Форма отчета: конспект, защита
Практическая работа 2-3 Изучение ЭОС «Дело» (часть 1, часть 2)
Цель занятия:
1. Основные функции системы
2. Настройки системы
«ДЕЛО» - система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки. Надежное и безотказное решение.
Практическая часть
Функциональные возможности системы "ДЕЛО"
1. Регистрация документов
2. Работа с файлами (электронными документами)
3. Работа с поручениями
4. Кабинеты
5. Работа с проектами документов
6. Прием и внешняя рассылка документов
7. Движение документов внутри организации
8. Формирование дел
9. Информационно-справочная работа
10. Удаленный доступ
Регистрация документов
Прежде чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее.
При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.
Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет создания дополнительных реквизитов.
|
|
|
Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.
Для облегчения и ускорения процедуры регистрации используются следующие инструменты:
· задание автоматически заполняемых значений реквизитов (по умолчанию);
· заполнение реквизитов путем выбора нужного значения из заранее настроенного справочника;
· перечень наиболее часто используемых стандартных текстов;
· установление ссылок на другие документы;
· отнесение документа к тематическим рубрикам и др.
Работа с файлами (электронными документами)
К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы "ДЕЛО", гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа).
|
|
|
Перевод документов из бумажной в электронную форму
Система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция "Сканирование").
Для организаций с большим документопотоком реализована возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту. (Опция "Поточное сканирование").
Технология поточного сканирования состоит в следующем. При регистрации на документе (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки.
В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим РК.
|
|
|
Система предоставляет возможность гибкой настройки параметров поточного сканирования:
· расположение штрих-кода на документе или чистом листе бумаги;
· поддержка работы с двусторонним сканером;
· способ обработки (создание графического изображения, текстового файла или комбинированный вариант);
· форматы изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG), и распознавания (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);
Дата добавления: 2019-03-09; просмотров: 232; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!