Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха руководителя.

Стр 1 из 11Следующая ⇒

ОРГАНИЗАЦИЯ

СЕКРЕТАРСКОГО
ОБСЛУЖИВАНИЯ

Учебно-методическое пособие

Год

УДК 005.91

ББК 60.

К96

Рецензент – доцент, кандидат педагогических наук ТГПУ им.Л.Н.Толстого

Седунова Л.М.

Кузовлева Е.Л.

Организация секретарского обслуживания: Учеб.-метод. пособие для студентов школьного отделения колледжа / Е.Л. Кузовлева. – Тула, 2013.

Учебно-методическое пособие соответствует содержанию дисциплины «Организация секретарского обслуживания» Государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования. Предназначено для студентов, обучающихся по специальности 034702 (направление – Документационное обеспечение управления и архивоведение).

Пособие содержит теоретический материал и практические задания для формирования профессиональных компетенций будущего специалиста, организации и активизации самостоятельной работы студентов.

Содержание

Введение

Тема 1

Роль секре таря в структуре управления

Практическое задание № 1

Практическое задание № 2

Тема 2

Должностная инструкция секретаря

Практическое задание № 3

Практическое задание № 4.

Практическое задание № 5

Тема 3

Организация рабочего места секретаря и руководителя

Практическое задание № 6

Практическое задание № 7

Практическое задание № 8

Практическое задание № 9

Практическое задание № 10

Тема 4

Организация приема посетителей

Практическое задание № 11

Практическое задание №12

Практическое задание №13

Тема 5

Работа по подготовке и проведению совещаний

Практическое задание №14

Практическое задание №15

Практическое задание №16

Тема 6

Работа по подготовке и проведению деловых встреч, приемов, презентаций

Практическое задание № 17

Практическое задание №18

Тема 7

Подготовка деловых поездок, командировок

Практическое задание № 19

Практическое задание № 20

Практическое задание №21

Тема 8

Телефонное обслуживание

Практическое задание №22

Практическое задание № 23

Практическое задание № 24

Практическое задание № 25

Практическое задание № 26

Тема 9

Прием и передача факсов

Практическое задание № 27

Практическое задание № 28

Практическое задание №29

Практическое задание № 30

Практическое задание № 31

Основная литература

Список рекомендуемых Интернет-ресурсов

Приложение №1. Тесты для самооценки качеств секретаря

Приложение №2. Оформление протоколов

Введение Å

Данное учебно-методическое пособие позволит студентам, обучающимся по специальности СПО 034702 - Документационное обеспечение управления и архивоведение, -усвоить профессионально-ориентированные знания и овладеть профессиональными компетенциями по дисциплине «Организация секретарского обслуживания», являющейся частью профессионального модуля (ПМ) 01 «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации».

Каждая тема начинается с изложения в сжатом виде основного теоретического материала. Поэтому ее изучение нужно дополнить проработкой рекомендованной литературы, обращением к Интернет-ресурсам. Практические задания имеют репродуктивный, поисковый и творческий характер.Часто они направлены на демонстрацию выполнения практической деятельности (заданий) в имитационных условиях.

Предлагается следующий алгоритм работы над практическим заданием:

1) усвоить основные понятия темы;

2) проработать теоретическое содержание темы;

3) ознакомиться с содержанием темы в рекомендованной литературе и Интернет-ресурсах;

4) проанализировать тип практического задания и способ его выполнения;

5) выполнить задание в письменном или электронном виде, четко и грамотно продемонстрировать последовательность действий в данной производственной (имитационной) ситуации; предоставить необходимые для выполнения профессиональной деятельности документы.

При оценке результатов выполнения практических заданий учитываются такие их параметры как системность, осознанность, самостоятельность, эффективность практического применения знаний по дисциплине в различных ситуациях секретарской деятельности, приближенных к производственным условиям.

Курс «Организации секретарского обслуживания» заканчивается дифференцированным зачетом и является составной частью междисциплинарного экзамена по профессиональному модулю 01 «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации».

Желаю успехов!

Тема 1.Роль секретаря в структуре управленияÅ

Секретарский корпус относится к той группе специалистов, которая осуществляет информационное и организационное обслуживание руководства любой организации или структурного подразделения. Направления деятельности секретаря разнообразны и ответственны, требования к знаниям и умениям разных категорий секретарей определены квалификационными и должностными характеристиками.

Одно из направлений работы секретаря – информационно-документационное обслуживание, связанное с подготовкой проектов документов по заданию руководителя, сбор информации и обработка материалов для его докладов и выступлений, печатание и оформление документов. Кроме того, секретарь выполняет все технологические процессы работы с документами от их получения до передачи на архивное хранение. Важнейшей обязанностью секретаря является бездокументное обслуживание, включающее координацию работы организации (приемной руководителя), ведение приема посетителей, осуществление работы по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций, осуществление подготовки деловых поездок руководителя и других сотрудников организации, организация рабочего места секретаря и руководителя. Функции секретаря определяются, прежде всего, размером и спецификой деятельности организации.

Приемная – это центр работы любой организации, от того, как организована работа в приемной, зависит эффективность работы руководителя. Секретарь осуществляет координацию работы организации, приемной руководителя. Являясь связующим звеном между руководителем и сотрудниками, деловыми партнерами и заказчиками, он замыкает на себе внутренние и внешние коммуникации организации. По его работе и поведению судят в целом об организации. Он первый, с кем встречается руководитель, начиная трудовой день, первый, кто отвечает на телефонные звонки, первый, с кем сталкивается пришедший в организацию посетитель. Поэтому от поведения секретаря во многом зависит престиж организации, в которой он трудится. Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе. Основы секретарского дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал. Методом проб и ошибок, приобретая необходимые наработки и постоянно повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела. Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, уметь хранить конфиденциальные сведения и быть при этом самым информированным и общительным человеком.

Одна из главных задач секретаря – быть чутким посредником между руководителем и подчиненными. Для создания благоприятной обстановки на предприятии и деловых отношений с другими сотрудниками именно секретарь должен приложить максимум своих усилий. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить необходимый документ и так далее. Секретарю очень важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях, секретарь вынужден выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.

Таким образом, круг обязанностей секретаря достаточно широк и требует высокого профессионализма. В его работе не бывает «мелочей». Чтобы качественно выполнять поставленные руководством задачи, секретарь должен иметь соответствующее образование и постоянно совершенствовать свои знания, умения и навыки.

Практическое задание №1 Å Составьте схему организационной структуры управления организации (директор, финансовый директор, главный бухгалтер, коммерческий директор и другие), обозначив в ней место и роль секретаря.

……………… ….

….………… …….

…………. ……… …….

……....…… ……

……………. ……… …

………………

и т.д.

……………..

Практическое задание №2. Å Перечислите основные направления бездокументного обслуживания секретаря руководителя: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Тема 2. Должностная инструкция секретаряÅ

Основное функциональное назначение должностной инструкции состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, что, в свою очередь, позволяет нам обозначить основную функцию данного документа как регламентирующую или организационно-нормативную.

Должностная инструкция – это главный организационно-правовой документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

____________________________________________________________________________________

Должностные инструкции бывают:

· примерные, они могут разрабатываться вышестоящими или сторонними организациями и носят рекомендательный характер;

· типовые, после доработки и утверждения руководителем организации носят обязательный характер;

· индивидуальные, они составляются для штатной единицы, для которой нет типовой инструкции.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит, как правило, из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней или на отдельном листе ознакомления ознакомительную визу:

С инструкцией ознакомлен, дата, подпись, расшифровка.

Пример должностной инструкции секретаря-референта приводится ниже (предполагает доработку с учетом специфики конкретной организации):

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

00.00.0000 №00 Генеральный директор

И.О.Фамилия организации

секретаря-референта 00.00.0000

(подпись)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов организации, принимается и увольняется приказом генерального директора.

1.2. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору организации.

1.3.Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— действующим законодательством Российской Федерации;

— Уставом организации;

— Правилами внутреннего трудового распорядка (Положением о персонале);

— положениями о структурных подразделениях организации и службе ДОУ;

— приказами (указаниями) руководства организации;

— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

— структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии, имена, отчества руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;

— национальные (государственные) стандарты по оформлению управленческих документов;

— правила орфографии и пунктуации;

— Инструкцию по документационному обеспечению управления организацией;

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

— деловой этикет, этику делового общения;

— правила ведения телефонных переговоров;

— безопасности и противопожарной защиты;

— приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

— составлять деловые письма (в том числе на иностранном языке), проекты распорядительных документов, вести протоколы;

— переводить служебную переписку на иностранный язык коммерческого партнера;

— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, LOTUS;

— пользоваться базой данных;

— пользоваться возможностями Интернета;

— принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;

— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

— вести деловые переговоры;

— на случай отсутствия инспектора по кадрам выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности организации (оформление приказов по личному составу, оформление трудовых договоров и .другой кадровой документации);

— работать с документацией конфиденциального характера.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора. Для этого секретарь-референт:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы.

2.3. По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует и помогает его выполнению.

2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения поручений.

2.5. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.

2.7. Готовит по поручению генерального директора проекты текстов его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.

2.8. Еженедельно готовит для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры, рефераты по ним и информирует генерального директора.

2.10. Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.

2.11. Участвует в работах по совершенствованию документооборота в организации, унификации документации и совершенствованию работы службы ДОУ.

2.12. По указанию генерального директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.13. Организует выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

2.14. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.

2.15. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.16. Оказывает методическую помощь в работе секретарей (или работников, выполняющих функции секретаря) структурных подразделений.

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность информации.

3.2. Выполнять распоряжения руководства.

3.3. Обеспечивать выполнение правил и норм оформления и сроков подготовки и отправки документов.

3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

3.5. Обеспечивать сохранность документов.

3.6. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать его в бухгалтерию.

4. ПРАВА

Секретарь-референт генерального директора имеет право:

4.1. Запрашивать от структурных подразделений необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений генерального директора.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия (в пределах, оговоренных специальным перечнем документов).

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники,

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов, образующихся в деятельности организации.

4.7. Работать с документами, имеющими закрытый характер.

4.8. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями граждан, телефонными звонками.

4.9. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.

4.10. Принимать участие в подборе и расстановке подчиненных сотрудников.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, представляемых на подпись генеральному директору.

5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

5.3.Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих конфиденциальный характер.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, Инструкции по документационному обеспечению управления организации.

5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. ВЗАИМОСВЯЗИ

Секретарь-референт генерального директора в своей деятельности взаимодействует:

6 Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.

6.2. С юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.

6.3. С вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов генерального директора.

7. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

7.1. Высшее профессиональное образование (документоведение, экономическое или юридическое образование).

7.2. Использование современной организационной техники и средств связи.

7.3. Знание иностранного языка (английского, немецкого).

7.4. Стаж работы не менее одного года в должности секретаря.

Директор по персоналу (подпись) / И. О. Фамилия /

Юрисконсульт организации (подпись) /И.О.Фамилия/

00.00.0000

С инструкцией ознакомлен ____________ / И. О. Фамилия /

00.00.0000

Практическое задание №3. Å Составьте первый раздел должностной инструкции секретаря руководителя предприятия с определённой организационно-правовой структурой и сферой деятельности ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Практическое задание № 4. Å Какие секретарские функции, на Ваш взгляд, отличают должностную инструкцию секретаря руководителя от должностной инструкции секретаря на телефоне ____________________________________________________________________________________

Практическое задание №5. Å Составьте разделы «Права» и «Ответственность» должностной инструкции секретаря-референта компании с определённой организационно-правовой структурой и сферой деятельности ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Тема 3. Организация рабочего места секретаря и руководителя Å

Секретарь должен уметь рационально организовывать свое рабочее место, зоны своей трудовой деятельности, оснастить его необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

____________________________________________________________________________________

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

Существуют следующие правила организации рабочего места, которых следует придерживаться секретарю:

· соответствие распорядка работы секретаря порядку работы и специфике деятельности руководителя, что предполагает готовность секретаря в любое время рабочего дня оказать содействие руководителю в его профессиональной деятельности;

· правильная организация рабочего места;

· грамотное планирование рабочего дня;

· правильная и эффективная организация работы в течение всего рабочего времени;

· соблюдение гигиенических норм и требований.

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря при сохранении здоровья являются:

учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих санитарно-гигиеническим нормам условий труда.

Основные санитарно-гигиенические нормы оговорены стандартами, приведенными в

Таблице 1.

Таблица 1

Санитарно-гигиенические факторы	Нормативные показатели
Температура воздуха, °С: летом зимой	22-25 18-21
Относительная влажность воздуха, %	40—60
Скорость движения воздуха, м/с, не более	0,2
Освещенность рабочей поверхности, лк: люминесцентными лампами лампами накаливания	300 150
Уровень шума, дБ, не более	40-65
Содержание вредных примесей, мг/м3 пыли	15—20
Коэффициент отражения стен, % не более болееболее	60

Требования к нормам техники безопасности и охране труда при работе с вычислительной техникой регламентируются специальным документам – СанПиН 2.2.2/2.4. 1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы».

Общая площадь приемной, где находится секретарь, должна быть в пределах 12-16 кв.м. В пределах зоны его трудовой деятельности можно различить три сектора – основной, где находится рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой, сектор обслуживания посетителей и вспомогательный сектор, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое оборудование. Применение наиболее рациональной мебели – стола и стула - может повысить производительность труда секретаря на 10-20%.

Существуют следующие требования к оборудованию помещения и организации рабочего места секретаря:

наиболее удобным расположением является приемная руководителя, которая соединена с кабинетом руководителя, по возможности рядом должны располагаться следующие комнаты:

- комната отдыха и кухня, которые могут быть совмещены между собой;
- комната для таких технических средств, как копировальный аппарат, уничтожитель бумаги и других.

помещение не должно граничить с помещениями, имеющими уровень шума и вибрации, которые превышают допустимые санитарные нормы;
в офисе должны быть системы отопления и кондиционирования;
помимо искусственного у обязательно наличие и естественного освещения;
поверхность пола в офисе должна соответствовать следующим требованиям:

ровная;
не имеющая выбоин;
нескользкая;
удобная для чистки и влажной уборки;
имеющая антистатические свойства;

недопустимо расположение рабочего места в подвальных помещениях;
помещение приемной должно соответствовать следующим рекомендациям:
удобство;
эргономичность;
соответствие общему стилю фирмы;
помещение должно включать в себя следующие компоненты:
стол как основа рабочего места — должен соответствовать следующим требованиям:
иметь достаточное количество ящиков для рабочих приборов, документов и др.;
один из ящиков должен запираться на ключ;
удобное с анатомической точки зрения кресло с регулируемой высотой сиденья и спинкой;
тумбочки, шкафы, полки и другая мебель, необходимая для хранения документации и других материалов и приспособлений, используемых в работе;
оргтехника, т. е. телефон, факс, компьютер;
настольная лампа;
канцелярский набор;
контейнер для документации и файлов.

Дополнительные средства оптимизации работы секретаря:

· офисная служебная библиотека;

· записные книжки;

· деловые календари;

· ежедневники.

Требования к организации рабочего места руководителя определяются главным образом:

· площадью помещения;

· санитарными условиями;

· нормой освещенности; температурой помещения;

· уровнем влажности;

· уровнем шума;

· дизайном и цветовой гаммой помещения.

____________________________________________________________________________________

Рабочее место руководителя представляет собой обособленную часть помещения предприятия, организации, оснащенную в соответствии с характером выполняемых функций необходимыми средствами труда.

____________________________________________________________________________________

Рациональная организация рабочего места руководителя предусматривает:

· подбор необходимых средств труда;

· рациональное их размещение;

· обеспечение условий труда, способствующих поддержанию работоспособности руководителя и исключающих нанесение вреда его здоровью.

Размер площади и оборудование кабинета руководителя зависят от количества участников планерок, совещаний или заседаний, проводимых в кабинете руководителя, от количества одновременно приходящих посетителей, номенклатуры и объема дел и документов, различных технических средств и рабочих материалов, таблиц, т.е. планировка кабинета руководителя может быть различной в зависимости и от характера, и объема работы. Разработано несколько типовых рабочих мест для различных категорий руководителей, и с этими проектами надо ознакомиться, решая вопрос о рабочем месте.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты (см. Таблицу 2):

Таблица 2

Требования к организации рабочего места руководителя с учетом нормативов СниП

Показатели	Нормативные требования
1. Пространственная планировка рабочего места	По СниПу для служебных помещений
1.1. Площадь кабинета	20-50 кв. мет.
1.2. Форма кабинета	Прямоугольник с соотношением сторон 1:1,5; 1: 2
1.3. Высота потолков	2,83- 3,25 м
1.4. Соотношение площади пола и окон	1:10 для служебных помещений, площадь окна= 2,4 кв.м.
2. Санитарные требования
2.1.Средняя температура воздуха (С°)	В теплый период- 22-25, в холодный 18-22
2.2. Кратность обмена воздуха	Приток- 1,5, вытяжка- 1,5.
2.3. Относительная влажность воздуха (%)	Не более 75 зимой, не более 55 летом
2.4. Уровень шума	До 50 Дб
2.5. Скорость движения воздуха (м/с)	До 0,3
2.6. Искусственное освещение	200 лк (люкс) для малых ламп, 75 лк для ламп накаливания
3. Офисная мебель	Эстетичность вида
3.1. Рабочий стол	Высота при среднем росте- 720 мм, при высоком- 750 мм
3.2. Стол для компьютера
3.3. Вспомогательный стол	Для установки средств связи
3.4. Кресло для руководителя	Подбирается в соответствии с антропометрическими данными руководителя
3.5. Кресла и стулья для посетителей
3.6. Стол для заседаний
3.7. Шкафы для хранения документов	Специальные
4. Средства оргтехники	В соответствии с нормативно-техническими документами
4.1. Компьютер
4.2. Диктофонная техника
4.3. Средства обработки документов
4.4. Принтер
4.5. Копировально-множительная техника
4.6. Уничтожитель бумаги
4.7. Средства для вычислительных операций	Калькулятор
5. Средства для связи и системы информации
5.1.Телефон многофункциональный
5.2. Переговорное устройство внутренней связи
5.3.Телефакс
5.4. Радиотелефон
5.5. Программные средства
6. Инвентарь
6.1. Канцелярские принадлежности
6.2.Корзина для бумаг
6.3. Лампа настольная
6.4. Сейф
7. Средства психологической разгрузки	В соответствии с технической документацией
7.1.Кабинетный тренажер для физических упражнений
7.2. Функциональная музыка
7.3.Телевизор, радио

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку и другое. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

Цветовое оформление кабинета: цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Лучше выбирать светлые тона (нежно-зеленый, желтый, бежевый), они не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла. Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 - 3 посетителей.

Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило, количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимальны обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха руководителя.

Рабочий кабинет можно также дополнить стендом, где будут изделия, характеризующие направление деятельности фирмы (организации). Также необходимы большие настенные часы с боем, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление - все это создает комфорт и уют, а значит помогает в работе.

Рекомендуемая литература при выполнении практических заданий:

1. Киселев С.В. Офисное оборудование: учебник / С.В. Киселев, О.В.Нелипович. – 2-е изд., испр., – М.: Издательский центр «Академия», 2012. – 64 с. (стр. 53-60).

2. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления : учеб. пособие для студ. проф. учеб. заведений / А.В.Пшенко. – 8-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2009. – 176с. ( стр. 16-18)

3. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. – 4-е изд., перераб. и доп. / Автор-составитель М.И.Басаков. – Ростов н/Д, Феникс, 2007. – 480с.(стр.34- 44).

Также необходимо обратиться к Интернет-ресурсам

Практическое задание № 6. Å Нарисуйте схему П-образной планировки рабочего места секретаря.

Практическое задание № 7. Å Предложите вариант мебели, которая должна находиться в секторе обслуживания посетителей. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Практическое задание № 8 Å Перечислите программное и техническое обеспечение деятельности секретаря приемной.

Практическое задание № 9 Å Какие характеристики должно иметь кресло секретаря?

Практическое задание № 10 Å Какие предметы и рабочие аксессуары рекомендуется расположить на рабочем столе секретаря?

Тема 4. Организация приема посетителей Å

Прием посетителей - одна из важнейших функций секретаря. Первое впечатление о фирме (учреждении) складывается именно от уровня организации приема. Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за организацию приема всех обратившихся в нее. Секретарь руководителя организует прием посетителей руководством.

Прежде всего, следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная - место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.

Организация приема зависит от категории посетителей:

1) сотрудников своей организации;

2) представителей сторонних организаций:

а) по предварительной договоренности;

б) прибывшие внезапно.

3) представителей вышестоящей организаций;

4) представителей контролирующих органов.

Прием посетителей может быть запланированным и незапланированным.

Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя. Организуя прием к руководителю, секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время.

Для приема остальных сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя, К пришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именем и отчеством) список (справочник) всех работников организации.

Одновременно с внесением записи в журнал секретарь принимает у посетителя письменные материалы (если они подготовлены), не забывая при этом сделать в соответствующей графе отметку. При необходимости эти материалы снабжаются отражающей состояние вопроса справкой, которая готовится после консультаций у специалистов организации. Форма такой справки приведена на стр. 17.

Далее, если количество претендентов превышает возможности руководителя, производится отбор кандидатов на прием в соответствии с установленным приоритетом. Секретарь должен иметь четкое представление о том, кому из посетителей более важно встретиться с руководителем. Заметим, что недопустимо использовать свое служебное положение для того, чтобы способствовать внеочередному приему руководителем одних лиц в ущерб другим, находящимся в таком же положении.

В результате формируется график приема посетителей на конкретную дату, который может выглядеть, например, так:

Таблица 3

№ п/п	Наименование организации, подразделения	Фамилия, имя, отчество, должность	Время посещения (часы, минуты)	Наличие письменных материалов	Контактный телефон посетителя	Отметка о приеме

За 2—3 дня до приема составленные график приема и резервный список, а также письменные материалы потенциальных посетителей со справками передаются руководителю. При этом следует осведомиться о планах работы руководителя на это время, уточнить, намерен ли он пригласить на прием кого-либо (в случае утвердительного ответа внести в график соответствующие изменения) и запросить дополнительные указания по подготовке к предстоящему приему.

В день приема (обычно с утра) секретарю необходимо:

— еще раз уточнить график приема и резервный список посетителей, подготовив два экземпляра окончательного варианта (один перед приемом следует положить на стол руководителю, другой оставить у себя для регулирования процесса приема);

— представить руководителю дополнительные материалы, имеющие отношение к вопросам предстоящего приема;

— запросить у руководителя дополнительные указания по обеспечению приема (если требуется, пригласить для участия в разговоре с тем или иным посетителем отдельных специалистов организации, например, юрисконсульта или менеджера по персоналу);

— оповестить посетителей о приглашении на прием с указанием точного времени, напомнив о необходимости прибыть в приемную заблаговременно, захватив все материалы по обсуждаемому вопросу.

____________________________________________________________ наименование организации СПРАВКА к письменным материалам посетителя _____________________________________ ______________________________________ ______________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество, должность, организация, подразделение) Дата обращения, регистрационный номер по журналу учета___________________________________________________________________ Краткое содержание вопроса ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (характер вопроса, суть проблемы, причины обращения) По данному вопросу обращается впервые/повторно ________________________________________________________________ (ненужное зачеркнуть, указать дату предыдущего обращения) По данному вопросу ранее обращался к ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ (указать фамилию и должность соответствующего лица) Результат прежних обращений ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Мнение специалиста предприятия_________________________________________________________________ Указания руководителя по работе с посетителем__________________________________________________________________ Подпись руководителя_________________________________________________________ О решении руководителя сообщено _____________________________________________________________________________ (кому, когда, кем) Материалы письменного обращения помещены в _____________________________________________________________________________ (указать номер дела, страницы Подпись секретаря _________________ Приложение ________________________________________________________________

Рис.1.

Если прием приходится отменять по неожиданным обстоятельствам (болезнь руководителя, его срочная командировка и т.п.), то секретарь обязан оперативно известить об этом посетителей, прием которых запланирован на соответствующий день, и согласовать время, на которое этот прием переносится.

Во время приема секретарь сам отвечает на все телефонные звонки, переадресует их заместителю руководителя, в случае необходимости вызывает третьих лиц и передает руководителю дополнительные материалы по сути вопроса. Если секретарю нужно принять непосредственное участие в работе по приему (в качестве консультанта или для ведения записи беседы), он может временно передать часть своих полномочий другому должностному лицу или переключить средства связи в дежурный режим.

Убедившись, что в приемной находятся первые посетители, секретарь осведомляется у руководителя о его готовности начать прием. После этого секретарь, сверившись с графиком приема, приглашает в кабинет руководителя первого из присутствующих посетителей. Прием опоздавших к назначенному им времени посетителей регулируется в порядке «живой очереди».

Во время беседы руководителя с посетителем секретарь должен способствовать направлению разговора в продуктивное русло, отвечать на вопросы, касающиеся уточнения той или иной информации и следить за продолжительностью беседы. За две минуты до истечения отведенного посетителю времени секретарь должен сообщить об этом руководителю.

Секретарь может по просьбе руководителя также вести краткую запись беседы с посетителем:

__________________________________________________________________________________

наименование организации

ЛИСТ

Беседы с посетителем

___________________________________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество, должность, организация, подразделение)

1. Содержание беседы по обращению о _________________________________________________________________________________________________

Вопрос _____________________________________________________________________________________________

Ответ_______________________________________________________________________________________________

Вопрос_____________________________________________________________________________________________

Ответ_______________________________________________________________________________________________________________.

Мнения сторон о порядке решения вопроса посетителя _____________________________________________________________________________________________________

Мнение руководителя: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________

Мнение посетителя:

____________________________________________________________________________________________________

3.Решение руководителя:

________________________________________________________________________________________________________

Подпись руководителя _____________

Подпись посетителя _______________

4. Дополнительные указания руководителя:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Решение доведено до сведения_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Материалы беседы помещены в___________________________________________________________________________________________________

(номер дела, страницы)

Подпись секретаря _____________

Рис.2.

После завершения приема эти листы, а также все прочие материалы передаются секретарю для оформления и последующего информирования заинтересованных сторон о принятых решениях. Хранить материалы приема посетителей целесообразно в отдельной папке.

По окончании беседы секретарь провожает посетителя к выходу, после чего записывает указания руководителя по результатам беседы, а затем приглашает следующего.

Немало хлопот доставляет окончание беседы со слишком назойливыми посетителями, которые никак не желают понять, что отведенное для приема время истекло. В такой ситуации руководитель и секретарь могут прибегнуть к следующим способам «принудительного» завершения разговора:

- высказать обобщающее или завершающее замечание по теме беседы и попросить посетителя пригласить в кабинет следующего;

- энергично попрощаться, после чего сразу же взяться за телефонную трубку или папку с документами.

Практическое задание № 11 Å Разработайте табличку о приёмных часах и образец журнала приёма посетителей руководителем организации ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Практическое задание № 12 Å Разработайте памятку по приему командированных специалистов_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Практическое задание № 13 Å Опишитеситуацию приема неожиданного посетителя, каковы варианты Ваших действий

Тема 5. Работа по подготовке и проведению совещаний (конференций) Å

____________________________________________________________________________________

Совещание (конференция) — это совместная деятельность определенного количества участников управленческого процесса, собравшихся в заранее определенном месте в определенный промежуток времени для обмена мнениями, а также выработки и принятия решения по заранее запланированному вопросу.

____________________________________________________________________________________

Процедура подготовки совещания предполагает выполнение следующих операций.

1. Составление повестки дня и определение состава участников мероприятия, определение места и времени проведения, в случае необходимости — привлечение спонсоров.

2. Оповещение участников мероприятия о факте его проведения, времени и месте, а также о повестке дня.

3. Подготовка материалов к мероприятию (справок, обзоров, докладов и др. документов, а также проекта решения).

4. Организационное обеспечение мероприятия (регистрация, размещение участников (если участники мероприятия приехали из отдаленных населенных пунктов), питание участников мероприятия, культурно-массовые мероприятия, информационно-техническое обслуживание).

5. Документирование мероприятия (оформление протокола или сбор текстов докладов участников совещания, раздача участникам мероприятия документальных материалов.

Подготовка крупного мероприятия (конференции или совещания с большим количеством участников), как правило, поручается структурному подразделению или специально созданной группе сотрудников организации. Небольшое совещание с количеством участников, не превышающим 10—15 человек, поручается, как правило, одному работнику — секретарю-референту. В организации может быть разработана типовая инструкция по подготовке совещаний и конференций, в которой подробно описывается выполнение каждой операции из сложной процедуры подготовки таких мероприятий.

Работа по подготовке крупного совещания, проводимого с привлечением специалистов из других организаций, или тем более по подготовке большой конференции начинается с издания приказа (распоряжения) руководителя организации, в котором определяются повестка дня, круг участников, предполагаемая дата мероприятия, решается вопрос о выделении средств на мероприятие (либо из бюджета организации, либо с привлечением спонсорских средств) и назначаются ответственные за его проведение сотрудники или структурные подразделения.

План совещания может быть составлен по следующей форме.

Рис.3.

При составлении приглашения указываются наименование организации, характер совещания, дата, время, и место его проведения, продолжительность, рассматриваемые вопросы, а также фамилия и инициалы приглашаемого. В случае если участник совещания является докладчиком или ему будут посланы какие-либо дополнительные материалы, это необходимо указать в тексте приглашения. Подписывает приглашение на совещание руководитель. Приглашение может выглядеть, например, следующим образом.

Директору ООО «Сластена» г-ну Арсеньеву П.В. ПРИГЛАШЕНИЕ Уважаемый Петр Викторович! 23 декабря 2012 года в 10 часов состоится совещание с участием представителей департамента продаж и дистрибьюторов ОАО «Сладкая жизнь». Место проведения совещания - зал заседаний бизнес-центра «Семеновский», находящийся по адресу: г. Москва, ул. Рябиновая, д. 30. Предполагаемая продолжительность совещания - 2 часа 30 минут. Программой совещания предусмотрен обмен мнениями по проблемам организации работы с дистрибьюторами. По окончании совещания запланирован коктейль, в ходе которого участники мероприятия смогут продолжить обсуждение выносимых на совещание вопросов. Просим Вас сообщить до 21 декабря 2012 года о возможности участия в работе совещания. Ответственный организатор совещания - референт генерального директора Протасов Андрей Сергеевич (тел./факс (495) 737-45-08, е-mail: ргоtа@sb.гu). Программа совещания на 2 листах прилагается. С уважением, генеральный директор ОАО «Сладкая жизнь» В.Н.Дорогин 09 декабря 2012 года

Уважаемый ___________________! Общество с ограниченной ответственностью «.ГЛОБУС» приглашает Вас принять участие в ____________________________________ совещании, которое состоится «__» _______________ 200_ г. в _________ часов по адресу __________________________________________. В ходе совещания предлагается обсудить следующие вопросы: 1._______________________________________________________________________ 2._____________________________________________________________________3._______________________________________________________________________ Просим в срок до ……. подтвердить Ваше участие в совещании по телефону _________________ или по е-mail ___________________. С уважением, Наименование должности руководителя Подпись Инициалы, фамилия

Рис. 4. Примерные формы приглашения на совещание

Рассылка приглашений может быть произведена по почте, факсу, электронной почте, с курьером или телефонограммой. При этом в списке рассылки секретарь должен зафиксировать полученные ответы на приглашения, чтобы накануне совещания можно было определить фактическое количество его участников.

За 3—4 дня до начала совещания секретарь по указанию руководителя вносит необходимые изменения в текст его доклада и распечатывает материалы. На этом же этапе целесообразно уточнить с руководителем регламент совещания. Для этого необходимо определить:

· последовательность обсуждаемых вопросов в рамках заявленной темы;

· продолжительность совещания и его отдельных частей и перерывов между ними;

· продолжительность основного выступления (доклада и содокладов — при необходимости);

· продолжительность выступлений в ходе дискуссии;

· порядок принятия решения при голосовании (форму голосования, определение большинства при голосовании, возможность вынесения особого мнения);

· должностных лиц совещания (председатель, секретарь, счетная комиссия и т.д.).

Следует отметить, что должностные лица совещания могут быть определены не только заранее, но и непосредственно на совещании путем голосования или по решению организатора совещания. Необходимо не забыть накануне совещания еще раз напомнить докладчикам о том, в какое время начинает работу совещание и когда им надлежит выступить.

Секретарю по согласованию с руководителем необходимо заблаговременно подобрать видеофильмы, слайды, плакаты по тематике его выступления, подготовить схемы, таблицы и другие информационные материалы. Кроме того, если на совещании предусмотрено присутствие представителей сторонних организаций, следует заранее позаботиться о достаточном количестве рекламных материалов и визитных карточек.

Секретарь должен тщательно проконтролировать готовность помещения к проведению совещания. Это касается, прежде всего, оснащения необходимой мебелью (столы, стулья, трибуна), наличия и исправности технических средств (видеотехника, проекционная и акустическая аппаратура), санитарного состояния помещения и мест общего пользования, подбора требуемого количества канцелярских принадлежностей и, на всякий случай, дежурной аптечки. Если на совещание приглашены гости, то в вестибюле необходимо повесить указатели места проведения мероприятия и регистрации его участников или организовать их встречу при входе.

Регистрация участников начинается обычно за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала мероприятия. Если секретарь не сам регистрирует участников совещания, то ему необходимо проинструктировать сотрудника, которому это поручено. Регистрационная форма может быть такой, как показано ниже. Она должна быть заполнена заранее, тогда в процессе регистрации останется лишь проставить отметку о прибытии.

Таблица 4

№ п/п	Фамилия, имя, отчество	Должность	Организация	Телефон
1 1	2	3	4	5

Если в совещании принимают участие представители сторонних организаций, их необходимо проводить в зал и усадить в первых рядах.

Нужно проследить, чтобы перед совещанием его участникам были розданы необходимые документы. Необходимо также убедиться, что на момент доклада руководителю о готовности к началу совещания, отданные им указания, касающиеся организации мероприятия, полностью выполнены.

Если секретарь не принимает участия в совещании, то его задачей является прием посетителей и телефонных звонков, с тем чтобы сократить персональные вызовы участников совещания. В случае возникновения такой необходимости секретарь может тихонько, не привлекая внимание аудитории, передать участнику совещания записку. Перед началом совещания, в перерыве и после секретарю следует зайти в зал, чтобы оказать помощь участникам совещания, если она потребуется.

Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему может быть поручено ведение протокола. Тогда он должен предварительно уточнить у руководителя, каким должен быть протокол: кратким или полным. В последнем случае целесообразно использовать диктофон. Секретарь фиксирует присутствующих, фамилии выступающих, содержание выступлений, принятые решения, их исполнителей и сроки исполнения. Если на совещании не обсуждается конфиденциальная информация, для облегчения работы можно использовать диктофон, чтобы впоследствии заполнить неизбежные пробелы. Председатель и другие докладчики могут передать секретарю тезисы своих выступлений. Подробнее о порядке составления протокола читайте в Приложении №2.

Необходимо строго придерживаться регламента и темы совещания. Для продолжения дискуссии по отдельным вопросам секретарь может предложить заинтересованным участникам встретиться через 5-10 минут после окончания совещания в удобном для них месте (например, зале заседаний). Следите за соблюдением установленной последовательности и продолжительностью выступлений. При выработке решений обязательно надо дать слово специалистам.

На совещаниях с небольшим числом участников на столе возле каждого места следует положить чистую бумагу и остро заточенный карандаш. На бумажные салфетки в центре стола расставляются бутылки с негазированной минеральной водой. Они должны стоять группами, вплотную друг к другу. Бутылок должно быть столько же, сколько участников совещания, а стаканов — на один больше.

Секретарь-референт обязан знать требования делового протокола, чтобы не допустить неправильного с точки зрения этикета размещения участников совещаний. Принято, чтобы во время заседания руководитель организации сидел либо во главе стола (информационное совещание), либо в середине стола (в случаях, когда предполагается активное обсуждение участниками встречи каких-либо вопросов), напротив руководителя садится его первый заместитель или представитель вышестоящей организации. Места слева и справа от руководителя организации считаются почетными, их обычно занимают женщины, которые участвуют в заседании.

На окончательное оформление протокола совещания, как правило, отводится 1—2 дня, после чего он передается председателю.

Практическое задание № 14.Å Найдите и представьте материал о системе оперативного документирования устных выступлений «АЛЛЕГРО».

Практическое задание № 15. Å Составьте выписку из протокола заседания Совета университета о кадровых назначениях.

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Практическое задание № 16 Å Составьте программу-приглашение собрания акционеров ООО «Комуз». ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 486; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

12 3 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!