Современные тенденции развития компьютерных информационных технологий, в т.ч. и в сфере управления документами.
Управленческая информация: понятие, категории, типы
Информация представляет собой отражение в сознании человека характеристик окружающего мира, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях. Она имеет количественные и качественные характеристики, может воспроизводиться, покупаться и продаваться.
Под управленческой информацией понимается совокупность сведений, о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении, уменьшающих неопределенность управления и принятия решений.
Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные категории. И именно они, на мой взгляд, определяют и характеризуют преобладающие по важности, по распространению виды и категории управленческой информации.
Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.
Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня.
|
|
|
Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях.
Виды управленческой информации (рис. 17.1):
• по функциональным задачам:
○ собственно управленческая,
○ технологическая,
○ социально-психологическая,
○ идейно-воспитательная,
○ организационно-экономическая;
• по характеру восприятия:
○ визуальная,
○ звуковая,
○ тактильная,
○ обонятельная,
○ комбинированная;
• по носителю:
○ электронная,
○ вещественная;
• по времени использования:
○ постоянная,
○ переменная;
• по степени надежности:
○ достоверная,
○ вероятностная (обусловлена принципиальной невозможностью получить из существующего источника надежные сведения, так как имеющиеся методы не позволяют это сделать из-за неизбежных искажений при их передаче, распространения заведомо ложных сведений);
|
|
|
• по отношению к системе:
○ внутриорганизационная,
○ входящая,
○ исходящая;
• по роли в процессе управления:
○ основная информация,
○ вспомогательная информация;
• по форме представления:
○ аналоговая,
○ знаковая цифровая,
○ знаковая буквенная,
○ знаковая кодированная;
• по возможности закрепления и хранения:
○ фиксируемая на носителях,
○ нефиксируемая;
• по возможностям использования:
○ полезная,
○ избыточная,
○ ложная,
○ лживая,
○ шум;
• по степени готовности для использования:
○ первичная информация (совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего),
○ промежуточная информация (содержит сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющие решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования),
○ конечная информация;
• по содержанию:
○ экономическая,
○ финансовая,
○ нормативно-правовая,
○ кадровая,
○ техническая;
• по спектру применимости:
○ одноцелевая (связана с решением одной конкретной проблемы),
|
|
|
○ многоцелевая (используется при решении нескольких различных проблем);
• по назначению:
○ отчетная (служит для анализа деятельности организации):
статистическая (т. е. собираемая в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемая государственным органам),
нестатистическая,
○ оперативная (служит для корректировки деятельности организации);
• по степени важности:
○ особо важная (включает сведения, необходимые для выполнения задачи: указания, предписания, инструкции),
Рис. 17.1. Виды управленческой информации
○ желательная (включает сведения об итогах работы, перспективах на будущее, внутренней жизни и т. п., без которых можно обойтись);
• по полноте:
○ частичная информация (может использоваться лишь в совокупности с другой),
○ комплексная (дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте управления);
• по предназначению:
○ универсальная информация (необходима для решения любых задач),
○ функциональная информация (необходима для решения родственных задач),
○ индивидуализированная (необходима для решения данной, конкретной, уникальной проблемы).
Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную, эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, переходя от одного работника к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории.
|
|
|
2) Управленческая информация: источники, особенности.
Источники управленческой информации могут быть внутренние и внешние. К внутренним относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.
Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб); вышестоящее руководство; партнеры - покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений; средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, журналы, каталоги, бизнес документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.
Особо следует остановиться на устной информации. Для получения оперативной информации руководители часто применяют практику устных докладов.
Психологи указывают, что человек воспринимает не всю поступающую к нему информацию. Это зависит от множества причин субъективного характера: личности передающего информацию и личности ее воспринимающего; от физических возможностей органов чувств обоих; склада и черт их характеров и ряда других причин.
Слушая человека, следует внимательно наблюдать за его поведением - жестами, мимикой, позой, взглядом, его одеждой и обувью, манерами и другими формами внешнего выражения индивидуальности.
Необходимо говорить об особенностях управленческой информации на предприятии, так как это напрямую связано с организацией ее автоматизированной обработки. Можно перечислить основные характеристики, отражающие особенности данного класса информации: объемность, специфичность, цикличность, отражение результатов работы, специфичность по способам обработки и т.п.:
• управленческая информация предприятия объемна. Управление производственными, технико-технологическими, социальными и социально-экономическими процессами предприятия требует объемной системы показателей, характеризующих данные процессы;
• управленческая информация предприятия специфична по форме представления и отражается в виде первичных и сводных документов;
• управленческая информация предприятия циклична. Для большинства производственных, технико-технологических, социальных и кадровых процессов характерна повторяемость составляющих их стадий и информации, отражающей эти процессы (это позволяет созданным программам обработки информации пользоваться многократно);
• управленческая информация предприятия отражает результаты производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных (денежных) показателей;
• управленческая информация предприятия специфична по способам обработки. В процессе обработки преобладают арифметические и логические (сортировка, отбор) операции, а результаты обработки представляются в виде текстовых (аналитических) документов, таблиц, диаграмм и графиков.
3) Свойства управленческой информации. Понятие "полезности".
Управленческая информация обладает следующими свойствами:
• РЕПРЕЗЕНТАТИВНОСТЬ;
• СОДЕРЖАТЕЛЬНОСТЬ;
• ДОСТАТОЧНОСТЬ (ПОЛНОТА);
• АКТУАЛЬНОСТЬ;
• СВОЕВРЕМЕННОСТЬ;
• ТОЧНОСТЬ;
• ДОСТОВЕРНОСТЬ;
• УСТОЙЧИВОСТЬ;
• ДОСТУПНОСТЬ.
Репрезентативность управленческой информации связана с правильностью отбора и формирования в целях адекватного отражения свойств и состояний объекта управления. Важнейшее значение здесь имеет правильное обоснование отбора существенных признаков и связей отображаемого явления, процесса.
Содержательность управленческой информации отражает семантическую емкость, равную отношению количество семантической информации в сообщении к объему обрабатываемых данных. С увеличением содержательности информации растет семантическая пропускная способность информационной системы, так как для получения одних и тех же сведений требуется контролировать меньший объем данных. Это свойство хорошо иллюстрируется функцией «проверка правописания» программы Word, когда с накоплением значительного объема слов программа автоматически отслеживает правописание новых текстов. Аналогичная ситуация возникает и при рационально организованной системе сбора данных по подразделениям предприятия.
Достаточность (полнота)управленческой информации означает, что она содержит минимальный, но достаточный состав показателей для принятия управленческого решения. Понятие полноты информации тесно связано с ее семантикой и прагматикой. Как неполная, так и избыточная информация снижает эффективность принимаемых управленческих решений.
Актуальность управленческой информации определяется степенью ее ценности в момент использования. Актуальность зависит от динамики изменения основных параметров изучаемого процесса, а также от интервала времени, прошедшего с момента возникновения данной информации.
Своевременность управленческой информации означает ее поступление не позже заранее назначенного срока с момента времени, согласованного со временем плана или решения поставленной задачи. Это может быть информация о выполнении производственного плана цехом, или информация о сроках сдачи продукции на склад или сроках написания бухгалтерского отчета предприятия.
Точность управленческой информации определяется степенью близости информации к реальному состоянию управляемого объекта или процесса. Фраза: «рассчитать с точность до сотых» относится именно к этому свойству состав показателей.
Для информации, отображаемой цифровым кодом, например, для бухгалтерского или статистического учета, известны четыре понятия точности:
• формальная точность, измеряемая значением единицы младшего разряда числа;
• реальная точность, определяемая значением единицы последнего разряда числа;
• максимальная точность, которую можно получить в конкретных условиях функционирования системы;
• необходимая точность, определяемая функциональным значением показателя.
Достоверность информации определяется ее свойством отражать реально существующие объекты с необходимой точностью. Достоверность измеряется доверительной вероятностью необходимой точности, т.е. вероятностью того, что отображаемая информации отличается от истинного значения параметра в пределах необходимой точности. Недостоверная информация граничит с понятием ложной, искаженной информации;
Устойчивость управленческой информации отражает ее способность реагировать на изменение и преобразование исходных данных без нарушения необходимой достоверности, репрезентативностии точности. Здесь важна выбранная методика для отбора и формирования информации.
Доступность управленческой информации отражает ее способность быть всегда в актуализированном состоянии (принцип «по первому требованию»). Это свойство особенно важно в условиях быстрого принятия управленческого решения.
Полезность (utility) — это степень удовлетворения потребностей индивидов, которую они получают при потреблении товаров или услуг либо ведении какой-либо деятельности.
Понятие «полезность» было введено в экономическую науку английским философом Иеремией Бентамом (1748–1832). Сегодня вся наука о рыночной экономике, по сути, держится на двух теориях: полезности и стоимости. С помощью категории полезности объясняется действие закона спроса, т.е. почему с ростом цены товара величина спроса на него падает, и наоборот.
Следует отметить, что полезность является субъективным понятием. То, что нравится и полезно для одного человека, может не нравиться или быть совершенно бесполезно для другого.
Различают две формы полезности: общую и предельную.
Общая полезность (total utility) представляет собой совокупную полезность, получаемую в результате потребления всех единиц блага. Общая полезность возрастает по мере увеличения потребления, но не пропорционально объему потребления, и постепенно затухает, пока не дойдет до нуля.
Предельная полезность (marginal utility) — это полезность, которую человек получает от использования ещё одной дополнительной единицы блага.
Другими словами, предельная полезность — это увеличение общей полезности при потреблении одной дополнительной единицы блага.
Из определения предельной полезности вытекает формулировка закона убывающей предельной полезности, который гласит:
По мере увеличения количества потребляемого товара его предельная полезность имеет тенденцию к сокращению.
Этот закон обычно называют первым законом Госсена (по имени немецкого экономиста Германа Госсена впервые определившего идею убывающей предельной полезности в 1854 г.)
4) Информационная деятельность как обязательная составляющая основной деятельности. Информационные аспекты управления. Проблемы информационного обеспечения управления
В индустриальном обществе, где большая часть усилий направлена на материальное производство, известно несколько основных видов ресурсов, которые уже стали классическими экономическими категориями:
1. Материальные ресурсы – совокупность предметов труда, используемых в процессе производства (сырье, материалы, топливо, энергия, детали и т.д.).
2. Природные ресурсы – объекты, процессы, природные условия.
3. рудовые ресурсы – люди, обладающие общеобразовательными и профессиональными знаниями, необходимыми для работы в обществе.
4. Финансовые ресурсы – денежные средства, которые находятся в распоряжении государства или коммерческой структуры.
5. Энергетические ресурсы – носители энергии (уголь, нефть, газ, электроэнергия и т.д.).
6. Информационные ресурсы – это знания, подготовленные людьми для социального использования в обществе и зафиксированные на материальном носителе. Знания материализуются в виде электронных и бумажных документов, БД, БЗ, алгоритмов и программ, а также произведений искусства, литературы, науки. Информационные ресурсы страны, региона, организации должны рассматриваться как стратегические ресурсы аналогично другим ресурсам (по словарю Ожегова «Ресурс – запасы, источники чего-либо»).
По мере развития общества происходит перераспределение трудовых ресурсов из сферы материального производства в сферу информационного производства. Если в начале XX века информационной деятельностью занималось не более 10% общества, то в начале XXI века более 50%. Материальные затраты общества на информационные процессы превышают затраты в целом на энергетику. Это заставляет по новому относиться к процессу накопления, хранения и использования информации, т. е. Информация становится предметом труда и в результате этой трудовой деятельности возникает новый вид ресурса – информационный.
Развитие мировых информационных ресурсов позволило:
- превратить деятельность по оказанию информационных услуг в глобальную человеческую деятельность;
- сформировать мировой и внутригосударственный рынок информационных услуг;
- образовать различные БД ресурсов регионов и государств, к которым возможен недорогой доступ;
- повысить обоснованность и оперативность принимаемых решений на разных уровнях управления (фирмы, отрасли, государства) за счет своевременного использования необходимой информации.
Информационные ресурсы являются базой для создания информационного продукта (как совокупности данных), который создается для конкретного использования и отражает определенную предметную область для которой он создан. Информационный продукт распространяется как и любой другой продукт с помощью услуг – информационных услуг.
Информационная услуга – получение и предоставление в распоряжение пользователя информационного продукта. Информационная услуга может быть не только с использованием компьютера, например, библиотека (подборка, анализ, поиск). Рынок информационных продуктов и услуг (информационный рынок) – это система экономических, правовых и организационных отношений по торговле продуктами интеллектуального труда на коммерческой основе. Информационный рынок характеризуется определенной номенклатурой продуктов и услуг, условиями и механизмами их предоставления, ценами. Здесь в качестве предмета продажи или обмена выступают информационные системы, ИТ, лицензии, патенты, товарные знаки, ноу-хау, инженерно-технические услуги, различного рода информация и прочие виды информационных ресурсов.
Основным источником информации для информационного обслуживания в современном обществе являются БД. Инфраструктура информационного рынка включает следующие виды информационных продуктов:
1. Деловая информация: статистическая, коммерческая, биржевая и финансовая.
2. Потребительская информация: новости и литература, развлекательная, предметно-ориентированные БД общего пользования.
3. Информация для специалистов: научно-техническая, профессиональная.
4. Услуги образования: дошкольное образование, школьное, специальное, среднепрофессиональное, высшее, повышение квалификации и переподготовка кадров.
5. Информационные системы и средства: разработка и сопровождение информационных систем и информационных технологий; консультирование; программные продукты; технические средства; подготовка источников информации.
Информационный рынок все больше расширяется и этому в значительной степени способствует информационный бизнес, развитие которого тесно связано с современными информационными технологиями.
АСПЕКТЫ.
Существует несколько определений понятия информации.
Информация есть отражение реального мира.
Информация есть все сведения, являющиеся объектом хранения, передачи и преобразования.
Информация - представительные характеристики, отражения предметов и процессов и их отображения в виде чисел, формул, описаний, чертежей, символов, образов и других абстрактных характеристик.
Управление современным предприятием находится в настоящее время на таком этапе развития, когда происходит замена старых традиционных информационных технологий на новые во многих сферах деятельности: производстве, маркетинге, образовании, науке и т.д. Поэтому в практической деятельности менеджеры организаций сталкиваются со многими преградами, проблемами: техническими, организационными, финансовыми, психологическими. В этих условиях необходимы осознанные решения: с одной стороны, нельзя отказываться от проверенных традиционных технологий работы с информацией, а, с другой стороны, необходимо внедрять новые информационные системы и технологии в управлении организацией. Подходить к данному вопросу нужно с точки зрения системного и синергетического подходов. Системный подход к информационному обеспечению менеджмента предполагает:
1. во-первых, рассмотрение его как одного из элементов системы управления;
2. во-вторых, оно само состоит из нескольких составных частей, каждая из которых относительно самостоятельная и имеет свои закономерности развития;
3. в-третьих, информационное обеспечение рассматривается как динамичная система, находящаяся в постоянном развитии, причем скорость изменения отдельных составляющих может быть различна.
5) Документационное обеспечение управления (ДОУ) и качество принятия управленческих решений
Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) ? это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы.
Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия.
Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.
ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации ? это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документационное обеспечение управления ? вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния.
Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство ? полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
Определение ДОУ сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:
1) документирование;
2) организация работы с документами (управление документацией предприятия).
Документирование управленческой деятельности предприятия ? это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов.
С другой стороны, документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации.
Таким образом, документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.
В рамках системного подхода организация ? это социально-экономическая целостная система, и как всякая целостная система обладает известным количеством конкретных компонентов, частей.
Система управления любой организацией включает в себя как обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные (обеспечивающие).
Документационное обеспечение как одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией.
ДОУ служит не только для обеспечения информацией руководства, но является способом ведения бизнеса и осуществления практического руководства предприятия.
При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются:
1) сокращение информационных потоков до оптимального минимума;
2) обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
6) Информационные технологии: определение, классификация и свойства
Информационная технология — это процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Цель информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.
1. По методам и средствам обработки данных:
· глобальные ИТ включают модели, методы и средства использования информационных ресурсов в обществе в целом;
· базовые ИТ ориентированны на определенную область применения: производство, научные исследования, проектирование, обучение и т.д.;
· конкретные ИТ задают обработку данных в реальных задачах пользователя.
2. По обслуживаемым предметным областям:
· ИТ в бухгалтерском учете;
· ИТ в банковской деятельности;
· ИТ в налоговой деятельности;
· ИТ в страховой деятельности;
· ИТ в статистической деятельности и т.д.
3. По видам обрабатываемой информации (рисунок 1.1).
Рисунок 1.1- Схема классификации ИТ в зависимости от типа обрабатываемой информации
Предложенное выделение весьма условно, т.к. большинство этих информационных технологий позволяет поддерживать и другие виды информации. Например, в текстовых процессорах предусмотрена возможность выполнения примитивных расчетов. Табличные процессоры могут обрабатывать не только цифровую, но и текстовую информацию, а также обладают встроенным аппаратом генерации графиков.
4. По типу пользовательского интерфейса (рисунок 1.2).
Пользовательский интерфейс - взаимодействие компьютера с пользователем.
Эта классификация позволяет говорить о системном и прикладом интерфейсе.
Прикладной интерфейс связан с реализацией некоторых функциональных информационных технологий.
Системный интерфейс - набор приемов взаимодействия с компьютерами, которое реализуется операционной системой или ее надстройкой.
Командный интерфейс - самый простой, обеспечивает выдачу на экран системного приглашения для ввода команды (в ОС MS DOS системное приглашение: С:\>, в ОС Unix - $).
WIMP - интерфейс . При его использовании на экране высвечивается окно, содержащее образы программ и меню действий. Для выбора одного из них используется указатель мыши.
SILK - интерфейс. При использовании этой информационной технологии на экране по речевой команде происходит перемещение от одних поисковых образов к другим по смысловым (семантическим) связям.
Основными свойствами ИТ являются целесообразность, наличие компонентов и структуры, взаимодействие с внешней средой, целостность, развитие во времени. Рассмотрим данные свойства.
Целесообразность - главная цель реализации информационной технологии состоит в повышении эффективности производства на базе использования современных ЭВМ, распределенной переработке информации, распределенных баз данных, различных информационных вычислительных сетей (ИВС) путем обеспечения циркуляции и переработки информации.
Существуют различные компоненты и структура:
- функциональные компоненты - это конкретное содержание процессов циркуляции и переработки информации;
- структура информационной технологии:
Структура информационной технологии - это внутренняя организация, представляющая собой взаимосвязи образующих ее компонентов, объединенных в две большие группы: опорную технологию и базу знаний.
Модели предметной области - совокупность описаний, обеспечивающие взаимопонимание между пользователями: специалистами предприятия и разработчиками.
Опорная технология - совокупность аппаратных средств автоматизации, системного и инструментального программного обеспечения, на основе которых реализуются подсистемы хранения и переработки информации.
База знаний представляет собой совокупность знаний, хранящихся в памяти ЭВМ. Базы знаний можно разделить на интенсиональную (т.е. знания о чем-то "вообще") и экстенсиональную, (т.е. знания о чем-то "конкретно"). В интенсиональной базе хранятся оболочки, а в экстенсиональной хранятся оболочки с запоминанием, которые носят название баз данных. Иными словами, база знаний представляет отображение предметной области. Она включает в себя базу данных (директивная информация - плановые задания, научно-техническая информация, учетно-производственная. информация, вспомогательная информация, отражающие режимы работы подразделений предприятий).
Существуют различные системные и инструментальные средства:
- Аппаратные средства;
- Системное ПО (ОС, СУБД);
- Инструментальное ПО (алг. языки, системы программир., языки спецификаций, технология
программирования);
- Комплектация узлов хранения и переработки информации.
Результатом технологических описаний является совокупность реализуемых в системе информационно-технологических процессов.
Взаимодействие с внешней средой - взаимодействие информационной технологии с объектами управления, взаимодействующими предприятиями и системами, наукой, промышленностью программных и технических средств автоматизации.
Целостность - информационная технология является целостной системой, способной решать задачи, не свойственные ни одному из ее компонентов.
Реализация во времени - обеспечение динамичности развития информационной технологии, ее модификация, изменение структуры, включение новых компонентов.
Современные тенденции развития компьютерных информационных технологий, в т.ч. и в сфере управления документами.
Информационные и компьютерные технологии являются двигателем к глобальному экономическому росту. Они дают ряд больших преимуществ для реализации специалиста в работе компаний международного уровня. В наши дни информационные технологии предоставляют работу 9 млн. сотрудникам. Эти люди считаются по праву высококвалифицированными специалистами, которые работают более чем в 4,5 тыс. элитных компаний во всем мире.
ИТ-индустрия доставляет в бюджеты своих стран около700 миллиардов долларов поступлений в год от налогового сектора. Налоговые доходы от связанной с информационными технологиями деятельности, возросли за 1996 - 2014 годы на 43% , они помогают спонсировать значимые государственные службы и предоставлять льготы властей, в том числе обеспечивают социальную защиту, деятельность школ и работу автомобильной системы. Таким образом, из этого следует, что рост информационных технологий важен как для государства, так и для общества в целом.
На сегодняшний день информационный продукт выступает в образе программных средств, организаций экспертного обеспечения и баз данных, т.е. является аккумулятором человеческих знаний. Работа интеллектуальных работников в значительной степени зависит от актуальности, достоверности и своевременности получаемой информации. Справочная часть информационного продукта развивающего кругозор общества, разрешает более эффективно применять ресурсы. Качество, совершенство и доступность этих составляющих существенно воздействуют на чувство самоудовлетворения специалиста.
Следующей тенденцией совершенствования информационного продукта является способность взаимодействия физических элементов системы с логическими. Одной из значимых причин обеспечения коммуникабельности взаимодействия является создание «свежих» образцов на программные средства, установки, дисплеи, базы данных и информационные сети.
Новые технологии служат отличным дополнением к ранее образованным силам мирового рынка. Глобализация информационного бизнеса так же может послужить еще одной линией развития ИТ-индустрии. Теоретически любая фирма или человек являются сегодня возможными потребителями такого ресурса, как информация. В связи с этим возможности информационного рынка остаются неограниченными, хотя существует довольно жесткая конкуренция основных современно-стойких производителей. Этот фактор доказывает, что разноплановый уровень знаний в области информационных технологий определяет темпы развития страны, как далеко государство продвинулось в современность инфраструктуры.
Компьютерные технологии неотделимы от информационных, поэтому можно смело говорить, что и тенденции у них фактически общие.
Выделяют пять наиболее значимых тенденций в развитии компьютерных технологий:
усложнение компьютерных услуг;
способность к взаимодействию;
ликвидация промежуточных звеньев;
глобализация;
конвергенция.
С возрастанием значимости компьютерного продукта вероятность провести идеально точный обмен компьютерной услуги между сервером и человеком или между компьютерными системами приобретает значение ведущей технологической проблемы. Можно сказать, что этот вопрос затрагивает совместимость технических и программных средств.
Совершенствование способности к взаимодействию ведет к развитию процесса обмена компьютерным продуктом, а это значит, при связях поставщиков и потребителей в этой сфере уничтожаются промежуточные звенья. Тогда посредники не нужны, потому что есть вероятность размещать заказы при помощи компьютерных технологий. Компании могут вести дела где угодно и получать важную информацию благодаря компьютерным технологиям. Глобализация рынка компьютерной услуге направлена на извлечение доминирования за счет распределения постоянных и полупостоянных расходов на безграничный общегеографический сектор.
8) Электронный документ. Понятие, свойства
Электронный документ — документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность.
аутентичность - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;
достоверность - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;
целостность - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;
пригодность для использования - свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
9) Базовые компьютерные технологии в автоматизации ДОУ.
За последние 10-15 лет офисная автоматизация пережила революцию в области с документами. Если раньше система автоматизации делопроизводства рассматривалась как система автоматизации деятельности преимущественно технического персонала канцелярий, секретариатов, архивов, связанной с подготовкой, регистрацией, перемещением, контролем исполнения и поиском документов, то теперь составлением и пересылкой документов с помощью ПЭВМ, объединенный в сети, занимаются сами авторы и исполнители документов. Они теперь являются непосредственными участниками технологий документационного обеспечения – с момента создания документов до контроля исполнения и работы с документным архивом. Система автоматизации документирования и документооборота стала решающим инструментом повышения эффективности труда сотрудников, участвующих в принятие решений, и, соответственно, деятельности организации в целом.
В настоящее время организация, которая хочет получить современные решения по созданию автоматизированной технологии документационного обеспечения управления, имеет достаточно широкий выбор – от приобретения индивидуально разработанных информационных систем в случае крупных организаций до готовых комплексных систем для небольших и средних по масштабам организацией.
Организациям, поставившим перед собой цель автоматизировать делопроизводство, приходится решать ряд проблем, например:
- в организациях нередко нет четкого понимания того, что собственно следует автоматизировать в технологии делопроизводственных процессов. Сказывается отсутствие специалистов, одновременно разбирающихся в делопроизводстве и хорошо знающих рынок и возможности программных систем в области автоматизации документационного обеспечения управления. Рекламная информация бедна по содержанию и далеко не всегда соответствует истине, отсутствие единой терминологии мешает взаимопониманию заказчика системы и ее производителя и т.д.;
- организации предстоит выбирать и осуществить серьезный комплекс мероприятий по упорядочению управленческих процессов и отражающих их процедур делопроизводства. Требуется упорядочить распределение обязанностей, делегирование полномочий, установить четко, кто какие задачи решает и на каком уровне, их утверждение и подписание и т.д., то есть, в конечном счете – оптимизировать систему управления;
- организациям при внедрении автоматизации документационного обеспечения управления необходимо определиться в выборе одного или двух подходов, которые условно документоведы называют российским и западным.
Традиционно российская технология работы с документами предполагает три уровня иерархии: руководитель организации – служба делопроизводства – исполнитель.
Российская традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также детально регламентированный и централизованных контролируемый «доархивный» документооборот. Технология документационного обеспечения управления во многом закреплена в государственных стандартах, инструкциях и постановлениях. Производится отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках.
10) Решение типовых задач автоматизации средствами пакета MS Office
Самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным International Data Corporation – одной из крупнейших компаний, работающих в области компьютерной аналитики – это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров. Пакет Microsoft Office Standard Edition включает программы: Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint. На возможностях этих программ мы кратко остановимся. Microsoft Word – это многофункциональная система обработки текстовой информации, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности. Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать различные стили. Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно ускорить, используя специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя при этом времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов. Таким образом, с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы.
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 528; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!