Телефонный бланк для секретаря
| 1. По какому поводу звонит абонент | ... |
| 2. Какие звонки должны быть переадресованы подчиненным или в другие подразделения, отделы? | ... |
| 3. Какие темы секретарь может выяснить непосредственно у абонента? | ... |
| 4. В какое время вы не хотите, чтобы вам мешали («спокойные часы»)? | ... |
| 5. С какими лицами вас вообще не надо соединять (возможно использование записок)? | ... |
| 6. С какими абонентами вас следует соединять только в определенные часы? | ... |
| 7. С какими абонентами вас следует соединять в любое время? | ... |
| 8. Когда следует «пропускать» частные разговоры? С какими лицами? | ... |
| 9. В какое время вам легче всего позвонить? | ... |
| 10. Когда лучше всего позвонить тому или иному абоненту? | ... |
Приведем еще один примерный образец такого бланка (рис.5).
| ТЕЛЕФОННОЕ СООБЩЕНИЕ Для ___________________ Дата _________________ Время_______________ (фамилия, имя, отчество) Звонил _________________________________________________ (фамилия, имя, отчество, должность) из __________ ____________________________________ (название организации) Номер телефона__________________________________________________________ Содержание вопроса:______________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Просил позвонить_________________________________________________________ Перезвонит еще раз________________________________________________________ Сообщение принял_________________________________________________________ |
|
|
|
Рис 5. Бланк для записи телефонного разговора
Однако сохраняя максимальную вежливость и доброжелательность к собеседнику, секретарь ни при каких обстоятельствах не должен информировать собеседников (ни по телефону, ни при личных встречах) о состоянии здоровья, обстоятельствах жизни и быта, семейных, домашних и профессиональных проблемах работников своей организации. Нельзя также давать номера домашних или мобильных телефонов сотрудников, если они специально об этом не просили. В конце разговора рекомендуется поблагодарить собеседника за его звонок.
Если во время важного телефонного разговора вошел посетитель, необходимо вежливо попросить посетителя выйти и подождать, либо прервать на время разговор по телефону (извинившись перед телефонным собеседником).
Переговоры по мобильной связи имеют ряд особенностей. Звонок по мобильному телефону может застать абонента в момент, когда вести разговор крайне неудобно (совещание; плохая слышимость из-за шума на улице; запрет на телефонные разговоры без специальной гарнитуры за рулем автомобиля; радом люди, в присутствии которых разговор нежелателен и т.д.). Поэтому, вызывая абонента по мобильной связи, надо поинтересоваться, удобно ли ему разговаривать («У вас есть несколько минут?», «Вам удобно разговаривать?»). Разговор должен быть особенно кратким и лаконичным.
|
|
|
Если разговор с первым абонентом очень ответственен и в порядке исключения вы решили не снимать трубку второго телефона, вам поможет следующая фраза: «Это звонит другой телефон, но я не могу прервать разговор с вами. Не беспокойтесь, если нужно, то мне перезвонят позднее».
В результате ваш собеседник поймет, что ради разговора с ним вы откладываете другие дела. Это подчеркивает ваше уважительное отношение к нему.
Очень важно вежливо закончить разговор. Рекомендуется воспользоваться следующими фразами: «Простите, что вас прерываю, но я боюсь опоздать на заседание», «Очень приятно с вами беседовать, но я должна позвонить в другую организацию. Могу ли я позвонить вам позже?».
Если телефонный звонок исходящий, то секретарь должен тщательно готовить любой телефонный разговор: предварительно составить короткую памятку и подобрать необходимые материалы; построить разговор, записать вопросы, которые следует задать. Телефонные разговоры вести труднее, чем обычную беседу, так как контакт осуществляется путем одного только слухового восприятия. Акустической особенностью телефонного разговора является эффект «зеркальности»: заговорите шепотом — и ваш собеседник начнет шептать; закричите — и вы услышите в ответ крик. Все это может внести искажения в логическую структуру телефонного разговора и привести к взаимному непониманию.
|
|
|
Секретарь по просьбе руководителя ведет справочную работу по телефону. Чтобы быстро и точно найти и получить необходимую информацию, секретарь должен иметь: городской справочник телефонной сети, алфавитный указатель для внесения телефонных номеров постоянных абонентов, которые могут быть систематизированы как по алфавиту фамилий, так и по алфавиту названий организаций. Целесообразно внести сюда же и распорядок работы организации с указанием начала и окончания рабочего дня, времени обеденного перерыва и т. п. Можно использовать в работе специальные картотеки телефонных абонентов, карточки которых имеют определенный цвет (например, красный для ускорения поиска). Если секретарь воспользовался телефоном не менее трех раз в месяц, то этот номер должен быть записан в алфавитном справочнике, а если не менее десяти раз — то в картотеке телефонных номеров. Алфавитный телефонный справочник проверяется не реже одного раза в месяц.
|
|
|
В организациях широко используются телефонные аппараты с автоответчиком. Обычно его включают, когда некому отвечать на телефонные звонки. Автоответчик обеспечивает непрерывность ответов на телефонные звонки и осуществляет запись переданной по телефону информации.
____________________________________________________________________________________
Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
____________________________________________________________________________________
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Образец телефонограммы:
__________________________________________________________________________________________________________
ОАО «Горки»
Сходненский филиал
М.М. Ледорубову
ТЕЛЕФОНОГРАММА
О проведении совещания
Передал - секретарь П.П Сыроедова. Принял - секретарь В.В. Кляксина
т.(495)673-45-08 т. (495) 457-69-87-
11.02.2011 №37
15.02.2011 в 15.30 в зале заседаний (головной офис, 2 этаж, комн. № 271) состоится совещание по вопросам формирования политики продаж. На совещание приглашаются руководители филиалов.
Генеральный директор подпись И.Ф. Корякин
____________________________________________________________________________________
Рис 6.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
Таблица 10
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 1496; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!