Основные участники управления бизнес-процессами

· Архитектор процессов — отвечает за описание и проектирование бизнес-процессов.

· Процессный аналитик — отвечает за построение, внедрение, мониторинг и оптимизацию бизнес-процессов.

· Владелец процесса — отвечает за исполнение бизнес-процесса от начала до конца, в соответствии с определенными целевыми показателями эффективности и в конечном итоге за создание ценности для потребителя.

19) Подходы к автоматизации ДОУ: технологии групповой и совместной работы (workgroup management, collaboration , groupware )

Цель групповой работы: активное включение каждого ученика в процесс усвоения учебного материала.

Задачи групповой работы:

1. Активизация познавательной деятельности.

2. Развитие навыков самостоятельной учебной деятельности: определение ведущих и промежуточных задач, выбор оптимального пути, умение предусматривать последствия своего выбора, объективно оценивать его.

3. Развитие умений успешного общения (умение слушать и слышать друг друга, выстраивать диалог, задавать вопросы на понимание и т.д.).

4. Совершенствование межличностных отношений в классе.

Плюсы и минусы групповой работы.

Безусловно, групповая форма организации работы имеет немало достоинств. Однако есть в ней и некоторые трудности, или минусы.

Плюсы:

1. Повышается учебная и познавательная мотивация.

2. Снижается уровень тревожности учащихся, страха оказаться неуспешным, некомпетентным в решении каких-то задач.

3. В группе выше обучаемость, эффективность усвоения и актуализации знаний.

4. Улучшается психологический климат в классе.

Минусы.

Хотя ведущую роль в групповой работе играют учащиеся, ее эффективность во многом зависит от усилий и мастерства учителя.

1. Групповой работе надо сначала научить. Для этого учитель должен потратить время на каких-то уроках. Без соблюдения этого условия групповая работа бывает неэффективна.

2. Организация групповой работы требует от учителя особых умений, затрат усилий.

3. При непродуманном комплектовании групп некоторые ученики могут пользоваться результатами труда более сильных одноклассников.

4. Разделение на группы может проходить непросто, даже драматично.

5. В классе всегда найдутся дети, желающие работать в одиночестве. Им надо создать условия для этого. Это дополнительные сложности для учителя.

Принципы групповой работы.

С целью успешного проведения групповой работы важно соблюдать следующие принципы:

1. Учитывать уровень образовательных возможностей учащихся.

2. Учитывать особенности состава группы.

3. Составлять задания исключительно для совместного поиска решения, т. е. справиться с которыми за ограниченное время посильно только в группе.

4. Распределять роли между участниками группы.

5. Организовывать коммуникацию в группе и между группами.

6. Анализировать способ деятельности. Итогом групповой работы должна быть рефлексия учебной деятельности.

Варианты комплектования групп.

Разделение класса на группы – это важный момент в организации работы. Способов разделения существует множество, и они в значительной степени определяют то, как будет протекать дальнейшая работа в группе, и на какой результат эта группа выйдет.

1. По желанию.

Объединение в группы происходит по взаимному выбору. Задание на формирование группы по желанию может даваться, как минимум, в двух вариантах:

Разделитесь на группы по ... человек.
Разделитесь на ... равные группы.

2. Случайным образом.

Группа, формируемая по признаку случайности, характеризуется тем, что в ней могут объединяться (правда, не по взаимному желанию, а волей случая) дети, которые в иных условиях никак не взаимодействуют между собой либо даже враждуют. Работа в такой группе развивает у участников способность приспосабливаться к различным условиям деятельности и к разным деловым партнерам.

Этот метод формирования групп полезен в тех случаях, когда перед учителем стоит задача научить детей сотрудничеству. Метод также может использоваться в классах, в которых между учениками сложились в целом доброжелательные отношения. Но в любом случае педагог должен обладать достаточной компетентностью в работе с межличностными конфликтами.

Способы формирования «случайной» группы: жребий; объединение тех, кто сидит рядом (в одном ряду, в одной половине класса); с помощью импровизированных «фантов» (один из учеников с закрытыми глазами называет номер группы, куда отправится ученик, на которого указывает в данный момент педагог) и т.п.

3. По определенному признаку.

Такой признак задается либо учителем, либо любым учеником. Так, можно разделиться по первой букве имени (гласная – согласная), в соответствии с тем, в какое время года родился (на четыре группы), по цвету глаз (карие, серо-голубые, зеленые) и так далее.

Этот способ деления интересен тем, что, с одной стороны, может объединить детей, которые либо редко взаимодействуют друг с другом, либо вообще испытывают эмоциональную неприязнь, а с другой – изначально задает некоторый общий признак, который сближает объединившихся учащихся. Есть нечто, что их роднит и одновременно отделяет от других. Это создает основу для эмоционального принятия друг друга в группе и некоторого отдаления от других (по сути дела – конкуренции).

4. По выбору «лидера».

«Лидер» в данном случае может либо назначаться учителем (в соответствии с целью, поэтому в качестве лидера может выступать любой ученик), либо выбираться детьми. Формирование групп осуществляется самими «лидерами». Например, они выходят к доске и по очереди называют имена тех, кого они хотели бы взять в свою группу. Наблюдения показывают, что в первую очередь «лидеры» выбирают тех, кто действительно способен работать и достигать результата. Иногда даже дружба и личные симпатии отходят на второй план.

В том случае если в классе есть явные аутсайдеры, для которых ситуация набора в команду может быть чрезвычайно болезненной, лучше или не применять этот способ, или сделать их «лидерами».

5. По выбору педагога.

В этом случае учитель создает группы по некоторому важному для него признаку, решая тем самым определенные педагогические задачи. Он может объединить учеников с близкими интеллектуальными возможностями, со схожим темпом работы, а может, напротив, создать равные по силе команды. При этом организатор групповой работы может объяснить принцип объединения, а может уйти от ответа на вопросы участников по этому поводу.

Виды групповой работы.

Назовем несколько видов групповой работы, которые можно использовать на уроках в начальной школе.

Работа в парах.
Мозговой штурм.
Игра «Продолжи».
Охота за сокровищами.
Снежный ком.
Мозаичная группа или Пазлы.
Прием «Зигзаг». (Метод пилы).

Мозговой штурм.

Используется для генерации идей.
Соблюдается жесткий регламент.
Распределяются роли внутри группы (ведущего, секретаря, хронометриста).
После выработки коллективного решения внутри группы делаются доклады / сообщения от разных групп.

20) Подходы к автоматизации ДОУ: управление цифровыми активами ( digital asset management )

Управление цифровыми активами (DAM, от англ. Digital Asset Management) - совокупность мероприятий по внесению, аннотированию, каталогизации, хранению, извлечению и распространению цифровых фотографий, анимаций, видео, музыки и других медиа-данных.

Понятие DAM также включает в себя программные и аппаратные системы, которые используются для решения вышеупомянутых задач.

21) Классификация автоматизированных систем управления документами

Автоматизированные системы управления документами (АСУД) можно классифицировать следующим образом:

o системы автоматизации делопроизводства (САД);

o системы электронного документооборота (СЭД);

o корпоративные системы управления документами (КСУД).

Системы САД решают задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних документов, а также учета резолюций и отчетов об исполнении. Эти системы позволяют осуществлять контроль за исполнением документов, каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, в которых хранятся документы, а также обеспечивают быстрый поиск необходимых документов по одним реквизитом или сообщением реквизитов. Следовательно, системы САД позволяют автоматизировать рутинные операции работы с документами. В базах данных этих систем сохраняется не только формальная часть (реквизиты) документов, но и их содержательная часть в виде текстов, текстовых файлов, образов.

Применение САД оправдано в небольших учреждениях с незначительным документооборотом. Такая система функционирует как на отдельном компьютере, так и в локальной компьютерной сети.

САД чаще всего разрабатываются индивидуально для внутреннего пользования в учреждении и на рынок не попадают.

СЭД, кроме задач автоматизации делопроизводства, обеспечивают строго регламентированное и контролируемое движение документов внутри и вне учреждением на основе информационных и коммуникационных технологий. Они ориентированы, прежде всего, на работу с электронными документами, что, по сути, вытекает из самого словосочетания "электронный документооборот". В СЭД функционируют документы, поступающие техническими каналами связи, электронные документы, созданные в учреждении с помощью средств электронно-вычислительной техники, а также документы, созданные посредством сканирования бумажных документов (электронные образы бумажных документов). В таких системах большое внимание уделяется всем стадиям существования электронного документа - от его создания и первоначального направления в хранилища документов до перемещения или копирования в архив оперативного или долговременного хранения. При этом относительно длительным по времени и важным по сути есть процесс коллективной подготовки документа, его многократного согласования, создания версий документа, утверждение окончательной версии и ее печатание.

Использование СЭД позволяет повысить эффективность труда сотрудников учреждений с достаточно большим объемом документов, пересылаемых или с большой штатной численностью персонала. Так, специалисты считают, что использование СЭД является выгодным для организации, численность сотрудников которой превышает 50 человек. В этом случае затраты на приобретение и внедрение системы, обучение сотрудников окупаются за счет повышения скорости передачи информации, доступности как информации, так и документов. Для внедрения СЭД необходима локальная компьютерная сеть.

В СЭД может быть реализована система юридически значимого документооборота (применение электронной цифровой подписи и шифрования документов).

КСУД обеспечивают универсальное, повсеместно доступное среду для работы и хранения всех типов документов, создаваемых в учреждении. Корпоративные системы позволяют пользователю применять все функциональные подсистемы непосредственно из бизнес-приложения. Это могут быть офисные приложения по работе с текстами, таблицами, графиками, финансовые системы, системы управления ресурсами и др. Пользователями этих систем являются все сотрудники учреждения.

Избрание той или иной системы зависит от задач, которые предполагается решать в учреждении с помощью данной системы, типа управленческой структуры, масштабов деятельности учреждения, его технических и финансовых возможностей.

Сегодня различные фирмы предлагают большой выбор АСУД, однако, как правило, предпочтение отдается разработке СЭД как более перспективному направлению работы с электронными документами. На украинском рынке представлены СЭД преимущественно российских и отечественных разработчиков. Среди российских программ успешно применяются "Оптима Workflow" (компания "UpScale Sofb>), "Дело" (компания "Электронные Офисные Системы"), "Босс-Референт" (компания "АйТи"), а среди украинских разработок -"АСКОД" (компания "Инфоплюс"), "Атлас Док" (корпорация "Атлас"), "ДОК ПРОФ 2.0" (компания "Квазар-Микро"), "Megapolis. Документооборот" (компания "Softline"), "ФОССДок" (предприятие "Фосс-Он-Лайн").

22) Система управления корпоративным контентом: структура и функции

Gartner выделяет по своему целевому назначению следующие ключевые компоненты программного обеспечения ECM:

1) управление документами (Document Management - DM)- регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и библиотечные службы для деловых документов;

2) управление записями (Records Management - RM)- долгосрочное архивирование и автоматизация сохранения документов в соответствии нормативными требованиями;

3) управление потоками работ (Workflow) / управление бизнес-процессами (Business Process Management - BPM)- поддержка бизнес-процессов и маршрутизация контента в соответствии с рабочими заданиями и состояниями;

4) управление Web-контентом (Web Content Management - WCM)- автоматизация функций Web-мастера, а также управление динамическим контентом и взаимодействием с пользователем;

5) документо-ориентированная групповая работа (GroupWare или Document-Centric Collaboration)- коллективная работа с документами и поддержка проектных команд.

Основные функции ECM это:

- Ввод данных (сканирование, распознование, ввод вэб-форм...)

- Хранение контента, создание резервных копий

- Категоризация, разметка контента

- Поиск и индексация

- Представление контента пользователю

- Совместная работа над контентом

- Контроль доступа

- Контроль версий

- Публикация контента

- Управление бизнес-процессами

23) Виды систем управления корпоративным контентом

Microsoft SharePoint

Система управления корпоративным контентом и совместной работы, которую можно использовать в качестве корпоративного портала. Имеет множество расширений и интегрированных систем. Тесно интегрирована с MS Office и MS Exchange. Может поставляться как SaaS сервис

Directum

ECM система с возможностями для управления документоооборотом, бизнес-процессами, web-контентом. Предоствляет базовый функционал через веб-сервер, а также расширения для Sharepoint. Есть также веб-интерфейс для мобильных браузеров. Для среднего бизнеса и отдельных подразделений крупных компаний с подключением 50-200 пользователей разработано облачное решение DirectumRX

ELMA ECM

Решение для повышения качества взаимодействия внутри компании. Система предлагает решения для организации документооборота и одновременно дает возможность реализовать Ваши уникальные бизнес-процессы. Содержит стандартные процессы документооборота и помогает наладить движение документов и операционную деятельность компании.

Alfresco

Веб-ориентированная Open Source система для совместной работы в интранете, управления контентом (ECM) и управления бизнес процессами (Alfresco Activity). Содержит персональные стартовые страницы, библиотеку документов, поисковик, виртуальные рабочие пространства, микроблоги, wiki, блоги, форумы, календари.

Documentum

ECM система для крупных компаний. Содержит полный набор инструментов для управления любым контентом, документооборотом, бизнес-процессами. Предоставляет веб-интерфейс с широкими возможностями для совместной работы и социального взаимодействия.

Open Text

Корпоративная веб-ориентированная ECM система для управления контентом и совместной работы. Предоставляет пользователям персонализированный Web 2.0 интерфейс и безопасные Enterprise 2.0 инструменты: блоги, вики, форумы, тэги для разметки, опросы... Доступ с мобильных устройств

ТЕЗИС

Система управления документами и задачами. Позволяет организовать работу с задачами (контроль исполнительской дисциплины), документами (оптимизация работы с документами) и канцелярией (автоматизация канцелярии). Включает в себя корпоративный портал. Есть мобильная версия.

EOS for SharePoint

Полнофункциональная система для организации электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов на платформе Microsoft SharePoint.

PayDox

Web система совместной работы, использующая электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных, необходимых каждому предприятию функций и практически неограниченными возможностями расширения. Содержит файловый архив, форумы, инструменты для управления документами и совместной работы. Хорошо интегрирована с MS Office. Отечественная разработка

WSS Docs

WSS Docs – система электронного документооборота на базе MS SharePoint, автоматизирующая процессы делопроизводства и процесс согласования договоров. WSS Docs обладает наиболее гибким и мощным функционалом на рынке систем электронного документооборота на базе MS SharePoint.

24) Функциональные возможности СЭД

Основные функциональные возможности СЭД:

- однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;

- возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

- непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнения документа в каждый момент времени жизни документа;

- единая (или согласованная распределенная) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

- эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нем;

- развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движения документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов.

25) Характеристика СЭД (на примере конкретной системы).

- Система «ДЕЛО», – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Преимущества: быстрый поиск док-ов; отслеживание движения док-ов; сокращение сроков подготовки док-ов.

26) Характеристика системы управления корпоративным контентом (на примере конкретной системы)

Alfresco – один из лидеров в области систем электронного документооборота. Данная система установлена во многих крупных западных компаниях, среди которых есть такие гиганты, как Cisco, Activision, Electronic Arts с филиалами по всему миру.

Данная система построена по принципу open-source (открытый исходный код), что позволяет без проблем её внедрять в любые системы и базы данных. Кроме того, среди open-source аналогов Alfresco выделяется высоким качеством и стабильностью работы, чем не могут похвастаться другие системы, разработанные в open-source. Данная система отлично подходит практически для любой сферы бизнеса благодаря своей гибкости и легкости внедрения. Она будет идеальным решением для небольших компаний с 10 пользователями, так и для огромных корпораций с десятками тысяч сотрудников.
Стоит выделить, что разработкой данного решения занимается один из признанных лидеров в разработке СЭД – Джон Ньютон, владелец компании Documentum — мирового лидера в разработке систем электронного документооборота.

Alfresco мало известна в России за счет того, что до недавнего времени здесь не было специалистов компании, занимающихся настройкой, внедрением и поддержкой продукта. Однако компания ИТЕРАНЕТ занимается локализацией, разработкой модулей и программированием системы документооборота на базе Alfresco. У нас вы можете заказать разработку СЭД на основе Альфреско, а так же получить консультацию наших специалистов. Наш телефон многоканальный и круглосуточный: +7 (495) 788-85-01.

Система Alfresco обеспечивает «облачный» доступ к данным, что включает в себя ряд таких преимуществ:

· доступ к системе из любой точки планеты;

· отсутствие необходимости устанавливать специализированное ПО на АРМ сотрудников;

· нет необходимости заниматься отладкой и обновлением системы на каждом АРМ в отдельности;

· доступ к системе с мобильных устройств и планшетов;

· нет необходимости устанавливать систему на «физические» серверы.

· легкость настройки и внедрения;

Web-интерфейс системы – одно из главным преимуществ. Он был разработан с максимальной удобностью и простотой использования, чтобы быть понятным каждому сотруднику без дополнительного обучения. Однако помимо данного интерфейса, есть и классический, предназначенный для подразделения, объединенного по локальной сети.

В данном случае, управление, редактирование, рассмотрение и утверждение документа проходит обычным образом, стандартными средствами MS Office. Таким образом, пользователь может открывать необходимый ему документ, к примеру, в папке «Документы на рассмотрение» (где автоматически появляются предназначенные пользователю документы) любым удобным для него способом, например, с помощью Microsoft Word. После чего он может ознакомиться с документом, прочитать отзывы и рецензии о нем, внести необходимые изменения и дополнения, после чего утвердив документ, необходимо просто перенести его в папку «утвержденные документы» для его дальнейшего движения.

Web-интерфейс также поддерживает все эти возможности, однако, как показывает практика, конечно пользователю легче использовать классические инструменты.
Именно поэтому, в последние годы все передовые СЭД ориентируется не на web-интерфейс, но делая его, как одно из дополнений.

Alfresco поддерживается России и на территории стран СНГ. В перечень услуг, предоставляемых с системой, входит установка и внедрение системы, а также бизнес процессов (workflow), русификация и обучение технологов Вашей компании как на семинарах, так и дистанционно. Кроме того, мы предоставляем гарантию на работу внедренных деловых процессов.

Alfresco Enterprise Edition является промышленной версией программы, работающей на Oracle и MS SQL. Пользователи данной системы получают гарантию, надежное обслуживание и регулярные обновления системы. Данный продукт сертифицирован Alfresco и соответствует всем мировым стандартам качества.

Alfresco Community Edition – бесплатная редакция системы. Она может быть скачана и установлена в любой компании абсолютно бесплатно. Однако система имеет один недостаток – отсутствие официальной поддержки данного продукта, за исключением помощи сообщества Alfresco. Встроенные в систему базы данных — MySQL и PostgreSQL. Данная редакция СЭД является одной из самых популярных в Европе для компаний от 10 до 10000 пользователей. Система Alfresco Community Edition может быть установлена как на «облачном» сервере, так и на физической кластере, что идеально подходит для различных нужд предприятия.

Что касается поддержки Enterprise Edition, то помимо установки, настройки, русификации и внедрения бизнес-процессов, разработчик обеспечивает поставку сертифицированной системы, гарантию на работу системы в целом, постоянная поддержка продуктов по телефону и годовое обновление версий системы.

Особенностями системы электронного документооборота Alfresco являются:

· простой, удобный и полнофункциональный web-интерфейс;

· поиск документов по содержимому или по полному тексту;

· интеграция с MS SharePoint;

· интеграция с MS Office;

· интеграция с электронной почтой;

· интеграция с LDAP;

· поддержка всех современных интернет-браузеров;

· возможность использования с мобильных устройств и планшетов;

· Поддержка версионности документов;

· Сравнение различных версий документа;

· Гибкая система доступа к документообороту;

· Поддержка JBoss jBMP (графический workflow-редактор);

· Создание workflow функцией «Мастер создания»

· встроенная система управления, основанная на микросайтах.

27) Проблемы разработки, внедрения и использования АСУД

Существует два основных направления развития и внедрения систем документооборота на российском рынке: традиционно российское и западное. За последние более чем 100 лет в России сложилась определенная методика работы с документами. В советское время она получила дальнейшее развитие и была закреплена в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству, унаследованных и в послесоветский период. Технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий (3). Основная проблема традиционной технологии - централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку требует как централизованного сведения оперативной информации, так и ведения огромного количества различных журналов и картотек. Программные продукты этого направления сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Они лишь сопровождают бумажный документооборот, уменьшая трудоемкость рутинных операций по обработке документов. Однако такая система должна быть способна существенно расширить рамки традиционного документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления - своеобразные "толчок" постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. Существует ряд самых главных и актуальных проблем по внедрению автоматизированной системы делопроизводства (3,7,4,2): Проблема информированности: Руководство организации должно прийти к выводу о необходимости внедрения автоматизированной системы делопроизводства (АСД), оно должно как минимум знать о существовании таких систем, для чего они предназначены и как осуществить их внедрение. Кроме того, руководство организации отчетливо должно представлять пользу от внедрения подобных систем. Дефицит информации о АСД приводит к тому, что они ассоциируются с разновидностью АСУ ТП, АСУП и т.п. У многих еще на памяти печальный опыт неграмотного подхода к внедрению таких систем в 80-х годах, что привело к ошибочному суждению о АСД как о дорогостоящей игрушке, не привносящей ничего нового и хорошего в деятельность предприятия (8). Польза от внедрения автоматизированных систем делопроизводства не всегда очевидна, так как очень тяжело оценить экономический эффект от улучшения управляемости организации. По данным, представленным Ernst & Young и Nortan Nolan Institute, у предприятий, внедривших системы электронного документооборота, улучшаются показатели: · производительность труда в офисе увеличивается на 25-50%; · время обработки документа сокращается на 75%; · расходы на оплату площади хранения документов уменьшаются на 80%. Эти оценки делались для западного рынка, и в России эти цифры могут быть иными. В частности, выигрыш от сокращения площади хранения документов может быть значительно меньшим, так как в нашей стране по-прежнему юридическую силу имеют только бумажные документы или их микрокопии (микропленки и микрофиши). В то же время уменьшение времени обработки документов и точное соблюдение регламента обработки документа во многих сферах являются критическими показателями, которые могут принести большой экономический эффект от внедрения АСД. Эффективность от внедрения подобных систем в значительной степени зависит от того, как успешно руководство организации справится с решением организационных проблем при внедрении АСД. 2. Организационные проблемы: На каждом предприятии с течением времени складывается определенная организационная структура (причем не всегда оптимальная), формируются свои, характерные только для нее, стили работы, методы управления и контроля. Внедряемая АСД в большинстве случаев на первых порах оказывается как бы «чужеродным телом» для коллектива предприятия. Но все хорошие АСД обладают определенной возможностью адаптации к конкретному заказчику, но у всего есть свои границы. Кроме того, для проведения адаптации системы делопроизводства к конкретному заказчику нужна четкая постановка задачи, желательно зафиксированная в письменной форме (1). При этом заказчик получит систему, максимально настроенную на него, и, самое главное, у него будут четкие критерии оценки результатов работы исполнителя. К сожалению, разработка таких документов достаточно трудоемка. Нередко разработка технического задания на АСД занимает время значительно большее, чем сама реализация системы. Это легко объяснить - на данном этапе необходимо согласовать точки зрения всех подразделений организации-заказчика, что само по себе непростая задача. Если предприятие в значительной степени организационно не готово к внедрению АСД, то такое внедрение либо весьма затруднено, либо совсем невозможно. Даже если удастся поместить современную АСД в предприятие, не готовое к ее внедрению, то никакого выигрыша от такого внедрения заказчик не получит. Зачастую для того, чтобы получить реальный экономический эффект от внедрения АСД, приходится менять некоторые принципы работы. В частности, внедрение любой автоматизированной системы делопроизводства должно быть поддержано изменением организационно-распорядительных документов в организации-заказчике (необходимо изменить хотя бы инструкцию по делопроизводству). Таким образом, значительный экономический эффект АСД может принести только в том случае, когда руководство рассматривает процесс ее внедрения не как простой акт закупки нового программного обеспечения (и, возможно, новой аппаратуры), а как комплексный организационно-технический проект (2). К сожалению, в настоящее время очень небольшое число заказчиков проводят анализ своей системы управления перед внедрением АСД. При таком силовом внедрении может возникнуть отторжение системы делопроизводства, обусловленное психологическими факторами. 3. Психологические проблемы: Сотрудники обладают поверхностной информацией о АСД, то руководству предприятия АСД представляется как панацея от всех неурядиц, то и дело возникающих из-за небрежного отношения к документам, а исполнители считают, что АСД - это что-то среднее между электронной почтой и привычным редактором. Если сотрудники обладают какой-то информацией по этим системам, то ситуация в значительной степени меняется. Исполнители твердо уверены в том, что после внедрения АСД руководству будет известно о всех их промашках. В связи с этим нередко внедрение полновесной системы АСД встречает значительное сопротивление со стороны исполнителей. В результате внедряется некоторый компромиссный вариант без «фискальных» функций, т.е. та самая электронная почта вместе с системой управления документами. По мнению руководства, все, что можно ждать от этой системы, - это объективный контроль за их распоряжениями, ускорение подготовки отчетной информации, повышение качества и снижение времени поиска документов. После же внедрения системы ее оценка может сильно измениться (5). И только потом, по мере более детального ознакомления с системой, руководители вдруг с удивлением обнаруживают, что и им придется работать на компьютере, который долго лишь пылился на рабочем столе. Для немалого числа руководителей старой закалки это оказывается психологическим барьером. Им гораздо проще работать непосредственно с людьми, привычными методами: вызвал «на ковер», «дал накачку», увидел страх в глазах подчиненного - приходишь к мысли, что не зря занимаешь кресло. Кроме того, руководство зачастую обнаруживает, что обещанные западными экспертами преимущества куда-то исчезли. У исполнителей же часто возникает ощущение, что с внедрением СУД появился еще один начальник, который постоянно стоит за спиной. Действительно, теперь при желании можно узнать: кто, что, когда и сколько делает. Раньше можно было ввести начальство в заблуждение: мол, полдня искал по всем этажам (хотя на самом деле играл на компьютере). При этом забывается очень важный момент - эта же система не позволит загрузить исполнителя чрезмерно большим объемом работ. Правда, это зависит от настроек конкретной системы, но всегда останется возможность объяснить, почему данный объем работ не был выполнен в срок. Так что здесь еще надо хорошо подумать - в проигрыше или в выигрыше остаются исполнители. С моей точки зрения, квалифицированные исполнители получают мощный инструмент организации своей деятельности и достаточно весомые аргументы для мотивации своих действий перед руководством. А вот у плохого руководства и у нерадивых работников возникает психологический дискомфорт и полное неприятие АСД. Хорошо, если это выражается только в заявлении на увольнение. Чаще мы получаем стойких и умелых скрытых врагов, всячески сопротивляющихся такому нововведению, как АСД, которая наглядно покажет их несостоятельность и бесполезность для предприятия. Отсюда исходит ряд кадровых вопросов, которые так или иначе приходится решать при внедрении АСД. 4. Проблема кадров: Внедрение АСД подразумевает, что все основные участники бизнес-процессов на предприятии должны уметь работать на компьютере. На самом деле в молодых, относительно недавно созданных организациях и фирмах так и есть. Но что делать, если основной костяк руководства предприятия получил образование 15-20 лет назад? По своему опыту и профессиональным навыкам они могут полностью соответствовать занимаемым должностям, но никогда не обучались и не работали на ПК. Отправлять их на учебу? Но, как правило, если на предприятии пришли к мысли о необходимости внедрения АСД, то интенсивность труда на этом предприятии весьма высока. Значит, обучение сотрудников с отрывом от производства практически невозможно, а факультативное обучение может оказаться неэффективным и привести лишь к повышенной раздражительности работников предприятия (9). В свое время при внедрении САПР (по крайне мере, в электронной промышленности) считалось, что дешевле уволить старых конструкторов и набрать молодых сотрудников (выпускников университета), чем переучивать «старую гвардию». К сожалению, такой подход при внедрении АСД неприменим, поскольку основные пользователи данной системы - высшее и среднее руководящее звено руководства организаций. После определения главных проблем внедрения АСД, можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

28) Рынок АСУД в Республике Беларусь

Мировой рынок АСДОУ сильно фрагментирован. На нем присутствуют как крупные всемирно известные, так и относительно малоизвестные ИТ-компании. По различным оценкам в мире сейчас существует несколько сотен программных приложений, отличающихся друг от друга как по функциональным возможностям, так и по технологическим решениям. Разработкой приложений в области автоматизации управления документами в мире занимаются сотни компаний, к наиболее известным из которых относятся: ACS Software, Action Technologies, Adobe, BroadVision, Cyco, Cypress, Datamax Technologies, Datawatch, Documentum, Dynamic Imaging, Excalibur, FileNet, Hyland Software, HP/Dazel, Hummingbird, Gauss Interprise, IBM, Identitech, InterTech, Keyfile, Lotus Development, Microsoft, Novell, OpenText, Oracle, Siemens Nixdorf, Staffware plc и др. По данным TAdviser, по итогам 2014 года российский рынок СЭД/ECMсистем, включая услуги по внедрению, вырос на 12% и достиг 34,4 млрд руб. (примерно четвертая часть этой суммы приходится на продажу лицензий, остальное – на услуги). По сравнению с другими сегментами делового программного обеспечения рынок СЭД/ECM показывает самый высокий рост (рынок систем управления взаимоотношениями с клиентами вырос на 10%, а систем управления ресурсами предприятия – 4%). Наиболее крупные разработчики: Логика бизнеса, Крок, ЭОС, КОРУС Консалтин, АйДи – Технологии управления, Haulmont, Naumen, Ланит, Directum, DocsVision, 1С. 21 На российской рынке СЭД/ECM-систем присутствует множество и западных разработчиков. Белорусский рынок представлен такими компаниями как ООО Электронное дело, СП ЗАО «Международный деловой альянс», ООО «Новаком Проект», ООО «СофтМикс», СП «Бевалекс», ООО Унитарное предприятие «Топ Софт», ООО «Гросс-домен», ООО «Исида-Информатика», ООО «Морэйн», ЗАО «МиСофт НВП». Главными тенденциями рынка являются проблемы импортозамещения, потребности в масштабировании и перевнедрении систем, требования заказчиков к гибкости и мобильности решений, потребность в аналитических возможностях систем и понятных интерфейсах, использование облачных систем и решений на базе свободного ПО.

29) ERP-системы. Характеристика конкретной ERP-системы

ERP – термин маркетинговый. Чтобы понять, о чем идет речь, а также изучить историю происхождения этого сокращения, можно обратиться к Википедии:

ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности[1][2]. ERP-система — конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP. Википедия

Галактика — система ERP, составная часть комплекса бизнес-решений корпорации Галактика. Система адресована средним и крупным предприятиям для информационной поддержки задач стратегического планирования и оперативного управления. В 2003 году она занимала 7 % на рынке ERP систем в России.

Галактика ERP разработана для применения в условиях российской экономики с её спецификой, состоящей в постоянных изменениях законодательства. Согласно обзору CNews Analytics, «к плюсам „Галактики“ можно отнести достаточно глубокую интегрированность и четкую поддержку законодательной базы.»

Система имеет компонентную структуру и состоит из функциональных модулей, которые объединяются в контуры.

Содержание

· 1Галактика ERP — для малого бизнеса

· 2Оценки и сравнения

· 3Примечания

· 4Ссылки

Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 194; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!