НА ТЕМУ: «СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА МОН ДНР»
В настоящее время работы проблемы Сектора заключаются во внедрении и использовании современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, в МОН ДНР этот вопрос носит не координируемый характер. Основные объективные проблемы, которые необходимо решить в процессе внедрения современных ИТ-решений в исследуемом органе управления, являются, организационными:
1) повышение компьютерной грамотности широкого круга работников;
2) блокирование каналов и способов некорректного использования в личных целях;
3) устранение пробелов в организации работы органа;
4) тщательное планирование и контроль развертывания и эксплуатации автоматизированных систем;
5) правильный выбор исполнителя проекта автоматизации, а также оптимальных аппаратной и программной платформ.
Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения проблемы Сектора. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов.
В результате успешного перехода к использованию современных информационных технологий данный орган государственной власти сможет значительно сэкономить бюджет, привлечь на службу лучшие кадры, повышать эффективность исполнения своих функций, укреплять стабильность в обществе, расширять базу дальнейшего прогресса [3].
|
|
|
В скором времени планируется разработка структуры информационной системы, которая охватывает несколько функций управления и содержит наборы данных, одновременно используемые различными службами и подразделениями и заканчивая потребителями информационной системы. Очевидно, что создание такой информационной системы требует длительного периода времени и значительных финансовых затрат, поэтому управление государственного архива предложило временную альтернативу – использование программы «1С: Документооборот», но вопрос так и остался не решенным.
Так же одной из проблем организации документационного обеспечения является рост объема документопотока, который можно разделить на объективные и субъективные причины роста. Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, освоение новых районов, строительство и восстановление новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.
|
|
|
К субъективным причинам относят: бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, возрастание контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью; незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов, в результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов; неквалифицированное документирование распорядительной деятельности; несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.; отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов; некомпетентность управленческого персонала в решении оперативных задач; отсутствие в управленческом аппарате регламентации образования документации приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию; широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере; использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме [4].
|
|
|
Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, выделяется как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования. К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией.
|
|
|
Основополагающую роль в решении проблем Сектора должен сыграть Закон о документации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документирование, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации документационного обеспечения. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего. Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение [1].
Документооборот можно рассматривать как «функционирование», «деятельность» форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт в установленное время. Движение документов во всех случаях отражает, организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота в значительной степени связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолированно [2].
Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности.
Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений [2].
На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.
В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:
1) регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
2) регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;
3) списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
4) осуществление контроля за исполнением поручений;
5) поиск документов.
К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:
1) на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;
2) какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;
3) определиться с финансовыми затратами.
При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации [4].
Что касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки [2].
В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ (документационного обеспечения управления), в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят, как правило, не координируемый характер, в основном, по следующим направлениям:
1. Разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией.
2. Стандартизация и унификация документов; финансируется бюджетом министерств и ведомств.
3. Обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.
Комплексная целевая программа должна обеспечить:
1) повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;
2) установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;
3) унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;
4) разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;
5) реализацию права на информацию юридических и физических лиц.
Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка лицензирования и сертификации, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам.
Основными направлениями совершенствования документооборота являются:
1. Сокращение объема документооборота.
2. Совершенствование технологии документооборота.
В качестве основных методов улучшения технологии документооборота выделяют:
1) разработку моделей документооборота в и организациях;
2) составление маршрутных карт технологического процесса;
3) разработку рациональных схем документооборота: оперограмм и документограмм, схем движения документов и др. [1].
Основные методы совершенствования документооборота:
1. Унификация и стандартизация документов. Унификация документов – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач. При осуществлении работ по унификации в организации проводится унификация состава документов, создаваемых при решении управленческих задач и унификация форм документов. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, в результате чего состав документов организации может быть значительно сокращен. В целях оптимизации состава применяемых в организации форм документов разрабатываются Табель и Альбом форм документов. При унификации и стандартизации документов рекомендуется использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом.
2. Повышение качества документируемых решений. Одним из методов сокращения неоправданных документопотоков является повышение качества самих принимаемых решений. Большой поток документов возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих массу запросов и разъяснений. Если в решении, отраженном в документе, нечетко определены задания (поручения), не указаны ответственные исполнители, возникает безответственность: затрудняется контроль исполнения, идут запросы на уточнение заданий, начинается рассылка поручений, многочисленные согласования, возникает поток новых документов. Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется организационным и ресурсным обеспечением, вновь порождается переписка с просьбами о корректировке материально-технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.
3. Повышение качества подготовки и оформления документов. Одним из путей совершенствования документооборота является применение всеми государственными органами и организациями единых требований, предъявляемых к подготовке и оформлению документов и их составных информационных элементов – реквизитов. С целью экономии времени на подготовку документов и организацию работы с ними рекомендуется сокращать текст за счет уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п.
4. Бездокументное решение вопросов. Сокращению объема документооборота способствует замена бумажного документооборота на использование телефонной связи, личной договоренности. Бездокументное решение вопросов предполагает исключение бумажного документа на двух уровнях: при запросе информации (запрос и ответ передаются устно); при ответе на инициативный письменный документ (в этом случае на инициативном документе оформляется отметка о его исполнении и направлении в дело, в которой указывается, каким образом решен вопрос, поставленный в инициативном документе). Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке. Важным фактором, позволяющим сократить документооборот, является определение оптимального перечня организаций и структурных подразделений организаций, до сведения которых действительно необходимо доведение заключенной в документе информации, поручения, решения. Необходимо исключить случаи, когда рассылка копий документа осуществляется без учета реальной производственной необходимости и вызвана желанием перестраховаться.
Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации.
Одним из путей совершенствования документооборота является применение системного электронного документооборота, в первую очередь использование электронной почты. Переход на электронную почту значительно улучшает возможности взаимодействия различных организаций, позволяет оперативно получать информацию, принимать решения и организовывать их исполнение. Использование электронных технологий обеспечивает замену бумажного документа машинным носителем информации, что позволяет формировать локальные базы и банки данных, сокращая тем самым количество обращающейся бумажной документации [2].
Таким образом, совершенствование технологии документооборота является главной и важной задачей. Основным методом совершенствования технологии документооборота является метод моделирования. Этот метод позволяет на первом этапе моделировать организационную деятельность учреждения, дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья управления наделенные этим правом, на втором этапе – функциональную деятельность учреждения, что позволит выявить круг типовых вопросов, решаемых в деятельности учреждения, и отсечь документопотоки, не входящие в компетенцию данного органа или должностного лица. На третьем этапе построение информационной модели документооборота дает возможность определить потоки документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения типовых решений, определить наиболее рациональные маршруты их движения и установить оптимальные сроки документооборота.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Учебная практика проводилась в секторе документационного обеспечения Отдела государственной службы, кадров и документационного обеспечения Министерства образования и науки Донецкой Народной Республики. Организацией были обеспечены условия для прохождения практики: организовано рабочее место, назначен руководитель из числа сотрудников, предоставлена документация.
Руководителем практики осуществлялся контроль над выполнением программы практики, а также оказывалась помощь в написании отчета.
В ходе прохождения практики ознакомилась с деятельностью сектора документационного обеспечения Отдела государственной службы, кадров и документационного обеспечения, структурой управления; получила знания, умения и навыки; проанализировала нормативные правовые документы МОН ДНР.
Выяснилось, что правила ведения делопроизводства регламентированы нормативно-правовыми документами Донецкой Народной Республики; изучена система передачи дел в архивное управление, МОН ДНР обязано обеспечить сохранность архивных документов и передачу документов в Главное архивное управление Донецкой Народной Республики.
Для решения вопроса по совершенствованию документооборота в МОН ДНР необходимо развивать систему электронного документооборота, активно использовать электронную почту для приема и отправки корреспонденции, так как переход на электронную почту значительно улучшает возможности взаимодействия различных организаций, позволяет оперативно получать информацию, принимать решения и организовывать их исполнение.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Зиновьева Н.Б. Документоведение: учеб.-метод пособие / Н.Б. Зиновьева. – М.: Профиздат, 2001. – 208 с.
2. Кушнаренко Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. – Киев.: Знание, 2000. – 460 с.
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: официальное издание: утверждено Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33. – Москва. – 1991.
4. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». –Издательство ЭКМОС, 1998. – 208 с.
5. Положение о Министерстве образования и науки Донецкой Народной Республики: [утверждено Постановлением Совета Министров от 22 июля 2015 года № 13-43]. – Донецк.
6. Инструкция по делопроизводству Министерства образования и науки Донецкой Народной Республики: [утверждено Приказом Министерства образования и науки Донецкой Народной Республики от 14 мая 2021 года № 465]. – Донецк.
 |
Дата добавления: 2021-11-30; просмотров: 21; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!