Комплекти засобів організаційної техніки
Комплекти технічних засобів для механізації документацій них процесів представляють собою набір засобів організаційної техніки, обумовлений технологічною послідовністю, інтенсивністю та обсягом робіт.
Склад комплектів засобів організаційної техніки для типових централізованих частин обробки документації в апараті управління та для робочих місць працівників.
Залежно від обсягу документообігу встановлюються чотири варіантів комплектів технічних засобів для механізації процесів: підготовки документів, копіювання та розмноження, експедиційної обробки та транспортування, реєстрації документів та побудови обліково-довідкового апарату, контролю за виконанням документів, формування та використання справ.
Сьогодні розроблено типові комплекти засобів організаційної техніки для наступних ділянок: експедицій, канцелярій, архівів, бібліотек, машинописних бюро, обчислювальних центрів, копіювально-розмножувальних служб, робочих місць основних категорій службовців: керівника, секретаря тощо.
Тема 6. Організація роботи з документами
Приймання та попередній розгляд документів
Приймання документiв
Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається секретарем або канцелярією. Залежно від того, до якої категорії відноситься підприємство чи установа, попередній перегляд кореспонденції здійснює експедиція (підрозділ канцелярії з приймання та відправлення кореспонденцiї) або секретар, який розкриває всі конверти за винятком тих, що мають відмітку «особисто» та адресованих громадським організаціям.
|
|
|
Конверти розкриваються, перевіряється їх вміст, цілісність вкладень, їх правильність адресування, відповідність номерів на документах i конвертах. У разі відсутності якоїсь частини документа чи додатку до нього, невідповідність номерів на конверті i на документі, складається акт у двох примірниках, який надсилається відправнику, а один залишається в канцелярiї.
В деяких випадках конверти зберігаються, як доказ встановлення адреси відправника, або дати документа, які часом додаються до судових справ.
Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені) пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються вiдправнику.
Розгляд документiв
Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії установи або інша особа, яка призначається наказом керівника установи, в установі 4 категорії цю роботу проводить секретар.
Мета попереднього розгляду документiв - розподіл їх на ті, що підлягають реєстрації і тi, що не пiдлягають реєстрацiї; на тi, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом ( власником фірми) або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функцій. Здійснюється він у день одержання документiв або у перший робочий день у разi їх надходження у неробочий день. Доручення з вищих органів правління, телеграми i телефонограми розглядаються негайно. При цьому керівництву передаються насамперед документи урядових та інших органiв, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи i потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам i виконавцям за призначенням. Установи про виконання та строки виконання фіксуються в резолюціях, які пишуть керівники після перегляду документiв, встановлюючи конкретних виконавців.
|
|
|
Вимоги щодо реєстрації документів
Реєстрацiя документiв - це запис необхідної інформації про документ, що надійшов, шляхом проставлення на ньому умовних позначень (реєстраційного iндексу, дати надходження).
Мета реєстрацiї - забезпечення їх обліку, контролю виконання та оперативного використання наявної в них iнформацiї.
Реєстрацiя документiв здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація допускається в установах з обсягом документообiгу понад 10 тис. документiв на рік, з територіально роз’єднаними структурними підрозділами. Місце реєстрації документiв закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений перелік документiв, що не підлягають реєстрацiї. Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації може мати наступну форму:
|
|
|
Перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою:
1. Листи, що надійшли до відома.
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
3. Графіки, наряди, рознарядки.
4. Зведення та інформація, надіслані до відома.
5. Навчальні плани, програми (копії).
6. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
7. Прейскуранти (копії).
8. Вітальні листи і запрошення.
9. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
11. Форми статистичної звітності
Реєстрації підлягають всі документи, які всебічно висвітлюють діяльність установи (фірми), що потребують обліку, виконання i використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, облiково-статистичнi, бухгалтерські, фінансові тощо).
Реєстрація документа – це фіксування факту створення чи надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
|
|
|
Реєстраційний індекс складається з порядкового номеру в межах груп документів, що реєструються й доповнюється індексом кореспондента для вихідних документів (індексом структурного підрозділу відповідно до номенклатури справ). Реєстраційний номер – це порядковий номер, що присвоюється вхідним чи вихідним документам під час їх реєстрації та є частиною індексу документа. Реєстрацiї пiдлягають ті документи, що надходять; тi, що створюються i функціонують в установі; тi, що направляються до інших установ.
Кожний документ реєструється в установi тільки один раз. Такий принцип реєстрацiї документiв. Вхідні документи реєструються в день їх надходження, або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. Створені в установi документи реєструються в день підписання їх або затвердження.
Реєстрація проводиться в межах груп документiв залежно від найменування, виду, автора i змісту. У процесі реєстрацiї документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документа, що реєструються i доповнюється індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.
Реєструються документи на реєстрацiйно-контрольних картках (РКК) (установах 1,2 та 3 категорії), що придатні для обробки засобами обчислювальної техніки.
У невеликих установах (4 категорiї) допускається застосовувати журнальну форму реєстрації:
ЖУРНАЛ
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 20; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!