СПОСОБЫ ОПЛАТЫ В ГОСТИНИЦАХ. ПОРЯДОК ВОЗВРАТА ДЕНЕЖНЫХ СУММ ГОСТЮ

Согласно Федеральному закону Российской Федерации от 22.05.2003 № 54 всеми организациями и индивидуальными пред­принимателями в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке применяется конт­рольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр (Госреестр). Организации (за исключением кредитных организа­ций) и индивидуальные предприниматели, применяющие ККТ, обязаны:

■ осуществлять регистрацию контрольно-кассовой техники в на­ логовых органах;

■ применять при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт исправную контрольно-кассовую технику, опломбированную в установлен­ном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обе­спечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контроль­ной ленте и в фискальной памяти);

■ выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении налич­ных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-
кассовой техникой кассовые чеки;

■ обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке до­кументации, связанной с приобретением и регистрацией, вво­дом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой тех­ники, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный до­ступ к соответствующей контрольно-кассовой технике, предо­ставлять им указанную документацию;

■ производить при первичной регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники введение в фискальную память контрольно-кассовой техники информации и замену накопите­лей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

Гость в отеле может производить оплату различными методами: наличными, кредитными картами, по безналичному расчету, вау­черами.

Оплата ваучерами (рис. 5.6) является разновидностью безна­личного расчета.

Ваучер — документ, устанавливающий право ту­риста на услуги, входящие в состав тура, и подтверждающий факт их оказания.

В ваучере должны быть указаны:

· название турфирмы, выдавшей его;

· государственный номер лицензии турфирмы на право осущест­вления туристической деятельности (для отечественных тури­стических организаций);адрес турфирмы и остальные реквизиты;

· наименование той организации, для которой предназначен вау­чер (гостиница, дом отдыха, турфирма и т.д.)

· фамилия клиента или фамилии клиентов;

· число клиентов;

· подробный перечень оплаченных услуг, которые необходимо предоставить данному клиенту в конкретные сроки;

· телефон и адрес партнеров турфирмы.

Ваучер должен иметь подпись ответственного лица и печать предприятия. Ваучер выписывается в нескольких экземплярах (обычно в трех). Один остается в организации, выдавшей ваучер, второй выдается клиенту, а третий предназначен для принимаю­щей организации.

Иностранные и отечественные турфирмы заключают с гости­ницей договоры на обслуживание туристов, деловых людей. Пла­тежным документом для клиента является ваучер. Клиенты поку­пают в турфирме ваучер, т.е. уже заранее оплачивают прожива­ние и некоторые дополнительные платные услуги (обычно завтрак и трансфер). Гостиница или другое средство размещения получа­ют оплату за оказанные услуги от турфирм путем банковских пе­реводов. Кассир службы приема и размещения сдает ваучеры вме­сте с другими документами и счетами в расчетную часть гостини­цы для дальнейшей обработки. В компьютерной программе кассир делает соответствующие пометки. За оказанные гостиницей услу­ги, не входящие в перечень оплаченных услуг по ваучеру, кассир берет оплату наличными или по кредитной карте.

 

Рис. 5.6. Ваучер

 

Оплата наличными (рис. 5.7) производится в российских гости­ницах в рублях в соответствии £ законодательством Российской Федерации и по курсу, установленному распоряжением по отелю, и применяется на дату платежа. Информация о курсе рубля на те­кущий день должна располагаться на виду у клиентов во избежа­ние недоразумений.

 

Рис. 5.7. Оплата наличными

Рис. 5.8. Банковские (кредитные) карты

Прием кассиром оплаты в иностранной валюте является гру­бым нарушением.

Согласно Системе классификации гостиниц и других средств размещения, принятой Федеральным агентством по туризму, обя­зательным требованием к гостиницам категорий «3, 4 и 5 звезд» является наличие пункта обмена валюты (для гостиниц категорий «4 и 5 звезд» — с круглосуточным режимом работы).

Кассир распечатывает два экземпляра счета на принтере, отда­ет общий счет со всеми счетами на дополнительные платные услу­ги и телефонные переговоры, предназначенные для клиента. Дру­гой экземпляр общего счета с двумя экземплярами всех счетов на дополнительные платные услуги и телефонные переговоры кассир будет передавать в бухгалтерию, ночному аудитору или коллеге по смене в зависимости от режима работы.

 

При выписке клиентов в отелях, где берется оплата банковски­ми (кредитными) картами (payment by credit-card, рис. 5.8) с помо­щью импринтера, кассиру следует сформировать общий счет и внести необходимую сумму в уже подготовленный при въезде слип и дать его на подпись клиенту, сделать запрос (по телефону) на требуемую сумму в авторизационный центр, получить и записать на слипе авторизационный код (при положительном ответе).

Для того чтобы платежный документ был полностью оформлен, необходимо:

■ проставить на слипе дату оплаты;

■ сокращенно указать код валюты (в нашем случае это только рубли);

■ сделать отметку рядом с логотипом той платежной системы, кредитная карта которой бралась для оплаты;

■ указать фамилию кассира.

Слип заполняется разборчивым почерком, необходимо следить за тем, чтобы вся информация присутствовала на всех трех экзем­плярах. Исправления на слипе не допускаются. Если при заполне­нии слипа произошла ошибка, этот слип ликвидируется, прокаты­вается и заполняется вновь.

Кассир вручает предназначенные гостю документы:

■ общий счет за предоставленные гостиничные услуги;

■ один экземпляр слипа (чаще всего это первый экземпляр, где указано Cardholder/Клиент или Cardholder's copy);

■ счета за все предоставляемые дополнительные платные услуги. Для отчета перед бухгалтерией кассиру необходимы общий

счет и два подписанных гостем экземпляра слипа с пометками: ко­пия торговой точки (merchant's copy) или просто merchant/пред­приятие и копия банка/bank's сору или United Card Service.

Если у гостя нет денег на карте, полномочия портье на этом за­канчиваются. К стойке подходит менеджер, приглашает гостя отойти и разъяснить ситуацию. Если налицо злоупотребление, гость поступает в распоряжение службы безопасности, а затем — органов внутренних дел. Хотя «сдавать» гостя в милицию — край­ний случай. Почти из любой гостиницы человек может уехать, не расплатившись.

В гостиницах, принимающих оплату банковскими (кредитны­ми) картами посредством POS-терминалов и использующих систе­му предварительной авторизации, кассир при окончательном рас­чете с гостем прибегает к функции «Продажа в автономном режи­ме». Для этого ему необходим чек предварительной авторизации клиента, подготовленный заранее при заезде (в ходе выяснения вопросов платежеспособности). Нажатием определенной кнопки кассир вызывает автономный режим. После этого необходимо ввести номер карты (с магнитной полосы путем проведения кар­точкой по магнитосчитывающему устройству или вручную, ис­пользуя номер банковской (кредитной) карты, имеющийся на чеке предварительной авторизации).

После введения итоговой суммы по счету кассир вводит код предварительной авторизации (он также указан на чеке предвари­тельной авторизации). После определенной команды POS-терминалу аппарат начинает печатать чек, идентичный чеку «Про­дажа», но с пометкой «off-line Продажа». Этот чек, состоящий из двух экземпляров (белого и желтого цветов) и обеспечивающий копировальный эффект, дается на подпись клиенту.

 

Кассир вручает гостю:

■ один экземпляр общего счета, подготовленного на компьютере;

■ подписанный клиентом один экземпляр чека, выданный POS-терминалом;

■ все счета за оказание дополнительных платных услуг.

Для отчетности у кассира остаются второй экземпляр общего счета, подготовленного на компьютере, подписанный гостем вто­рой экземпляр чека, выданный POS-терминалом, и все счета гостя за оказание дополнительных платных услуг в двух экземплярах.

Также POS-терминал осуществляет следующие операции:

■ продажа в режиме on-line (Sale);

■ возврат денег на счет клиента Refund (Rfnd);

■ отмена произведенной транзакции Void (Void);

■ повторная печать чека Duplicate (Dup).

Работа с банковскими (кредитными) картами требует от касси­ра большой бдительности, ответственности, внимания и профес­сионализма. Более подробно о правилах работы с кредитными картами изложено в Инструкции о порядке работы с кредитными картами (приложение 8).

При выписке клиентов, проживающих в отеле по безналично­му расчету (account to company), клерк стойки регистрации обязан проконтролировать, перечислены ли деньги за обслуживание на счет отеля или есть ли гарантия их поступления в ближайшее вре­мя. Сотрудник стойки регистрации должен также проверить пере­чень тех услуг, которые были оказаны клиентам по безналичному расчету на условиях договора или гарантийного письма. Суммы по счетам данных клиентов должны попасть строго на безналичные счета организаций, по линии которых они размещались. В ком­пьютерной программе есть соответствующий раздел. Если у кли­ентов имеются счета за оказанные гостиницей дополнительные платные услуги, не входящие в этот перечень, необходимо полу­чить за них оплату наличными или кредитной картой и выдать не­обходимые счета, о которых уже говорилось ранее.

Экспресс-оплата гостиничного счета (quick check-out service) или быстрая выписка (express check-out) — очень удобная система для часто останавливающихся в отелях бизнес-туристов. Данный метод используется только при оплате кредитными картами, и в российских условиях применяется только в высококлассных го­стиницах, где высока степень доверия как со стороны клиентов к персоналу, так и, наоборот, поскольку процедуры выписки требу­ется непосредственного присутствия проживающего. Быстрая вы­писка возможна только при наличие оттиска кредитной карты клиента (слипа кредитной карты). Гости получают свои готовые счета вечером (перед отъездом утром следующего дня). Некото­рые гостиницы применяют технологии, позволяющие клиентам проверить правильность счета посредством интерактивного теле­видения у себя в номере. Если счета точны и гости согласны со всеми начислениями за оказанные гостиницей услуги, они запол­няют бланк или, по-другому, соглашение об экспресс-оплате, под­писывают его и сдают на стойку приема и размещения при отъез­де. Эта процедура позволяет значительно сэкономить время и из­бежать возможных задержек во время и выписки из гостиницы.

Возврат денег гостю производится по квитанции на возврат де­нег (форма № 8-Г, утвержденная Приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121 — см. приложение 2).

Согласно п. 15 Порядка ведения кассовых операций в Россий­ской Федерации при выдаче денег по расходному кассовому орде­ру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир тре­бует предъявления документа (паспорта), удостоверяющего лич­ность гостя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку гостя.

Расписка в получении денег гостем заполняется собственноруч­но чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами.

По желанию клиента кассир производит возврат денежных сумм в следующих случаях:

■ отказ гостя от номера в течение одного часа с момента поселе­ния, если клиент не пользовался комнатой;

■ отъезд гостя ранее предварительно оплаченного срока;

■ при подселении в оплаченный номер второго человека (выпла­чивается разница стоимости номера);

■ в случае перевода гостя из ранее оплаченного номера в номер другой категории (меньшей стоимости);

■ . при изменении вида оплаты с наличного на безналичный расчет;

■ в особых случаях по согласованию с руководством организа­ции.

При оформлении возврата денег кассир обязан проверить правильность заполнения гостем расписки о получении денег, подготовить необходимую документацию для бухгалтерии. Кас­сир сдает в бухгалтерию гостиницы кассовые отчеты и все доку­менты по расчетам с клиентами за смену, своевременно произво­дит инкассацию и сдает деньги в главную кассу, ведет журнал кассира.

Если клиент отказывается платить за ту или иную услугу, то кассир службы приема и размещения не может самостоятельно уладить данную проблему, ему следует обратиться к руководителю подразделения. Руководитель в свою очередь на основании своих полномочий, опыта, соответствующих инструкций должен найти правильное решение данной проблемы. В каждом конкретном слу­чае необходимо подходить индивидуально исходя из сложившейся ситуации. При возникновении недоразумений с оплатой необхо­димо отвести гостя в сторону от общей очереди.

Кассир службы приема и размещения является материально ответственным лицом. Он обязан внимательно и четко произво­дить расчет с клиентами. Работа с деньгами, кредитными картами требует от кассира большой ответственности. Ошибки кассира могут привести к большим материальным потерям гостиницы. А это скорее всего повлечет за собой увольнение служащего, до­пустившего ошибку, возможно даже с выплатой им недостачи.

В конце своей рабочей смены кассир составляет отчеты. На компьютере он открывает файл «Передача смены» и выполняет все необходимые операции. Кассир получает кассовый отчет по наличному расчету, по безналичному расчету, по всем операциям с кредитными картами, общий кассовый отчет. Отчет по кредит­ным картам дополняется распечаткой отчета о произведенных операциях с кредитными картами с помощью POS-терминала с момента предыдущей смены.

При смене кассиров составляется отчет наличности. Разница между полученными и выплаченными суммами означает общий баланс смены. Обычно кассир вместе с начальником смены поме­щает деньги в сейф, пока их не доставят в банк. Когда балансовая сумма изымается из кассового аппарата, в нем остается изначаль­ная сумма, которая находилась там, в начале смены.

Наличная выручка должна точно совпадать с суммой кассового отчета. Деньги и кассовые отчеты вместе со всеми платежными документами и счетами передаются по смене либо сдаются непо­средственно в бухгалтерию гостиницы. Передача выручки по сме­не сопровождается заполнением соответствующего бланка.

Процедура выписки гостя не должна занимать более 8 мин. В завершении выписки следует напомнить гостю о необходимо­сти забрать свой паспорт, поблагодарить его за то, что он выбрал ваш отель, пригласить гостя приехать еще, поблагодарить и поо­щрить гостя, заполнившего карточку-отзыв о качестве обслужи­вания в отеле (где это предусмотрено), пожелать счастливого пути. При отъезде подносчик багажа забирает багаж из номера и загружает его в автомобиль, благодарит за проживание в отеле, вежливо прощается. При дождливой погоде швейцар провожает гостя до машины с большим зонтом и также желает удачной по­ездки.

 

---

Дата добавления: 2021-11-30; просмотров: 90; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!