Движение документов внутри организации
Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.
Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.
При традиционной технологии делопроизводства документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения.
На основании записей журнала передачи секретарь может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям).
Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.
Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.
|
|
|
Формирование дел
В течение текущего года исполненные документы "списываются в дело", и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов).
Функция "опись дел" обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:
· поддержка принятой в организации номенклатуры дел;
· механизм списания документа в дело;
· просмотр перечня документов, списанных в дело;
· поддержка работы с многотомными делами;
· автоматический пересчет страниц в деле;
· возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.
Для облегчения работы исполнителей и сотрудников служб ДОУ по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку ("В дело"). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело - достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.
|
|
|
Система "ДЕЛО" обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система "АРХИВНОЕ ДЕЛО". Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.
Дата добавления: 2019-03-09; просмотров: 285; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!