Организация работы с документами.
Занятие № 7
Лекция № 7
Тема: «Должностные обязанности секретаря и помощника руководителя».
Цель: формировать представление студентов о должностных обязанностях
секретаря и помощника руководителя.
Задача: познакомить студентов со спецификой работы секретаря и помощника
руководителя.
План
1. Секретарь в структуре управления.
2. Карьера секретаря.
3. Должностная инструкция секретаря.
СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ
Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо.
Приёмная руководителя – центр любой организации. Обязанности секретаря разнообразны и ответственны, поэтому важно чётко прописать должностные обязанности секретаря.
Профессия квалифицированного секретаря требует от человека, избравшего её, высокого уровня подготовленности, ряда комплекса деловых и личностных качеств.
Квалифицированный секретарь, помощник руководителя, получая задания от руководителя, обязательно записывает их. Это единственный способ выполнить поручение в точности, соблюдая все его нюансы. Не следует полагаться на свою память, ведь мы забываем 90% того, что слышим. Блокнот с записями – необходимый атрибут всякого делового человека.
Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с документами, с современной оргтехникой и работа на ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами; подготовка заседаний и совещаний и т. п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя, оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение следующих работ, как:
|
|
|
1. Работа с документами. Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление документов в структурные подразделения, контроль за сроками исполнения доку-ментов, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильно-стью их оформления, организация хранения документов;
2. Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров (при от-сутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и теле-фон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также сле-дить за исправностью всех находящихся в его ведении средств связи и немедлен-но вызывать ремонтные службы в случаи их неисправности;
|
|
|
3. Работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь, как обратив-шихся к секретарю сотрудников предприятия, так и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу). Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю);
4. Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен проинформи-ровать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, оформить доклад руководителя. Во время проведения совеща-ния секретарь ведет его протокол;
5. Работа хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще и большой круг вопросов хозяйственного характера. Это проверка качества убор-ки кабинета руководителя, а также обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете. Это обеспечение руководителя всеми необхо-димыми канцелярскими принадлежностями.
Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документ-ному и бездокументному обслуживанию руководителя. К документному обслу-живанию относятся такие операции, как составление, оформление, редактирова-ние служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов. Остальные обязанности – выполнение техни-ческих функций по обеспечению работы руководителя, подготовка совещаний и заседаний, прием посетителей, телефонные переговоры, подготовка командиро-вок, планирование своей работы – бездокументное обслуживание руководителя.
|
|
|
В сложившейся практике оценки труда секретарей выделяют основные деловые качества:
1. Профессиональные навыки. То есть высокий уровень базового образо-вания, умение стенографировать, работать на компьютере, знание основ работы с документами, хорошее знание русского и иностранного языка.
2. Организаторские качества. Умение организовать свою работу и работу офиса, рациональное ведение делопроизводства, умение организовать приемы, презентации, поездки руководителя.
3. Ответственность и надежность. Умение нести ответственность за за-дачи, поставленные руководителем. Секретарь должен уметь работать самостоя-тельно, грамотно решать вопросы по оформлению и составлению документов.
4. Инициативность. Секретарь должен самостоятельно принимать решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Принятое решение не должно быть ошибочным или преждевременным.
|
|
|
5. Пунктуальность и исполнительность. Своевременное и точное испол-нение поручений и документов. Своевременная информация о встречах, перего-ворах, совещаниях. Недопустимы опоздания секретаря как на работу, так и на деловые встречи, заседания, совещания.
6. Преданность фирме, умение хранить конфиденциальные сведения. Чувство сопричастности ко всем делам фирмы. Направленность всей работы на процветание фирмы. Уметь проявлять такт и осторожность с собеседником, неза-висимо от личного отношения к нему. Не разглашать сведения, имеющие секрет-ный характер. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного дос-тупа к ним других сотрудников.
7. Хорошая память. Это качество зависит не только от личных способнос-тей запоминания информации, но и от умения рационального использования сов-ременной оргтехники и справочно-информационного аппарата. Помогают секре-тарю в развитие памяти такие методы, как подчеркивание ключевых слов текста, выделение главной мысли текста, запоминание путем неоднократного повторе-ния.
Чтобы достичь высокого уровня квалификации, секретарь должен обладать перечисленными деловыми качествами и развивать в себе ряд личных качеств, работая над своим характером, образованием, вкусом.
Деловые и личные качества при выполнении определенной работы проявля-ются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Выделим наиболее суще-ственные качества, необходимые секретарю.
Коммуникабельность. Умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру людьми. Уметь быстро переключатся с одного вида дея-тельности на другой, правильно рассчитывать время, особенно в период больших нагрузок.
Внешний вид. Гармоничное сочетание привлекательности и строго эле-гантного стиля в одежде. Следует помнить, что «секретарь – лицо учреждения», а лицом самого секретаря является качество выполняемой им работы, культура ра-бочего места и внешнего вида.
Доброжелательность. Вежливость и любезность. Создание психологичес-кого комфорта в офисе. Обращаясь к секретарю за помощью, любой человек, по-сетитель, сотрудник или руководитель, должны быть уверены, что все возможное будет сделано и оказано максимальное воздействие.
Любознательность. Желание повышать свой уровень знаний, интересо-ваться новинками специальной литературы, осваивать смежные области работы, расширение кругозора.
Безусловно, трудно найти человека, который мог бы в полном объеме обла-дать всеми перечисленными качествами, но каждый должен стремиться к совер-шенству в избранной им области деятельности.
Секретарь может внести большой вклад в совершенствование работы с до-кументами предприятия, т. к. значительная часть делопроизводственных опе-раций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет прово-дить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средств оргтехники.
Именно секретарь может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.
Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:
Документирование.
1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.
2. Изучение и анализ составления и оформления документов учреждения (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).
3. Разработка фирменных бланков двух видов (бланк для писем, факсов и внутренних документов).
4. Составление файла образцов основных видов документов учреждения с трафаретными текстами.
5. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.
Организация работы с документами.
1. Изучение и анализ технологии работы с документами.
2. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования.
3. Составление номенклатуры дел.
4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.
5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по их совершенствованию с использованием ПК.
6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой – на уничтожение.
7. Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).
8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).
9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.
10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современными инфотехнологиями.
Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии.
КАРЬЕРА СЕКРЕТАРЯ
Секретарь, избрав свою профессию, должен знать о возможностях продви-жения по службе. А для этого недостаточно знакомства только со своей должно-стной инструкцией. Знание ступеней карьеры и требований к деловым и личност-ным качествам секретаря, которые необходимы для соответствующей должност-ной ступени, является стимулом для повышения своей квалификации.
Существуют два способа, которые помогут секретарю осуществить свой рост по служебной лестнице. Один из них связан с получением базового образо-вания высокого уровня, приобретением специальных знаний, таких, как современ-ные информационные технологии, основы управления и экономики, деловая эти-ка, основы права, иностранные языки и т. д. Этот путь позволяет секретарю сразу занять более высокую должностную ступень или дает возможность быстрого про-хождения низших. Второй, более длинный, путь связан с приобретением опыта и стажа работы. Начинается он с низших должностных ступеней секретаря. Приоб-ретенный опыт и дополнительное обучение с целью повышения квалификации со временем позволят компенсировать низкий базовый образовательный уровень.
В нашей республике, к сожалению, не разработан нормативный документ, который помог бы каждому секретарю оценить свой уровень в соответствии с тре-бованиями к профессиональным и личностным качествам, обязанностям, правам и ответственности на определенном уровне квалификации. Подобный документ мог бы регламентировать секретарские должности от низшей к высшей и содей-ствовать профессиональному росту секретарей. Такой документ позволил бы и руководителю более эффективно использовать возможности и опыт секретаря, способствовал бы более детальному обсуждению круга конкретных обязанностей секретаря при устройстве его на работу.
В современных условиях сложилась следующая зависимость оплаты труда секретарей от круга выполняемых должностных обязанностей (таблица 1).
Таблица 1
Дата добавления: 2021-12-10; просмотров: 23; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!