Шаг 23 - Ссылка на другой лист
Шаг 16 - Копирование ячеек
Для того, чтобы скопировать ячейку ее надо сначала выделить потом пойти в меню правка копировать.
Обратите внимание на то, что вокруг ячейки бегут муравьи. Вот только когда они бегут можно вставить ячейку. Excel себя ведет немного не привычно. Стоит Вам ввести цифру в соседнею ячейку выделение сразу снимается. Поэтому вставку надо производить сразу после копирования, пока они бегают вокруг ячейки. Обратите на это внимание. Итак, скопировали. Теперь выбираем место, куда будет производиться вставка, выделяем, идем в меню правка вставить.
Помимо обычной вставки есть еще и специальная вставка которая позволяет более детально контролировать результат вставки.
В результате выбора этого пункта меню появиться диалоговое окно, в котором можно указать, что вставлять конкретно. Дело в том, что часто нужно скопировать формат ячейки, например, или формулу, или значение. А если значение является результатом формулы, то при копировании скопируется и формула и значение поменяется. Избежать этого, что бы перенеслось число можно опять применить специальную вставку. 
Шаг 17 - Изменения ширины и высоты ячейки
Можно менять ширину и высоту ячейки. Есть два метода. Первый это в ручную, то есть примерно. Для этого нужно установить курсор на границу между ячейками в заголовке ячеек. Курсор изменит свой вид.
Теперь можно нажать левую кнопку мыши и тащить в сторону.
|
|
|
Точно так же меняется и высота строки. Но этот метод слишком не точный. Есть другой. выбрать строку или столбец или несколько столбцов или строк. Нажать правую кнопку мыши. Выпадет контекстное меню. В этом меню для столбца выбрать пункт меню ширина столбца. Появиться диалоговое окно с шириной ячейки. Сюда можно ввести свои цифры. Именно так добиваются установки одинаковой ширины для серии столбцов.
Шаг 18 - Формулы
Одна из существенных возможностей Excel создание формул.
Формула начинается со знака равно (=). В формулах используются адреса ячеек, при составлении формулы ссылаться на ячейки можно:
1. щелкая на них мышкой.
2. вводя адрес с клавиатуры. (Не желательно)
Итак, давайте попробуем сложить два плюс два. Сначала введем данные для операций.
Теперь нам нужно выбрать ячейку, куда нужно вывести результат.
Пишем равно.
Теперь щелкаем по первой ячейки, потом ставим знак математической операции (в данном случае плюс), щелкаем по второй ячейке и нажимаем Enter.
Обратите внимание на то, что внешне формулу не видно. Только если выделить ячейку видно в строке формул что в данной ячейки формула.
В формулах можно использовать скобки по правилам математических операций ( как в школе учили).
|
|
|
Что видно на листе, формулы или цифры регулируется через сервис - параметры - параметры окно. Установка галочки рядом с формулами приведет к тому, что в таблице будут видны формулы. Это бывает удобно, если нужно объяснить как ведется расчет, или распечатать методику расчета. 
Результат будет такой.
Давайте сделаем простой расчет. Поделим 1 на 3.
Наложим на ячейку формат числовой с двумя знаками после запятой.
А рядом просто введем 0,33. И помножим оба числа на 10000.
Как видите разница на 33. Можете представить что это руб. или $. Естественно, что эта разница будет накапливаться по мере увеличения количества расчетов в таблице. Но такого быть не должно. В данном случае Excel считает по научному. То есть привлекает большое количество знаков после запятой. В реальной жизни расчеты обычные и мы ограничиваемся двумя знаками после запятой. Решается все просто. Нужно установить точность как на экране. И тогда таблицу можно пересчитывать и все совпадет.
Нам нужно пойти в сервис - параметры - вычисления . В параметрах книги установить точность как на экране.
Появиться диалоговое окно с предупреждением о том, что точность будет понижена.
|
|
|
И после подтверждения нажав на ОК произойдет пересчет.
Самая шикарная возможность Excel это автоматический пересчет по формулам. Именно эта возможность электронных таблиц увеличила производительность людей в десятки раз. Ведь при ручном расчете нам нужно каждый раз вводить не только цифры но математические операции, не запутаться, постоянно помещая в память промежуточные результаты и так далее. В нашем случае мы создаем формулы и потом просто меняем цифры. Все автоматически посчитается заново. Ну а если изменения не большие то еще лучше. даже вводить меньше.
Но у Вас есть возможность управлять как будет ли расчет производиться в ручную.
Нам нужно пойти в сервис - параметры - вычисления. Здесь мы сможем указать как будут производиться вычисления.
Теперь можно спокойно вводить, нужно посчитать жмем F9 и все проблемы решены.
Формулы подчиняются определенному синтаксису, в который входит знак равенства (=), вычисляемые элементы (операнды) и операторы.
Операндами могут быть: константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена или функции.
Операторами обозначаются операции, которые следует выполнить над операндами формулы.
|
|
|
Арифметические операторы используются для выполнения основных математических вычислений над числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число. Обозначаются следующими символами:
+ сложение
–вычитание или унарный минус
*умножение
/ деление
% процент
^ возведение в степень
Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Обозначаются следующими символами:
=равно
> больше
<меньше
>= больше или равно
<= меньше или равно
<> не равно
Текстовый оператор & используется для обозначения операции объединения последовательностей символов в единую последовательность. Например, результатом выполнения выражения "Северный" & " ветер" будет: "Северный ветер".
Адресные операторы объединяют диапазоны ячеек для осуществления вычислений. Обозначаются символами:
| : | оператор диапазона, который ссылается на все ячейки между границами диапазона включительно |
| , | оператор объединения, который ссылается на объединение ячеек диапазонов |
| пробел | оператор пересечения, который ссылается на общие ячейки диапазонов. |
Если формула состоит из нескольких операторов, действия выполняются в следующем порядке:
| : (двоеточие), (запятая) (пробел) | операторы ссылок |
| – | унарный минус (например, –1) |
| % | процент |
| ^ | возведение в степень |
| * и / | умножение и деление |
| + и – | сложение и вычитание |
| & | текстовый оператор |
| = < > <= >= <> | операторы сравнения |
Чтобы изменить порядок обработки операторов, расставьте круглые скобки.
В формулах могут быть ссылки на ячейки или на диапазоны ячеек текущего листа, листов той же книги или других книг, а также на имена или заголовки, представляющие ячейки или диапазоны ячеек.
Ссылкой однозначно определяется ячейка или группа ячеек листа, а также упрощается поиск значений или данных, используемых в формуле. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Кроме того, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книги или в другой книге. Ссылки на ячейки других книг называются внешнимиссылками.
Примеры использования ссылок:
СРЗНАЧ(C2:C6) - вычисление среднего значения содержимого ячеек с C2 по C6;
СУММ(D4;Лист2!D6:E6) - вычисление суммы содержимого ячейки D4 и диапазона ячеек D6:E6 на листе Лист2;
СУММ(B1;[Книга1]Лист1!$D$4) - вычисление суммы содержимого ячейки B1 иячейки D4 на листе Лист1 в книге Книга1.
В зависимости от поставленной задачи можно использовать либо относительные ссылки, которые ссылаются на ячейки относительно позиции формулы, либо абсолютные ссылки, которые ссылаются всегда на одну и ту же ячейку.
При создании формулы ссылки обычно изменяются относительно расположения ячейки, содержащей формулу.
В следующем примере ячейка B6 содержит формулу =A5; искомое значение находится на одну ячейку выше и левее ячейки B6. Такая ссылка называется относительной.
При копировании формулы, содержащей относительные ссылки, и вставке ее в другое место, ссылки будут указывать на другие ячейки.
В следующем примере формула из ячейки B6 копируется в ячейку B7. В ячейке B7 будет содержаться формула =A6, которая ссылается на одну ячейку выше и левее ячейки B7.
Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, воспользуйтесь абсолютными ссылками. Например, если имеется формула, умножающая содержимое ячейки A5 на ячейку C1, (=A5*C1), то при копировании формулы в другую ячейку изменятся обе ссылки. Для создания абсолютной ссылки на ячейку C1 поставьте знак доллара ($) перед той частью, которая не должна изменяться. Чтобы создать абсолютную ссылку на ячейку C1, поместите знак доллара перед номером строки и номером столбца $C$1 .
Шаг 19 - Растаскивание
Создание таблиц связанно с массовым вводом некоторых чередующихся последовательностей. Например, цифр от 1 до 100, или названий месяца от января до февраля. В Excel есть возможность автоматизации подобных операций. Давайте посмотрим на примере цифр. Нам нужно в соседних ячейках ввести две цифры. Выделить из вместе. Можно выделить первую цифру и не отпуская левую кнопку мыши вторую.
Обратите внимание, что в правом нижнем углу появился квадратик черный. Именно за него можно производить растаскивание. Схватите его левой кнопкой мыши и потащите вниз. цифры будут подставляться автоматически.
Растаскиваются цифры не только последовательно. Попробуйте ввести 1 и 3 и растащить. Все будет работать. Excel выяснит разницу между числами и ориентируясь не нее будет производить растаскивание. Кроме того растаскивать можно в любую сторону, а не только вниз.
Мы посмотрели растаскивание цифр. Но растаскивать можно и не только цифры. Например месяца. Давайте посмотрим, как это делается. Введите в первую ячейку Янв, а во вторую Фев. Начните растаскивать. У вас получится.
Если с числами было понятно, можно рассчитать, то откуда Excel узнает про списки? А он не узнает. Списки заранее готовятся и используются. Для того, что бы посмотреть какие списки есть нам нужно пойти в меню Сервис дальше Параметры. Там есть вкладка Списки, на которой Вы и сможете просмотреть какие списки есть.
Создавать список можно двумя способами. Ввести в ручную или импортировать из ячеек. Давайте попробуем в ручную. Теперь нам нужно выбрать новый список в окне списки и ввести элементы. Теперь можно нажать кнопку добавить. И у нас появиться новый список.
Теперь осталось только сказать ОK, чтобы подтвердить, что список будет добавлен и попробовать растаскивать.
Если Вы уже работает в Excel, то в любом случае данные в таблицах. Например данные о сотрудниках. Намного удобнее импортировать их в списки чем набивать заново. Вот этим мы и займемся. Итак нам нужны данные в таблице, внесем.
Идем в Сервис дальше Параметры и вкладка списки. Здесь нам нужно щелкнуть по кнопке с лева от кнопки Импорт для того, чтобы указать диапазон.
У нас появиться окошко выбора диапазона. Здесь нам нужно выделить диапазон, который перейдет в список и щелкнуть по кнопке подтверждая выбранный диапазон.
В строке ввода импорт списка из ячеек появиться диапазон. Теперь осталось только нажать на кнопку импорт, и список будет создан.
Шаг 20 - Автосуммирование
Одной из наиболее частых задач является получение сумм по серии ячеек. В Excel для реализации данной возможности используется понятие автосуммирование. Это специальная формула которая умеет считать сумму по диапазону. Давайте попробуем сделать сначала все руками. Вносим серию цифр в ячейки.
Теперь давайте запишем формулу. В ячейку нажмем и нажмем Enter.
Естественно мало радости так писать формулы. Но выход есть. В Excel предусмотрена специальная кнопка на панели инструментов которая умеет сама выделять диапазон. Называется она автосумма.
Пользоваться ей просто. Устанавливаете курсор ниже или правее диапазона и нажимаете на кнопку автосумма, Excel выделяет диапазон. Остается только Enter нажать, чтобы подтвердить.
Пользуя автосуммированием имейте ввиду, что, во-первых, Excel выделит только непрерывный диапазон. То есть если между ячейками нет цифр то он не догадается, что надо провести дальше и второе это то, что если несколько диапазонов рядом Excel может запутаться, что суммировать.
Но после нажатия на кнопку автосуммирования диапазон можно указать мышкой, то есть изменить.
Если Вы хотите просуммировать диапазон, в котором часть данных отсутствует, то можно выделить его так же вручную. Но намного лучше проставить 0 где нет данных. Тогда автосуммировани будет работать нормально.
Ноль это не то же самое, что пустая ячейка. Пустую ячейку можно рассматривать как нет данных. А ноль это ноль. Это информация. Так что давайте логично. Если должна быть цифра, а ее нет то ставим ноль.
А как же с распечаткой? Если вдруг нули не должны присутствовать на распечатке. С этим легко справиться. Идем в сервис – параметры- вид. Там есть пункт нулевые значения.
Если эту галочку снять, то нулевые значения не будут отображать в таблице и на распечатке.
Шаг 21 - Мастер функций
Чтобы использовать функцию в качестве аргумента, можно воспользоваться панелью формул. Например, нажимая стрелку списка в строке формул, можно вставить «функцию Б» в качестве аргумента «функции А» Для продолжения ввода аргументов в «функцию А» укажите ее имя в строке формул. В формулах можно использовать до семи уровней вложения функций
Естественно простыми математическими операциями в обычной жизни не отделаешься. То корень вдруг нужен, что на него посмотреть, то логарифм то еще что то. А всякие там тангенсы и синусы? Вообщем надо. И Excel предоставляет Вам довольно большое количество функций. Именно для этого, что бы Вы могли просмотреть и выбрать нужную Вам функцию и существует мастер функций. Вызвать его можно двумя способами. Через меню и из панели инструментов.
Все функции разбиты на категории. Передвигаясь по категориями Вы можете просматривать функции которые входят в эти категории слева в списки функции.
Совершенно отдельная категория = это 10 недавно используемых. Там будут храниться те функции которые Вы пользовали последний раз. Ну, понятно, что бы по категориям не метаться, если функцией пользуетесь часто. Обратите внимание на то, что когда вы выбираете функцию внизу Excel Вам подсказку пишет, что типа она делает и какие аргументы ей нужны. Итак, давайте введем в ячейку цифру 10.
Вызываем мастер функций. Категория нам нужна как догадываетесь математические, а дальше мы найдем логарифм десятичный.
Нажимаем OK. Дальше нам предложат ввести или само число, или адрес ячейки в которой это число находиться. Надо щелкнуть по квадратику рядом со строкой ввода. Выбрать ячейку. Нажать Enter. Вы увидите что адрес ячейки появился в строке. И нажать OK для подтверждения выбранной ячейки.
все это можно было ввести и руками, если помнить написание формул. Мастер нужен если вы просто хотите просмотреть какие функции и уточнить параметры. А так проще и быстрее ввести ее руками.
Мы посмотрели функцию над одной ячейкой. Но есть функции, которые работают сразу над диапазоном ячеек. Особенно много их в разделе статистики. Ну, например нам нужно посчитать среднее. Идем в мастер функция и смотрим, что там есть.
Ну давайте введем серию цифр.
Выберем среднее арифметическое. Если курсор находился под рядом чисел, то Excel сообразит и автоматически выберет диапазон.
Здесь можно и самим указать диапазон если Excel ошибся. Но так как все нормально нажимайте OK. Смотрите, какая формула в результате.
В ней используется диапазон, от одной ячейки до другой. Мы уже такую надпись встречали при автосуммировании.
Функции задаются с помощью формул, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке, называемом синтаксисом. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин (ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивов, значений ошибок (#Н/Д) или ссылок. Необходимо следить за соответствием типов аргументов. Кроме того, аргументы могут быть как константами, так и формулами. Эти формулы, в свою очередь, могут содержать другие функции.
Функции могут использоваться как аргументы в других функциях. Если функция используется в качестве аргумента или является вложенной функцией, то она должна возвращать аргументу значение того же типа. Если функция возвращает значение другого типа, отобразится ошибка #ЗНАЧ!.
Например, следующая формула использует вложенную функцию СРЗНАЧ для сравнения ее значения со значением 50. Результат сравнения должен быть логической величиной (ИСТИНА или ЛОЖЬ), так как это требуемый тип для первого аргумента функции ЕСЛИ.
Шаг 22 - Работаем с листами
Ярлычки листов находятся в самом низу книги.
Вы можете переключаться между листами щелкая мышкой по имени листа. Имена Excel дает автоматически. Но в реальной работе имена лист1, лист2, и так далее не очень удобны. Особенно если таблиц много. Имена надо бы давать со смыслом. Excel позволяет переименовывать листы. Давайте попробуем. Щелкайте на ярлычке листа правой кнопкой мыши. Появиться меню. В это меню нужно выбрать переименовать. Имя листа станет черным и там появиться курсор. В этот момент его можно изменить. После изменения нажмите Enter для подтверждения изменений.
При необходимости листы можно добавлять. Добавление производиться справа от текущего листа. Щелкаем правой кнопкой и выбираем пункт меню Добавить. 
Удаление происходит точно также. Правая кнопка, удалить.
Как вы заметили, лист вставляется правее текущего. У нас есть возможность передвигать листы. Для этого лист нужно схватить(нажать левую кнопку и не отпускать) за ярлык и потащить на новое место.
При работе можно выделять несколько листов для удаления или перетаскивания или печати. Вы можете пользовать клавишами Shift или Ctrl. Выделенные листы красятся белым цветом.
Вы обратили внимание на то, что в книге 3 листа. Такое количество выбрал Excel в соответствии с установками в параметрах. Если Вам они не нравятся Вы можете их поменять. Идем в сервис – параметры - общие. Там есть параметр - листов в новой книге.
Листы можно копировать и из одной открытой книги в другую. Правой кнопкой щелкаем по ярлыку листа и выбираем пункт меню переместить - скопировать. Появиться диалоговое окно с выбором в какую книгу нужно перемещать или копировать. Выберем другую книгу.
Шаг 23 - Ссылка на другой лист
Одним из приемов использования Excel является получение сводных листов. То есть листов на которых есть информация о итоговых цифрах с других листов. Мы посмотрим как с помощью ссылок можно сформировать сводные листы. Сначала, что такое ссылка. Ссылка как и формула начинается со знака равно. После знака равно пишется адрес ячейки на которую производиться ссылка. Теперь эти две ячейки будут зависимые. Изменения в главной ячейки приведет к изменению в ячейке которая ссылается. Давайте посмотрим как это выглядит на одном листе. Пишем значение в одной ячейке. Ставим знак равно в ячейки, в которой мы хотим ссылаться. Выделяем мышкой ячейку, и нажимает Enter. В результате получиться ссылка на ячейку.
То же самое можно делать и между листами. Готовим сводный лист.
Выбираем место, куда будет ссылать рядом с январем. Ставим знак равно. Переходим на лист январь. Выбираем ячейку и итоговой цифрой. Нажимаем Enter.
Обратите внимание на то, что теперь ссылка состоит из имени листа и имени ячейки.
Сделайте все то же самое для других месяцев. Подбейте сумму.
Все нормально, данные связаны. Если изменить цифры в месяце, они поменяются и в своде.
Шаг 24- Параметры страницы
Установка параметров страницы необходима для правильной распечатки документа. Установка параметров страницы необходима для правильной распечатки документа. Все это находится в меню "Файл - Параметры страницы".
В ответ на выбор этого пункта меню появится диалоговое окно, в котором производиться настройка страница. Смотрим самую первую вкладку, которая называется страница.
Первое что мы посмотрим это размер бумаги. Здесь не все просто. Можете посмотреть какой размер бумаги предлагает Вам выбрать Excel.
На вкладке страница находится ориентация бумаги. Альбомная и книжная.
Обратите внимание на то, что после установки параметром страницы, на листе Excel появляются маркеры которые показывают как страница накладывается на таблицу.
Следующая очень хорошая возможность, которая есть в Excel это устанавливать масштаб при печати и втискивать таблицу в определенное количество станиц. Идея простая. Вы печатаете страницы и тут видите, что несколько колонок не входят. Первое желание поменять их ширину. Но можно просто установить масштаб скажем 90% и все войдет. Установка масштаба скажется и на маркере страницы на листе.
Подбирать масштаб хорошо. если нужно распечатать одну страницу. Если таблица большая, то проще установить на какое количество разместить. Excel сам подберет необходимый масштаб. Да же если нужно все поместить на одной страницы или на нескольких.
Следующая вкладка это поля.
Здесь все довольно тривиально. Но в Excel не учтен переплет, который обычно два сантиметра. Большинство бумаг складывается в папочки там всякие. И если Вы хотите, что бы в папке документ смотрелся ровно вам надо левое поле указывать больше чем правое на размер переплета.
Центрирование по горизонтали и вертикали используется, если таблица меньше чем страница и использование этих переключателей позволяет поместить таблицу ровно по середине листа.
Во-первых, надо разобраться, что такое вообще колонтитул. Это область выше или ниже тела текста. В ней обычно помещают номера страниц или название глав.
У нас в параметрах страницы есть специальная вкладка колонтитулы.
Создать колонтитул можно двумя способами. Либо создать свой либо выбрать готовый.
Давайте выберем создать верхний.
В выпавшем окне верхний (нижний) колонтитул установить курсор в левое, среднее или правое поле в зависимости от того, слева, в центре или справа будет колонтитул. Можно ввести с клавиатуры надпись или составить ее из стандартных элементов нажатием соответствующих кнопок:
Во всем этом есть один подвох с нумерацией страниц. Дело в том, что если менять ориентацию страницы, то меняется и местоположение номера. Но по ГОСТ 7.63 - 90 номер страницы должен быть всегда вверху. Вне зависимости от ориентации.
Как видите, нумерация страницы 2 попадет в переплет и на страницы не будет номера. способ один, для таких страниц заранее печатать номера а потом на них печатать таблицы. Вообщем проблема есть.
Дата добавления: 2018-10-27; просмотров: 189; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!