Засоби складання текстових документів
Процес складання текстових документів включає в себе дві основні частини: творчу – формулювання змісту та його редагування і технічну – надання документу виду, необхідного для використання.
Технічні засоби, що використовуються для складання документів, класифікують за способами створення документів.
Чернетки текстових документів складають рукописним способом, за допомогою кулькової ручки та паперу. В практиці діловодства є ряд документів, які складаються лише рукописним способом: автобіографія, заява, розписка, деякі фінансові документи тощо. Рукописним способом заповнюються анкетні форми, особовий листок з обліку кадрів, табеля обліку робочого часу.
Рукописні засоби складання документів пройшли великий та довгий шлях у своєму розвитку. Сама давня ручка, що нагадує сучасну, виникла у 1166 році. У 1891 році Паркер (США) створив першу автоматичну ручку з чорнилами.
Самий розповсюджений спосіб складання документів – це машинописний (або комп”ютерний). Ще досі в діловодній практиці в деяких організаціях використовують друкувальні машини.
Для створення текстових документів акустичним способом використовують диктофону апарату. Диктофон – це апарат для запису усного мовлення з метою прослуховування її у вигляді диктовки.
Першим диктофоном був фонограф Т.А. Едісона, винайдений у 1877 році. В Росії у секретарській практиці диктофони почали використовувати з 1904 року.
|
|
|
Існує три раціональних методи використання стаціонарних диктофонів:
Децентралізований, який передбачає безпосереднє виконання одним або декількома працівниками;
Централізований, це система дистанційної диктовки, яка використовує свої лінії зв”язку.
Змішана, що містить елементи централізації та децентралізації.
Перевага диктофоного способу складання документів є те, що магнітну плівку можна використовувати багато разів, відпадає необхідність стенографування.
Засоби копіювання та розмножування документів
Як показали дослідження, 96 % усієї документації підлягає розмноженню в кількості від 3 до 7 примірників, а більше 60 % - повторному копіюванню. Для вирішення таких завдань слугують копіювально-розмножувальні засоби.
Копіювально-розмножувальна техніка поєднує дві групи методів та способів, які розвиваються та застосовуються разом – репрографію та оперативну поліграфію.
Репрографія - це сукупність способів, процесів та інших засобів проведення зображення оригіналів з метою отримання копій без використання набірно-технічних форм, які засновані на застосуванні носіїв, які змінюють фізико-хімічні ознаки.
|
|
|
Репрографія містить у собі діазографію, фотокопіювання та електрографію та інше.
Діазографія – це копіювальний процес, що оснований на застосуванні органічних автоматичних діасполук азоту, що створюють краску про взаємодії з азотоскладовими.
Приміщення де розташовуються ці апарати (з парою аміаку) в спеціальних приміщеннях з індивідуальною витяжною системою. Процес діазокопіювання простий та надійний, матеріали економічні, обладнання відносно просте та недороге.
Діазокопіювання здійснюється в копіювальних апаратах, які класифікують за наступними ознаками:
· За способом проявлення копій – апарати „сухого” та „мокрого” проявлення;
· За конструкційним виконанням – стаціонарні та настільні;
· За ступенем автоматизації – ручні, полу автомати, автомати;
Фотокопіювання – це процес, який дозволяє здійснити контактне копіювання з будь-якого оригіналу. Воно використовується для копіювання текстових, графічних, ілюстративних оригіналів документів.
В репрографії для копіювання документів застосовують спрощені фотографічні процеси, які не вимагають спеціальних фотолабораторій. Фотокопіювання дозволяє отримати високоякісні копії практично з будь-яких оригіналів.
|
|
|
Електрографія здійснюється за допомогою використання фотопрохідних високоомних полу провідників та електростатичних явищ.
Електронографія охоплює ряд фотоелектронних процесів, які побудовані на по елементному зчитуванні скануванням та їх відображенні різними способами: фотохімічним (на фотопапірі), електрохімічним, механічним, електротермічним.
Гектографічний друк – це зручний засіб розмноження нескладної документації, який має наступний принцип. Принцип гектографічного друку полягає у виробленні друкувальної форми з великим запасом краски, яка поступово витрачається.
Трафаретний друк зручний для невеликих тиражів бланків та управлінської документації. Для цього виду друку використовують ротатори.
Мікрофільмування – це методи та засоби отримання фотографічним способом зменшених у десятки та сотні разів копії з різних оригіналів.
Засоби обробки документів
Відповідно до класифікації засобів організаційної техніки засоби обробки документів складають самостійну групу, яка поділяється на підгрупи:
- машини та засоби фальцування. Фальцовка – це операція складання аркушу в один, два і більше згиби. Фальцувальні машини використовуються в великих установах.
|
|
|
- машини та засоби листопідбірні і сортувальні. Ці машини та засоби використовують для підбору в порядку нумерації сторінок в пачку надрукованих аркушів документів. Сортування - це розподіл кореспонденції за отримувачами або виконавцями.
- обладнання та засоби для різання. До групи різального обладнання входять засоби, що відкривають конверти та обладнання, що розрізає папір по горизонталі.
- машини та засоби, які скріплюють та склеюють. До цієї групи входить обладнання наступних типів: конвертосклюючі, проволоко швейні машини, машини без швейного скріплення, пачков’язальні машини, зшивачі документів, папки-швидкошивачі, дироколи.
- засоби для нанесення захисних покрить на документи. Засоби для нанесення захисних покрить на документи поділяються на ламінатори, лакокрасочні станки та засоби для окантовки документів.
- машини та засоби адресу вальні та штемпельовані. Адресу вальні та штемпельовані машини та засоби поділяються на три види: алресувальні (номенклатурно-адресувальні) машини та засоби, маркирувальні машини (використовуються для нанесення на відправляєму пошту найменування установи-відправника та його адреси, суму оплати поштового відправлення, порядкового номера відправника та дати відправлення), засоби для реєстрації документів (ручні та електричні нумератори).
- машини та обладнання для знищення документів
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 19; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!