних функцій з ОФРО.
Облік касових операцій є складовою частиною комплексу ОФРО. Для розв”язання задачі з обліку касових операцій при використанні АРМБ потрібні дані первинного обліку, дані спільної бази бухгалтерських записів, НДІ. Бухгалтер повинен мати змогу в режимі активного діалогу проаналізувати стан грошових коштів у касі підприємства.
АРМБ з ОФРО реалізується за допомогою ПЕОМ на основі мікропроцесора Am486DX4-100 з тактовою частотою 100 МГц. Для ведення діалогу користувача з ПЕОМ використовується кольоровий адаптер типів VGA SVGA. Для здобуття МГ застосовується принтер.
У зв”язку з тим, що кінцевий користувач є непрофесіоналом у галузі обчислювальної техніки, використовується дружній інтерфейс, зручний для розуміння.
В основу функціонування АРМБ з ОФРО покладено сукупність ієрархічно розгалуженого меню, яке відображає функції, процедури й операції з реалізації діалогової автоматизованої системи, призначеної для ОФРО. Реалізувати такий підхід може функціональне ПЗ , що супроводжує технологічну діяльність бухгалтера і включає ОС Windows 95 , СУБД Microsoft Visual FoxPro версії 5.0. ПЗ з простим у користуванні, гнучким, легко настроюється. Його основна перевага – орієнтація на кінцевого користувача – бухгалтера.
СУБД Microsoft FoxPro 5.0. орієнтовано на реляційні БД, забезпечено вбудованою підсистемою інтерактивної допомоги; вона має розвинені візуальні засоби автоматизованого створення форм, таблиць, запитів, звітів, підтримує мову SOL, об”єктивно-орієнтовану мову програмування, стандартні протоколи обміну даними, а також розвинені засоби оброблення даних у багато користувальному режимі. Систематичний контроль інформації, що вводиться , дає змогу створювати та модифікувати БД з мінімальними витратами праці на проектування і програмування.
Упровадження АРМБ дасть змогу створити АІС з ОФРО, орієнтовану на потреби бухгалтера з ОФРО. При автоматизації обліку касових операцій АІС виконуватиме такі функції:
- обчислювальну – для своєчасного та якісного ведення обліку касових операцій;
- запам”ятовуючу – для забезпечення неперервного накопичення, систематизації, зберігання й оновлення потрібної інформації;
- комунікаційну - для забезпечення передачі інформації про зареєстровані касові операції на АРМі зведеного обліку та формування звітів;
- інформуючу – для реалізації швидкого доступу, пошуку й видачі бухгалтеру необхідної інформації;
- аналізуючи – для визначення стану грошових коштів у касі підприємства;
- документуючу – для забезпечення формування всіх вихідних документів обліку і звітів.
Характеристика задачі
Мета, призначення, техніко-економічна суть задачі, обґрунтування доцільності її розв'язання. Задача “Облік касових операцій” є складовою частиною АРМБ з ОФРО. Код задачі 0350.
Мета розв'язання задачі – автоматизація функцій обліку касових операцій.
Призначення задачі – забезпечення щоденного оперативного контролю за грошовими коштами в касі підприємства, внаслідок чого формується такі ТЕПи:
- вхідний залишок грошових коштів на початок дня, місяця;
- вихідний залишок грошових коштів на кінець дня, місяця;
- оборот за дебітом каси за день, місяць;
- оборот за кредитом каси за день, місяць.
Техніко-економічна суть задачі полягає в тому, що одним із найважливіших показників діяльності підприємства в ринковій економіці, за яким оцінюється стабільність його фінансового положення, є ліквідність – здатність перетворення грошових коштів підприємства на готівку. Найліквідніша частина оборотних активів – це грошові кошти. Вони включають грошові кошти в касі та на ПР у банках.
У процесі діяльності підприємства виникають ситуації, що постійно потребують готівки для негайних розрахунків з клієнтами, оплати деяких витрат, виплати заробітної плати тощо. Готівка є абсолютно ліквідним активом і найбільше придатна до розкрадання. Тому на підприємстві має здійснюватися постійний контроль за своєчасним та правильним оформленням, обробленням касових документів, регулярною інвентаризацією каси.
Організацію приймання, видачі та зберігання готівки в касі, а також оформлення касових операцій регламентовано “Порядком ведення касових операцій в народному господарстві України”, затвердженому постановою Правління НБУ № 21 від 2 лютого 1995 р. Облік касових операцій здійснюється на основі “Типових форм первинного обліку касових операцій”, затверджених наказом Міністерства статистики України № 51 від 15 лютого 1996 р.
Підприємство зобов'язане зберігати свої грошові кошти в установах банків. У своїй касі воно може мати готівку в межах ліміту її залишку, який встановлюється щорічно банком протягом першого кварталу, а в разі необхідності може бути переглянутий протягом року. Понад установлений ліміт підприємство може зберігати готівку, отриману в банку для виплати заробітної плати, допомоги за тимчасовою непрацездатністю, премій протягом трьох робочих днів, включаючи день отримання готівки в банку. Після закінчення цих термінів готівка, не використана за призначенням , повертається в банк не пізніше наступного робочого дня і надалі підприємству за його першою вимогою на ті самі цілі. Видача готівки на поточні потреби підприємства здійснюється в розмірі до 30 неоподатковуваних мінімальних доходів громадян. Отримана з установ банків готівка має бути витрачена на ті цілі, на які її було отримано.
Касові операції проводить касир, який несе повну матеріальну відповідальність за всі прийняті ним грошові кошти і за заподіяний збиток у зв'язку з неправильним їх зберіганням.
Приймання готівки в касу оформляється прибутковими ордерами, а видача її з каси – витратними ордерами. Прибуткові касові ордери підписуються головним бухгалтером, а витратні – розпорядником кредитів і головним бухгалтером. Про приймання грошей в касу свідчить квитанція за підписом головного бухгалтера або уповноваженої особи та касира, завірена друком касира або відбитком касового апарата. Якщо виплата заробітної плати й інших платежів проводиться за платіжними відомостями, то витратний касовий ордер виписується на одну або кілька відомостей, які додаються до нього.
Гроші в касу підприємства надходять із ПР у банках через касира за грошовими чеками, зброшурованими в чекову книжку, яку підприємство отримує у відділенні банку за заявою і зберігає в касі разом із готівкою. Для отримання грошей в банку заповнені чеки підписуються керівником підприємства та головним бухгалтером і скріплюються печаткою. На корінці чека вказується особа, якій доручено отримання готівки. Ніякі виправлення в чеках не допускається.
Усі операції, пов'язані з надходженням і видачею готівки, враховуються в касовій книзі підприємства, яке може вести тільки одну таку книгу. Вона має бути пронумерована, прошнурована й опечатана сургучною або мастиковою печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі завіряється підписом керівника і головного бухгалтера підприємства.
Касова книга є регістром аналітичного обліку руху грошей в касі, в який заноситься інформація з прибуткових та витратних касових ордерів. Синтетичний облік касових операцій ведеться за рахунком 301 “Каса”. Це активний рахунок: надходження грошей в касу відображається за дебітом рахунку, а видача – за кредитом рахунку може бути тільки дебетовим; якщо в касі немає готівки, то сальдо рахунку відсутнє.
Доцільність розв'язання розглядуваної задачі автоматизованим способом обумовлюється великим обсягом арифметичних і логічних операцій, необхідністю підвищення оперативності та вірогідності обліку і контролю касових операцій.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 20; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!