ГЛАВА 2. ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ СПЕЦИАЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ В КОММЕРЧЕСКИХ СВЯЗЯХ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ.
Подготовка специальных мероприятий в коммерческих связях с общественностью.
Для эффективной подготовки специальных мероприятий PR-специалисту стоит обратиться к стандартной схеме пяти модулей, которая называется «4 P и F», что позволяет выделить основные направления подготовки. Эта схема состоит из составных частей комплекса подготовки и проведения PR-мероприятий всех основных типов, рассмотрим её компоненты:
Первое «Р» - Place / Location (место).
Место проведения мероприятия обладает рядом характеристик, которые могут быть хорошо или плохо представлены. Поэтому к помещению, где будет проводиться мероприятие необходимо предъявить ряд требований:
· возможность использования помещения в назначенный день, «генеральной репетиции»
· качество помещения и то, насколько оно соответствует тому имиджу, который вам необходимо создать и поддержать
· наличие (или возможность разместить): подиума для презентации и для выступающих; места для: столов и стульев; стола регистрации; гардероба; и т.д.
· наличие и близость мест для парковки, аудиовизуального оборудования, телекоммуникаций (телефоны, Интернет, компьютеры, факс) и т.д.
Второе «Р» - Promotion (реклама и информирование), включает в себя подготовку и распространение приглашений, информационную кампанию в СМИ по поводу предстоящего мероприятия и предварительное PR-освещение его в прессе. При этом используются такие инструменты, как приглашения, пресс-релизы, сувенирная продукция и т.д. Для этого аспекта специальных мероприятий есть свои требования и особенности:
|
|
|
· возможность ответов на приглашения (подтверждения) различается в зависимости от уровня и типа мероприятия, степени его новизны и важности информации, которая, как ожидается, будет распространена на мероприятии, и от других факторов.
· составление списков приглашённых по представителям именно тех групп общественности, которые интересуют организацию.
· Рассылка приглашений и программы. Иногда гости и участники приглашаются на мероприятие в два этапа(2 приглашения).
· Реклама предстоящего мероприятии в СМИ.
· Сувениры, по разным классификациям существует порядка десяти категорий сувениров. Обратим внимание на два их вида: VIP-сувениры и массовые сувениры.
Третье «Р» - Presentation (представление информации на мероприятии).
На мероприятии, необходимо максимизировать использования аудиовизуального оборудования - аудио- и видеосредств. Так, как качественное и графически выразительное аудиовизуальное представление материала (слайд-шоу, видео- или компьютерная презентация) не только делает мероприятие более интересным, но и оставляет более сильное впечатление о нем.
|
|
|
При проведении слайд-шоу и компьютерной презентации следует выполнить определенные требования:
· не помещайте слишком много информации на один слайд. Используйте правило: если вы можете прочитать (распечатанный) слайд на расстоянии вытянутой руки, то и аудитория сможет прочесть то, что там написано;
· используйте контрастные друг другу цвета для подложки (фона) и текста;
· обязательно просмотрите слайды перед их использованием;
· в начале и в конце презентации лучше использовать слайды с темным фоном – для того, чтобы глаза лучше освоились (в начале) и начали расслабляться (в конце);
· обязательно выключите оборудование по окончании презентации, чтобы не дезориентировать аудиторию, которая может ожидать возможного продолжения.
Выступающие и тексты выступлений – важные аспекты стадии представления информации в ходе PR-мероприятия. Качество и успех любого мероприятия в значительной степени зависит от порядка, в котором проводится представление информации. Как только у вас появится список выступающих и содержание (темы) их выступлений, постарайтесь поставить в такой очередности, чтобы более серьезные темы чередовались с более легкими. Как правило, 20 минут достаточно для любого выступления. Постарайтесь, чтобы у аудитории был небольшой перерыв через каждые два выступления для осмысления сказанного.
|
|
|
Четвертое «Р» - Personnel (персонал), он может быть собственным (персоналом организации) и привлеченным, а также квалифицированным и техническим. Необходимо четко распределить роли тех, кто организует мероприятие, и поставить на каждый участок работы (от регистрации приглашенных до уборки помещения) ответственного. Как правило, в любом мероприятии занят персонал различного назначения. Если с ними не провести несколько «репетиций», возможны серьезные срывы
Состав персонала может быть разным в зависимости от мероприятия. Например, для проведения семинара он может включать в себя следующих лиц:
· два секретаря, которые регистрируют участников, оперативно отвечают на те вопросы по программе семинара и по организации, о которых они осведомлены и которые в состоянии решить;
· один общий координатор данного семинара;
· два представителя руководства организации (уровень руководства определяется уровнем семинара и приглашенных участников) для встречи высокопоставленных гостей и выступающих;
|
|
|
· менеджеры по работе с клиентами в соответствии с представляемыми на семинаре товарами/услугами или презентуемым видом деятельности организации.
Для подготовки и проведения приема персоналу может потребоваться:
· стол регистрации;
· список регистрации, бэджи для всех участников;
· программа, бумага для заметок, ручки, брошюры, подготовленные речи;
· сувениры и рекомендации в отношении проведения свободного времени.
«F» - Follow-up (действия после мероприятия). Оценка и закрепление результатов проведения мероприятия повышает его эффективность. Форма оценки и закрепления результатов представляет собой интенсивную работу со всеми участниками мероприятия после него - телефонные звонки и письма с предложением о встрече/переговорах включает в себя такие характеристики как:
· количество отправленных приглашений, присланных подтверждений и присутствовавших гостей;
· качество выполнения целей мероприятия
· анализ отношения потребителей к продукту или компании после мероприятия
· количество публикаций в СМИ и их содержание
· фиксирование показателей продаж продукта или обращений потребителей за услугами к компании после проведения специальных мероприятий[8]
Также стоит дополнить этот пункт упоминанием о том, что исследования и оценка имиджа компании происходит и на этапе планирования мероприятия и включает в себя:
· определение целей мероприятия (и PR-компании в целом) и целевой аудитории
· планирование стратегии
· составить базу СМИ актуальную для освещения мероприятия
· анализ отношения потребителя к компании или продукту
· определение бюджета
Таким образом определив основные аспекты подготовки к PR-мероприятиям и составив точную картину действий мы можем предположить на сколько эффективно пройдёт наше мероприятие, а за тем улучшить этот показатель.
Дата добавления: 2021-07-19; просмотров: 209; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!