Основные обязанности и заработная плата секретарей

 

Должность	Основные требования	Основные обязанности	Заработная плата
Секретарь на ре­сепшн (входящий участок, струк-турное подразделение по приему посетителей и корреспонденции)	грамотная речь; презентабельная внешность; основы делопроиз­водства	прием входящих звонков, их переад­ресация; работа с корреспон­денцией; прием посетителей	170 – 250 $
Секретарь отдела, офиса	опыт работы более года; делопроизводство; офисные компью­терные программы; деловой этикет	организация дело­производства; координация рабо­ты отдела, офиса; прием посетителей	Без знания иностран-ного языка – 100 – 200 $; со знанием иностранного языка – 200 – 300 $
Секретарь-референт, секретарь-референт (переводчик)	опыт работы от двух лет; делопроизводство; офисные компью­терные программы; деловой этикет; знание иностранного языка; высшее образование	планирование рабоче-го дня руко­водителя; организация дело­производства; прием посетителей; подготовка перего­воров; перевод синхронный; перевод документов	300 – 800 $ - со знанием иностран­ного языка (одного или двух)
Помощник гене­рального директора, руководитель сек­ретариата	опыт работы от трех лет; делопроизводство; Офисные компью­терные программы; деловой этикет; знание иностранного языка; основы менеджмента; финансово-­хозяй-ственная дея­тельность компании; работа с персоналом; высшее образование	планирование рабоче-го дня руко­водителя; организация дело­производства; прием посетителей; подготовка и уча­стие в переговорах; решение текущих во-просов в отсутст­вие руководителя; сбор и анализ инфор-мации; составление отче­тов, обзоров, докла­дов; руководство персо­налом	600 – 1000 $

 

Многое в карьере секретаря зависит от перспектив самой компании: не развивается фирма – нет развития и для работников. Если компания находится в стадии развития, не исключено, что на должность начальни­ка нового отдела может планироваться хорошо зарекомендовавший себя секретарь-референт.

Секретарь в приемной может стать незаменимым помощником руководите-ля с широким кругом обязанностей, а в небольших организациях – даже его за-местителем. В этом нет ничего невозможного, поскольку на многих предприятиях сейчас предусмотрена обязательная внутренняя ротация кадров. Обязанности помощника руководителя (референта) го­раздо шире, чем у рядового секретаря. Референт должен свободно ориен­тироваться в финансово-хозяйственной деятель-ности своей организации, владеть оперативной информацией и планами перспек-тивного развития, знать историю, тонкости и перспективы взаимоотношений с основными партнерами, клиентами и конкурентами организации.

Основными должностными обязанностями референта являются:

· предварительное рассмотрение документов и принятие решения по ним. Часть вопросов решается самостоятельно референтом, часть - направляется на исполнение специалистам соответствующих служб. Руководителю представляются только наиболее важные из документов;

· подготовка проектов резолюций по документам и проектов ответов на письма;

· участие в подготовке докладов, статей руководителя, сбор необходи­мой информации и материалов;

· координация работы структурных подразделений;

· непосредственная работа с клиентами до стадии подписания договора;

· подготовка переговоров от начальной стадии до завершающей;

· подготовка деловых поездок руководителя и участие в них;

· принятие решений в экстренных случаях.

Не исключено также, что должность секретаря может стать началом карье-ры будущего руководителя фирмы. Обучение навыкам управления и неоценимый опыт секретарь приобретает на своем рабочем месте, на­блюдая за действиями своего шефа и помогая ему в различных ситуаци­ях.

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

 

Должностная инструкция – главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь-референт (секретарь) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т.д. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.

Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.

При наличии должностной инструкции на вакантную секретарскую должность поступающий на работу сразу узнает, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.

Если у работающего секретаря должностной инструкции еще нет, ее надо составить, чтобы очертить круг обязанностей и не быть «на подхвате» всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Поэтому к ее составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те вы и имеете.

 

Вопросы для самоконтроля

1. Назовите основные направления деятельности и основные функции секретаря.

2. Назовите категории секретаря в соответствии с его компетентностью, уровнем образования и должностными обязанностями.

3. Каковы функции секретаря в документировании управленческих отношений?

4. Каковы основные направления бездокументной работы секретаря приёмной?

 

Литература:

1. Данюк, В.М., Кулаковська, Л.П. Кадрове діловодство: Навч. посібник. –

2-ге вид. – К.: Каравела, 2007. – С. 48-59.

 

Домашнее задание: дать оценку должностной инструкции (приложение 3).

 

 

Оформление работы

Восьмое октября

Дистанционная работа

 

 

Приложение 1

 

ЗНАНИЯ И УМЕНИЯ, КОТОРЫМИ ДОЛЖЕН ОБЛАДАТЬ СЕКРЕТАРЬ ИЛИ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ, ТРУДОВЫЕ ДЕЙСТВИЯ, КОТОРЫЕ ЕМУ ПРИДЕТСЯ ВЫПОЛНЯТЬ

Требования, знания, умения/ трудовые функции	Организация работы с документами	Организация текущего хранения документов	Организация обработки дел для последующего хранения
Трудовые действия (перечень обязанностей)	– Приём и первичная обработка входящих документов; – предварительное рас-смотрение и сортировка документов на реги-стрируемые и нереги-стрируемые; – подготовка входящих документов для рассмо-трения руководителем; – регистрация входящих документов;  – организация доставки документов исполните-лям; – ведение базы данных документов организа-ции; – обработка и отправка исходящих документов; – организация работы по регистрации, учёту, хранению и передаче в структурные подразде-ления документов; – контроль исполнения документов в организа-ции.	– Разработка номен-клатуры дел органи-зации; – проверка правиль-ности оформления до-кументов и отметки об их исполнении;  – формулирование за-головков дел и опреде-ление сроков их хране-ния; – формирование дел; – контроль за правиль-ным и своевременным распределением и под-шивкой документов в дела.	– Участие в работе экспертной комиссии по определению ценности документов; – составление и утвер-ждение протокола ра-боты экспертной комис-сии, акта о выделении к уничтожению докумен-тов, не подлежащих хранению; – составление внутрен-ней описи дел для особо ценных документов; – оформление дел пос-тоянного, долговремен-ного (свыше 10 лет) сроков хранения и составление описи; – передача дел в архив организации.
Умения (компетенции)	– Знать всю совокуп-ность информационно-документационных ре-сурсов организации; – использовать базы данных, в том числе удаленные;  – использовать спра-вочные правовые сис-темы; – рационально органи-зовывать документо-оборот; – работать с входящей и исходящей корреспон-денцией, внутренними документами; – использовать автома-тизированные системы учёта; – использовать совре-менные информацион-ные технологии для работы с документами.	– Организовывать ра-боту по учёту, хране-нию и передаче в струк-турные подразделения документов;  – осуществлять методи-ческое руководство де-лопроизводством в ор-ганизации; – контролировать, пра-вильно ли формируют-ся, хранятся и сдаются в архив дела; – разрабатывать номен-клатуру дел структур-ного подразделения с учётом действующих нормативно-методичес-ких документов;  – составлять описи дел постоянного хранения и со сроками хранения выше 10 лет; – правильно и своевре-менно формировать до-кументы в дела с учётом их специфики;  – систематизировать документы внутри дела;  – обеспечить сохран-ность и защиту доку-ментов организации.	– Проводить экспертизу ценности документов, используя различные перечни документов и учитывая фактическое содержание имеющихся в деле документов; – оформлять акт о выде-лении к уничтожению документов, не подле-жащих хранению; – составлять внутрен-нюю опись дел для особо ценных докумен-тов; – оформлять обложки дел постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) сроков хранения в соот-ветствии с требовани-ями ГОСТ, обеспечить их хранение, составлять опись; – проводить хроноло-гически структурную систематизацию дел; – сдавать дела в архив организации.
Знания	– Действующие право-вые акты, нормативно-методические докумен-ты, государственные стандарты; – структура организа-ции; – руководящий состав организации и подраз-делений; – современные инфор-мационные технологии работы с документами; – схемы документо-оборота; – правила работы с вхо-дящими, исходящими и внутренними докумен-тами; – правила распределе-ния поступивших доку-ментов; – правила регистрации входящих и исходящих документов, в том числе с использованием авто-матизированной сис-темы; – правила организации и форм контроля испол-нения документов в организации; – сроки исполнения документов; – правила составления аналитических справок по организации работы с документами и кон-тролю за исполнением документов; – виды документов, их назначение; – требования, предъяв-ляемые к документам в соответствии с норма-тивными актами и госу-дарственными стандар-тами; – правила составления и оформления информа-ционно-справочных, организационных, управленческих доку-ментов; – правила создания и ведения баз данных служебных документов; – системы электронного документооборота; – правила и сроки от-правки исходящих до-кументов.	– Действующие право-вые акты, нормативно-методические докумен-ты, государственные стандарты; – виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика её составления и офор-мления; – правила согласования номенклатуры дел с ве-домственными архива-ми и экспертной комис-сией; – порядок формирова-ния и оформления дел с указанием специфики формирования отдель-ных категорий дел; – правила хранения дел, в том числе с докумен-тами ограниченного доступа; – правила выдачи и ис-пользования докумен-тов из сформированных дел.	– Действующие право-вые акты, нормативно-методические докумен-ты, государственные стандарты; – критерии разделения документов на группы в соответствии с ценно-стью информации; – порядок использова-ния типовых или ведом-ственных перечней до-кументов с указанием сроков их хранения в процессе экспертизы их ценности; – порядок создания, ор-ганизации и документи-рования работы экспер-тной комиссии (про-токол, акт о выделении документов, не подле-жащих хранению); – правила технической обработки и полного оформления дел посто-янного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, составление описи в соответствии с действующими норма-тивно-методическими документами; – правила передачи дел в архив организации.
Другие характеристики (профессиональные навыки и личностные качества)	1. Владеть русским языком: – соблюдение грамма-тических правил пись-менной и устной речи; – отсутствие слов-па-разитов; – соблюдение фонети-ческих норм русского языка; – соблюдение правил реферирования; – владение навыками редактирования. 2. Использовать инфор-мационно-коммуника-ционные технологии: – работа с компьюте-ром, ОС, каталогами (папками) и файлами; – работа в сети Интер-нет; – работа в локальной сети; – соблюдение мер ин-формационной безопас-ности; – использование пери-ферийных устройств и оргтехники; – использование тексто-вого редактора и таб-лиц, баз данных и элек-тронной почты. 3. Владеть основами психологии: – знание основ делового общения; – знание основ психоло-гии руководства и под-чинения; – знание основ конф-ликтологии; – знание особенностей невербального поведе-ния. 4. Владеть основами обеспечения безопас-ности деятельности организации.	1. Владеть русским языком: – соблюдение грамма-тических правил пись-менной и устной речи; – использование соот-ветствующего обстановке лексичес-кого запаса; – владение навыками редактирования. 2. Использовать инфор-мационно-коммуника-ционные технологии: – работа с компьюте-ром, ОС, каталогами (папками) и файлами; – работа в сети Интер-нет; – работа в локальной сети; – соблюдение мер ин-формационной безопас-ности;  – использование пери-ферийных устройств и оргтехники; – использование тексто-вого редактора, таблиц, баз данных и электрон-ной почты. 3. Владеть основами обеспечения безопас-ности деятельности организации.	1. Владеть русским языком: – соблюдение грамма-тических правил пись-менной и устной речи; – отсутствие слов-па-разитов; – соблюдение фонети-ческих норм русского языка; – владение навыками редактирования. 2. Использовать инфор-мационно-коммуника-ционные технологии: – работа с компьюте-ром, ОС, каталогами (папками) и файлами, – работа в сети Интер-нет; – работа в локальной сети, – соблюдение мер ин-формационной безопас-ности; – использование пери-ферийных устройств и оргтехники; – использование тексто-вого редактора, таблиц, баз данных, электрон-ной почты. 3. Владеть основами обеспечения безопас-ности деятельности организации.

 

Обязанности секретаря	Требования к секретарю
В должностные обязанности секретаря-референта входит: прием посетителей;	Требования к секретарю-референту включают в себя: среднее или высшее образование;
прием телефонных звонков;	владение ПК;
ведение делопроизводства;	знание основ делопроизводства;
планирование рабочего дня руководителя;	знание английского языка (иногда).
организация совещаний;	Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков: пунктуальность;
заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
заказ канцтоваров для офиса;	умение хорошо выглядеть (презентабель-ность);
выполнение просьб руководителя;	организованность.
иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.

 

Приложение 2

 

ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ И ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА СЕКРЕТАРЕЙ

 

Должность	Основные требования	Основные обязанности	Заработная плата
Секретарь на ре­сепшн (входящий участок, струк-турное подразделение по приему посетителей и корреспонденции)	грамотная речь; презен-табельная внешность; основы делопроизвод-ства	приём входящих звон-ков, их переад­ресация; работа с корреспон­денцией; приём посети-телей	170 – 250 $
Секретарь отдела, офиса	опыт работы более года; делопроизводство; офисные компью­терные программы; деловой этикет	организация делопроиз-водства; координация рабо­ты отдела, офиса; приём посетителей	Без знания иностран-ного языка – 100 – 200 $; со знанием иностранного языка – 200 – 300 $
Секретарь-референт, секретарь-референт (переводчик)	опыт работы от двух лет; делопроизводство; офисные компью­терные программы; деловой этикет; знание иностранного языка; высшее образование	планирование рабочего дня руко­водителя; ор-ганизация делопроиз-водства; приём посети-телей; подготовка пере-го­воров; перевод син-хронный; перевод доку-ментов	300 – 800 $ – со знанием иностран­ного языка (одного или двух)
Помощник гене­рального директора, руководитель сек­ретариата	опыт работы от трёх лет; делопроизводство; офисные компьютерные программы; деловой этикет; знание ино-странного языка; осно-вы менеджмента; фи-нансово-­хозяйственная дея­тельность компании; работа с персоналом; высшее образование	планирование рабочего дня руко­водителя; ор-ганизация делопроиз-водства; приём посети-телей; подготовка и уча­стие в переговорах; решение текущих во-просов в отсутст­вие руководителя; сбор и анализ информации; составление отчё­тов, обзоров, докла­дов; ру-ководство персо­налом	600 – 1000 $

 

 

Приложение 3

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

 

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом

  директора (предприятия, организации, учреждения, компании).
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно директору / руководителю струк-

  турного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому

  должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требова-

  ниям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное,

  стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир,

  сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
  - законодательными актами ДНР;
  - Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими

     нормативными актами предприятия (организации, учреждения, компании);
   - приказами и распоряжениями руководства;
   - настоящей должностной инструкцией.

 

---

Дата добавления: 2021-12-10; просмотров: 19; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!