Тема 3. Первинн і документи: поняття, реквізити, класифікація.
Значення первинних документів у бухгалтерському обліку дуже велико. Документ – це початкове джерело всієї облікової інформації. З іншого боку, приблизно 30 % усіх документів, що створюються на промисловому підприємстві, припадають на бухгалтерію. Без документа жодну господарську операцію не може бути прийнято до обліку. Документи є основою, фундаментом, на якому ґрунтується вся облікова робота. Від якості документів залежить якість усіх облікових показників, включно зі звітністю, а документування як процес оформлення господарських операцій документами є одним із основних елементів методу бухгалтерського обліку.
Первинні документи – це доказ виконаних господарських операцій або письмове розпорядження на право їх виконання. Із застосуванням у бухгалтерському обліку комп’ютерів під документами стали розуміти і електронні носії первинних даних.
Про первинні документи як про основу обліку писав ще Лука Пачолі у відомому „Трактаті про рахунки і записи”. Хоча він і не розглядав документи як свідоцтва, що підтверджують кожну господарську операцію, проте вказував на необхідність ведення такого „первинного документа”, як Меморіалу – книги, в яку „...купець записував усі справи в такій послідовності, в якій вони відбувалися з дня в день, година за годиною”. Уже тоді мова йшла про обов’язковість зазначення таких даних, котрі має бути відображено в обліку: суб’єкт (хто); об’єкт (що); час (коли); місце (де).
|
|
|
За проф. М.В. Дембінським, первинні документи класифікуються за такими ознаками:
а) призначення;
б) обсяг даних;
в) спосіб використання.
За призначенням документи поділяються так:
- розпорядчі, що містять наказ на здійснення господарської операції;
- виправдовуючи, які відображають господарські операції, що вже здійснилися;
- комбіновані.
За обсягом даних документи поділяються таким чином:
- первинні;
- зведені.
За способом використання вони бувають:
- разові;
- накопичувальні.
Доц. Н.М. Грабова до класифікації документів за призначенням додавала ще й документи бухгалтерського оформлення, які складають працівники бухгалтерії для підготовки й полегшення облікових записів на підставі відповідних первинних документів. Часто документи за призначенням поєднують ознаки різних видів.
За місцем складання документи бувають внутрішніми (складаються на підприємстві й обертаються в його межах) та зовнішніми (складаються на підприємстві або за його межами, але обертаються між підприємствами й організаціями).
|
|
|
Залежно від кількості облікових позицій розрізняють одно позиційні та багато позиційні документи.
Елементарними неподільними одиницями економічної інформації, які входять до первинного документа, є його реквізити. Реквізити поділяються на реквізити-ознаки і реквізити-підстави.
Реквізити-ознаки характеризують якісні властивості об’єкта, що описується (час і місце операції, прізвище, ім’я виконавця, назва операції тощо).
Реквізити-підстави дають кількісну характеристику явищ, виражену у визначених одиницях виміру (сума внеску в гривнях, ставка податку у відсотках тощо). Окремо взяті реквізити-ознаки і реквізити-підстави економічного сенсу не мають, тому застосовуються тільки в поєднанні один з одним.
Можна виділити такі обов’язкові реквізити документів: назва документа; дата складання; назва та адреса підприємства, де було складено документ; зазначення осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції; зміст операції; вимірники та підписи відповідальних осіб. Решта реквізитів визначаються характером операцій, що реєструються.
1. Електронні первинні документи.
Розглядаючи питання про комп’ютеризацію первинного документування, слід мати на увазі, що поняття документа в бухгалтерському обліку і в теорії автоматизованої обробки інформації суттєво відрізняються. Поняття „електронний документ” в інформатиці або документ, зафіксований у ком’пютері, дуже широке. Усі екрани, екранні форми і дані, представлені на комп’ютері, може бути розглянуто як документи. Спочатку інформація фіксується на магнітному або оптичному диску, потім подається у форматі комп’ютерної програми і, нарешті, використовується в подальшій діяльності.
|
|
|
Отже, в інформатиці електронний документ – це сукупність трьох складових:
- фізичної реєстрації інформації;
- форми подання інформації;
- активізації визначеної діяльності.
Саме певна діяльність і перетворює інформацію в документ. Але документ перестає існувати, якщо в подальшому над ним не буде здійснено процедури обробки.
Використання комп’ютерів вносить значні зміни в організацію первинного обліку, які полягають, по-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації і, відповідно, електронних первинних документів, по-друге, в автоматичному складанні первинних документів. Складання, оформлення і зберігання первинних документів при комп’ютеризованому первинному обліку має ряд відмінностей від паперової обробки даних, котрі можна представити такою схемою (рис. 1.1).
|
|
|
Рис. 1.1. Порядок ведення комп’ютеризованого первинного обліку:
- перенесення даних; - звірка
Первинний документ може складатися вручну безпосередньо на місці здійснення господарської операції без створення електронного первинного документа. Потім цей документ передається до бухгалтерії для обробки. Бухгалтер (оператор) створює за ним облікову фразу – сукупність реквізитів для зберігання в комп’ютерній базі даних, у т. ч. проводку, яка додається до хронологічного масиву даних – журналу операцій. Паралельно цей документ реєструється вручну в журналі реєстрації первинних документів.
При комп’ютеризованому обліку первинний документ може складатися або в бухгалтерії, або на робочих місцях облікових працівників – у підрозділах підприємства – за допомогою комп’ютерів, підключених до локальних та глобальних обчислювальних мереж, причому документи, які зберігаються на електронних носіях інформації, можуть не мати паперових аналогів. Електронний документ реєструється в комп’ютерному журналі реєстрації первинних документів, а проводки, що за ним створюються (облікова фраза), додаються до електронного журналу операцій.
Основні відмінності технології первинного документування в комп’ютерних облікових системах такі:
а) накопичення і первинна обробка облікових даних відбуваються на персональних комп’ютерах, установлених безпосередньо на робочих місцях облікових працівників;
б) обробка первинної інформації здійснюється за принципом об’єднання процесів складання первинного документа та введення його до бази даних КІСП;
в) автоматична реєстрація первинної інформації за допомогою технологічних датчиків, сканерів штрихових кодів, касових апаратів, старт-карток, електронних зважувальних пристроїв, годинників, лічильників, вимірювальної тари тощо. При цьому автоматичне введення первинних даних не звільняє від необхідності оформляти згодом юридично повноцінне підтвердження здійснених господарських операцій.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 23; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!