Структура канцелярії установи ІІ та ІІІ категорії
Канцелярія установ 2 та 3 категорiї має простішу структуру. Очолює канцелярію начальник канцелярiї, який пiдпорядкований керівнику пiдприємства. До складу канцелярiї входять такі пiдроздiли: підрозділи або виконавці з раціоналізації дiловодства, пiдроздiли або виконавцi з облiку i контролю виконання кореспонденцiї, пiдроздiл або виконавцi з приймання та вiдправки кореспонденцiї, секретарi структурних підрозділів, архiв, друкарське бюро з коректорською групою, секретарi керiвника пiдприємства i його заступникiв. Структура канцелярії підприємства ІІ та ІІІ категорії зображено на рис. 12.
Рис. 12. Структура канцелярії підприємства ІІ та ІІІ категорії
Структура канцелярiї установи 4 категорiї
Керівник установи веде загальне керівництво документацiйним забезпеченням, йому підлеглий секретар, що керує роботою підрозділу або виконавця по основним операціям з документами (прийом, відправлення, облік, контроль за виконанням документів) та роботою пiдроздiлу або виконавця друкарських робіт i коректора. Структура канцелярії 4-ї категорії зображена на рис. 13.
Рис. 13. Структура канцелярії підприємства 4-ї категорії
Посадовий та чисельний склад персоналу служб документації
Посадовий та чисельний склад персоналу канцелярiї залежить від об’єму документообiгу. Максимальний посадовий та чисельний склад персоналу служби дiловодства характерний для пiдприємства 1 та 2 категорiї. Назва посад робітників канцелярії пiдприємства встановлюються згідно з єдиною номенклатурою посад службовців, розроблено НДI праці. Це начальник канцелярiї, начальник секретаріату, замісник начальника канцелярiї, помічник керівника пiдприємства, секретар колегії, методист, завідуючий архівом, завiдуючий експедицією, редактор, коректор, інспектор, секретар-стенографiстка, секретар, діловод, друкарка, стенографістка, експедитор, кур’єр.
|
|
|
Згідно виконуваної роботи посади в канцелярiї діляться на керівний склад, спеціалістів, технічних виконавців.
Для спецiалiстiв та виконавцiв підприємств, які здійснюють керівництво одним або декількома підлеглими йому виконавцями можуть бути установлені посади старших (наприклад, старший iнспектор, старша друкарка i т. п.).
Чисельність робiтникiв служб діловодства пiдприємств, установ та організацій визначається затвердженими нормативами чисельності.
Чисельнiсть робiтникiв канцелярiї в установі визначається на основі типових норм часу на роботи з документами i об’єму документообiгу, аналізу організації і затрат праці робітників служб.
Культура персоналу дiловодства передбачає культуру ведення робочого місця, культуру прийому відвідувачів, особисту культуру працівників служби дiловодства, культуру роботи з листами громадян ( скарги, пропозиції, заяви) та культуру ведення роботи з документами.
|
|
|
Тема 5. Механізація та автоматизація діловодства в установі
Загальні принципи механізації та автоматизації
Управління будь-якою діяльністю сьогодні містить великі обсяги роботи щодо переробки та узагальнення інформації з метою прийняття управлінських рішень. Значне збільшення обсягів інформації в управлінні викликає додатковий зріст чисельності управлінського та технічного апарату установ, організацій чи підприємств. Все це свідчить про необхідність механізації та автоматизації процесів обробки інформації, впровадження автоматизованих систем управління.
Застосування обчислювальної техніки в діловодстві надасть змогу значно скоротити та спростити процеси роботи з інформацією та підняти ефективність цієї роботи в цілому.
Механізація документаційних процесів – це комплексне застосування технічних засобів для виконання операцій по створенню документів та організації роботи з ними.
Мета механізації та автоматизації роботи з документами – це передавання нетворчих (допоміжних) операцій технічним засобам.
|
|
|
Механізація процесів роботи з документами повинна здійснюватися на підставі впорядкування документ них потоків в установі.
Механізація та автоматизація – це ефективний шлях підвищення та якості управлінської праці. Вона може здійснюватися як за рахунок впровадження систем автоматизованого управління на основі ЕОМ, так і за рахунок засобів організаційної техніки та оперативної поліграфії. При цьому необхідно враховувати ефективність їх використання.
Підвищення ефективності впровадження технічних засобів полягає у переході від механізації окремих операцій до комплексної механізації та автоматизації.
Під комплексною механізацією та автоматизацією необхідно розуміти застосування технічних засобів для усієї послідовності операцій з вхідними, вихідними та внутрішніми документами. Вона забезпечує найбільш ефективне виконання персоналом установи документаційних процесів.
Комплексне застосування технічних засобів обумовлено наступними факторами:
· Вдосконаленням та системною організацією взаємопов”язаних видів управлінської діяльності;
|
|
|
· Оптимізацією інформаційних потоків;
· Раціоналізацією форм документів та параметрів технічних засобів.
Комплексна автоматизація та механізація можуть бути досягнуті наступними способами:
· Підбором комплексу машин, що мають сумісні технічні характеристики та призначених для виконання усіх основних та додаткових операцій даного типу;
· Вибором повних технологічних комплексів обладнання для взаємопов”язаних етапів;
· Підбором багатофункціональних агрегатів, що повністю виконують не тільки основні, але й допопоміжні операції.
Для механізації документаційних процесів використовують машини, апарати, засоби, які класифікують за їх призначенням та функціями:
· Складання текстових документів;
· Копіювання та оперативне розмноження документів;
· Обробка документів;
· Пошук, зберігання та транспортування документів.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 18; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!